【第1篇】人事檔案管理制度細則范例怎么寫1450字
人事檔案是記述和反映人的經(jīng)歷、學(xué)識水平及工作表現(xiàn)的專門案卷。公司人事檔案包括員工調(diào)入時原有的人事檔案和在集團工作期間的人事檔案及技術(shù)檔案三部分。員工人事檔案由集團人力資源部專人負責(zé)管理。
一、員工人事檔案調(diào)入集團規(guī)定
2000年1月1日以后被集團錄用的員工在與集團或各公司簽訂勞動合同后一個月內(nèi)，經(jīng)集團主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)應(yīng)將個人檔案調(diào)入集團，由集團統(tǒng)一管理。
員工人事檔案進入集團的工作程序是:
1、先由集團人力資源部出具《提檔介紹信》，員工持介紹信辦理檔案調(diào)動手續(xù)。
2、人事檔案進入集團時由人事業(yè)務(wù)主管負責(zé)接收。接收時接收人須檢查人事檔案是否封裝完整，凡不符合要求的人事檔案不予接收;對符合要求的人事檔案，交接雙方須在'人事檔案交接簿'上簽字、記時。至此，人事檔案正式進入集團，由人力資源部檔案管理人管理;
二、員工人事檔案保管及檔案內(nèi)容
1、調(diào)入的人事檔案原則上保持原卷冊的封裝，不予以拆封，直接裝入集團專用人事檔案袋內(nèi)進行統(tǒng)一編號保管;
2、需拆封的，::須經(jīng)人力資源部主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
3、拆封后的檔案及由于各種原因已經(jīng)拆封的人事檔案，須由人力資源部檔案管理人進行整理，并編制材料目錄，簽字后一并裝入檔案袋內(nèi);
4、員工在公司工作期間，公司為每一名員工建立個人檔案。包括以下材料:
a)《員工調(diào)入審批表》、《勞動合同》、《內(nèi)部調(diào)動通知單》、《調(diào)離集團審批表》;
b)《干部任免命令》、《關(guān)于獎懲的通報》、《干部及員工年度考評意見》;
c)《培訓(xùn)費用審批表》、《培訓(xùn)合同》、培訓(xùn)及自費學(xué)習(xí)結(jié)業(yè)、畢業(yè)證書及出國相關(guān)手續(xù)的復(fù)印件;
d)公司工作期間加入或申請加入中國共產(chǎn)黨、團組織及民主黨派的相關(guān)材料;
e)其他關(guān)于個人的重要資料。
上述檔案材料在員工調(diào)離集團時隨原有人事檔案一并轉(zhuǎn)出。
5、員工在公司工作期間，公司將這段時間個人檔案材料的內(nèi)容摘要同時輸入集團'計算機人事管理系統(tǒng)'中。
6、人事檔案不得私自涂改、抽取或偽造，不得擅自處理或銷毀。整理、補充人事檔案時堅持二個在場和核查登記的原則。按規(guī)定需剔除的檔案材料，要進行登記，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后進行。
7、集團人事檔案在檔案室中設(shè)專柜保管。人事檔案柜鑰匙由人事部專人掌管，人事檔案柜打開期間，集團人事業(yè)務(wù)主管必須始終在場。
三.檔案查閱
1、除人力資源部工作人員外，集團其他部門人員原則上不允許查閱人事檔案。
2、凡需查閱人事檔案者，均須填寫《查閱人事檔案審批表》，經(jīng)主管人事領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案室查閱。
3、查閱人事檔案時，人力資源部要按照《查閱人事檔案審批表》中注明的查閱項目和領(lǐng)導(dǎo)審批意見提供材料。凡表上未列項目，人力資源部不予提供。查閱期間，人事檔案管理人員必須在場。
4、外單位查閱人事檔案須由兩名*黨員干部持單位黨組織介紹信，并填寫《查閱人事檔案審批表》，在主管人事領(lǐng)導(dǎo)審批后，::在人力資源部主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部檔案管理人員陪同下查閱相關(guān)資料。凡審批表上未列項目，人力資源部不予提供。
5、人事檔案一般不準(zhǔn)外借，特殊情況需借出使用的，要經(jīng)集團主管人事領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案借出集團時，須以封條貼封。借用單位要注意保密、妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱和中途轉(zhuǎn)借他人。借檔單位用畢，按期退還，逾期不還者，需向檔案保管單位說明情況。如發(fā)生丟失、損壞，按《檔案法》追究責(zé)任。
6、所有人事檔案的查閱、調(diào)閱、借出事項，集團人力資源部需予以登記。
四.人事檔案調(diào)出公司規(guī)定
集團員工自離開公司之日起三個月內(nèi)，人事檔案隨人事關(guān)系轉(zhuǎn)出公司。逾期未轉(zhuǎn)出公司者，公司有權(quán)將其人事檔案轉(zhuǎn)往市勞動服務(wù)公司或收取檔案保管費，并不對由此產(chǎn)生的任何后果負責(zé)。
書寫經(jīng)驗70人覺得有用
