【第1篇】公司文件管理制度-6怎么寫2950字
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)我公司的實(shí)際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括上級函、電、來文、公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
(2)對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經(jīng)理親啟的文件，總經(jīng)理啟封后，也應(yīng)交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)送交辦公室秘書進(jìn)行登記編號，個(gè)人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容及性質(zhì)閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司總經(jīng)理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉(zhuǎn)處理，如涉及幾個(gè)單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
(3)為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，辦公室秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到總經(jīng)理室和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。
(2)閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有公司總經(jīng)理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件要求和公司總經(jīng)理批示辦理有關(guān)事宜。
(3)閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負(fù)有催辦、檢查、督促的責(zé)任。承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報(bào)、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應(yīng)分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個(gè)以上子公司分管范圍的文件，須由集團(tuán)公司董事長批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項(xiàng)。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào)其他有關(guān)全公司的重大事項(xiàng)。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項(xiàng)。
①對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定，同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。
②在公司日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務(wù)部室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會議紀(jì)要。
④各業(yè)務(wù)部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時(shí)，主辦單位應(yīng)以集團(tuán)公司指示或工作實(shí)際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實(shí)、觀點(diǎn)鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標(biāo)點(diǎn)符號正確、書寫工整，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標(biāo)定日期和密級。
(5)辦公室應(yīng)根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神，對文稿進(jìn)行審查和修改。對涂改不清、文字錯(cuò)漏嚴(yán)重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿，應(yīng)退回?cái)M稿單位重新擬稿。
(6)經(jīng)辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負(fù)責(zé))。
(7)對審核時(shí)修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定呈送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書，統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實(shí)情況。對印刷質(zhì)量不好的文件，辦公室秘書應(yīng)拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負(fù)責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應(yīng)嚴(yán)格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進(jìn)行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時(shí)
查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
第十四條各部門應(yīng)定一位責(zé)任心強(qiáng)的同志負(fù)責(zé)文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機(jī)關(guān)來文包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù)統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
(2)公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等。
(3)公司總經(jīng)理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等。
(5)上級領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示、記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料。
(6)反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
(9)業(yè)務(wù)部室日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)部室負(fù)責(zé)立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
(2)要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，辦公室應(yīng)定期清理、造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
書寫經(jīng)驗(yàn)100人覺得有用
