【第1篇】人事檔案管理制度范本怎么寫850字
人事檔案管理制度
一、人事檔案保管制度
□目的
第一，保守檔案機密。現(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
書寫經(jīng)驗92人覺得有用
人事檔案管理制度，得從企業(yè)的實際情況出發(fā)，不能憑空捏造。像咱們做這份制度的時候，先得搞清楚企業(yè)里檔案包含哪些內容，是員工入職登記表、學歷證明，還是工作經(jīng)歷什么的，這都是需要明確的。要是不清楚這些，后面制定起來就容易跑偏。
比如，有些企業(yè)在設計管理制度的時候，會把檔案管理的責任分給不同的部門，有的歸人力資源部管，有的可能又給了行政部門。這就得看企業(yè)內部的具體分工了，要是職責劃分不清，后續(xù)出了問題誰也說不清到底是誰的責任。而且在制定過程中，最好能參考一下相關的法律法規(guī)，不然萬一哪條不符合規(guī)定，那麻煩就大了。
制度里頭關于檔案的保存期限也得好好琢磨。有些檔案可能短期有用，像試用期的表現(xiàn)記錄什么的，但長期保存就沒必要了?？梢巧婕暗絼趧雍贤惖模蔷偷帽４娴镁靡稽c，不然哪天員工鬧起糾紛來，企業(yè)就得吃啞巴虧。不過有些時候，起草人可能因為疏忽，會忘記把這一點寫進去，這樣后來執(zhí)行起來就會很被動。
在制定的過程中，還有一點需要注意，就是檔案的借閱流程。誰有權查看檔案，查看的時候需要履行什么手續(xù)，這些都是要事先規(guī)定的。要是沒有明確的規(guī)定，隨便哪個部門想看就能看，那檔案的安全性就得不到保障。不過有時候寫制度的人可能會漏掉這一塊，覺得反正大家都是同事，應該不會亂來，結果真出了問題才后悔。
書寫注意事項：
檔案的更新頻率也要考慮到。員工的信息是會變的，比如職位調整、薪資變動什么的，這些都需要及時更新到檔案里去。要是更新不及時，檔案里的信息就跟不上實際情況了，到時候用人部門拿錯了信息，后果可不小。偶爾會有起草人在這部分寫得比較籠統(tǒng)，只說“定期更新”，但具體多久算定期就不明確了，這就容易引起誤會。
小編友情提醒：
制度里最好能留出一些彈性空間，比如遇到特殊情況該怎么處理。像員工突然離職，檔案里有些資料還沒整理完，這時候就需要有應急措施。不然臨時抱佛腳，慌慌張張地處理，很可能就會出岔子。不過有時候起草人會忽略這一點，總覺得正常情況下不會出問題，結果真的碰到意外情況就手忙腳亂了。
【第2篇】干部人事檔案工作管理制度怎么寫2850字
國家干部或企業(yè)的干部崗位，對于其人事檔案管理如何制定相關的制度。制度中包括哪些詳細的檔案管理內容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關資料，可供參考。
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名*黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細致核對，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員)，并填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關規(guī)定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房(室)，配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料;
2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和宏觀業(yè)務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術;
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關事項。
書寫經(jīng)驗56人覺得有用
干部人事檔案工作管理制度的制定，說起來也不是件特別復雜的事。關鍵是要結合實際情況，既要考慮到工作的具體需求，也要兼顧長遠發(fā)展。比如，單位里的干部人事檔案工作，涉及到人員調動、考核、獎懲等多個環(huán)節(jié)，所以制度的設計得周密一些。這里頭，檔案的收集整理是個重要部分，不能馬虎，不然后續(xù)的工作可能會出岔子。
在設計這個制度的時候，首先要明確檔案管理的具體流程，包括資料的接收、分類、歸檔、保管等步驟。每個步驟都得有明確的操作規(guī)范，這樣大家在執(zhí)行的時候才不會亂套。比如，檔案的接收環(huán)節(jié)，要確保資料的真實性和完整性，如果收到的材料有問題，那后續(xù)的工作就麻煩了。要是有人一時大意，把不該歸檔的文件混進去了，那后期查找的時候就會很費勁。
書寫注意事項：
檔案的安全管理也是個不容忽視的問題?，F(xiàn)在技術發(fā)達了，電子檔案越來越多，這就需要制定相應的網(wǎng)絡安全措施，防止檔案被篡改或者泄露。不過，在設置權限的時候，得把握好尺度，既不能太寬松導致泄密，也不能太死板影響正常工作。有時候，領導可能覺得安全最重要，就把權限設得特別嚴，結果員工在查檔的時候遇到不少麻煩。