制定一個專業(yè)的人事檔案管理制度，得從實際需求出發(fā)，結(jié)合單位的具體情況來設(shè)計。人事檔案管理涉及的內(nèi)容繁雜，需要明確每個環(huán)節(jié)的操作細節(jié)。一開始，得先確定哪些資料屬于歸檔范圍，比如員工入職登記表、學(xué)歷證明、勞動合同、獎懲記錄等等。這些文件都得分類存放，不能混在一起，否則查找起來會很麻煩。比如，員工的入職材料應(yīng)該單獨歸類，而培訓(xùn)記錄則另放一處，這樣便于后續(xù)查閱。
在具體的管理流程上，得規(guī)定好檔案的接收、整理、歸檔、保管、借閱等步驟。比如，新員工入職后，人力資源部門要及時收集相關(guān)資料并進行初步審核，確認無誤后再錄入系統(tǒng)存檔。這里需要注意的是，檔案的電子版和紙質(zhì)版都要同步更新，不然容易出現(xiàn)信息不對稱的情況。另外，檔案室的環(huán)境也很關(guān)鍵，必須保持干燥通風(fēng)，防止檔案受潮發(fā)霉。這一步驟看似簡單，但很多人會忽略掉，結(jié)果導(dǎo)致檔案受損。
對于檔案的借閱管理，也需要制定詳細的規(guī)章制度。一般來說，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱檔案，而且要登記好查閱的時間、用途以及歸還時間。如果遇到特殊情況需要長時間借用，必須提前申請并獲得批準(zhǔn)。實踐中，有時候會出現(xiàn)借閱人忘記歸還檔案的情況，這就需要定期檢查歸檔情況，及時催促歸還。當(dāng)然，也不能太死板，偶爾也會遇到緊急情況，這時候可以靈活處理，但事后一定要補全手續(xù)。
此外，檔案管理人員的工作態(tài)度也直接影響到制度的執(zhí)行效果。檔案管理人員不僅要熟悉各項業(yè)務(wù)流程，還要具備較強的責(zé)任心。有時候，因為工作疏忽，可能會遺漏一些重要信息，比如忘記更新某位員工的職位變動記錄，這就可能導(dǎo)致后續(xù)工作的不便。所以，定期組織培訓(xùn)很有必要，讓工作人員掌握最新的管理方法和技術(shù)手段。同時，也要建立相應(yīng)的考核機制，通過績效評估來激勵大家認真對待這份工作。
小編友情提醒：
關(guān)于檔案的安全問題也不能忽視。除了物理防護，比如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)之外，還需要加強信息安全意識?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達，很多資料都會上傳到云端存儲，這就要求相關(guān)人員妥善保管登錄密碼，避免泄露給無關(guān)人員。有時候，一些員工可能會為了圖方便，將密碼告訴他人，這種做法其實是很危險的，應(yīng)該堅決制止。
【第2篇】物業(yè)管理公司人事檔案管理制度7怎么寫900字
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(七)
一、檔案分類
1、一般文檔:
①人力資源工作中形成的臺帳、報告，以及搜集到的招聘等相關(guān)工作業(yè)務(wù)資料，由經(jīng)辦人保存，年終根據(jù)內(nèi)容價值酌情歸檔。
②總辦正式形成發(fā)出的文件、傳真、通知、人事制度及相關(guān)原則規(guī)定等，除保密薪資文件外，均應(yīng)保存一份原件或復(fù)印件歸檔，年終按內(nèi)容類型、成文時間編號裝訂成冊。
③外部文件包括國家和市政府有關(guān)部門(勞動人事部門)的發(fā)文、社會公開資訊等，應(yīng)作為公開業(yè)務(wù)資料共享。
2、人事檔案
①人事檔案:員工進入公司后相關(guān)人事檔案材料。
②員工人事檔案:員工進入公司后的任職情況、培訓(xùn)情況、工資調(diào)整、學(xué)歷、職稱變化、歷年考核等情況及員工基本情況復(fù)印件等備查資料。
二、檔案管理規(guī)定
1、人事檔案管理
①總辦負責(zé)公司員工人事檔案的管理;
②總辦在員工入職當(dāng)天建立員工人事檔案;
③員工離職，辦理相關(guān)手續(xù)后，總辦將離職人員檔案永久、專門存放;
④人事檔案管理應(yīng)嚴格執(zhí)行國家和公司有關(guān)規(guī)定，查閱員工人事檔案應(yīng)經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)，檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、涂改、泄露檔案材料內(nèi)容。
2、人事檔案建立
①員工人事檔案是公司為每個員工建立的內(nèi)部人事檔案。凡進入公司工作的員工，總辦需為其建立人事檔案，包括該員工的有關(guān)招聘、錄用、合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓(xùn)等材料。
②員工在入職前，需到總辦送交個人履歷材料、近期免冠照片、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、身份證復(fù)印件、職業(yè)技能證書復(fù)印件及能證明其工作能力和獎懲狀況的相關(guān)材料。由總辦專人負責(zé)，連同求職申請表歸檔保存。
③員工試用期滿考核合格后，公司與其簽定的勞動合同及相關(guān)薪酬福利歸入人事檔案。
④員工在轉(zhuǎn)正后的教育培訓(xùn)、獎懲、績效考核、晉升等工作資料及時歸入人事檔案。
