【第1篇】員工檔案管理制度范例怎么寫900字
公司的各員工檔案也分為員工的入職檔案，培訓(xùn)和工作業(yè)績檔案等方面，對(duì)于這些員工檔案進(jìn)行管理，一定要制定怎樣的管理制度呢以下提供的員工檔案管理制度的資料，可供參考。
員工檔案分為原始檔案和業(yè)績、培訓(xùn)檔案。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業(yè)錄用的具有本市城鎮(zhèn)戶口的員工，其原始資料由本企業(yè)調(diào)入、保管。
2、凡本企業(yè)錄用的具有城鎮(zhèn)常住戶口的員工，自簽訂勞動(dòng)合同試用期滿后，按本企業(yè)調(diào)檔要求，將本人檔案調(diào)至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內(nèi)完成調(diào)檔手續(xù)的，本人須向人資行政部提交詳細(xì)的書面說明材料，未經(jīng)批準(zhǔn)不調(diào)檔者或逾期未調(diào)檔者企業(yè)有權(quán)與期解除勞動(dòng)合同。
3、原始人事檔案資料的驗(yàn)收、補(bǔ)充、鑒別、歸檔和保管由人資行政部負(fù)責(zé)辦理。
4、查閱原始人事檔案管理規(guī)定:
⑴查閱員工原始人事檔案前必須填寫《查閱員工人事檔案申請(qǐng)單》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部統(tǒng)一辦理，其它任何部門無權(quán)查閱員工原始檔案。
⑵查閱員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統(tǒng)一保存或使用后統(tǒng)一銷毀。
⑶員工存檔卡由人資行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，員工離職辦理完畢各種手續(xù)后，退回本人或由人資行政部負(fù)責(zé)辦理原始檔案調(diào)出手續(xù)。
⑷非本企業(yè)人員查閱原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閱員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閱審批程序，人資行政部協(xié)調(diào)辦理。
⑸員工在本企業(yè)工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補(bǔ)充資料申請(qǐng)表》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由人資行政部辦理。
5、員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案:
員工業(yè)績、培訓(xùn)檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學(xué)歷證書等相關(guān)證件的復(fù)印件，員工在工作期間的各種培訓(xùn)及對(duì)員工評(píng)價(jià)、考核等。
⑴人資行政部負(fù)責(zé)員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案的整理歸檔及日常管理。
⑵員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案實(shí)行分級(jí)管理。部門主管級(jí)以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負(fù)責(zé)人進(jìn)行日常管理。主管級(jí)以下(不含主管級(jí))培訓(xùn)、業(yè)績檔由人事文員管理。
⑶部門部長可以調(diào)閱本部門員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案。
⑷員工培訓(xùn)、業(yè)績檔案按國家有關(guān)檔案管理規(guī)定記入員工的人事檔案。
⑸員工離職后，員工的培訓(xùn)、業(yè)績檔案由人資行政部留存作為備查。
書寫經(jīng)驗(yàn)97人覺得有用
制定一個(gè)員工檔案管理制度，得從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合單位的規(guī)模、性質(zhì)和管理需求。像我們單位，員工多，流動(dòng)性也大，所以管理起來就特別麻煩。一開始沒個(gè)明確制度，檔案亂七八糟，后來才慢慢摸索出點(diǎn)門道。其實(shí)這事說復(fù)雜也復(fù)雜，說簡單也簡單，關(guān)鍵是要想清楚哪些東西該管，怎么管。
比如，檔案的分類很重要。有些企業(yè)只按部門分，我覺得這樣太籠統(tǒng)了。咱們可以試試按入職時(shí)間分，或者按職位高低分，這樣找起來方便。當(dāng)然，具體用哪種方式還得看實(shí)際情況。還有，檔案的內(nèi)容也要明確，哪些信息必須存檔，哪些可以不存，這個(gè)得提前定好。要是沒有明確規(guī)定，到時(shí)候想查個(gè)資料都費(fèi)勁。
收集檔案的時(shí)候，要注意細(xì)節(jié)。有的同事填表時(shí)字跡潦草，甚至漏填重要信息，這直接影響到后續(xù)的工作。有一次我就碰到過這樣的情況，一個(gè)新來的同事檔案缺了好幾項(xiàng)關(guān)鍵內(nèi)容，害得人事部門跑來跑去核實(shí)信息，耽誤了不少時(shí)間。所以，填表時(shí)最好有人盯著，確保每份表格都完整無誤。