制定一個(gè)專業(yè)的管理制度，尤其是公司文件管理制度，需要結(jié)合實(shí)際情況和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)。這類制度一般會涉及文件的分類、保管、借閱、歸檔等方面的規(guī)定。起草時(shí)，得考慮到公司的具體需求，比如規(guī)模大小、業(yè)務(wù)性質(zhì)等。如果公司規(guī)模較大，文件種類繁多，就需要細(xì)化管理流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。
比如在文件分類上，可以根據(jù)文件性質(zhì)分為人事類、財(cái)務(wù)類、技術(shù)類等。每種文件的命名規(guī)則也要統(tǒng)一，這樣方便日后查找和歸檔。不過有時(shí)候會在設(shè)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，因?yàn)榭紤]不周全，導(dǎo)致某些特殊文件難以歸入現(xiàn)有類別。這就需要定期評估分類體系的有效性，必要時(shí)進(jìn)行調(diào)整。當(dāng)然，這樣的調(diào)整應(yīng)該提前通知相關(guān)人員，以免影響日常工作的開展。
對于文件的借閱管理，需要明確哪些人可以借閱哪些文件。一般來說，普通員工只能查閱公開的文件，而涉及敏感信息的文件則需要經(jīng)過授權(quán)。在執(zhí)行過程中，可能會遇到一些特殊情況，比如緊急情況下需要快速獲取重要文件，這時(shí)就需要有靈活的應(yīng)急機(jī)制。這方面的規(guī)定不能太死板，否則可能會影響工作效率。
文件歸檔也是管理中的重點(diǎn)之一。歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式直接影響到后續(xù)的工作效率。有的企業(yè)在歸檔時(shí)，可能會因?yàn)槭韬龆洏?biāo)注文件的來源和用途，導(dǎo)致檔案室里的文件雜亂無章。因此，在制定制度時(shí)，要特別強(qiáng)調(diào)歸檔時(shí)必須完整記錄相關(guān)信息。另外，歸檔后的文件存放位置也應(yīng)清晰明了，最好能建立電子索引系統(tǒng)，方便快速定位。
此外，文件的安全性不容忽視。無論是紙質(zhì)文件還是電子文件，都需要采取相應(yīng)的保護(hù)措施。例如，限制非授權(quán)人員接觸文件，定期檢查存儲設(shè)備的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。有時(shí)候由于管理不到位，可能會發(fā)生文件遺失的情況，這對企業(yè)來說是非常不利的。所以，加強(qiáng)安全意識培訓(xùn)很有必要，讓每位員工都明白文件管理的重要性。
【第2篇】房地產(chǎn)公司文件管理制度怎么寫1950字
房地產(chǎn)公司文件管理制度
(三)
(一) 總則為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，特制訂本制度。
(二) 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。
(三) 收文的管理
1、 公文的簽收凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收后分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時(shí)，收發(fā)員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。對上級機(jī)要部門發(fā)來的文件，要進(jìn)行信封、文件、文號、機(jī)要編號的“四對口”核定，如果其中一項(xiàng)不對口，應(yīng)立即報(bào)告上級機(jī)要部門，并登記差錯(cuò)文件的文號。
2、 公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號保管，不得個(gè)人保存。
3、 公文的閱批與分轉(zhuǎn)凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由辦公室文書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要月即辦。
4、 文件的傳閱與催辦傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”，辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。閱文時(shí)不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。文件閱完后，應(yīng)送交辦公室辦公室文書，切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。
(四) 發(fā)文的管理
1、 發(fā)文的范圍凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請示、報(bào)告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報(bào)，均屬發(fā)文范圍。
2、 公司下發(fā)文件主要用于:公布公司規(guī)章制度;公布公司體制機(jī)構(gòu)變動或干部任免事項(xiàng);公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報(bào);其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。
3、 公司上行文、外發(fā)文主要用于:對上級機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請示報(bào)告、處理決定;同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理等事宜。在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營管理中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級指示等事項(xiàng)，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各簡寫的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
(五) 文件的立卷與歸檔
1、 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:①上級機(jī)關(guān)來文，包括上級對公司報(bào)告、申請的批復(fù);②公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;③經(jīng)理辦公室各種專業(yè)例會記錄;④公司一級組織召開的代表大會所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報(bào)、會議記錄等;⑤有保存價(jià)值的人民來信，來訪記錄及處理結(jié)果;⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上匯報(bào)發(fā)言材料等;⑦上級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄，以及公司向上級進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;⑧反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;⑨公司日志和大事記;⑩公司向上級請求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。
2、 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。
3、 立卷要求文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序，分門別類地進(jìn)行整理歸檔。立卷時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時(shí)立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
