【第1篇】關于公司文件及規(guī)章制度的管理規(guī)定怎么寫500字
公司文件及規(guī)章制度是企業(yè)保證正常生產工作秩序的基本法則，是廣大員工共同遵守的行為規(guī)范。為了加強公司文件及規(guī)章制度的嚴肅性，克服隨意性，真正發(fā)揮公司各項管理制度應有的作用，制定本規(guī)定。
一、公司的重要管理事項和重復出現(xiàn)的生產、經營、行政等管理活動，經公司研究，總經理簽批后以公司文件的形式發(fā)放。各條線的專項管理制度，由相關條線負責起草，綜合性管理制度由綜合管理辦公室負責起草，統(tǒng)一由總經理簽批。
二、公司內部制定的規(guī)章制度，要符合和體現(xiàn)公司的有關規(guī)定精神，統(tǒng)一到綜合管理辦公室審查備案，確保規(guī)定與公司的相關規(guī)定不相違背。
三、公司的文件、規(guī)章制度及有關綜合管理工作計劃，統(tǒng)一由綜合管理辦公室管理，技術、財務專業(yè)性文件由技術、財務部門編制審批發(fā)放，并做到監(jiān)督執(zhí)行和考核。對文件、規(guī)章制度的發(fā)放和廢止，要做好登記記錄。
四、要加強公司文件及規(guī)章制度的執(zhí)行力度。文件及管理制度一旦發(fā)放，就嚴格執(zhí)行，在執(zhí)行中存在的問題及時修正，堅決杜絕有章不循的現(xiàn)象存在。
五、各部門要增強制度的嚴肅性，各級領導帶頭、認真組織學習制度內容，加強組織觀念、制度觀念、法制觀念，逐步走上以法治廠的軌道。
書寫經驗87人覺得有用
公司在日常運營中，規(guī)章制度的制定和執(zhí)行是非常關鍵的一環(huán)。這不僅關系到工作效率，還直接影響企業(yè)的長遠發(fā)展。撰寫這類制度文件時，首先要明確目的，就是確保所有員工都能清楚了解自己的職責范圍和行為準則。其次，文件的內容必須具體，不能含糊其辭，比如關于考勤管理這部分，應該明確規(guī)定上下班的具體時間，遲到早退如何處理，還有請假流程該怎么走。
在起草文件時，最好能結合公司的實際情況，把一些常見問題提前考慮到。例如，對于加班的情況，可以設定一個標準，超過多少小時算加班，加班費怎么計算，這些都是需要提前明確的事項。另外，文件里的措辭也很重要，盡量選擇大家都熟悉的表達方式，避免使用過于復雜或晦澀的專業(yè)術語，這樣有助于提高文件的普及率和接受度。
有時候在寫規(guī)章制度的時候，可能會因為疏忽而遺漏某些細節(jié)，比如說在物資管理部分，只寫了設備采購的審批程序，卻忘了提到設備報廢的流程。這樣的情況一旦發(fā)生，就可能給后續(xù)的工作帶來麻煩。所以，在初稿完成后，建議找?guī)讉€同事幫忙審閱一遍，尤其是那些一線工作人員，他們的反饋往往能指出很多被忽略的問題。
此外，規(guī)章制度并不是一成不變的，隨著公司的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，也需要適時調整。因此，在文件中可以加入修訂機制，定期組織相關部門進行評估，看看哪些條款需要更新或者補充。當然，在修改過程中也要注意保持文件的整體性和一致性，不能一會兒這樣規(guī)定，一會兒那樣規(guī)定，否則會讓大家無所適從。
小編友情提醒：
規(guī)章制度的發(fā)布也是一個需要注意的環(huán)節(jié)。除了正式下發(fā)文件外，還可以通過內部培訓的形式，向全體員工詳細介紹各項規(guī)定的意義和操作方法。這樣做不僅能增強大家對規(guī)章制度的理解，也有助于營造一種積極向上的企業(yè)文化氛圍。
【第2篇】公司文件管理制度-6怎么寫2950字
公司文件管理制度6
第一章總則
第一條為提高行文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，根據(jù)我公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內容主要包括上級函、電、來文、公司上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條全公司各類文件由辦公室統(tǒng)一管理。
第二章收文的管理
第四條公文的簽收。
(1)凡送公司的文件均由公司收發(fā)員登記簽收后交辦公室秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和辦公室秘書均需注意檢查封口和郵票，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。
(2)對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條公文的編號保管。
(1)辦公室秘書對上級公文拆封后應及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由公司總經理親啟的文件，總經理啟封后，也應交辦公室秘書辦理正常手續(xù)。
(2)公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室秘書進行登記編號，個人不得私自保存。
第六條公文的閱批與分轉。
(1)凡正式文件均需辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容及性質閱簽后，由辦公室秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司總經理閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