保存檔案的地方也很關(guān)鍵。有些單位隨便找個(gè)地方放檔案，結(jié)果不是被老鼠啃了，就是受潮發(fā)霉。咱們單位后來專門騰出一間屋子當(dāng)檔案室，裝了空調(diào)和除濕機(jī)，還配了防火設(shè)備。這樣一來，檔案的安全性確實(shí)提高了。不過有時(shí)候也會(huì)出點(diǎn)小狀況，比如鑰匙丟了，只能找鎖匠開鎖，這就顯得有點(diǎn)麻煩。
借閱檔案的時(shí)候，手續(xù)一定要嚴(yán)格。以前我們單位在這方面比較松散，誰都能隨便拿走檔案，結(jié)果出了不少問題?，F(xiàn)在我們規(guī)定，借閱檔案必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，還要登記詳細(xì)的信息，包括借閱人姓名、借閱時(shí)間和歸還時(shí)間。不過偶爾也會(huì)遇到特殊情況，比如緊急情況下領(lǐng)導(dǎo)不在，這時(shí)候就得靈活處理，但事后一定要補(bǔ)全手續(xù)。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案的更新工作也不能忽視。員工的個(gè)人信息隨時(shí)可能發(fā)生變化，比如婚姻狀況、家庭住址之類的。如果檔案里的信息長時(shí)間不更新，就會(huì)失去參考價(jià)值。所以每個(gè)月都要安排專人負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作，及時(shí)將最新的信息補(bǔ)充進(jìn)去。
【第2篇】車集煤礦員工:安全檔案管理制度怎么寫700字
車集煤礦員工安全檔案管理制度
第一條 為了更準(zhǔn)確、詳細(xì)掌握職工信息、安全狀況，更好地排查出安全管理的重點(diǎn)人員，不斷提升職工綜合素質(zhì)，同時(shí)為職工評(píng)先、職務(wù)晉升及考核提供依據(jù)，特制定本制度，建立全礦職工安全檔案，并進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 經(jīng)管科每月分單位向安檢科提供全礦所有人員的基本信息(人員情況變更的要注明)，包括姓名、年齡、性別、民族、身份證號(hào)碼、參加工作時(shí)間、工種等。
第三條 安檢科統(tǒng)一制定員工安全檔案格式，對(duì)全礦員工安全檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理。
第四條 安檢科在信息站建立事故、“三違”、隱患、不規(guī)范登記記錄本，各級(jí)管理人員將日常查處的“三違”、隱患、不規(guī)范行為等情況在安檢科信息站設(shè)立的記錄本上進(jìn)行詳細(xì)登記，安檢科把登記的問題納入當(dāng)天安全考核。
第五條 安檢科每天在礦早調(diào)度會(huì)上通報(bào)當(dāng)天員工發(fā)生“三違”、隱患、不規(guī)范及處理情況。
第六條 安檢科信息站根據(jù)在早調(diào)度會(huì)通過的處理決定，將員工出現(xiàn)的事故、“三違”、隱患、不規(guī)范等情況在員工個(gè)人安全檔案臺(tái)賬上分單位進(jìn)行登記。
第七條 各單位、科室及時(shí)將專業(yè)檢查、隱患排查及事故追查中有關(guān)員工安全檔案所需相關(guān)資料及時(shí)報(bào)送到安檢科，以便統(tǒng)計(jì)建檔，安檢科及時(shí)完善修訂檔案管理的相關(guān)內(nèi)容。
第八條 員工安全檔案及相關(guān)資料由安檢科指定專人負(fù)責(zé)管理，電子版做好備份。檔案建立必須及時(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得隨意更改、嚴(yán)禁弄虛作假。
第九條 需要向其他科室或單位提供有關(guān)員工安全檔案資料時(shí)，必須經(jīng)安檢科科長同意，特殊情況需請(qǐng)示分管礦領(lǐng)導(dǎo)。
第十條 因員工安全檔案管理不善，對(duì)員工利益或者有關(guān)單位造成損失的，根據(jù)影響情況，對(duì)責(zé)任人罰款200元~1000元，情節(jié)嚴(yán)重的給予行政或紀(jì)律處分。
第十一條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。車礦字[____]54號(hào)文件同時(shí)廢止。
書寫經(jīng)驗(yàn)99人覺得有用
寫管理制度的時(shí)候，得從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合單位的具體情況。像是車集煤礦這樣的地方，安全檔案管理很重要，制度不能太籠統(tǒng)，必須具體到每一個(gè)環(huán)節(jié)。比如檔案的建立，一開始就要明確哪些人需要建檔，是新來的員工還是老員工調(diào)崗了？還有，建檔的內(nèi)容也得細(xì)化，個(gè)人的基本信息、培訓(xùn)記錄、考核成績，這些都得包括進(jìn)去。