4、 文件的銷毀對于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件，公司辦公室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
書寫經(jīng)驗(yàn)50人覺得有用
房地產(chǎn)公司文件管理制度該怎么寫？得結(jié)合實(shí)際工作情況才行。寫的時(shí)候，最好先搞清楚公司的具體情況，比如文件的數(shù)量、種類、涉及的部門，還有員工的工作習(xí)慣。要是不了解這些，制度寫出來就可能沒什么實(shí)際作用。
起草的時(shí)候，可以從日常辦公需要出發(fā)，比如說文件分類的問題，該分哪幾類，怎么區(qū)分，這是個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。像合同類、財(cái)務(wù)類、人事類，這些都得有明確的劃分。還有就是文件的流轉(zhuǎn)流程，誰負(fù)責(zé)接收、誰來審核、誰來歸檔，都要規(guī)定清楚。不然的話，文件一多，很容易就亂套了。
不過，文件管理這事光有流程還不夠，還得有人盯著執(zhí)行。所以制度里頭最好能提到監(jiān)督機(jī)制，定期檢查文件的歸檔情況。要是發(fā)現(xiàn)有人沒按規(guī)矩來，得有相應(yīng)的處理辦法，但也不能太死板，畢竟人難免會有疏忽。
文件歸檔這部分也挺重要。紙質(zhì)文件還好說，電子版的就得特別注意了?，F(xiàn)在好多公司都用電子系統(tǒng)管理文件，這個(gè)系統(tǒng)得設(shè)置權(quán)限，誰能看到、誰能修改，都得事先想好。不然的話，文件被隨便改動，出了問題不好追責(zé)。
書寫注意事項(xiàng)：
文件保存期限也是個(gè)需要注意的地方。有些文件可能短期有用，過段時(shí)間就沒太大價(jià)值了，這種就可以按規(guī)定銷毀。但要是重要的文件，比如合同什么的，那得保存得久一點(diǎn)。要是保存不當(dāng)，萬一將來出了糾紛，找不著文件就麻煩了。
文件管理制度最好能讓大家都能接受，不能太復(fù)雜，太復(fù)雜了反而沒人愿意遵守。寫的時(shí)候可以多聽聽各部門的意見，特別是經(jīng)常跟文件打交道的部門，他們最有發(fā)言權(quán)。要是制度脫離實(shí)際，大家執(zhí)行起來就會覺得別扭，最后也就形同虛設(shè)了。
制定完之后，還得定期檢查一下執(zhí)行效果，看看有沒有需要調(diào)整的地方。因?yàn)楣镜那闆r隨時(shí)都在變，文件管理方式也得跟著調(diào)整。要是發(fā)現(xiàn)某些地方不合理，及時(shí)修改就行，不能一成不變。
【第3篇】某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的怎么寫700字
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書、營業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等2.公司董事會文件:董事會構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運(yùn)營、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等
5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎金計(jì)劃及分配記錄、獎懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動合同》等6.公司經(jīng)營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調(diào)查分析、營銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案，包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書、顧問服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。
書寫經(jīng)驗(yàn)22人覺得有用
物業(yè)公司的文件檔案管理很重要，這直接影響到日常工作的效率。做這樣的制度，得先弄清楚公司里有哪些文件，哪些需要長期保存，哪些短期就行。像合同、財(cái)務(wù)報(bào)表這類，肯定得存久一點(diǎn)，而一些通知之類的可能就不用太長久。寫的時(shí)候要列出分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣大家知道什么該放哪里。
制定制度時(shí)，最好能結(jié)合實(shí)際工作情況。比如，辦公室里有人覺得歸檔麻煩，老是拖到最后才處理，這就容易出問題。所以制度里應(yīng)該明確歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，比如每周五下午統(tǒng)一歸檔上周的所有文件。另外，還得規(guī)定誰負(fù)責(zé)檢查這些文件是否齊全，不能光靠一個(gè)人說了算，最好是兩個(gè)人一起核對，這樣萬一出錯(cuò)也能互相提醒。
文件柜的管理也很關(guān)鍵，每個(gè)抽屜都得貼上標(biāo)簽，標(biāo)明里面裝的是什么。不過有時(shí)候忙起來，標(biāo)簽可能會貼歪，字也寫得不清楚，時(shí)間久了大家看著費(fèi)勁。還有就是鑰匙，要是隨便亂放，萬一丟了，那麻煩就大了。所以制度里得強(qiáng)調(diào)，鑰匙必須專人保管，而且不能隨意借給他人。
記錄文件的進(jìn)出也是必要的。每次有人借閱文件，都要登記好借閱人姓名、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期。如果借閱人沒按時(shí)歸還，就得有人跟進(jìn)，及時(shí)催促。但有時(shí)候工作人員會忘記更新記錄本，導(dǎo)致信息不全，這種小問題會影響整個(gè)管理系統(tǒng)的準(zhǔn)確性。
小編友情提醒：
定期檢查檔案室的環(huán)境也很重要。溫度濕度都會影響紙質(zhì)文件的保存狀況，夏天特別熱的時(shí)候，檔案室得開著空調(diào)，不然紙張容易發(fā)黃變脆。不過有時(shí)管理人員可能疏忽，忘了調(diào)整設(shè)備，這也是需要注意的地方。
【第4篇】公司文件及檔案管理制度怎么寫4450字
公司文件及檔案管理制度
(七) 第一章總則
第一條 為加強(qiáng)對公司各類文件、檔案的規(guī)范管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經(jīng)營管理服務(wù)，特制訂本制度。
第二條 本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經(jīng)營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條 本制度適用于公司各部門。第二章基本原則及管理范圍
第四條 檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各項(xiàng)工作的利用。
第五條 根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度，管理范圍暫不包括人事檔案、會計(jì)檔案和資金類檔案，須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)
第六條 管理模式公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門，采取總經(jīng)理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。
第七條 管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營管理、營銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;