還有就是檔案的借閱管理，這一步驟也很重要。規(guī)定誰可以借閱，借閱需要履行哪些手續(xù)，歸還時要檢查什么，這些都是需要提前想好的。如果在這方面沒有明確規(guī)定，很容易產(chǎn)生糾紛。比如，某次有個同事急著用檔案，沒按規(guī)定走程序就拿走了，結果后來出了點小狀況，大家都覺得挺尷尬的。
此外，定期對檔案進行檢查也是必要的。一方面可以及時發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問題，另一方面也能評估管理工作是否到位。檢查的時候，最好能有專門的小組負責，這樣分工明確，效率也會高一些。當然，檢查的過程中，也可能遇到一些意外情況，比如某些檔案存放位置不對，或者是記錄的信息不完整，這時候就需要及時處理。
【第3篇】某酒店人事檔案管理制度怎么寫1350字
酒店檔案管理制度
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及有關法規(guī)的規(guī)定，公司的人力資源部應該做到有關檔案的管理工作。
檔案管理實行統(tǒng)一領導，分節(jié)管理的原則，維持檔案的真實、完善與安全，便于將來使用。
1、員工檔案
員工檔案由公司的人力資源部統(tǒng)一管理，人力資源部應全面掌握酒店員工基本情況的收集、鑒別、管理和利用工作。為做好考察培養(yǎng)使用工作提供重要的依據(jù)。員工檔案主要分以下二類:
(1)員工人事檔案
員工人事檔案是人力資源部從個人為單位集中保存起來的反映個人一定時期的社會經(jīng)歷和德才表現(xiàn)的文件資料。主要包括以下基本內容:員工履歷、自傳、鑒定、考核、考察資料，學歷和評聘專業(yè)技術職稱及專業(yè)工種技術等級考核或鑒定材料;黨團、獎勵處分材料;任免、工資、錄用、離店等審批表及其它有關重要材料。
a、員工人事檔案的收集、整理和保管
員工人事檔案整理應按有關方面規(guī)定的十個大類進行。整理、裝訂成冊的材料必須具有一定保存價值，還要符合進入員工人事檔案的規(guī)定。
員工人事檔案必須存放在可靠安全的場所，做好防霉、防潮、防火、防蛀、防盜工作。并實施專人保管。
b、員工人事檔案的查閱和借用
查閱人事檔案，必須辦理查閱登記手續(xù)，查閱一般員工人事檔案，由人力資源部總監(jiān)批準;查閱管理人員人事檔案按管理權限辦理審批手續(xù)。
外單位人員需要查閱、借用人事檔案時，必須出示有效的證明，并經(jīng)有關領導批準。查閱和借用人事檔案的人員必須嚴格遵守保密制度，不準向無關人員泄露或向外公布檔案內容，違反者視情況輕重，予以批評教育直至紀律處分。
c、員工人事檔案的傳遞
在員工錄用和離店時，人力資源部應及時辦理員工人事檔案的傳遞，做到傳遞手續(xù)完備，材料完整。
員工人事檔案的傳遞不得由本人辦理。
(2)員工的工作檔案
從員工進入飯店開始，記錄員工在為公司工作過程中各個階段的個人經(jīng)歷，思想品德;業(yè)務表現(xiàn)、教育培訓、獎懲記錄的綜合情況。材料包括:員工求職申請、招聘錄用、勞動合同和有關離店記錄等資料;教育培訓記錄、專業(yè)特長與愛好的資料;工資福利資料;勞動業(yè)績、服務工作評估資料;出勤記錄、工作崗位流動等資料。
員工工作檔案由員工所在部門負責收集、整理和管理，人力資源部負責指導。每一年由人力資源部負責指導部門對員工的各種資料進行匯總、鑒別、分類和歸檔。員工離店或部門之間調動時由所在部門將員工工作檔案轉入人力資源部。
2、部門工作檔案
人力資源部的工作檔案分為人力資源檔案、工資福利檔案、教育培訓檔案和行政人事檔案等四個部分，分別記錄人力資源部的工作。
(1)人力資源檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及員工招聘錄用或離店的審批材料，勞動合同資料(包括簽訂、續(xù)簽、變更、解除、終止勞動合同的有關資料)，崗位變更資料等。
(2)工資福利檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，以及工資、獎金分配辦法、考核資料，福利發(fā)放及變更記錄、月度員工考勤匯總等。
(3)教育培訓檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，教育培訓工作、教育管理等活動中產(chǎn)生的，經(jīng)整理并保存下來的具有價值的文字資料、授課講義、考試資料、圖表、照片和音像資料等。
(4)行政人事檔案
有關請示、批復、報告、通知等文件、工作計劃，衛(wèi)生防疫檢查記錄、員工健康檢查材料、食品衛(wèi)生檢查資料、員工餐廳有關管理資料等。
(5)人力資源部的工作檔案按年度建立索引、裝訂成冊。
書寫經(jīng)驗26人覺得有用