⑤員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門歸類。其中不包含秘密內(nèi)容，總辦員工、各部門負責(zé)人可根據(jù)工作需要查閱有關(guān)員工的人事檔案。任何部門和個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意更改、銷毀公司員工人事檔案材料。
三、附則
1、公司所有人事檔案僅供公司內(nèi)部使用，由總辦負責(zé)統(tǒng)一管理。
2、其他各部門人員應(yīng)積極配合總辦，做好檔案管理工作。
書寫經(jīng)驗58人覺得有用
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度的制定需要結(jié)合實際情況，確保管理流程既高效又實用。首先要明確檔案包含哪些內(nèi)容，比如員工入職資料、培訓(xùn)記錄、績效考核表等，這些材料都是反映員工工作表現(xiàn)的重要依據(jù)。在收集過程中，各部門需及時提交相關(guān)文件，以便人力資源部能夠全面掌握每位員工的職業(yè)發(fā)展歷程。
有時候，由于工作繁忙，部分部門可能會忽略及時更新檔案信息，這就可能導(dǎo)致檔案內(nèi)容滯后于實際情況。因此，定期檢查和更新檔案顯得尤為重要。可以設(shè)立一個季度性的審查機制，由專人負責(zé)核對每份檔案是否完整無誤，特別是對于關(guān)鍵信息如聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等，一旦發(fā)現(xiàn)有變動應(yīng)及時修正。
書寫注意事項：
關(guān)于檔案的安全保管也是不可忽視的一環(huán)?？紤]到人事檔案涉及個人隱私，必須采取嚴格的保密措施。建議采用雙鎖文件柜存放重要檔案，并限制只有授權(quán)人員才能接觸。同時，也要注意電子版檔案的安全，定期進行備份以防丟失或損壞。如果條件允許的話，還可以引入加密技術(shù)來保護數(shù)字文檔。
在實際操作中，有些細節(jié)可能容易被忽視，例如某些表格格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致后期整理時費時費力。為了避免這種情況發(fā)生，制定統(tǒng)一的模板是非常必要的。這樣不僅能提高工作效率，還能保證檔案質(zhì)量。此外，在日常工作中，還需要培養(yǎng)員工自覺維護檔案的習(xí)慣，讓他們意識到檔案管理的重要性。
每個公司的具體情況不同，所以具體的操作方法也應(yīng)有所調(diào)整。比如有的企業(yè)規(guī)模較大，員工數(shù)量多，這時就需要合理分配資源，比如增加專門負責(zé)檔案管理的崗位。而對于一些小型企業(yè)來說，則可以通過優(yōu)化現(xiàn)有流程來達到目的，比如將檔案管理工作整合到現(xiàn)有的行政崗位當(dāng)中去。
【第3篇】干部人事檔案工作管理制度怎么寫2850字
國家干部或企業(yè)的干部崗位，對于其人事檔案管理如何制定相關(guān)的制度。制度中包括哪些詳細的檔案管理內(nèi)容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關(guān)資料，可供參考。
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名*黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調(diào)查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內(nèi)容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復(fù)制干部人事檔案材料，不允許把檔案內(nèi)容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員)，并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關(guān)人員翻閱，不得轉(zhuǎn)借，不得復(fù)制，限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設(shè)備，熟悉機器性能，按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉(zhuǎn)遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護，確保信息內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內(nèi)完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次，并做好有關(guān)資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內(nèi)容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準(zhǔn)不得提供、復(fù)制干部信息，無關(guān)人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