【第1篇】檔案安全管理制度怎么寫(xiě)300字
一、檔案庫(kù)房要有“八防”措施，即防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防霉、防光、防水、防塵。
二、庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，隨時(shí)對(duì)檔案裝具進(jìn)行除塵，以防止有害物質(zhì)的侵蝕。
三、庫(kù)房?jī)?nèi)嚴(yán)禁吸煙及存放易燃物品。
四、定期檢查檔案保管狀況，做好日常溫濕度記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施。
五、嚴(yán)格遵守檔案的審批、鑒定、銷毀制度。銷毀檔案時(shí)，重要文件要逐份登記造冊(cè)，并在指定地點(diǎn)專人監(jiān)督銷毀。
六、對(duì)館藏檔案每年進(jìn)行一至二次全面檢查，主要核實(shí)帳、物、卡是否相符，以防檔案長(zhǎng)期借出造成丟失，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告、處理。
七、對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的檔案信息要做到安全管理，定期檢查、清理信息，以防信息的丟失與損壞。
八、配備滅火設(shè)備。
九、對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)電線、電路經(jīng)常進(jìn)行維護(hù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)64人覺(jué)得有用
寫(xiě)管理制度得有點(diǎn)講究，不是隨便堆砌文字就行。比如檔案安全管理這檔事，得先把重要性說(shuō)清楚，不然下面的內(nèi)容就懸在半空了。檔案可是單位的命根子，涉及機(jī)密、歷史記錄什么的，要是管理不當(dāng)，那后果不堪設(shè)想。
一開(kāi)始，就得明確目標(biāo)，像是防止泄密、確保完整什么的。然后具體措施就該細(xì)化到每個(gè)環(huán)節(jié)了，從接收、存儲(chǔ)到銷毀，每個(gè)步驟都得有章可循。像接收的時(shí)候，要檢查檔案是否齊全，有沒(méi)有破損之類的，這一塊兒很容易漏掉細(xì)節(jié)，得特別注意。
存儲(chǔ)這塊兒就復(fù)雜些了，環(huán)境溫度濕度都得控制好，不然紙質(zhì)檔案容易發(fā)黃變脆，電子版的又怕病毒攻擊。還有就是權(quán)限管理，誰(shuí)能看到什么檔案，得有個(gè)嚴(yán)格的劃分，不能誰(shuí)都能翻看。這里頭可能就會(huì)出現(xiàn)一些疏忽，比如某天人手緊張，忘了復(fù)查訪問(wèn)記錄，這就埋下隱患了。
銷毀階段也不能馬虎，過(guò)期檔案不能隨便丟棄，得按程序集中處理。有時(shí)候?yàn)榱藞D省事，有人可能直接扔垃圾桶，這是不對(duì)的。檔案安全這事，表面上看著簡(jiǎn)單，實(shí)際上處處是坑，稍不留神就出問(wèn)題。
定期檢查也很關(guān)鍵，別以為事情做完就完事了。每隔一段時(shí)間，得組織專門人員對(duì)檔案室進(jìn)行巡查，看看有沒(méi)有異常情況。巡查的時(shí)候，可能會(huì)遇到一些小狀況，比如某個(gè)柜子鎖壞了，這時(shí)候就得馬上修好，不能拖著不管。
小編友情提醒：
培訓(xùn)也是必不可少的。員工得知道檔案的重要性，也知道該怎么操作。如果培訓(xùn)不到位，大家對(duì)規(guī)章制度不了解，那就等于給漏洞開(kāi)了門。這中間可能會(huì)有理解偏差，比如有些人覺(jué)得檔案管理只是保管員的事，跟自己沒(méi)關(guān)系，其實(shí)這是個(gè)誤區(qū)。
【第2篇】v學(xué)校安全檔案管理制度怎么寫(xiě)450字
1、學(xué)校安全工作建立安全檔案，并設(shè)專人管理，由李媛媛老師負(fù)責(zé)。
2、上級(jí)主管部門關(guān)于學(xué)校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報(bào)、講話、檢查情況記錄、整改意見(jiàn)、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的安全管理計(jì)劃各種安全管理制度，突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校自查安全隱患、整改措施、落實(shí)情況等材料必須及時(shí)歸檔。