檔案的保存也是個(gè)大問題，這關(guān)乎資料的安全性和完整性。檔案室最好能有專門的管理人員負(fù)責(zé)日常維護(hù)，定期檢查檔案有沒有損壞或者丟失。要是遇到特殊情況，比如檔案需要借閱，那流程就該特別嚴(yán)格，誰借的、為什么借、什么時(shí)候歸還，這些都要登記清楚。不過有時(shí)候?qū)懼鴮懼腿菀缀雎约?xì)節(jié)，比如沒注意到有些檔案可能涉及敏感信息，這時(shí)候就得重新審視一下整個(gè)流程了。
說到檔案的更新，那就更復(fù)雜了。員工的技能提升、崗位變動(dòng)，都會(huì)影響檔案里的內(nèi)容。所以每次更新前，得先核實(shí)信息的真實(shí)性，不能光聽員工的一面之詞。要是信息核對(duì)不到位，后面出了問題可就麻煩了。而且更新頻率也不能太隨意，太頻繁會(huì)增加工作量，太少了又可能導(dǎo)致信息滯后。
還有就是檔案的銷毀環(huán)節(jié)，這也是個(gè)容易被忽視的地方。檔案到了一定年限，按規(guī)定是要銷毀的，但銷毀方式不能馬虎，得確保不會(huì)泄露機(jī)密。有時(shí)候可能會(huì)因?yàn)槭韬?，隨便找個(gè)地方處理了事，這樣風(fēng)險(xiǎn)很大。所以制定制度的時(shí)候，這部分得特別強(qiáng)調(diào)一下銷毀的標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)督機(jī)制。
【第3篇】工作責(zé)任制度：員工檔案管理怎么寫200字
員工檔案管理工作責(zé)任制度
(1)員工的入職、獎(jiǎng)懲、請(qǐng)假、辭職表、勞動(dòng)合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門分類裝入文件袋歸檔，歸檔后統(tǒng)一存放在財(cái)務(wù)部資料房，未經(jīng)人力資源部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理一致同意，任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對(duì)涉及薪資保密、員工個(gè)人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。
書寫經(jīng)驗(yàn)57人覺得有用
工作責(zé)任制度：員工檔案管理怎么寫
在制定員工檔案管理制度的時(shí)候，得好好琢磨一下。這事說簡單也簡單，說難也難。關(guān)鍵在于要結(jié)合公司的實(shí)際情況，不能照搬別人的模版。像有些公司喜歡把檔案弄得特別復(fù)雜，填個(gè)表都要填半天，結(jié)果員工嫌麻煩，最后搞得大家都煩。
檔案管理，最基本的就是要把每個(gè)員工的基本信息都記錄下來。比如說姓名、年齡、聯(lián)系方式之類的。這些東西得及時(shí)更新，不然等到要用的時(shí)候找不著人就麻煩了。不過有時(shí)候忙起來，可能就會(huì)忘記去更新這些信息，這就需要有人專門盯著這事。比如人事部門的小王，他每次開完會(huì)都會(huì)提醒大家去更新自己的資料，雖然偶爾也會(huì)漏掉幾個(gè)，但總體來說還算靠譜。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案里還可以放一些員工的工作經(jīng)歷什么的。這有助于公司在提拔干部或者調(diào)整崗位的時(shí)候有個(gè)參考。當(dāng)然，寫這些內(nèi)容的時(shí)候得注意措辭，別讓人覺得不舒服。有一次人事部的老李在給張三寫工作評(píng)價(jià)的時(shí)候，用了“能力一般”四個(gè)字，結(jié)果張三很不滿意，后來還鬧到領(lǐng)導(dǎo)那里去了。所以，寫評(píng)語這種事情，還是要講究技巧。
還有就是保密問題，員工檔案涉及到個(gè)人隱私，要是保管不當(dāng)泄露出去，那后果可不得了。所以制定制度的時(shí)候，得明確規(guī)定誰有權(quán)查看檔案，哪些情況下可以查閱。有時(shí)候文件交接的時(shí)候可能會(huì)疏忽，比如小劉上次幫老張拿檔案的時(shí)候，隨手放在桌子上，結(jié)果被別的同事看見了，雖然沒說什么，但總覺得不太妥當(dāng)。
至于具體的格式，我覺得沒必要搞得太死板。像有的公司非要規(guī)定用什么顏色的紙打印，用什么樣的字體大小，這樣反而增加了工作量。其實(shí)只要保證信息完整、清晰就行。不過話說回來，如果公司規(guī)模大了，檔案數(shù)量多起來，就得考慮分類存儲(chǔ)的問題了。像財(cái)務(wù)部那邊的檔案最好單獨(dú)存放，別跟其他部門混在一起，不然到時(shí)候查找起來費(fèi)勁得很。
【第4篇】s公司派遣員工檔案管理制度怎么寫1350字
某公司派遣員工檔案管理制度
為進(jìn)一步健全我單位規(guī)章制度，維護(hù)單位及派遣員工的合法權(quán)益，避免糾紛產(chǎn)生，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展，結(jié)合實(shí)際情況制定本檔案管理制度。本制度適用于對(duì)勞務(wù)派遣員工的聘用及管理，請(qǐng)各部門相互配合，嚴(yán)格執(zhí)行。
一、基本原則
公司招聘錄用派遣員工的檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理的基本原則，檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)派遣員工的全部檔案實(shí)施綜合管理。