應(yīng)由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關(guān)部門收集干部任免、調(diào)動、考察考核、培訓(xùn)、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內(nèi)容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉(zhuǎn)業(yè)干部，都應(yīng)填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內(nèi)，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關(guān)部門索要應(yīng)歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內(nèi)容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關(guān)規(guī)定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責(zé)人審查批準(zhǔn)。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復(fù)制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應(yīng)按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉(zhuǎn)遞制度
1、轉(zhuǎn)遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準(zhǔn)確、安全。
2、縣及相當(dāng)于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞干部人事檔案。
3、轉(zhuǎn)出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。
4、干部人事檔案應(yīng)通過機要交通轉(zhuǎn)遞或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交干部本人自帶。
5、轉(zhuǎn)遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應(yīng)認真核對，并在“干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉(zhuǎn)出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應(yīng)隨著干部的工作調(diào)動或職務(wù)的變動及時轉(zhuǎn)遞，避免人檔分離。
8、凡是轉(zhuǎn)出的干部人事檔案或材料均應(yīng)嚴密包封，并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。
4、轉(zhuǎn)出和接受干部人事檔案時，應(yīng)將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應(yīng)檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應(yīng)設(shè)立專用檔案庫房(室)，配置鐵質(zhì)檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設(shè)施。安全措施應(yīng)經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜，應(yīng)明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關(guān)人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關(guān)干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關(guān)人員談?wù)撔孤队嘘P(guān)干部人事檔案的內(nèi)容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓(xùn)、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應(yīng)建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應(yīng)在材料形成的一個月內(nèi)，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應(yīng)歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應(yīng)與各有關(guān)部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應(yīng)主動與有關(guān)部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關(guān)部門補送或補辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責(zé)