5、對(duì)于突發(fā)安全事故，應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校和各部門及每一個(gè)教職員工層層簽訂的責(zé)任書(shū)，學(xué)校和家長(zhǎng)簽訂的安全責(zé)任書(shū)都要裝訂歸檔管理。
7、學(xué)校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
8、學(xué)校安全工作檔案實(shí)行借還登記制度，按檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理。
9、管理人員隨時(shí)搞好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
10、管理人員隨時(shí)注意收集整理安全管理材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
11、管理人員有權(quán)向安全事故處理小組提供有關(guān)方面的材料依據(jù)和被認(rèn)可的證明材料。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)90人覺(jué)得有用
學(xué)校的安全檔案管理對(duì)于維護(hù)校園秩序和師生安全至關(guān)重要。要制定這樣的制度，得從實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況去設(shè)計(jì)，而不是照搬別人的模板。學(xué)校的安全檔案主要包括日常巡查記錄、突發(fā)事件處理報(bào)告、消防安全檢查表等內(nèi)容。把這些資料整理好，能幫助學(xué)校及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并采取措施。
比如在收集資料的時(shí)候，應(yīng)該確保每個(gè)部門都有專人負(fù)責(zé)自己的部分，這樣既能讓工作分配明確，又能減少遺漏。有些部門可能覺(jué)得自己的工作不重要，就隨便應(yīng)付一下，這其實(shí)是很危險(xiǎn)的態(tài)度。檔案里的每一項(xiàng)記錄都可能是后續(xù)解決問(wèn)題的關(guān)鍵線索，所以必須認(rèn)真對(duì)待。
在歸檔的時(shí)候，最好按照時(shí)間順序排列，方便查閱。當(dāng)然了，如果某些文件特別重要，也可以單獨(dú)拿出來(lái)存放在一個(gè)專門的地方。不過(guò)有時(shí)候事情多了難免會(huì)搞混，比如某份報(bào)告明明已經(jīng)存檔了，過(guò)幾天再找的時(shí)候卻怎么也找不到。這種情況多半是因?yàn)楫?dāng)時(shí)沒(méi)有做好標(biāo)記，或者是存放的位置不太合理。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
定期檢查檔案也是必要的。有些老舊的文件可能會(huì)因?yàn)楸４娌划?dāng)而損壞，這時(shí)候就需要重新復(fù)制一份新的。還有就是隨著政策變化，原來(lái)的一些規(guī)定可能不再適用，這時(shí)就得更新相應(yīng)的檔案內(nèi)容。如果有人覺(jué)得麻煩，總想著拖一拖再說(shuō)，那問(wèn)題可能就會(huì)越積越多。
學(xué)校還可以設(shè)立一個(gè)監(jiān)督小組，專門負(fù)責(zé)檢查各部門是否按規(guī)定執(zhí)行檔案管理工作。不過(guò)這個(gè)小組成員的選擇很關(guān)鍵，要是選了一些責(zé)任心不強(qiáng)的人，那監(jiān)督的效果就會(huì)大打折扣。而且監(jiān)督過(guò)程中，有時(shí)候會(huì)遇到一些尷尬的情況，比如某個(gè)部門負(fù)責(zé)人說(shuō)他一直都在按時(shí)提交資料，可實(shí)際上卻少交了好幾份。
小編友情提醒：
為了便于管理和查詢，建議給檔案做個(gè)目錄清單。這份清單最好詳細(xì)到每份文件的具體位置，這樣即使換了新人接手這項(xiàng)工作，也能很快上手。當(dāng)然，制作目錄本身也不是件輕松的事，尤其是當(dāng)檔案數(shù)量龐大時(shí)，很容易出錯(cuò)。有時(shí)候?qū)懼鴮?xiě)著就把頁(yè)碼記錯(cuò)了，或者把某份文件的名字寫(xiě)漏了，這些小問(wèn)題雖然看似不起眼，但如果影響到后續(xù)的工作就麻煩了。