二、 技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案，以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。
第八條 重要檔案基本管理要求合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜，并設(shè)專職人員保管，其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。
第九條 檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)
一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度，確定公司系統(tǒng)全宗編號原則和檔案分類體系;
二、 統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);
三、 監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度，指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;
四、 維護(hù)檔案的完整和安全，做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;
五、 推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條 檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間
一、對于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;
二、 必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者，將對相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。
第十一條 歸檔要求
一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求
(一) 歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要盡量追加原件，必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;
(二) 歸檔的文件材料應(yīng)對照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集，工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整;
(三) 文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存，文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件，應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;
(四) 聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整，符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。
二、 相關(guān)工作要求
(一) 如因工作需要不能及時(shí)歸檔的，應(yīng)主動向公司行政人事部備案，并安排專人妥善保存，待使用完畢后立即歸檔;
(二) 原則上，檔案取得后未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等，一律對當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;
(三) 新成立公司，在取得營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi)，必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。
第十二條 檔案立卷
一、立卷原則綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律，當(dāng)年立前一年的卷，并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊;
二、 立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷，該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;
三、 各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理，按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔，并做好檔案預(yù)立卷工作。
第十三條 檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對外移交時(shí)，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖，在政府有關(guān)部門需回收時(shí)，公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。
二、 公司內(nèi)部移交要求:
(一) 行政人事部接收檔案時(shí)，應(yīng)根據(jù)移交目錄，與移交人共同逐頁清點(diǎn)，雙方在每一頁都要簽名確認(rèn)。對重要、機(jī)密類的案卷，更需要仔細(xì)核對，經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)
(二) 全部移交手續(xù)辦理完畢后，移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見，并加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。
三、 對調(diào)出、離職等人員，在辦理調(diào)離手續(xù)前，必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字，不得辦理調(diào)離手續(xù)。
四、 電子檔案管理(略)第五章檔案的利用
第十四條 檔案借閱基本程序僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息，辦理普通登記手續(xù)即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意，且必須在檔案室當(dāng)場查閱后歸還，不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)
第十五條 檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定
一、借閱檔案必須按時(shí)歸還，并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)
二、 借閱檔案最長應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還，一次性借閱時(shí)間超過10天以上，須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;
三、 借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;
四、 嚴(yán)格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密;
五、 涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作，檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批，各檔案室即可辦理;
六、 新入職和未轉(zhuǎn)正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;