1、按照干部管理權(quán)限，保管應(yīng)管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉(zhuǎn)遞;
4、登記干部職務(wù)、工資的變動情況;
5、為有關(guān)部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調(diào)查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)和宏觀業(yè)務(wù)指導(dǎo);
8、推廣、應(yīng)用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術(shù);
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關(guān)事項。
書寫經(jīng)驗39人覺得有用
干部人事檔案工作管理制度的制定，說到底是個技術(shù)活兒，得結(jié)合實際情況來定。要是寫得太過死板，反而不好用。比如，有些單位覺得規(guī)章制度，就得面面俱到，結(jié)果洋洋灑灑好幾十頁，看起來挺正規(guī)，可真正執(zhí)行起來卻讓人摸不著頭腦。所以，寫的時候既要全面覆蓋關(guān)鍵點，又不能啰嗦得讓人看了頭大。
首先要搞清楚，這個制度的目的是什么？是為了管人？還是為了留檔？當(dāng)然不是非得選一邊，而是要把這兩點結(jié)合起來。比如在收集材料這部分，就得明確哪些材料必須存檔，哪些可以忽略。這里就容易出問題的地方來了，有些同志可能圖省事，覺得只要材料齊全就行，至于分類歸檔，往后再說。這樣做的后果就是后期查檔的時候手忙腳亂，效率低下不說，還容易遺漏重要信息。
接著說說管理流程這塊兒，最好能細化到每一個環(huán)節(jié)。像檔案的接收、整理、保管、利用這些步驟，都得有明確的操作指引。有人可能會問，那是不是得列個詳細的清單？答案是肯定的。但要注意的是，清單里的條目不能太籠統(tǒng)，得具體到每個崗位的具體職責(zé)。比如負責(zé)整理檔案的同志，他需要知道如何檢查材料的完整性，如何正確填寫目錄表。要是這兒寫得含糊不清，到時候出了差錯，追責(zé)起來就麻煩了。
還有就是保密這一塊兒，這是人事檔案工作的重中之重。既然是保密，那就得從源頭抓起，從制度上堵住漏洞?？梢砸?guī)定查閱檔案的權(quán)限范圍，比如只有主管領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)負責(zé)人可以申請查閱。不過有時候會出現(xiàn)這樣的情況，有些部門領(lǐng)導(dǎo)仗著自己職務(wù)高，動不動就要調(diào)取檔案，這就很容易造成泄密風(fēng)險。所以制度里必須強調(diào)，即便是領(lǐng)導(dǎo)提出的要求，也得經(jīng)過審批程序才能執(zhí)行。
書寫注意事項：
定期檢查也很重要。人事檔案可不是一勞永逸的事情，得時不時地回頭看一遍。這里有個小細節(jié)需要注意，檢查的時候不能只看表面的東西，還得深入到具體操作層面去。比如檔案柜有沒有防潮措施？有沒有專人負責(zé)日常維護？如果這些問題沒處理好，時間久了檔案就可能受損。但有時候因為忙，檢查工作就草草了事，這樣下去隱患只會越積越多。
最后要說的是，制度寫出來之后并不是一成不變的。隨著工作環(huán)境的變化，管理制度也得跟著調(diào)整。有的單位可能覺得改制度是一件大事，非要開大會討論才行，結(jié)果拖拖拉拉好幾個月才落實。其實制度調(diào)整沒必要搞得那么復(fù)雜，只要涉及到的關(guān)鍵點有所變動，及時修訂就行。不過有時候會遇到這樣的情況，明明已經(jīng)發(fā)現(xiàn)問題了，但礙于面子問題，遲遲不愿修改制度，結(jié)果導(dǎo)致問題越積越多。
【第4篇】人事檔案管理制度范本怎么寫850字
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□目的
第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
書寫經(jīng)驗54人覺得有用
寫管理制度的時候，得先搞清楚這份制度是干什么用的。像人事檔案管理，它就是用來管員工資料的，這可是企業(yè)里挺重要的事。要是沒個規(guī)矩，員工的檔案亂七八糟，那以后要查什么信息就麻煩了。所以第一步，就得把檔案分類弄明白，哪些是入職資料，哪些是培訓(xùn)記錄，還有離職手續(xù)什么的，都得分門別類放好。
檔案室最好設(shè)個專門的地方，溫度濕度都要控制好，不然紙張容易發(fā)黃變脆。這事聽起來簡單，做起來卻容易忽略細節(jié)。比如，有的公司覺得找個空房間就行，結(jié)果忘了裝空調(diào)，夏天一熱，文件就受潮。還有，鑰匙得專人保管，不能誰都能進檔案室翻看，這涉及個人隱私的問題。
書寫注意事項：