【第3篇】安全技術(shù)檔案管理制度怎么寫(xiě)450字
安全技術(shù)檔案是方便日常管理、提供工作見(jiàn)證的重要資料，根據(jù)《條例》規(guī)定，本單位安全技術(shù)檔案的管理應(yīng)做到:
1.起重機(jī)械管理部門(管理人員)應(yīng)建立每臺(tái)起重機(jī)械的技術(shù)檔案，內(nèi)容至少包括:
a)《特種設(shè)備注冊(cè)登記表》;
b) 起重機(jī)械的設(shè)計(jì)文件、制造單位、產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用維護(hù)說(shuō)明、電氣原理圖等隨機(jī)文件以及安裝技術(shù)文件和資料;
c) 起重機(jī)械驗(yàn)收檢驗(yàn)、定期檢驗(yàn)和定期自行檢查記錄;
d) 起重機(jī)械的日常使用狀況記錄;
e) 起重機(jī)械及其安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維護(hù)保養(yǎng)記錄;
f) 起重機(jī)械的運(yùn)行故障與事故的記錄和應(yīng)急救援演習(xí)記錄;
g) 產(chǎn)品訂購(gòu)、安裝、改造及維修保養(yǎng)合同;
h) 設(shè)備改造、大修方案，改造、維修情況記錄;
i) “安全檢驗(yàn)合格”標(biāo)志復(fù)印件。
2.每臺(tái)起重機(jī)械均應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，以便日常管理。
3.相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)有關(guān)記錄，并存入相應(yīng)的技術(shù)檔案。
4.技術(shù)檔案由起重機(jī)械安全管理人員負(fù)責(zé)保管，其他人員如需使用，應(yīng)辦理借用登記手續(xù)，用完后及時(shí)歸還。
5.起重機(jī)械技術(shù)檔案為永久保存，只有當(dāng)該起重機(jī)械報(bào)廢或拆除后技術(shù)檔案方可銷毀。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)90人覺(jué)得有用
制定一個(gè)安全技術(shù)檔案管理制度，這事挺關(guān)鍵的。企業(yè)里頭，安全這檔子事馬虎不得，檔案管理更是如此。要是檔案沒(méi)管好，出了事可能就找不到原因了。所以，得好好琢磨一下怎么弄這個(gè)制度。
開(kāi)頭怎么寫(xiě)？
得先把目的說(shuō)清楚。比如，為了保證安全技術(shù)檔案的完整性、準(zhǔn)確性，防止資料丟失或者損壞，制定這么個(gè)制度。這里頭要提到一些基本的要求，像是誰(shuí)負(fù)責(zé)收集、整理這些檔案，還有保存期限什么的。當(dāng)然，寫(xiě)的時(shí)候別忘了提到相關(guān)的法律法規(guī)，這樣顯得更有依據(jù)。
接著就是具體的管理流程了。第一步應(yīng)該是文件的收集，這一步很重要，得確保每個(gè)項(xiàng)目都有完整的記錄。比如施工過(guò)程中產(chǎn)生的各種圖紙、報(bào)告之類的，都得歸檔。不過(guò)有時(shí)候可能會(huì)漏掉些細(xì)節(jié)，像有些小單據(jù)什么的，沒(méi)及時(shí)收進(jìn)來(lái)，這就不太好。還有，檔案分類也得講究，不能隨便堆在一起，不然找起來(lái)費(fèi)勁得很。
然后就是檔案的保管環(huán)節(jié)了。庫(kù)房條件得達(dá)標(biāo)，防火防潮這些都要考慮到。最好能有專門的管理人員，定期檢查檔案的狀態(tài)。不過(guò)這里有個(gè)小疏忽，有時(shí)候管理人員可能會(huì)忘記檢查濕度計(jì)什么的，這事可不能總靠運(yùn)氣。檔案借閱這塊也要規(guī)定好，誰(shuí)借了、借多久、歸還時(shí)間這些都得記下來(lái)，省得后面扯皮。
最后就是檔案的銷毀程序了。那些超過(guò)保存年限的檔案，該銷毀就得銷毀。但銷毀前得有人審核，確認(rèn)沒(méi)問(wèn)題了才能處理。這里有個(gè)小問(wèn)題，有時(shí)候?qū)徍巳耸置δ_亂的，可能會(huì)忽略某些重要文件，這就麻煩了。
【第4篇】學(xué)校安全檔案管理制度怎么寫(xiě)450字
1、學(xué)校安全工作建立安全檔案，并設(shè)專人管理，由李媛媛老師負(fù)責(zé)。
2、上級(jí)主管部門關(guān)于學(xué)校安全工作下發(fā)的文件、通知、通報(bào)、講話、檢查情況記錄、整改意見(jiàn)、措施等必須歸檔備查。