(2)一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室秘書直接分轉處理，如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯(lián)系后再分轉處理。
(3)為加速文件運轉，辦公室秘書應在當天或第二天將文件送到總經理室和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條文件的傳閱與催辦。
(1)傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密制度，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
(2)閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有公司總經理“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件要求和公司總經理批示辦理有關事宜。
(3)閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失、泄密。文件閱完后，應送交辦公室秘書。
(4)辦公室秘書對文件負有催辦、檢查、督促的責任。承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理，不得將文件壓放、分散，如需備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉。
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定。
(1)全公司上報、下發(fā)正式文件由公司辦公室辦理，各部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
(2)各部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文，應分別向公司辦公室提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發(fā)文，則由辦公室分別按機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口發(fā)文。
(3)對全公司影響較大、涉及兩個以上子公司分管范圍的文件，須由集團公司董事長批準簽發(fā)。
第九條發(fā)文的范圍。
(1)凡是以公司名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文的范圍。
(2)公司下發(fā)文件主要用于以下事項。
①發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件。
②公司重大生產、技術、經營管理、生活福利等工作的決定，發(fā)布有關獎懲決定和通報其他有關全公司的重大事項。
(3)公司上行文、外發(fā)文主要用于以下事項。
①對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定，同兄弟單位聯(lián)系有關公司重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。
②在公司日常生產、技術、經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經公司總經理批準后，由主管業(yè)務部室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
③凡各業(yè)務部室如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，不備查考，可以用部室名義發(fā)會議紀要。
④各業(yè)務部室與外單位發(fā)生一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部室的名義對外發(fā)函(應各自編號備查)，不用公司名義發(fā)文。
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定。
(1)各單位需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請。
(2)辦公室同意發(fā)文時，主辦單位應以集團公司指示或工作實際需要草擬文件初稿。
(3)草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。
(4)文稿擬就后，擬稿人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章，標定日期和密級。
(5)辦公室應根據(jù)公司的要求和上級有關指示精神，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿，應退回擬稿單位重新擬稿。
(6)經辦公室審查、修改后的文稿，送部門主管領導核稿(對文稿內容、質量負責)。
(7)對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬稿部門重新纂寫清楚。
(8)需經會簽的文稿，應在交付打印前送會簽部門會簽。
(9)文稿審核、會簽后，按批準權限的規(guī)定呈送公司領導簽發(fā)。經領導簽發(fā)后的文稿交辦公室秘書，統(tǒng)一編號后送打印室打印。