七、 節(jié)假日前和工作發(fā)生變動時(shí)，必須及時(shí)歸還檔案;
八、 借閱的檔案，一旦發(fā)生損壞、丟失或失密，應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備，按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;
九、 密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;
十、 外單位借閱檔案，應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內(nèi)容，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;
十一、實(shí)物檔案一般不外借，聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。
第十六條 檔案資料借閱規(guī)定
一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;
二、 復(fù)印完畢須注明用途，根據(jù)情況加蓋“再復(fù)印無效”印章。
第十七條 檔案密級確定與管理公司檔案密級分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級檔案保管要求如下:
一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得復(fù)制和摘抄;
二、 查閱機(jī)密檔案資料，只能在閱覽室內(nèi)查閱;
三、 屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行，采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;
四、 須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級檔案，且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;
五、 檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理，查明情況嚴(yán)肅處理;
六、 不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;
七、 檔案屬下列情況之一者，不與開放利用:
(一) 涉及公司商業(yè)機(jī)密;
(二) 涉及公司專利或技術(shù)秘密;
(三) 涉及公司員工個(gè)人隱私;
(四) 檔案形成部門規(guī)定限制使用。
第十八條 檔案統(tǒng)計(jì)公司行政人事部應(yīng)在每年年終對檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是，如實(shí)反映情況，務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，符合客觀實(shí)際，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)第六章檔案的保管和鑒定
第十九條 檔案室設(shè)置及管理規(guī)定
一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室，并保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗，確保檔案安全;
二、 檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜，盡可能全面妥善保管好各類檔案，并定期檢查、通風(fēng);
三、 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)防火災(zāi);
四、 定期對檔案室進(jìn)行檢查，每半年進(jìn)行一次全面盤查，對檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。
第二十條 檔案鑒定與銷毀流程檔案一經(jīng)立卷、歸檔，未經(jīng)鑒定，未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織，行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。
一、檔案鑒定要求
(一) 經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí)，應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;
(二) 技術(shù)檔案鑒定時(shí)，需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;
(三) 鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值，要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。
二、 檔案銷毀規(guī)定
(一) 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排，不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;
(二) 銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，監(jiān)銷人分別在銷毀清冊上簽字;
(三) 檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請、報(bào)告、銷毀清冊等材料應(yīng)立卷歸檔、長久保存。
第二十一條 檔案保管期限檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。第七章獎懲規(guī)定
第二十二條 公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，對于在檔案管理過程中做出成績和貢獻(xiàn)，或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人，整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理，給予相應(yīng)表彰和獎勵(lì)。
第二十三條 罰則
一、工作不負(fù)責(zé)任，未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求，導(dǎo)致檔案管理工作混亂，根據(jù)實(shí)地檢查情況，對于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。
(一) 檔案保管期限內(nèi)，檔案嚴(yán)重缺失，或因管理、使用不當(dāng)，造成檔案材料損壞、遺失等;
(二) 未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則，導(dǎo)致工作流程不清晰，關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;
(三) 未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)，檔案管理人員擅自外借檔案材料等;
(四) 未按照公司統(tǒng)一全宗編號規(guī)定編排目錄，立卷歸檔不及時(shí)，且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;
(五) 未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)，導(dǎo)致公司整體管理水平偏低，各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;
(六) 專兼職管理員態(tài)度不端正，工作責(zé)任心不強(qiáng)，未按要求管理本部門的檔案資料，經(jīng)檢查管理混亂等。