酒店人事檔案管理這個事情，說起來其實挺復雜的，但也不是特別難。做制度的時候，得先搞清楚哪些東西需要管，比如說員工的基本信息，還有他們的培訓記錄、獎懲情況什么的，這些都是檔案的一部分。不過，剛開始寫的時候，可能有人會忘記把員工入職時候的簡歷也歸檔，這就有點麻煩了，因為這關系到員工的工作經(jīng)歷。
寫制度的時候，得考慮到怎么存檔才方便，紙質的檔案容易弄丟，電子版的倒是好找，但也要定期備份，不然電腦壞了就全沒了。有些酒店為了省事，就把所有的資料都堆在一個文件夾里，這樣找起來就很費勁，最好給每個員工建個單獨的文件夾，名字最好是員工的名字加編號，這樣既清楚又不容易搞混。
書寫注意事項：
檔案管理這事，不是一個人的事，得有個專門的部門負責，而且得有專人盯著。要是誰都能隨便翻看員工檔案，那肯定不行，得制定一些權限規(guī)則，不然保密性就沒了。不過，有時候領導交代任務的時候，可能會漏掉提醒保密這一點，這就容易出問題。
寫制度的時候，時間點也很重要，比如新員工入職后多久要把檔案建立起來，員工離職后檔案要保存多少年，這些都得寫清楚。有些酒店在這方面規(guī)定得比較模糊，就說“盡快處理”，但具體多長時間才算盡快，大家心里都沒譜，這就導致工作起來很混亂。
培訓記錄這部分，也不能光記培訓的時間地點，還得把培訓的內容、考核結果一起記下來，這樣才能看出員工有沒有進步。有的酒店在記錄培訓結果的時候，只寫了“合格”或者“不合格”，太籠統(tǒng)了，應該詳細點，比如具體哪部分學得好，哪部分還需要改進之類的。
小編友情提醒：
制度寫完后，不能光放在那里不管，得時不時檢查一下執(zhí)行的情況，看看是不是按照制度來的。要是發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過程中有問題，就得及時調整，不能一直沿用老規(guī)矩不管用不管不管。
【第4篇】b公司人事檔案管理制度怎么寫600字
e公司人事檔案管理制度
第一條 為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據(jù)，特制定本制度。
第二條 本制度適用于公司所有員工的人事檔案管理。
第三條 員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條 新員工第一次建檔后，日后所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條 新員工報到后按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下:
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的復印件。
4、身份證復印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條 檔案管理應由專人負責并建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條 要做到分類準確、編號規(guī)范、排列有序、定期核對。
第八條 所有人事檔案都屬秘密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條 人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閱本部門員工的檔案?？偨?jīng)理有權查閱任一員工的檔案，除總經(jīng)理外任何人不得查閱員工的工資檔案。
第十條 任何人不得借閱自己本人檔案。
第十一條 檔案管理人員及檔案查閱人員應嚴格保證檔案的完整性，不得涂改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條 收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條 離職人員檔案保存期為一年。
書寫經(jīng)驗80人覺得有用
制定一個專業(yè)的管理制度需要結合實際情況和具體需求，不能一概而論。對于b公司的檔案管理制度來說，首先要明確檔案管理的目的，這很重要。檔案管理不僅僅是保存文件這么簡單，它涉及到員工的信息安全和個人隱私保護。在設計制度時，可以參考一些通用的原則，比如分類清晰、便于查找、定期檢查等。
在實際操作中，有些細節(jié)需要注意。例如，紙質檔案和電子檔案應該分開管理，這樣能減少混淆的可能性。紙質檔案可以按部門歸檔，每個部門設置專門的檔案柜，定期由專人負責整理和維護。而電子檔案則可以通過建立數(shù)據(jù)庫的方式進行統(tǒng)一管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。不過，這里有一個小問題需要注意，就是數(shù)據(jù)庫的權限設置一定要嚴格，避免無關人員隨意訪問。
對于檔案的借閱流程，建議設立詳細的登記表，記錄借閱人、借閱時間、歸還時間等信息。這樣做不僅有助于追蹤檔案去向，還能起到一定的監(jiān)督作用。當然，這里有個小疏漏需要注意，有些時候可能會忘記更新登記表上的信息，導致記錄不完整。所以，在日常工作中，相關人員應該養(yǎng)成及時更新的習慣。
書寫注意事項：