(10)文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名。文件打印后，由辦公室派專人按量印刷，再由辦公室秘書分發(fā)并檢查落實情況。對印刷質量不好的文件，辦公室秘書應拒絕蓋章分發(fā)。
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需要本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。
第十三條辦公室秘書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的公司文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失、必須及時
查明原因和責任者，并如實向領導報告。
第十四條各部門應定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦、檢查工作。
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍。
(1)上級機關來文包括上級對公司報告、申請的批復統(tǒng)一由辦公室負責歸檔。
(2)公司發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發(fā)言和生產經營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等。
(3)公司總經理辦公會以及各種專業(yè)例會記錄。
(4)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及公司在會上匯報發(fā)言材料等。
(5)上級領導同志來公司檢查視察工作的報告、指示、記錄，以及公司向上級進行匯報的提綱和材料。
(6)反映公司生產、經營活動、先進人物事跡及公司領導工作的音像攝制品。
(7)公司日志和大事記。
(8)公司向上級請示批復的文件及上報的有關材料。
(9)業(yè)務部室日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部室負責立卷歸檔。
第十六條立卷要求。
(1)文件立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主頁、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
(2)要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完，6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理、造冊，并按上級有關規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
書寫經驗100人覺得有用
制定一個專業(yè)的管理制度，尤其是公司文件管理制度，需要結合實際情況和專業(yè)經驗。這類制度一般會涉及文件的分類、保管、借閱、歸檔等方面的規(guī)定。起草時，得考慮到公司的具體需求，比如規(guī)模大小、業(yè)務性質等。如果公司規(guī)模較大，文件種類繁多，就需要細化管理流程，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循。
比如在文件分類上，可以根據(jù)文件性質分為人事類、財務類、技術類等。每種文件的命名規(guī)則也要統(tǒng)一，這樣方便日后查找和歸檔。不過有時候會在設計分類標準時，因為考慮不周全，導致某些特殊文件難以歸入現(xiàn)有類別。這就需要定期評估分類體系的有效性，必要時進行調整。當然，這樣的調整應該提前通知相關人員，以免影響日常工作的開展。
對于文件的借閱管理，需要明確哪些人可以借閱哪些文件。一般來說，普通員工只能查閱公開的文件，而涉及敏感信息的文件則需要經過授權。在執(zhí)行過程中，可能會遇到一些特殊情況，比如緊急情況下需要快速獲取重要文件，這時就需要有靈活的應急機制。這方面的規(guī)定不能太死板，否則可能會影響工作效率。
文件歸檔也是管理中的重點之一。歸檔的時間節(jié)點和方式直接影響到后續(xù)的工作效率。有的企業(yè)在歸檔時，可能會因為疏忽而忘記標注文件的來源和用途，導致檔案室里的文件雜亂無章。因此，在制定制度時，要特別強調歸檔時必須完整記錄相關信息。另外，歸檔后的文件存放位置也應清晰明了，最好能建立電子索引系統(tǒng)，方便快速定位。
此外，文件的安全性不容忽視。無論是紙質文件還是電子文件，都需要采取相應的保護措施。例如，限制非授權人員接觸文件，定期檢查存儲設備的狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。有時候由于管理不到位，可能會發(fā)生文件遺失的情況，這對企業(yè)來說是非常不利的。所以，加強安全意識培訓很有必要，讓每位員工都明白文件管理的重要性。
【第3篇】某物業(yè)公司文件檔案管理制度格式怎樣的怎么寫700字
物業(yè)公司文件檔案管理制度
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1. 公司法律文件:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等2.公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等3.公司管理制度:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程4.公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等