檔案更新要及時。員工換崗，升職，這些變動都需要同步更新到檔案里。要是遲了，領(lǐng)導(dǎo)查起來找不到最新情況，就會覺得管理不到位。這里有個小問題需要注意，有些人事專員圖省事，直接在原來的檔案上涂改，這樣既不好看，還容易引起誤會。應(yīng)該重新打印一份新的檔案表，把最新的信息填上去，舊的存檔就好。
借閱檔案也是個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)一般都會規(guī)定只有特定部門或人員才能查閱檔案，而且必須登記。問題是，有些公司登記流于形式，借出去后沒人跟蹤歸還日期，最后檔案不知去向。所以，建立一個詳細的借閱流程很重要，包括誰借的、借多久、什么時候歸還之類的都要記錄清楚。
小編友情提醒：
定期檢查檔案也很必要。每隔一段時間，人事部門得抽時間整理一下，看看有沒有遺漏或者損壞的情況。要是發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。比如發(fā)現(xiàn)某些文件缺失，就要聯(lián)系相關(guān)人員補全；如果發(fā)現(xiàn)檔案破損，趕緊修復(fù)或復(fù)制備份。
【第5篇】b公司人事檔案管理制度怎么寫600字
e公司人事檔案管理制度
第一條 為確保人事檔案的機密性，完整性和準(zhǔn)確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條 員工人事檔案由人力資源部負責(zé)管理。
第四條 新員工第一次建檔后，日后所有有關(guān)個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調(diào)動、工資晉升、培訓(xùn)記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條 新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學(xué)歷證、職稱證、計算機等相關(guān)資格證的復(fù)印件。
4、身份證復(fù)印件
5、照片
6、員工轉(zhuǎn)正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調(diào)薪等材料
10、其它材料
第六條 檔案管理應(yīng)由專人負責(zé)并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條 要做到分類準(zhǔn)確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條 所有人事檔案都屬秘密文件，應(yīng)妥善保管，不得隨意泄密。
第九條 人事檔案不允許無關(guān)人員查詢。部門負責(zé)人有權(quán)查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權(quán)查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應(yīng)嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條 收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當(dāng)事人的責(zé)任。
第十三條 離職人員檔案保存期為一年。
書寫經(jīng)驗24人覺得有用
制定管理制度是一件需要結(jié)合實際情況和專業(yè)知識的事情，尤其是針對人事檔案這類涉及員工隱私和企業(yè)運營的重要內(nèi)容。寫這類制度時，得先把企業(yè)的具體需求搞清楚，比如檔案管理的目標(biāo)是什么，是方便查詢還是保護信息安全。有些企業(yè)在初期可能沒太在意細節(jié)，后來才發(fā)現(xiàn)很多問題，比如資料存放混亂，找起來費勁，甚至有人借機亂動檔案。
一開始可以先列出幾個要點，像是誰負責(zé)管理檔案、檔案分類的標(biāo)準(zhǔn)是什么、存檔的流程有哪些步驟。比如，檔案管理員的角色要明確，這個人得靠譜，熟悉業(yè)務(wù)流程，還得懂點法律知識，畢竟涉及到員工隱私。至于分類標(biāo)準(zhǔn)，可以按部門、職位或者入職時間來分，這取決于企業(yè)內(nèi)部的習(xí)慣和實際需求。存檔流程也要細化，從接收材料到歸檔，每個環(huán)節(jié)都得有規(guī)矩可循，這樣就不會出現(xiàn)誰想放哪里就放哪里的情況。
不過在實際操作中，有時候會遇到一些意外情況，比如有的員工檔案信息更新不及時，或者某些文件格式不統(tǒng)一，這就需要提前預(yù)判可能出現(xiàn)的問題。像某次有個同事，他提交的材料格式五花八門，有電子版也有紙質(zhì)版，結(jié)果整理的時候特別麻煩。所以建議在制度里加入對材料提交的要求，統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn)。
還有就是檔案的借閱權(quán)限，這也是個關(guān)鍵點。有些企業(yè)可能覺得只要內(nèi)部人就行，但其實應(yīng)該限定范圍，不是所有人都能隨便看檔案。比如，普通員工只能查看自己的檔案，而涉及到薪資信息之類的敏感內(nèi)容，就需要更高層級的審批才行。另外，借閱記錄也得做好登記，這樣萬一出了問題，也好追查責(zé)任。