二、 因管理或使用不當(dāng)，違反公司檔案保密規(guī)定，造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許，私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況，公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。第八章附則
第二十四條 本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。附表:
一、《檔案移交登記表》
二、 《檔案查詢審批表》
三、 《檔案借閱審批表》
四、 《公司密級事項(xiàng)劃分表》
五、 《檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表》
書寫經(jīng)驗(yàn)22人覺得有用
寫公司文件及檔案管理制度的時(shí)候，得先搞清楚企業(yè)的具體情況，比如規(guī)模、業(yè)務(wù)類型和管理模式。像一些中小型企業(yè)，可能文件數(shù)量不多，但大企業(yè)就復(fù)雜得多，文件多了容易亂套。所以一開始要明確管理目標(biāo)，是方便查閱、安全存儲還是便于后續(xù)審計(jì)。
文件分類這一步很關(guān)鍵，但很多人容易忽略細(xì)節(jié)。比如財(cái)務(wù)部的憑證歸一類，人力資源部的合同歸一類，這種基本分類大家都知道，但具體到每個(gè)部門內(nèi)部，還得細(xì)分。像人事檔案，員工入職表、離職證明什么的，最好都單獨(dú)存檔，不然到時(shí)候找起來費(fèi)勁。
檔案室的硬件配置也不能忽視，要是地方太潮或者溫度不合適，文件容易發(fā)霉或者紙張變脆。有的公司為了省錢，隨便找個(gè)角落當(dāng)檔案室，結(jié)果一到梅雨季就麻煩了。設(shè)備上也得跟上，像掃描儀之類的，方便電子化保存，畢竟現(xiàn)在都提倡無紙化辦公。
文件的借閱流程也要明確規(guī)定，誰借閱、借多久、歸還時(shí)間都得記錄清楚。有些公司在這方面比較松散，借出去的文件經(jīng)常石沉大海。制定細(xì)則時(shí)，得考慮到緊急情況下的例外處理，比如領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)需要某個(gè)文件，總不能死板地按流程走吧。
檔案銷毀這塊也得有章可循，不能說覺得沒用了就隨手扔掉。尤其是涉及敏感信息的文件，必須經(jīng)過專門的審批程序才能銷毀，否則容易出事。但有時(shí)候因?yàn)槭韬?，可能會把不該銷毀的文件給處理了，這就挺尷尬的。
還有就是定期檢查制度，確保文件狀態(tài)良好。有的文件長期擱置不管，結(jié)果發(fā)現(xiàn)問題時(shí)已經(jīng)晚了。定期檢查還能發(fā)現(xiàn)是否有文件遺失或者損壞的情況，及時(shí)補(bǔ)救。
【第5篇】某公司文件和檔案管理制度怎么寫1000字
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護(hù)用品采購發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
書寫經(jīng)驗(yàn)68人覺得有用
寫一個(gè)公司文件和檔案管理制度的時(shí)候，得先弄清楚文件和檔案到底有哪些區(qū)別，這樣制定起來才有方向。文件，主要是指公司在運(yùn)營過程中產(chǎn)生的各種記錄，比如會議紀(jì)要、報(bào)告、通知之類的，這些東西都有一定的時(shí)效性，過了某個(gè)時(shí)間點(diǎn)可能就沒什么用了。而檔案，是那些需要長期保存下來的東西，像是員工的入職資料、合同文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等等，這些通常關(guān)系到公司的長遠(yuǎn)利益。
開始起草制度的時(shí)候，得先把文件的分類搞明白。一般來說，文件可以分成內(nèi)部使用的和對外發(fā)布的兩類。內(nèi)部文件，就是只在公司內(nèi)部流通的，像部門間的溝通函件、工作安排之類的，這類文件主要關(guān)注的是準(zhǔn)確性，確保每個(gè)部門都收到并且理解了相關(guān)信息。對外發(fā)布的文件就得格外小心了，因?yàn)樯婕暗焦拘蜗蟮膯栴}，像公告、聲明之類的東西，要是寫錯(cuò)了或者格式不對，可能會給公司帶來負(fù)面影響。所以，在處理這類文件時(shí)，最好多檢查幾遍，尤其是涉及金額、日期這種關(guān)鍵信息的地方，不能含糊。
檔案管理這部分，最重要的是建立一套完善的歸檔流程。首先得明確哪些東西該歸檔，這個(gè)可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)來定，像銷售合同、客戶反饋、項(xiàng)目驗(yàn)收材料這些肯定是要存檔的。然后，就是確定存放的位置，檔案室最好設(shè)置在干燥通風(fēng)的地方，防止受潮發(fā)霉。還有，檔案的編號也很重要，如果沒有統(tǒng)一的編號規(guī)則，以后找起來會特別麻煩。不過有時(shí)候也會出現(xiàn)這樣的情況，就是剛規(guī)定好編號規(guī)則沒多久，發(fā)現(xiàn)有些檔案已經(jīng)提前整理好了，編號方式不太一樣，這時(shí)候就需要花點(diǎn)時(shí)間調(diào)整一下。
在文件和檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也要設(shè)立相應(yīng)的管理制度。比如，文件的借閱需要經(jīng)過審批，不是誰想看就能隨便看的，特別是涉及敏感信息的文件，必須經(jīng)過授權(quán)才行。檔案的調(diào)取也是一樣，不能隨隨便便就讓人拿走，得登記清楚調(diào)取人、調(diào)取原因、歸還時(shí)間這些信息。不過偶爾會出現(xiàn)一些小問題，像有的部門負(fù)責(zé)人為了圖方便，直接讓下屬去檔案室拿資料，也不太在意登記手續(xù)，時(shí)間長了就容易造成管理上的混亂。
書寫注意事項(xiàng)：
定期對文件和檔案進(jìn)行清理也是必不可少的。有些文件過期了就沒必要再保存了，檔案也是一樣，超過保存期限的應(yīng)該及時(shí)銷毀，以免占用過多的空間。銷毀的時(shí)候要注意保密，不能隨便找個(gè)地方就扔掉，得按照規(guī)定的程序來辦。但有時(shí)候會遇到這樣的情況，就是明明已經(jīng)到了銷毀的時(shí)間，可某些部門總覺得這些資料還能用得上，就不愿意配合銷毀工作，這就需要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，讓大家認(rèn)識到定期清理的重要性。
小編友情提醒：
還得培養(yǎng)員工的檔案意識。可以通過培訓(xùn)的方式，讓大家都了解文件和檔案管理的基本要求，知道哪些行為是不符合規(guī)定的，比如隨意修改文件內(nèi)容、私自復(fù)印重要檔案等。當(dāng)然，有時(shí)候培訓(xùn)的效果可能不會立竿見影，有些人可能聽過之后就忘掉了，所以還需要通過日常監(jiān)督和考核來強(qiáng)化大家的責(zé)任感。
【第6篇】物業(yè)公司辦公文件處理管理制度怎么寫1900字
物業(yè)公司辦公管理制度:文件處理管理制度
第一節(jié)文件收發(fā)
一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。
二、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復(fù)印、蓋章。
三、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>
四、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。
五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。
六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回，對領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。
八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。