二、根本要求
檔案經(jīng)手及管理部門要維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司對(duì)檔案的有效利用。
1.檔案的完整:一方面，從數(shù)量上，要保證檔案的齊全配套，不使應(yīng)該集中保存的檔案缺文短頁，雜亂無章;另一方面，從質(zhì)量上，也就是從系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地割裂分散，或者零亂堆砌。
2.檔案的安全:一方面，從檔案的物質(zhì)安全上說，要努力采取科學(xué)措施，對(duì)派遣員工的檔案進(jìn)行很好的管理和保護(hù)，力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命;另一方面，要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)防檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。
三、派遣員工個(gè)人檔案的形成
嚴(yán)格遵守派遣員工的招錄流程，并將派遣員工在各階段簽署形成的書面文件及個(gè)人提交的文件材料歸入派遣員工個(gè)人檔案，編號(hào)歸檔。檔案材料根據(jù)不同應(yīng)聘崗位的要求包括以下項(xiàng)目:
1.應(yīng)聘登記表;
2.筆試成績表及面試評(píng)價(jià)表;
3.體測(cè)表;
4.體檢表;
5.培訓(xùn)登記表;
6.考核登記表;
7.社會(huì)保險(xiǎn)個(gè)人信息采集表;
8.派遣員工告知書;
9.無犯罪記錄證明(聲明);
10.個(gè)人承諾書;
11.勞動(dòng)合同及補(bǔ)充協(xié)議原件;
12.派遣員工手冊(cè)簽收憑證(公司聯(lián));
13.個(gè)人身份信息、學(xué)歷證書、資格證書、職稱證明等材料復(fù)印件;
14.員工離職相關(guān)材料;
15.解除(終止)合同證明;
16.其他與派遣員工聘用招錄有關(guān)的書面文件。
四、檔案管理
1.管理部門
派遣員工檔案歸口人力資源部(綜合辦公室)，歸入人事檔案類別，與公司其他檔案分類編輯，統(tǒng)一管理。
2.歸口管理
2.1.歸檔前，要對(duì)歸檔材料進(jìn)行鑒別，按照材料的屬性、內(nèi)容、編號(hào)確定其歸檔的具體位置。
2.2.歸檔時(shí)要對(duì)材料的真實(shí)性進(jìn)行鑒別后方可歸檔。
2.3.及時(shí)將新材料歸入檔案中。
3.檔案的查(借)閱
3.1.查(借)閱派遣員工檔案須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后方可，特殊情況下須經(jīng)董事長審批，并進(jìn)行借閱登記。
3.2.使用人因入黨、學(xué)歷提升、職稱晉升、考試等要求需要檔案管理部門出具證明材料的，由檔案管理人員向證明人核實(shí)情況后，可以出具證明材料。
3.3.檔案管理員要做好歸檔記錄、查(借)閱記錄。檔案借閱最長時(shí)間為一周，若借閱人未按規(guī)定及時(shí)歸還所借檔案，檔案管理人要及時(shí)催還，必要時(shí)為其續(xù)辦延長借閱手續(xù)，并要求到期歸還。
3.4.檔案管理員在出借檔案時(shí)要核實(shí)檔案材料，并在檔案歸還時(shí)核對(duì)材料是否完整或損壞，如發(fā)現(xiàn)材料損壞或丟失應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
4.檔案的保存和銷毀
4.1.檔案管理人員不得對(duì)檔案進(jìn)行刪除、涂改、變更或銷毀，并且嚴(yán)格保密，不得擴(kuò)散。
4.2.檔案管理員要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，防治霉變、蟲蛀，防火、防水、防盜。
4.3.檔案原則上永久保存，對(duì)于已辭(退)職派遣員工的個(gè)人檔案，原則上自離職之日起3年后方可銷毀，銷毀時(shí)須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并做好銷毀記錄。
五、制度生效
1.本檔案管理制度自即日起開始實(shí)施，在實(shí)施過程中應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況不斷進(jìn)行完善，重新編輯或編制補(bǔ)充文件附于本文件之后。
2.《派遣員工檔案借閱申請(qǐng)單》、《派遣員工檔案借閱登記表》、《派遣員工檔案銷毀申請(qǐng)單》作為本文件附件。
書寫經(jīng)驗(yàn)84人覺得有用
在制定s公司的派遣員工檔案管理制度時(shí)，得考慮到具體的業(yè)務(wù)流程和管理需求。派遣員工的檔案不僅涉及個(gè)人信息，還包括工作記錄、考核情況等重要資料，所以這方面的管理必須細(xì)致周全。一開始，可以設(shè)立專門的管理部門負(fù)責(zé)日常維護(hù)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有專人跟進(jìn)。檔案存放的地方應(yīng)該安全可靠，最好配備監(jiān)控設(shè)備以防萬一。