說到登記，這里就容易出個小狀況，有時候因為手忙腳亂，借閱登記表填得不完整，甚至漏掉了重要信息。這種情況雖然不常見，但也確實發(fā)生過。為了避免這個，最好設(shè)計一個表格模板，把必填項列出來，這樣大家照著填就行，不會遺漏太多東西。
【第6篇】物業(yè)管理公司人事檔案管理制度8怎么寫2300字
物業(yè)管理公司人事檔案管理制度(八)
第一章總 則
第一條為加強公司員工的人事檔案管理，使公司人事檔案得到有效保護和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事管理制度》等有關(guān)規(guī)定，特制定《浙江zz物業(yè)管理有限公司人事檔案管理制度》。
第二條員工人事檔案是記載員工個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績等內(nèi)容的文件材料，是歷史地、全面地考察、了解和正確任用員工的重要依據(jù)，是本公司檔案的重要組成部分。
第三條本公司的人事檔案工作任務(wù):
1、保管員工人事檔案;
2、收集、鑒別和整理員工人事檔案材料;
3、辦理員工人事檔案的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞;
4、通過人事檔案了解熟悉員工，為人事工作提供情況;
5、逐步實現(xiàn)員工人事檔案管理手段的科學(xué)化和現(xiàn)代化。
第四條本公司的員工人事檔案管理由公司綜合服務(wù)部負責(zé)。
第二章 人事檔案的收集和歸檔
第五條員工人事檔案材料的收集、歸檔，是公司綜合服務(wù)部與其他各部門的共同任務(wù)，必須按照有關(guān)規(guī)定，互相配合，認真做好。
第六條員工人事檔案材料的收集歸檔范圍，嚴格按照公司的人事檔案管理要求執(zhí)行。員工人事檔案材料內(nèi)容:
1、員工登記表(含照片)。
2、個人簡歷。
3、考核材料(如試用期滿考核鑒定、見習(xí)期滿考核鑒定以及近三年的年度考核記錄、素質(zhì)測試記錄等)。
4、各類證書復(fù)印件、原件:(包括:①學(xué)歷證書復(fù)印件;②各類資格證書復(fù)印件;③身份證復(fù)印件;④職務(wù)聘免復(fù)印件;⑤體檢表、干部身份表;⑥其它等)。
5、獎懲材料。
6、兼職情況(包括出任董監(jiān)事情況 <原件或復(fù)印件> 、擔(dān)任社會職務(wù)情況 <原件或復(fù)印件> 等)。
7、承諾書、勞動合同(應(yīng)做到文本齊全完整，時間連續(xù)及時)、各類因公出國協(xié)議或培訓(xùn)協(xié)議、擔(dān)保書等。
8、各類審批材料(復(fù)印件，包括⑴應(yīng)聘材料;⑵面試材料;⑶錄用審批材料;⑷職務(wù)聘免審批材料;⑸調(diào)整工資審批表;⑹因公出國審批材料;⑺用工性質(zhì)晉升審批表;⑻離職審批表 <原件> ，辭職批復(fù);⑼離退休審批表;⑽調(diào)令單、分配單;⑾其它)。
9、其它可供參考材料(如近三年內(nèi)的員工個人年度工作總結(jié)或述職報告、各類培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)成績、出國培訓(xùn)總結(jié)等)。
第七條收集歸檔的人事檔案材料必須是文字、內(nèi)容清楚完整，印章手續(xù)完備，且辦理完畢的正式審核、審批、簽署、落款文字材料。
第八條員工人事檔案材料必須用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水和復(fù)寫紙書寫。
第九條形成員工人事檔案材料的部門，在形成正式材料后的一個月內(nèi)，負責(zé)按要求把應(yīng)歸檔的材料送交綜合服務(wù)部歸檔。
第十條 公司綜合服務(wù)部發(fā)現(xiàn)送交的人事檔案材料不符合歸檔要求時，要及時通知形成檔案材料的部門，補送材料或補辦手續(xù)。形成材料的部門要按規(guī)定認真辦理。
第十一條 員工人事檔案管理人員要經(jīng)常了解和掌握干部人事檔案材料來源的信息、溝通渠道、及時收集應(yīng)歸檔的材料。同時，要熟悉收集歸檔工作的各項規(guī)定，對收集到的材料，認真鑒別，嚴格把關(guān)，及時入卷歸檔。
第十二條 形成員工人事檔案材料的部門，向公司綜合服務(wù)部送遞材料時，如其他檔案管理部門也需要收集歸檔，則材料形成部門要事先考慮制作材料的數(shù)量，必要時協(xié)商聯(lián)系，以防造成員工人事檔案材料的短缺。
第三章 人事檔案的保管
第十二條 員工人事檔案由公司綜合服務(wù)部設(shè)專人妥善保管，不得泄密。
第十三條 員工人事檔案應(yīng)存入保險柜，有防盜、防火、防潮等安全措施。
第十四條 檔案管理人員應(yīng)對保管的檔案逐一登記編號，并每年進行一次檢查、核對，防止錯放或丟失。發(fā)現(xiàn)丟失或問題，應(yīng)及時查找并采取措施，以保證檔案的完整和安全。
第十五條 檔案移交要填寫清單，交接雙方應(yīng)共同清點并簽字留據(jù)。
第十六條 嚴格防止任何人私自保存他人的檔案材料，對造成泄密或其它后果的，視情節(jié)輕重，給予嚴肅處理。
第十七條 檔案管理人員調(diào)動時，必須嚴格履行交接制度，未交接清楚，不得離去。
第十八條 建立堅固、安全的庫房，配置符合要求的檔案柜。防火、防盜、防潮、防蛀、防光、防高溫六項措施落實到位。