5.公司人事薪資:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等6.公司經營策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等7.公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等8.公司業(yè)務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等9.公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等10.公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案，包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等
12.公司圖書、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志
13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函
14.公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網主頁介紹等。
書寫經驗22人覺得有用
物業(yè)公司的文件檔案管理很重要，這直接影響到日常工作的效率。做這樣的制度，得先弄清楚公司里有哪些文件，哪些需要長期保存，哪些短期就行。像合同、財務報表這類，肯定得存久一點，而一些通知之類的可能就不用太長久。寫的時候要列出分類標準，這樣大家知道什么該放哪里。
制定制度時，最好能結合實際工作情況。比如，辦公室里有人覺得歸檔麻煩，老是拖到最后才處理，這就容易出問題。所以制度里應該明確歸檔的時間節(jié)點，比如每周五下午統(tǒng)一歸檔上周的所有文件。另外，還得規(guī)定誰負責檢查這些文件是否齊全，不能光靠一個人說了算，最好是兩個人一起核對，這樣萬一出錯也能互相提醒。
文件柜的管理也很關鍵，每個抽屜都得貼上標簽，標明里面裝的是什么。不過有時候忙起來，標簽可能會貼歪，字也寫得不清楚，時間久了大家看著費勁。還有就是鑰匙，要是隨便亂放，萬一丟了，那麻煩就大了。所以制度里得強調，鑰匙必須專人保管，而且不能隨意借給他人。
記錄文件的進出也是必要的。每次有人借閱文件，都要登記好借閱人姓名、借閱日期、預計歸還日期。如果借閱人沒按時歸還，就得有人跟進，及時催促。但有時候工作人員會忘記更新記錄本，導致信息不全，這種小問題會影響整個管理系統(tǒng)的準確性。
小編友情提醒：
定期檢查檔案室的環(huán)境也很重要。溫度濕度都會影響紙質文件的保存狀況，夏天特別熱的時候，檔案室得開著空調，不然紙張容易發(fā)黃變脆。不過有時管理人員可能疏忽，忘了調整設備，這也是需要注意的地方。
【第4篇】物業(yè)公司文件格式的管理規(guī)定行政工作制度怎么寫500字
物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規(guī)定
6文件格式的管理規(guī)定
6.1適用對象
本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內和對外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。
6.2.公司標志
公司標志在文件上端的最左邊，具體如下:
6.3文件編號的規(guī)則:
1)文件編號由:物管公司/項目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號組成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
檔號
文件種類
發(fā)文部門
項目物管處
物管公司
詮釋:
物管公司 g80文件類型內部工作聯(lián)系單w
項目物管處時代rma備忘錄m
嶺南rms會議紀要mu
逸彩rmy電子郵件e
發(fā)文部門資源部zy傳真f
財務部cw物管公司0
工程部gc項目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往來公司3
檔號 `0001始
6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種
6.3.1中文式***年*月*日，例如:二零零五年一月三十一日(以下簡稱為中文
文字日期)、或2025年1月31日(簡稱為中文式數(shù)字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日，例如:2025/1/31。
6.3使用規(guī)定
6.3.1對外的公文、信函、內部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期;正文內容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。
6.3.2其他種類文件(包括電子郵件)，其正文內容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。
書寫經驗53人覺得有用
在物業(yè)公司做行政工作的時候，制度這塊兒很重要。制度要是寫得亂七八糟，員工們看了頭都大了，管理起來也會特別麻煩。寫制度前得想清楚，這個制度到底是用來管什么的，比如考勤、值班安排之類的，得針對具體的問題來制定。