具體到操作層面，首先要明確哪些信息需要?dú)w檔。一般來說，身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、勞動(dòng)合同、社保繳納記錄等都是必需的。這些文件的收集和整理需要按照既定的格式進(jìn)行，這樣便于后期查詢和核對(duì)。當(dāng)然，紙質(zhì)版和電子版都要保存好，兩者互相備份能有效防止丟失。不過有時(shí)候在錄入電子文檔的時(shí)候，可能會(huì)因?yàn)槭挚於斿e(cuò)關(guān)鍵信息，這就需要后續(xù)仔細(xì)檢查一遍。
對(duì)于檔案的借閱和更新，要制定嚴(yán)格的審批流程。通常情況下，只有經(jīng)過授權(quán)的管理人員才能查閱相關(guān)檔案，而且每次借閱都需要登記備案。如果派遣員工的工作崗位發(fā)生變動(dòng)，相應(yīng)的檔案也要及時(shí)更新。這里有個(gè)小細(xì)節(jié)需要注意，就是有些同事在填寫表格時(shí)習(xí)慣性地忽略必填項(xiàng)，導(dǎo)致信息不完整，這時(shí)候就得提醒他們補(bǔ)充完整。
書寫注意事項(xiàng)：
定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)也很重要。每隔一段時(shí)間，比如半年或者一年，應(yīng)該組織一次全面的清查，看看是否有遺失或是過期的文件。這樣做不僅能保證檔案的真實(shí)性和有效性，也能提前發(fā)現(xiàn)問題并加以解決。但偶爾也會(huì)遇到一些突發(fā)狀況，比如某個(gè)部門突然要求調(diào)取大量檔案，這時(shí)候就需要協(xié)調(diào)各方資源快速響應(yīng)。
小編友情提醒：
關(guān)于檔案的銷毀處理也不能馬虎。當(dāng)某位派遣員工的服務(wù)期限結(jié)束且不再續(xù)簽時(shí)，其個(gè)人檔案應(yīng)妥善保管至少兩年以上。在這之后，若確定不再需要留存，則需按照規(guī)定程序銷毀，以免泄露敏感信息。只是有時(shí)候由于疏忽大意，可能會(huì)忘記標(biāo)記某些檔案的具體存檔時(shí)間，這就需要建立完善的臺(tái)賬系統(tǒng)來跟蹤管理。
【第5篇】員工人事檔案管理制度怎么寫2250字
員工人事檔案管理制度
一、目的
為了對(duì)人事檔案進(jìn)行妥善保管，能有效地保守機(jī)密。維護(hù)人事檔案材料完整，防止材料損壞，規(guī)范人事檔案的管理，特制定本制度。
二、范圍
本制度適用于對(duì)公司人事檔案的執(zhí)行管理。
三、職責(zé)
3.1 人力資源部人事管理課負(fù)責(zé)人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對(duì)、轉(zhuǎn)遞、保密、統(tǒng)計(jì)等工作。
3.2 人事檔案管理：集團(tuán)公司人事管理課（寧波地區(qū)）負(fù)責(zé)本地區(qū)所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當(dāng)?shù)厝耸鹿芾聿块T負(fù)責(zé)管理工作。
3.3 集團(tuán)公司人力資源部為本制度的歸口部門，負(fù)責(zé)指導(dǎo)監(jiān)督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負(fù)責(zé)本制度的編制及落實(shí)執(zhí)行工作。
3.4 集團(tuán)公司企業(yè)委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核，總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。
四、人事檔案管理的內(nèi)容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時(shí)將《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》及相關(guān)證件（畢業(yè)證書、身份證、各類技術(shù)認(rèn)證證書）復(fù)印件提交人事管理課，人事管理課根據(jù)《員工應(yīng)聘申請(qǐng)表》建立員工人事檔案（內(nèi)容包括：該員工的應(yīng)聘、錄用、勞動(dòng)合同、考核、薪資、福利、獎(jiǎng)懲、培訓(xùn)等相關(guān)資料）并及時(shí)歸檔。歸檔的流程為首先對(duì)新的員工人事檔案材料進(jìn)行鑒別，其次按新員工的所在部門以及職務(wù)、性別等進(jìn)行分類并確定其歸檔的具體位置并且在目錄上補(bǔ)登新員工人事檔案材料的名稱及有關(guān)內(nèi)容，最后將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級(jí)檔案管理制度：一級(jí)員工人事檔案為員工入司隨轉(zhuǎn)的人事檔案材料。二級(jí)檔案為員工入司以后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整情況、學(xué)歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況復(fù)印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務(wù)歸類。