第十九條 檔案庫房是機要重地，無關(guān)人員不得隨意出入;查閱人員須在檔案管理人員陪同下方可進入。
第二十條 逐步實現(xiàn)員工檔案管理工作的科學(xué)化、現(xiàn)代化。
第四章 人事檔案的查閱和借用
第二十一條 公司員工查閱或借閱人事檔案，經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理同意，辦理登記手續(xù)后方可查閱或借閱本人人事檔案。
第二十二條 外單位人員憑介紹信等證件經(jīng)公司綜合服務(wù)部總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱員工檔案;檔案原則上不外借，確因特殊情況必須外借時，應(yīng)寫明原因并經(jīng)執(zhí)行總裁批準(zhǔn)同意方可。
第二十三條 查閱或借用員工檔案，必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。員工閱檔后摘錄的材料應(yīng)由檔案工作人員與原文核對無誤后，寫明材料出處和時間，并加蓋公司公章。嚴禁對檔案進行圈劃、涂改、拆換員工檔案材料，不得向無關(guān)人員談?wù)摶蛐孤秵T工檔案內(nèi)容，違犯者將視情節(jié)輕重，給予批評教育甚至紀律處分。
第五章 人事檔案的轉(zhuǎn)遞
第二十四條 員工人事檔案的轉(zhuǎn)遞是一項嚴謹、細致的工作。檔案管理人員應(yīng)具有高度的責(zé)任感。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞過程上，要認真細致，有條有理，切不可匆忙、馬虎，防止出現(xiàn)絲毫的差錯。
第二十五條 人員內(nèi)部調(diào)動，檔案轉(zhuǎn)遞要做到'檔隨人走'，公司綜合服務(wù)部應(yīng)將其檔案密封轉(zhuǎn)到新的歸口單位。
第二十六條 檔案轉(zhuǎn)遞必須填寫《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并通過機要轉(zhuǎn)遞或由檔案管理員專程送取，嚴禁個人攜帶。對個人攜帶檔案的，公司綜合服務(wù)部應(yīng)拒絕接收。
第二十七條 轉(zhuǎn)遞的檔案必須是經(jīng)過鑒別、清理、整理的檔案。轉(zhuǎn)遞檔案必須一次轉(zhuǎn)出，不能分批轉(zhuǎn)出。
第二十八條 對轉(zhuǎn)進的檔案在核對無誤后，及時將《員工人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》回執(zhí)退回。
第二十九條 對違反轉(zhuǎn)遞規(guī)定，造成檔案丟失或發(fā)生抽取，更換材料等問題的要追究、當(dāng)事人和有關(guān)管理人員的責(zé)任。
第六章
附 則
第三十條本制度由綜合服務(wù)部負責(zé)解釋。
書寫經(jīng)驗88人覺得有用
在制定物業(yè)管理公司的制度時，尤其是關(guān)于人事檔案管理這一塊，得花點心思。人事檔案可是公司內(nèi)部管理的重要部分，要是處理不好，那麻煩可不小。這就好比建房子，地基沒打好，上面再怎么裝修也是白搭。
第一步，就是明確檔案包含哪些內(nèi)容。像員工的基本信息，工作經(jīng)歷，培訓(xùn)記錄，還有考核結(jié)果什么的，都得一一登記清楚。當(dāng)然，有些細節(jié)可能不太好記，像有時候員工入職時填的信息表，可能格式不統(tǒng)一，這就需要統(tǒng)一整理一下。這里就容易出現(xiàn)一點小問題，有些表格上漏填了關(guān)鍵信息，這時候就得聯(lián)系員工補全，千萬別嫌麻煩。
第二步，就是建立一套分類存檔的辦法。一般來說，可以按部門或者工種來分，這樣找起來方便。比如說保安部的檔案放一起，保潔部的檔案放另一處。不過，有時候分類標(biāo)準(zhǔn)定得不太合理，比如把新入職的和老員工的檔案混在一起，時間久了就容易搞混。所以建議定期檢查一下分類情況，看看有沒有調(diào)整的空間。
第三步就是確保檔案的安全性。人事檔案涉及個人隱私，要是保管不當(dāng)被泄露出去，后果很嚴重。所以要設(shè)置專門的檔案室，配備防盜門什么的。而且，檔案管理人員得定期檢查檔案的狀態(tài)，看看有沒有破損或者霉變的情況。這里頭有個小細節(jié)要注意，檔案室的溫度濕度控制很重要，太干燥容易導(dǎo)致紙質(zhì)材料脆裂，太潮濕又容易發(fā)霉，所以得裝個溫濕度計隨時監(jiān)測。
第四步就是制定借閱制度。畢竟不是所有的員工都能隨便查看別人的檔案，得限定范圍。像一般情況下，只有直接上級或者人力資源部的人能查閱相關(guān)檔案。不過有時候會出現(xiàn)特殊情況，比如某個部門經(jīng)理想了解下屬的工作表現(xiàn)，這時候就需要提前申請批準(zhǔn)才行。還有一點需要注意，借閱檔案的時候必須登記好借閱人姓名、日期什么的，這樣才能追蹤到具體是誰借的。
小編友情提醒：
就是定期更新檔案內(nèi)容。員工的工作狀態(tài)可不是一成不變的，升職、降職、調(diào)崗什么的都會影響檔案內(nèi)容。所以得養(yǎng)成習(xí)慣，定期收集最新的信息進行更新。有時候因為工作忙，可能忘記及時更新檔案，這就得提醒自己抽空處理。檔案更新完之后，別忘了重新歸檔，不然下次再找起來還是費勁。