3、學(xué)校制定的安全管理計(jì)劃各種安全管理制度，突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都要裝訂歸檔。
4、學(xué)校自查安全隱患、整改措施、落實(shí)情況等材料必須及時(shí)歸檔。
5、對(duì)于突發(fā)安全事故，應(yīng)同步介入收集相關(guān)材料歸檔備查。
6、學(xué)校和各部門及每一個(gè)教職員工層層簽訂的責(zé)任書(shū)，學(xué)校和家長(zhǎng)簽訂的安全責(zé)任書(shū)都要裝訂歸檔管理。
7、學(xué)校每周的安全值班記錄要裝訂好后歸檔管理。
8、學(xué)校安全工作檔案實(shí)行借還登記制度，按檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理。
9、管理人員隨時(shí)搞好安全檔案的保管，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕、防遺火。
10、管理人員隨時(shí)注意收集整理安全管理材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理者的責(zé)任。
11、管理人員有權(quán)向安全事故處理小組提供有關(guān)方面的材料依據(jù)和被認(rèn)可的證明材料。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)92人覺(jué)得有用
學(xué)校的安全檔案管理對(duì)保障師生安全至關(guān)重要。編制這樣的制度時(shí)，得從實(shí)際需求出發(fā)，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，不能照搬別人的模式。比如有些學(xué)校可能需要特別關(guān)注實(shí)驗(yàn)室的安全記錄，而另一些學(xué)校則可能更注重食堂衛(wèi)生方面的資料留存。
在設(shè)計(jì)這個(gè)制度的時(shí)候，應(yīng)該考慮到日常工作中哪些信息是最關(guān)鍵的，像是事故發(fā)生后的處理流程、定期檢查的結(jié)果等，這些都是必須詳細(xì)記錄下來(lái)的。另外，文件的分類也很重要，如果不分類或者分類混亂，查找起來(lái)就會(huì)很麻煩。比如，有的時(shí)候文件夾里裝滿了各種紙張，沒(méi)有明確標(biāo)示，這就會(huì)導(dǎo)致找東西的時(shí)候費(fèi)時(shí)費(fèi)力。
制定制度的過(guò)程中，還要確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)，這樣就不會(huì)出現(xiàn)工作上的真空地帶。例如，某個(gè)部門專門負(fù)責(zé)收集安全相關(guān)的文檔，另一個(gè)部門負(fù)責(zé)整理歸檔，還有一部分人專門檢查這些檔案是否完整無(wú)缺。當(dāng)然，這里邊可能會(huì)存在一些小問(wèn)題，比如有時(shí)候負(fù)責(zé)整理的人手不足，導(dǎo)致歸檔速度變慢。
為了保證制度的有效執(zhí)行，定期培訓(xùn)也是必不可少的。通過(guò)培訓(xùn)，可以讓參與這項(xiàng)工作的員工了解最新的安全標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程，提高他們的業(yè)務(wù)水平。不過(guò)，培訓(xùn)的效果有時(shí)會(huì)受到時(shí)間安排的影響，如果安排得太頻繁，可能會(huì)引起員工的抵觸情緒，反而適得其反。
檔案的安全性同樣需要重視，防止丟失或者泄露。為此，可以采用電子化管理方式，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)來(lái)存儲(chǔ)和管理這些檔案。當(dāng)然，電子系統(tǒng)的維護(hù)也需要投入足夠的精力，不然一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，所有的努力都可能白費(fèi)。比如，有時(shí)候因?yàn)槭韬龃笠?，忘記備份重要的?shù)據(jù)，結(jié)果系統(tǒng)崩潰后就什么都找不回來(lái)了。
小編友情提醒：