員工終止/解除勞動(dòng)關(guān)系時(shí)，應(yīng)將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動(dòng)合同時(shí)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《員工離職通知單》上簽字，確認(rèn)無遺留問題；員工相關(guān)檔案調(diào)入單位時(shí)，人力資源部核對(duì)檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉(zhuǎn)移單》及其它有關(guān)材料，轉(zhuǎn)至調(diào)入單位并歸檔。相關(guān)手續(xù)《員工入職試工轉(zhuǎn)正辭退作業(yè)管理制度》。
4.2 檢查核對(duì)：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對(duì)員工的人事檔案進(jìn)行檢查核對(duì)并在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進(jìn)行檢查核對(duì)：突發(fā)事件后，如被盜、遺失、或水災(zāi)火災(zāi)之后；對(duì)有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失；發(fā)現(xiàn)某些損失之后，如發(fā)現(xiàn)材料變酶、發(fā)現(xiàn)蟲蛀等；檢查完畢后必須在《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》上確認(rèn)簽字。
4.3 轉(zhuǎn)遞（員工異動(dòng)）：檔案轉(zhuǎn)遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉(zhuǎn)走的員工人事檔案并在檔案帳冊(cè)上注銷該員工的人事檔案并填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單》，按發(fā)文要求包裝、密封。在轉(zhuǎn)遞過程中應(yīng)遵循保密原則并且要求收檔單位在回執(zhí)上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負(fù)責(zé)人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。公司人事管理課對(duì)接受員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的認(rèn)識(shí)檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
4.5 統(tǒng)計(jì)：人事管理課每月25日須對(duì)員工人事檔案的數(shù)量、人事檔案材料收集補(bǔ)充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》。
4.5.1人事檔案統(tǒng)計(jì)分類：履歷及相關(guān)證件材料、鑒定及考核材料、評(píng)聘及獎(jiǎng)懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統(tǒng)計(jì)信息要及時(shí)更新，人力資源部根據(jù)人員流動(dòng)情況每月25日必須將相關(guān)人事檔案的統(tǒng)計(jì)情況更新并填寫《員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表》，提報(bào)人力資源部總監(jiān)審核。
五、員工人事檔案管理，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定。查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)人力資源部總監(jiān)（或總裁）批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
六、相關(guān)支持文件及記錄
員工應(yīng)聘申請(qǐng)表
轉(zhuǎn)遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統(tǒng)計(jì)表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機(jī)密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條、本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負(fù)責(zé)管理。