比如說考勤這一塊，不能光寫“上班時間是幾點到幾點”，還要說清楚遲到早退怎么算，曠工的定義是什么。有些公司會規(guī)定遲到超過半小時就算曠工，那你就得明確寫出來，不然到時候員工說不清楚，領導也難辦。另外，加班費怎么算也要寫明白，是按小時算還是按天算，這都是關鍵點。
還有就是值班安排，這個得考慮到實際情況。比如節(jié)假日值班，不能老讓一個人值，得輪換著來，不然員工累壞了對公司也沒好處。值班表最好提前一周就排好，給員工留出調整的時間。要是臨時改班次，也得有個合理的理由，不能說改就改。
寫制度的時候，要注意語言要簡潔明了，別搞得像繞口令一樣。像什么“為了進一步加強公司的日常管理”，這種話就不用寫了，直接說“為加強公司管理”就行了。但有時候寫的時候可能會不小心寫重復了，比如前面寫了“為加強管理”，后面又來一句“以加強管理”，這就有點多余了。
制度里的數(shù)字也要仔細核對，比如假期天數(shù)、罰款金額之類的。要是寫錯了，員工找過來問，那就尷尬了。而且寫制度的時候，最好能找?guī)讉€同事看看，特別是那些一線員工，他們最清楚實際工作中會遇到哪些問題。這樣寫出來的制度才接地氣，不會脫離實際。
制度也不是一成不變的，隨著公司的發(fā)展，可能需要不斷修改完善。每次修改的時候都要記得通知所有相關人員，別讓他們蒙在鼓里。要是有重大變動，最好開個小型會議，給大家講清楚為什么改，改成什么樣了。要是只發(fā)個文件，很多人都看不懂，效果就打折扣了。
【第5篇】某公司文件管理制度怎么寫1050字
f公司文件管理制度
1、發(fā)文程序:包括起草、校對、簽發(fā)、發(fā)送、歸檔等。
1.1起草:發(fā)文的草稿由發(fā)文部門/主辦部門指定專人撰寫，文稿擬成后，擬稿人填寫《發(fā)文稿箋》，經部門負責人核稿后，到總經辦領取文件編號，按會簽流程報領導審批。
1.2會簽:發(fā)文單位對涉及管理范圍文件或事關重大涉及面廣的內容應提請相關部門會簽。
1.3發(fā)送:經各部門會簽完畢，總/副經理審批后，由總經辦統(tǒng)一按發(fā)放對象發(fā)文發(fā)送。
2.4.1文件經裝訂后由總經辦按發(fā)文稿箋上注明的發(fā)放對象發(fā)文，整理歸檔，并請收文人員在發(fā)文登記表上簽字。
2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。
2.4.3總經辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發(fā)送。
2.4.4總經辦保存原稿，發(fā)文稿箋及三份打印稿，并做好歸檔整理工作。
具體詳見文件審批流程圖。
3、發(fā)文格式與使用表單
3.1發(fā)文稿箋
3.2制度文件編制格式
3.3發(fā)文格式
3.4批復意見
3.5傳閱表
3.6發(fā)(收)文登記表
3.6.1對內行文:指**集團公司及其子公司、分公司、辦事處。
分兩種:一、制度類:如制度、規(guī)章、規(guī)定、辦法、通知等
二、申請類:申請、報告、批示等
一、制度類行文的字號規(guī)定如下:
公司行文的字號為:*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區(qū)別，*2為公司當?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;*3為部門簡稱，*4為年份別，○○○○為公司各部門收(發(fā))文流水號。以總公司為例，具體簡稱如下:
國際物流部為--------智總國字[2025]第號
國內物流部為-------- 智總物字[2025]第號
人力資源部為-------- 智總人字[2025]第號
財務部為-------------- 智總財字[2025]第號
信息部為-------------- 智總信字[2025]第號
辦公室為-------------- 智總辦字[2025]第號
市場部為-------------- 智總市字[2025]第號
二、申請類*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區(qū)別，*2為公司當?shù)刈钔ㄓ玫暮喎Q;*3為批復意見簡稱，*4為年份別，○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例，具體內容如下:
智總批字[2025]第03001號。
3.4.2對外行文:除對內行文即對外行文，指對**集團公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。
對外行文的字號規(guī)定如下:
公司對外行文的字號為:*1*2〔*4〕總字第○○○○號。*1*2為公司簡稱;*3為地區(qū)別，*4為年份別，○○○○為公司收(發(fā))文流水號。以總公司為例，具體內容如下:
智深總字[2025]第 號
4、外來文件的接收與傳閱
4.1外來的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經辦負責簽收，并分類登記，由部門負責人提出處理意見后，總經辦應及時按要求報送給有關部門，不得積壓遲誤。
4.2需傳閱的文件由總經辦按傳閱要求進行遞送，并請傳閱人在傳閱登記表上簽署意見，經傳閱的文件與傳閱登記表由總經辦歸檔保管。
書寫經驗58人覺得有用
制定一個合理的文件管理制度，對于企業(yè)的日常運營來說相當重要。這不僅是規(guī)范流程的一部分，還能有效提升工作效率。開始的時候，得明確幾個關鍵點，像是文件分類的標準是什么，哪些人有權審批文件，還有存儲方式的選擇。如果企業(yè)規(guī)模不大，可能覺得沒必要弄得太復雜，但即便如此，也得有個基礎框架，不然時間久了就會亂套。