制度的實(shí)施效果需要不斷評(píng)估和調(diào)整?？梢酝ㄟ^(guò)召開(kāi)座談會(huì)的形式聽(tīng)取各方意見(jiàn)，看看現(xiàn)行制度是否存在不足之處。有時(shí)候，某些條款可能在理論上看起來(lái)很好，但在實(shí)際操作中卻行不通，這就需要及時(shí)修正和完善。
【第5篇】學(xué)校檔案室安全管理制度怎么寫(xiě)200字
1、檔案室是學(xué)校資料庫(kù)，屬機(jī)密部位，由辦公室主任負(fù)責(zé)管理。
2、非工作人員未經(jīng)批準(zhǔn)，不得隨便進(jìn)入室內(nèi)。
3、各類資料進(jìn)入檔案室，嚴(yán)格執(zhí)行登記制度、借還制度，機(jī)密資料嚴(yán)防丟失、嚴(yán)防泄密事件的發(fā)生。
4、檔案室隨時(shí)保持通風(fēng)，做好防潮、防霉、防蟲(chóng)蛀工作。
5、嚴(yán)禁在室內(nèi)抽煙、玩火。
6、定期檢查電線、滅火器，發(fā)現(xiàn)隱患及時(shí)處理和報(bào)告，防止出現(xiàn)事故。
7、隨時(shí)檢查門窗是否完好，保管人員離開(kāi)時(shí)必須關(guān)窗鎖門，節(jié)假日加強(qiáng)看護(hù)，確保防盜安全。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)93人覺(jué)得有用
學(xué)校檔案室安全管理制度的制定需要結(jié)合實(shí)際情況，既要保證制度的實(shí)用性，也要確保操作的可行性。檔案室作為保存重要資料的地方，其安全直接關(guān)系到學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在起草這份制度時(shí)，可以先從人員管理入手，明確哪些人可以進(jìn)入檔案室，哪些人只能查閱特定文件。比如，對(duì)于外來(lái)人員，必須經(jīng)過(guò)審批后才能進(jìn)入，并由專人陪同，這一步很重要，因?yàn)橛袝r(shí)候疏忽了這一點(diǎn)，就可能帶來(lái)安全隱患。
接著，關(guān)于檔案的存儲(chǔ)環(huán)境，應(yīng)該定期檢查溫濕度，防止霉變或蟲(chóng)害。這里有個(gè)小細(xì)節(jié)需要注意，有些工作人員可能會(huì)忘記記錄每次檢查的具體數(shù)值，這樣時(shí)間一長(zhǎng)就容易出現(xiàn)問(wèn)題。所以，建議設(shè)立專門的登記本，每次檢查都要詳細(xì)記錄下來(lái)。此外，還應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器等，以防萬(wàn)一發(fā)生火災(zāi)時(shí)能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
關(guān)于檔案借閱流程，也需要細(xì)化規(guī)定。通常情況下，借閱者需填寫(xiě)申請(qǐng)表，注明借閱理由及歸還日期。這里有個(gè)小問(wèn)題，有時(shí)候申請(qǐng)表上的信息填寫(xiě)得不夠完整，導(dǎo)致后續(xù)追蹤困難。因此，在設(shè)計(jì)表格時(shí)，應(yīng)盡可能包含所有必要信息，比如借閱人的聯(lián)系方式、所屬部門等，以便出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)能迅速聯(lián)系到相關(guān)人員。
小編友情提醒：
關(guān)于制度執(zhí)行情況的監(jiān)督，可以采取不定期抽查的方式，確保各項(xiàng)措施落實(shí)到位。不過(guò)有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)層過(guò)于信任員工的能力，放松了監(jiān)督力度，結(jié)果導(dǎo)致一些隱患長(zhǎng)期存在。因此，定期組織培訓(xùn)，提高全員的安全意識(shí)，是非常必要的。通過(guò)這樣的方式，不僅能讓大家意識(shí)到安全的重要性，也能有效減少因人為因素造成的事故。
【第6篇】安全社區(qū)建設(shè)檔案管理制度范本怎么寫(xiě)2350字
第一章安全社區(qū)的檔案概念
第一條 為了加強(qiáng)安全社區(qū)檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案在安全社區(qū)建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合安全社區(qū)檔案管理工作實(shí)際，特制定本制度。