第四條、新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個(gè)人人事資料都隨時(shí)歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動(dòng)、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎(jiǎng)勵(lì)等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報(bào)到后按《個(gè)人資料檔案目錄》順序進(jìn)行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計(jì)算機(jī)等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請(qǐng)表
7、聘用合同
8、獎(jiǎng)懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應(yīng)由專人負(fù)責(zé)并建員工檔案薄冊(cè)，記載檔案的接收、 存入、提供、使用和變動(dòng)情況。
第七條、要做到分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序、定期核對(duì)。
第八條、所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負(fù)責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時(shí)，檔案管理人員必須認(rèn)真檢查核對(duì)，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
書寫經(jīng)驗(yàn)75人覺得有用
制定員工人事檔案管理制度的時(shí)候，得結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況來考慮。人事檔案管理不僅關(guān)系到員工個(gè)人的信息安全，也直接影響到企業(yè)內(nèi)部的人力資源管理工作效率。從技術(shù)層面來說，需要明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，比如按照部門、職位或者入職時(shí)間等方式進(jìn)行歸檔。這樣做的好處在于能夠快速找到所需的資料，避免了翻找無果的情況發(fā)生。
在具體的操作流程上，第一步是要建立一個(gè)完善的檔案接收制度。這包括新員工入職時(shí)必須提交的材料清單，如身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、體檢報(bào)告等。這些材料應(yīng)該由專門的部門負(fù)責(zé)收集，并且要保證信息的真實(shí)性和完整性。有時(shí)候，由于工作量大，難免會(huì)出現(xiàn)遺漏現(xiàn)象，這時(shí)候就需要安排專人復(fù)核，確保每份檔案都齊全。
對(duì)于已經(jīng)存檔的員工信息，定期更新是非常必要的。比如當(dāng)員工職務(wù)發(fā)生變化或者家庭狀況有所變動(dòng)時(shí)，應(yīng)及時(shí)將最新的信息錄入系統(tǒng)。這里需要注意的是，有些細(xì)節(jié)可能不容易被注意到，例如婚姻狀態(tài)的變更，如果忽略了這一點(diǎn)，可能會(huì)導(dǎo)致后續(xù)福利發(fā)放出現(xiàn)問題。因此，在每次審核檔案時(shí)，都要特別留意這類信息。
書寫注意事項(xiàng)：
關(guān)于檔案的借閱權(quán)限，應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)格的審批程序。一般來說，只有人力資源部的工作人員以及涉及的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)才能查看敏感信息。但偶爾也會(huì)遇到特殊情況，比如某個(gè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人急需了解某位員工的具體情況，這時(shí)就需要走特殊的申請(qǐng)流程。不過，在實(shí)際執(zhí)行過程中，可能會(huì)因?yàn)闇贤ú坏轿欢a(chǎn)生誤會(huì)，所以建議事先明確告知相關(guān)人員具體的辦理步驟。
存儲(chǔ)環(huán)境也是不可忽視的一環(huán)。檔案室應(yīng)保持干燥通風(fēng)，防止潮濕引發(fā)霉變。同時(shí)還要配備必要的防火設(shè)備，以防萬一發(fā)生意外。然而，有時(shí)為了方便管理，可能會(huì)有人提議將部分檔案電子化處理，但在實(shí)施前必須考慮到網(wǎng)絡(luò)安全的問題，以免泄露機(jī)密信息。
小編友情提醒：
針對(duì)離職人員的檔案處置，應(yīng)該有一個(gè)明確的規(guī)定。通常情況下，這些檔案至少要保存兩年以上，以便將來查詢歷史記錄。當(dāng)然，這也取決于當(dāng)?shù)胤煞ㄒ?guī)的要求。如果在這個(gè)環(huán)節(jié)出了差錯(cuò)，比如提前銷毀了某些重要文件，那么一旦出現(xiàn)問題就很難追責(zé)了。所以，在制定這項(xiàng)政策時(shí)，務(wù)必謹(jǐn)慎行事。
【第6篇】員工人事檔案管理制度范本怎么寫700字
第一條人事檔案的內(nèi)容。
員工人事檔案是關(guān)于員工個(gè)人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括:
1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料;