文件分類這塊兒，可以從性質入手，比如財務類、人事類、技術類等。當然，具體到每個部門可能還會有一些特殊需求，這就需要各部門提建議。記得在制定過程中多聽聽基層員工的意見，畢竟他們最清楚實際工作中會遇到什么問題。不過有時候領導可能覺得自己的想法就足夠了，這樣很容易忽略掉一些細節(jié)，導致后續(xù)執(zhí)行起來困難重重。
至于審批權限，這事挺敏感的。一般情況下，文件從起草到最終歸檔，中間得經過至少兩個人的手。不過要是審批環(huán)節(jié)太多，反而會拖慢進度。我見過有的公司為了省事，干脆誰都可以簽，結果出了不少麻煩。所以這里頭得把握好平衡，既要保證安全，又不能讓事情變得太繁瑣。
存儲方式也很講究，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都傾向于數(shù)字化管理，因為這樣方便檢索。但是紙質版也不能完全放棄，尤其是一些重要的合同或者協(xié)議，最好兩種形式都有備份。話說回來，有時候系統(tǒng)突然崩潰，所有的電子文檔都沒了，那種情況簡直讓人抓狂。所以最好定期做數(shù)據(jù)備份，這個工作得落實到具體的崗位上去，而不是想起來才去做。
書寫注意事項：
關于文件的借閱和銷毀，也得有明確規(guī)定。有些員工可能會出于各種原因私自留存文件，這其實很危險。還有就是過期文件的處理，不能隨便找個地方堆著，該銷毀就得銷毀，否則容易滋生隱患。不過有時候文件銷毀程序走得太慢，積壓的東西越來越多，到最后反而更難清理。
最后一點，也是最容易被忽視的一塊，就是培訓。新入職的員工往往不清楚這些規(guī)定，如果不提前做好培訓，很可能無意間違反制度。我覺得可以定期組織相關講座，讓大家加深理解。當然，有時候領導會覺得培訓耽誤時間，但這其實是必要的投入，長遠來看能避免很多不必要的麻煩。
【第6篇】施工公司文件管理制度怎么寫3350字
建筑公司文件管理制度
1.目的
為適應當前信息系統(tǒng)管理需要，充分節(jié)約紙張辦公，公司文件采用e四建網站、飛信平臺、電子郵箱等電子文件的形式進行傳遞和管理。使文件能及時傳遞到使用場所，確保文件的適用性、有效性，防止失效或作廢文件的使用。
2.適用范圍
適用于公司、分公司、項目部文件管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批準企業(yè)綜合管理手冊。
3.2總經理負責批準各系統(tǒng)管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統(tǒng)文件進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭文件和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。
3.5企業(yè)管理部負責組織企業(yè)管理手冊的編寫，組織文件接口討論，負責其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性文件的適用性，負責e四建網站及飛信平臺上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊、負責本部門出臺的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書、目標指標等管理性文件的會簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，并組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規(guī)標準規(guī)范及其他要求，盡量在網絡中查找，并下載，由企業(yè)管理部上傳到e四建網站，資源共享。質量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術管理部每年發(fā)布一次與質量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術相關的適用法律法規(guī)及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職文件管理員對文件進行接收、發(fā)放等管理;
3.9分公司辦公室負責收集各項目部郵箱地址，并及時將文件傳遞到文件的使用場所。
3.10 項目部對接收到的公司、分公司、建設單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行管理。并以交底、傳閱或組織學習等形式向相關人員傳達。
4.工作程序
編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學習→執(zhí)行→修訂→換版→作廢
4.1 文件編制、審核和審批
4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊》，組織討論，董事長審批。
4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊，企業(yè)管理部組織討論，總經理審批。
4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實施細則、作業(yè)指導書等管理性文件，由部門領導審核，經相關部門會簽，公司分管領導審批。
4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件，由主管經理審核，分公司經理審批。