第二條 本制度所稱的檔案，是指在安全社區(qū)建設(shè)工作中形成、搜集起來(lái)的，經(jīng)過(guò)整理具有保存價(jià)值的各種文件材料、照片、光盤、磁帶等實(shí)物歷史記錄，以及電子文檔、圖片、影音視頻等電子歷史記錄。它是我街安全社區(qū)創(chuàng)建以來(lái)各項(xiàng)工作的真實(shí)反映，是做好今后安全社區(qū)建設(shè)工作的必要條件，也是街道機(jī)關(guān)檔案的重要組成部分，對(duì)提高工作效率和質(zhì)量有著重要作用。
第三條 本著節(jié)約資源、便于管理的原則，在工作活動(dòng)中形成的實(shí)物檔案均由相關(guān)責(zé)任部門自行保管，電子檔案除本部門保管外，需備份一份由安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)辦公室保存。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)和任務(wù)
第四條 各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，明確專人管理與本部門有關(guān)的安全社區(qū)檔案。
第五條 該檔案管理人員須具備一定的檔案管理專業(yè)知識(shí)，政治上可靠，能夠勝任本工作。且檔案管理人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。
第六條 檔案管理人員要堅(jiān)持黨的四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國(guó)家的各項(xiàng)方針、政策，熱愛(ài)檔案事業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高政治思想覺(jué)悟和業(yè)務(wù)水平，以保證檔案工作任務(wù)的順利完成。
第三章 歸檔文件整理制度
第七條 在安全社區(qū)創(chuàng)建活動(dòng)中形成的，記錄和反映本部門工作情況、具有查考、利用價(jià)值的各種門類和載體的文件材料均屬收集歸檔范圍，任何部門和個(gè)人不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。
第八條 接收、收集的檔案材料必須完整、齊全、準(zhǔn)確地反映工作活動(dòng)的過(guò)程和結(jié)果。檔案材料的格式符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定，載體材料要有利于長(zhǎng)期保存。收集的檔案材料應(yīng)為原件，并按照文件材料的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類整理。
第九條 文書(shū)檔案實(shí)行隨時(shí)辦隨時(shí)歸檔。錄音、錄像、照片、底片等檔案應(yīng)及時(shí)編寫(xiě)說(shuō)明(單位、時(shí)間、內(nèi)容、地點(diǎn)、攝影、錄音、錄像等)后進(jìn)行歸檔。
第四章 電子文件的歸檔管理制度
第十條 本制度所稱的電子文件是指:在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)上傳送的文件。
第十一條 歸檔的電子文件是具有保存價(jià)值的電子檔案，必須納入檔案管理的范疇。
第十二條 電子文件實(shí)行文檔一體化管理的方式，由安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)電子文件進(jìn)行管理，堅(jiān)持前端控制與全程管理的原則，即收發(fā)、鑒定、歸檔各環(huán)節(jié)統(tǒng)一。
第十三條 為維護(hù)電子數(shù)據(jù)的安全，每年對(duì)歸檔的電子文件要備份處理，若有條件可刻錄成光盤，異地保存。
第五章 檔案保管制度
第十四條 建立檔案的登記臺(tái)帳，及時(shí)記載檔案的收進(jìn)、移出等變動(dòng)情況，每年檢查、核對(duì)一次，做到帳實(shí)相符。
第十五條 對(duì)破損、褪變和載體材料不宜長(zhǎng)期保存的檔案，要及時(shí)進(jìn)行修復(fù)、搶救。聲像檔案要做好防磁、防老化、防粘結(jié)等工作。
第十六條 采取有效措施，做好安全保管和科學(xué)保護(hù)等工作。
第十七條 檔案人員工作變動(dòng)，必須辦好檔案的清點(diǎn)、移交手續(xù)。
第六章 檔案保密制度