2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對(duì)員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評(píng)價(jià)，對(duì)其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評(píng)定和考核材料;
3.對(duì)員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;
4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;
5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級(jí)各類表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的人事材料。
第二條人事檔案保密規(guī)定。
公司人事部對(duì)接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。
第三條員工個(gè)人情況變更規(guī)定。
1.員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個(gè)人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲記錄等項(xiàng)目。
2.項(xiàng)目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時(shí)準(zhǔn)確地向人事部報(bào)告，以便使員工個(gè)人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。
第四條員工人事檔案的使用。
員工人事檔案為公司管理的決策部門提供各種人事方面的基本數(shù)據(jù)，并為人事統(tǒng)計(jì)分析提供資料。公司人事決策人員可以通過對(duì)有效數(shù)據(jù)的分析，了解公司人員結(jié)構(gòu)的變動(dòng)情況，為制定公司人力資源發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。公司要認(rèn)真做好員工檔案材料的收集、鑒別、整理、保管和利用，充分發(fā)揮員工檔案材料的作用，為公司人力資源的規(guī)范化管理奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。
書寫經(jīng)驗(yàn)25人覺得有用
制定一個(gè)員工人事檔案管理制度，得結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況和管理需求。比如，企業(yè)規(guī)模不同，對(duì)檔案管理的要求也會(huì)不一樣。大型企業(yè)可能需要更詳細(xì)的流程，而小型企業(yè)則可以簡化一些步驟。一般來說，這個(gè)制度主要涉及檔案的建立、保存、更新和銷毀幾個(gè)環(huán)節(jié)。
首先，檔案建立的時(shí)候，需要收集員工的基本信息，包括身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、入職申請(qǐng)表等等。這些資料要確保真實(shí)有效，因?yàn)檫@關(guān)系到員工的合法權(quán)益。在填寫表格時(shí)，有些部門可能會(huì)忽略細(xì)節(jié)，比如有的表格只寫了名字和聯(lián)系方式，卻沒有注明具體職位，這樣就容易導(dǎo)致后續(xù)管理上的麻煩。所以，在填寫表格時(shí)，最好有專人負(fù)責(zé)審核，確保信息完整無誤。
保存檔案的時(shí)候，要注意環(huán)境條件，避免潮濕或者高溫的地方。檔案柜應(yīng)該鎖好，防止無關(guān)人員隨意翻閱。有時(shí)候，管理員可能會(huì)忘記定期檢查檔案柜的鎖是否完好，這會(huì)留下安全隱患。另外，電子檔案也需要妥善保管，定期備份以防丟失。不過，有些企業(yè)在備份的時(shí)候只存了一份副本，沒有考慮到災(zāi)難恢復(fù)的問題，這就顯得有點(diǎn)疏忽了。
至于檔案更新，每當(dāng)員工的個(gè)人信息發(fā)生變化時(shí)，比如婚姻狀況、家庭住址等，都需要及時(shí)更新。這里有個(gè)小問題需要注意，有些公司規(guī)定員工必須主動(dòng)申報(bào)變更事項(xiàng)，但如果員工忘記了，或者不愿意配合，就會(huì)延誤更新進(jìn)度。因此，建議公司在內(nèi)部建立提醒機(jī)制，比如通過郵件或者短信通知員工進(jìn)行更新。
小編友情提醒：
關(guān)于檔案銷毀，當(dāng)員工離職后，如果決定不再保留其檔案，那么必須按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前要確認(rèn)哪些信息屬于保密范圍，以免泄露敏感信息。有時(shí)候，銷毀工作可能由不同的部門分別執(zhí)行，如果沒有統(tǒng)一協(xié)調(diào)，可能會(huì)出現(xiàn)遺漏的情況。所以，建議設(shè)立一個(gè)專門的小組來統(tǒng)籌這項(xiàng)工作，確保不留死角。