九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理
第二節(jié)文書打印
一、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡單請示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
二、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。
三、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。
五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。
七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。
第三節(jié)文件書寫
一、行文類別
(一)請示:請上級指示和批準(zhǔn)，用'請示'。
(二)報(bào)告:向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用'報(bào)告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數(shù):0
章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁
(三)指示:對下級機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動的指導(dǎo)原則，用'指示'。
(四)布告、公告、通告:對公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用'布告';向國內(nèi)外宣布重大事件，'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用'通告'。
(五)批復(fù):答復(fù)請示事項(xiàng)，用'批復(fù)'。
(六)通知:傳達(dá)上級的指示，要求下級辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。
(七)通報(bào):表揚(yáng)好人好事，批評錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用'通報(bào)'。
(八)決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定';經(jīng)過會議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng)，用'決議'。
(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用'函'。
(十)會議紀(jì)要:傳達(dá)會議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用'會議紀(jì)要'。
(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。
(十二)其他:
1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>
2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報(bào)告時(shí)使用。
4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。
二、書寫格式
(一)紙張:一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
(二)邊距:上下:2.54 cm，左右3.17 cm
(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。
(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標(biāo)題加粗，一般每面排38每行32個(gè)字。
(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂，不掉頁。
(六)主要標(biāo)題順序號:依次為一、，(一)，1、，(1)。
(七)份數(shù)序號:在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號。
(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚
(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o'，相互對稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁沒有正文，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，。
(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。
(十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。
三、內(nèi)容要求:
(一)符合國家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項(xiàng)管理制度。
(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動活潑。
(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。
書寫經(jīng)驗(yàn)42人覺得有用
物業(yè)公司辦公文件處理管理制度的編寫，得從日常的實(shí)際工作出發(fā)。在公司里，文件管理是很重要的一環(huán)，它不僅關(guān)系到工作的效率，還影響著信息傳遞的準(zhǔn)確性。對于物業(yè)公司的文件來說，從收文到發(fā)文，再到歸檔，每個(gè)環(huán)節(jié)都得有明確的規(guī)定。
先說收文這塊兒，收到文件后，應(yīng)該第一時(shí)間檢查文件是否完整，有沒有缺頁的情況。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)跟發(fā)件方聯(lián)系補(bǔ)全。有些時(shí)候，文件可能涉及多個(gè)部門，這時(shí)候就需要登記清楚，確保每個(gè)相關(guān)部門都能及時(shí)收到相關(guān)資料。但有時(shí)候可能會因?yàn)槭韬?，把文件登記錯(cuò)了部門，這就需要后續(xù)有人能復(fù)查一下，以免耽誤事情。
再看發(fā)文這一部分，起草文件的時(shí)候，要注意格式的統(tǒng)一性，比如標(biāo)題的大小寫、字體的選擇，還有段落的排版都要符合公司的標(biāo)準(zhǔn)。有時(shí)候起草人可能忘記調(diào)整行距，導(dǎo)致文檔看起來很擁擠，影響閱讀體驗(yàn)。所以，在正式發(fā)出前，最好有個(gè)專門的人負(fù)責(zé)校對，把這些問題都修正過來。
至于歸檔，這是個(gè)比較繁瑣的過程。文件分類要清晰，不能混在一起。比如，財(cái)務(wù)類文件就應(yīng)該單獨(dú)存放在一個(gè)檔案柜里，而人事類的文件則另放一處。不過，有時(shí)候因?yàn)楣ぷ髅ζ饋?，可能會有人圖省事，把不同類別的文件混著放，這樣會給以后查找?guī)砺闊?/p>
書寫注意事項(xiàng)：
文件的保密性也得重視起來。有些文件涉及到業(yè)主的隱私或者是公司的商業(yè)機(jī)密，一旦泄露出去后果很嚴(yán)重。因此，接觸這些文件的人都要有保密意識，不能隨意復(fù)印或者拍照外傳。當(dāng)然，也不能完全排除有個(gè)別員工因?yàn)椴涣私庖?guī)定，無意間違反了保密原則，這就需要加強(qiáng)培訓(xùn)和提醒。
小編友情提醒：
定期檢查文件存儲情況也很關(guān)鍵?？纯词欠裼形募^期了還沒清理掉，或者是不是有新的文件沒有及時(shí)歸檔。有時(shí)候，管理人員可能會忘記更新文件清單，導(dǎo)致臺賬上的記錄和實(shí)際情況不符，這都需要定期核對，確保賬實(shí)一致。