第十八條 不斷加強(qiáng)檔案的保密觀念，認(rèn)真遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》。
第十九條 秘密以上的檔案，必須妥善加以保管，如需借閱，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十條 嚴(yán)禁攜帶檔案進(jìn)出公共場(chǎng)所。因公外出攜帶檔案必須符合有關(guān)規(guī)定。
第二十一條 嚴(yán)守檔案機(jī)密，查閱檔案者不得向無(wú)關(guān)人員談?wù)摍n案內(nèi)容。
第二十二條 因工作需要而摘抄或復(fù)印的檔案材料，必須妥善加以保管，使用完畢立即歸還。
第七章 檔案鑒定、銷毀制度
第二十三條 根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)保存期滿的檔案，3-5年鑒定1次，銷毀無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案。
第二十四條 開(kāi)展檔案鑒定工作由安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)指定有關(guān)人員組成鑒定小組，提出鑒定工作意見(jiàn)。在主管領(lǐng)導(dǎo)組織下，直接地、逐件(卷)地、準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值;鑒定結(jié)束后，經(jīng)安全社區(qū)促進(jìn)委員會(huì)批復(fù)同意銷毀后，方可銷毀。
第二十五條 擬銷毀檔案，要編制銷毀清冊(cè)。銷毀時(shí)，要2人以上監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。
第二十六條 已銷毀的檔案，應(yīng)從原案卷目錄和有關(guān)檢索工具中除去或加以注明。
第二十七條 經(jīng)鑒定后仍需繼續(xù)保存的檔案或文件材料，應(yīng)視情況作相應(yīng)調(diào)整。
第二十八條 鑒定工作形成的全部文件材料，即鑒定工作的組織安排、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等歸檔為長(zhǎng)期保存。
第八章 檔案借閱、利用制度
第二十九條 凡借閱、利用檔案者，必須逐項(xiàng)填寫(xiě)借閱登記表。
第三十條 借閱檔案者必須保護(hù)檔案，不得轉(zhuǎn)借、遺失、拆卷和損毀檔案。嚴(yán)禁在檔案原件上劃線、圈點(diǎn)、白抹、涂改、污損。未經(jīng)許可，不得摘抄或復(fù)制檔案。
第三十一條 若借閱本部門以外的檔案材料，須經(jīng)雙方分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第三十二條 對(duì)借出后歸還的檔案，必須逐件、逐頁(yè)、逐卷檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即報(bào)告、處理。
第九章 檔案管理人員崗位職責(zé)
1、認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，熱愛(ài)檔案事業(yè)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，忠于職守，做好本職工作。
2、認(rèn)真執(zhí)行文件材料歸檔制度，積極配合、督促有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員按時(shí)、按質(zhì)、按量辦理好相關(guān)科室檔案的收集工作。
3、嚴(yán)格遵守檔案管理制度，認(rèn)真做好各類檔案的收集、整理、鑒定、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作。
4、對(duì)各類檔案實(shí)行安全有效管理，做到類別清楚、目錄齊全、排列有序，便于提供利用。
5、要定期檢查檔案保管狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案及時(shí)修補(bǔ)，復(fù)制或其它技術(shù)處理。
6、根據(jù)工作需要，編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集等參考材料。
7、嚴(yán)格執(zhí)行保密、 利用制度，辦理好借閱手續(xù)和利用效果登記等工作。使檔案信息得到充分的開(kāi)發(fā)和保證檔案內(nèi)容的安全，更好地為安全社區(qū)建設(shè)工作服務(wù)。