4.1.5 項目部編制的施工組織設計、專項方案、交底等技術性文件按照有關法規(guī)和《施工組織設計及專項施工方案管理辦法》中的審批要求進行管理。
4.1.6 對內審報告、管理評審報告、會議紀要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊中要求進行審批。
4.1.7電子文件起草完成后，分管領導在紙張文件原稿上審批，文件管理部門留存原稿。
4.2 文件的接收和發(fā)放
4.2.1公司各部門、分公司、項目部均應配置至少一臺電腦，并與互聯(lián)網連接，設置一個固定的郵箱地址或qq號碼，向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。
4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號碼，文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人，分公司主管文件人員建立各項目的郵箱地址，并以此郵箱地址為收件人進行文件發(fā)放。
4.2.3公司各部門、分公司、項目部均明確一名文件管理員，每天必須查看郵箱，在5日內完成文件的傳遞工作。
4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進行發(fā)放，并向公司相關領導發(fā)放一份紙質文件。
4.2.5日常通知類文件可在e四建網頁上公布，對需要在網上發(fā)布的文件，經分管領導審批后，由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網頁上發(fā)布，網管員以飛信平臺的形式通知各單位辦公室及各部門，防止沒有接到通知延誤工作。
4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后，要及時給發(fā)文部門回復確認文件收悉情況。
4.2.7企業(yè)管理手冊、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件，以郵件形式發(fā)放，或在e四建網頁上設置公司內部文件平臺，設置密碼，只有公司內部人員方可登陸。
4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后，文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領導審閱，如需傳閱或轉發(fā)，批注傳閱或發(fā)放范圍，傳閱人員簽注姓名和時間，轉發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。
4.2.9分公司主管領導在《文件傳閱處理單》上標注電子文件的發(fā)放范圍，文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放，做好《文件發(fā)放記錄》，收到電子郵件后，接收方要進行回復確認，發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認。
4.2.10分公司接到電子文件后，及時向項目部發(fā)放。對沒有連接網絡或無電腦的項目部可將文件進行拷貝或打印成紙張文件進行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》，接收人簽字。
4.2.11各有關部門、單位可將所需文件從網頁或郵件中下載，復制到本地電腦專項文件夾中，建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對文件修訂過程進行跟蹤，確保使用文件處獲得有效版本。
4.2.12企業(yè)管理手冊分為受控和非受控，提供給認證中心和公司內部使用要對其修訂狀態(tài)進行管理，提供給建設單位或社會有關部門的文件為非受控版本。
4.2.13凡對體系運行具有關鍵作用的崗位，都應得到或學習適用文件。
4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項目部利用每周會議學習文件有關內容，并做好會議紀要。
4.3文件的評審
4.3.1在管理評審輸入資料中，各職能部門對主管的文件提出評審意見。
4.3.2 企業(yè)管理部每年對管理性文件組織評審，需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊中進行修改。
4.4文件的修訂、更新、作廢
4.4.1文件起草部門對電子文件進行修訂時，重新起草文件，并用紅顏色字體標明修改部位，經審批后，標明原文件作廢或修訂狀態(tài)，進行發(fā)放。
4.4.2 對文本文件修改時，填寫《文件更改通知單》，經審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。
4.4.3當文件修訂或更新時，及時進行發(fā)放管理，通知原文件管理員更換原有文件。
4.4.4 文件作廢時，在紙張文件上注明'作廢'，作廢的電子文件及時從有效文件夾中撤出，在文件接收記錄中標識作廢。
4.5 文件的存檔
4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件，人事任免文件打印5份紙質文件，分別由人力資源部留一份，個人檔案裝一份，用人單位存一份，辦公室留存兩份。
4.5.2分公司辦公室對接到的電子文件輸出一份紙張文件，進行傳閱、學習并存檔。
4.6網頁的維護
4.6.1企業(yè)管理部負責對公司網站進行維護，確保網絡暢通。
4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網站，在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網址。
4.7文件的編號和排版
4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會文件等類型。
4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建×字[××××]××號)
4.7.3 公司便函文件編碼由經理辦公室統(tǒng)一編號。(如晉四建函[××××]××號)
4.7.4黨委文件、工會文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號方法。
4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設置。
4.7.6分公司文件編號采用sj/×f××-20××。
4.8文件管理的其他要求
4.8.1各部門報刊、信件由專人領取分發(fā)。凡屬領導親啟的函件，要交領導拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封，對外來已拆封的文件拒絕簽收。
4.8.2搞好企業(yè)內外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對急件隨接隨送，立即處理，不得積壓拖延時間。做到登記清楚，不丟失，不拆封，收件人必須有簽字。對帶有編號的外來件，收發(fā)登記后再予分發(fā)。
4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件，要按文稿格式擬稿。經分管領導審查同意簽字后，由辦公室主任核稿登記打印，核準無誤后方準發(fā)出。
4.8.4文件起草部門、分公司、項目部均要留存各種文件審批底稿，并報辦公室留存蓋章后正式文稿一份。
4.8.5除中心組學習及黨政聯(lián)席會會議等重要會議的紀要外，其它會議紀要以電子版文件形式下發(fā)，由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放，在公司大屏幕滾動通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞，各單位或各部門收到文件后，要及時給發(fā)文部門回復確認文件收悉情況。
4.8.6除存檔的紙張文件外，均應使用已單面使用過的廢棄紙張，包括呈送公司相關領導的紙質文件。
4.8.7公司、分公司、項目部對接收到的建設單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關部門的通知、來往函件及文件進行編目管理，并及時向相關部門傳遞信息。
4.8.8所有的會議紀要均要寫明時間、地點、主持人、參加人、請假人及缺席情況，要寫明會議主要內容及會議安排事項。
4.8.9所有文件均應反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內容。
5.記錄
5.1 文件接收記錄
5.2 文件發(fā)放記錄
5.3 文件傳閱處理單
5.4 文件更改通知單
6.流程圖
書寫經驗70人覺得有用
在制定施工公司的文件管理制度時，首先要考慮的是公司現(xiàn)有的實際情況，比如項目規(guī)模、人員構成、現(xiàn)有文件管理流程等。這些因素會直接影響到制度的具體內容。例如，對于一個大型施工企業(yè)來說，文件種類繁多，涉及設計圖紙、合同文件、施工方案等多個方面，這時候就需要建立一套詳細的分類標準和歸檔程序，確保每個文件都能找到對應的位置。
接著就是關于文件的審批流程了。這一步特別重要，因為涉及到文件是否合規(guī)、有效的問題。一般情況下，重要的文件需要經過多個部門的審核，比如技術部、法務部、財務部等，只有通過所有必要的審批環(huán)節(jié)后才能正式生效。這里有個需要注意的地方，有些文件可能需要特別緊急處理，這時可以設立一個快速通道，但必須要有嚴格的記錄和后續(xù)核查機制，防止出現(xiàn)漏洞。
文件的存儲也是一個關鍵點。隨著信息化的發(fā)展，很多文件已經實現(xiàn)了電子化管理，這對提高效率有很大幫助。不過在實施過程中，可能會遇到一些問題，比如系統(tǒng)兼容性差導致某些格式無法打開，或者是權限設置不合理，使得不該接觸敏感信息的人也能查看。因此，在選擇存儲方式時，不僅要考慮到便捷性，還要兼顧安全性。
還有就是文件的更新與維護工作。隨著時間推移，原有的文件可能會因為政策變化、市場環(huán)境調整等因素變得不再適用，這時候就需要及時對其進行修訂或廢止。這一塊的工作量往往被低估了，實際上它占據(jù)了文件管理工作相當大的比重。如果缺乏定期檢查的習慣，很容易出現(xiàn)過期文件仍然被當作依據(jù)使用的尷尬局面。
另外一點是培訓員工熟悉這套制度的重要性。即使制度設計得再完美，如果使用者不了解規(guī)則，也可能導致執(zhí)行不到位的情況發(fā)生。所以，在制度出臺后，應該組織相應的培訓活動，讓每位員工都清楚自己的職責所在以及如何正確操作。當然，這里可能會出現(xiàn)一個小問題，就是培訓內容過于理論化，缺乏實際案例支撐，這樣就很難引起員工的興趣，影響培訓效果。
小編友情提醒：
別忘了建立反饋渠道。任何制度都不是一成不變的，尤其是在動態(tài)發(fā)展的行業(yè)中。通過收集員工的意見建議，可以不斷優(yōu)化和完善制度內容。只是有時候，由于擔心得罪人，管理者可能會忽視這部分工作，但實際上這樣做反而會讓制度更加僵化，難以適應新的需求。