第十章 檔案收集內(nèi)容
(1)安全社區(qū)建設(shè)組織機(jī)構(gòu)、目標(biāo)、計(jì)劃等相關(guān)文件;
(2)安全促進(jìn)項(xiàng)目計(jì)劃、方案;
(3)安全管理制度;
(4)安全管理的駐地單位基本信息;
(5)各種隊(duì)伍建設(shè)等文件;
(6)各類創(chuàng)建活動(dòng)記錄;
(7)事故與傷害原始記錄;
(8)安全檢查、監(jiān)測(cè)與監(jiān)督的記錄等。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)76人覺(jué)得有用
在制定安全社區(qū)建設(shè)檔案管理制度時(shí)，得考慮到實(shí)際情況和具體需求。這類制度的起草人一般會(huì)先列出大致的方向，比如明確檔案管理的目標(biāo)是什么，是為了更好地保存資料還是為了方便查閱。目標(biāo)明確了，接下來(lái)就是細(xì)化每個(gè)環(huán)節(jié)的操作步驟了。比如，文件歸檔應(yīng)該包括哪些類型，電子版和紙質(zhì)版分別怎么處理，這些都是需要考慮的。
在設(shè)計(jì)流程的時(shí)候，得兼顧效率和安全性。一方面，要確保每一個(gè)環(huán)節(jié)都有專人負(fù)責(zé)，這樣既能提高工作效率，也能減少因責(zé)任不清帶來(lái)的混亂。另一方面，對(duì)于敏感信息的保護(hù)也必須到位，這不僅涉及到技術(shù)手段的應(yīng)用，還需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制。比如，定期檢查系統(tǒng)是否有漏洞，對(duì)訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格的審核，這些措施都很關(guān)鍵。
不過(guò)在實(shí)際操作中，難免會(huì)出現(xiàn)一些小問(wèn)題。比如，有時(shí)候因?yàn)闀r(shí)間緊任務(wù)重，某些細(xì)節(jié)可能被忽略掉了。像在制定檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的時(shí)候，如果事先沒(méi)有充分討論，后期再修改就會(huì)比較麻煩。還有就是，不同部門之間的溝通有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致信息傳遞不到位，影響整個(gè)工作的進(jìn)度。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
制定制度的時(shí)候還要考慮到長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。隨著社區(qū)規(guī)模擴(kuò)大和技術(shù)進(jìn)步，原有的規(guī)定可能會(huì)變得不再適用。因此，在最初的版本中就應(yīng)該預(yù)留一定的調(diào)整空間，以便日后可以根據(jù)實(shí)際情況做出適當(dāng)?shù)母膭?dòng)。比如，隨著數(shù)字化進(jìn)程加快，越來(lái)越多的信息將以電子形式存在，這時(shí)候就需要重新評(píng)估現(xiàn)有的保管方式是否還能滿足需求。
檔案管理人員的工作態(tài)度也很重要。他們不僅要熟悉各項(xiàng)規(guī)章制度，還應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任心和服務(wù)意識(shí)。畢竟，檔案管理工作不僅僅是簡(jiǎn)單的收發(fā)文件，它關(guān)系到整個(gè)社區(qū)的安全與發(fā)展。所以，在培訓(xùn)新員工時(shí)，除了傳授專業(yè)技能外，還應(yīng)強(qiáng)調(diào)職業(yè)道德的重要性。
制度好不好，最終還是要看執(zhí)行的效果如何。如果大家都能嚴(yán)格按照規(guī)定辦事，那么即便制度本身存在一些不足之處，也能通過(guò)大家的努力彌補(bǔ)過(guò)來(lái)。反之，即使制度再完美，如果沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，也很難達(dá)到預(yù)期的效果。這就要求管理層要不定期地組織檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，這樣才能保證制度的有效實(shí)施。