關于檔案的銷毀工作，也是制度中不可忽視的一部分。當檔案超過保存期限時，需要經(jīng)過審批后才能銷毀。這個環(huán)節(jié)特別重要，因為一旦處理不當，可能會引發(fā)法律風險。在這個過程中，可能有人會忽略掉銷毀清單的核對工作，這就可能導致不該銷毀的檔案被誤銷毀。因此，每次銷毀前都要仔細核對清單，確保無誤。
【第5篇】人事檔案工作管理制度怎么寫1900字
企業(yè)管理中，人事管理還包括認識檔案的管理?，F(xiàn)向你提供人事檔案管理制度 ，助你了解有關的內容。
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內容，而檔案機密便是企 業(yè)機密
的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉
遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要
求;其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后，將新材料放
入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。
檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的
環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。 檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對:
——突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災火災之后:
——對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
——發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等
原因
引起的，轉遞的大致程序如下:
①取出應轉走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應在
回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè)，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內容主要有以下幾項:
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人
員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方，
以便調卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的
主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如:本機關領導需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用
人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關文件規(guī)定寫出的有關情
況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的
重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內容:首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理
由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請
報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下
手續(xù):首先，由有關單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事
檔案部門按照有關規(guī)定，結合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關領導審閱，加蓋公
章，然后登記、發(fā)出。
書寫經(jīng)驗62人覺得有用
人事檔案工作管理制度怎么寫，這事得從實際需求出發(fā)，結合單位的具體情況來琢磨。一開始得想清楚，這個制度是為了什么，是為了讓檔案管理更有序，還是為了防止資料丟失？不管咋說，第一步是列出幾個關鍵點，比如檔案的分類、歸檔流程、保管條件什么的。
分類是個技術活兒，得把不同類型的檔案分開來，像員工的入職表、離職證明、培訓記錄這些都得按類別放好?？蓜e小瞧這一步，要是分類搞錯了，找起東西來就跟大海撈針似的。記得有一次，我們單位就因為沒弄清楚分類規(guī)則，花了好幾天才找到一份重要的評估報告。
歸檔流程也不能含糊，得定個明確的步驟，誰負責接收、誰負責整理、誰負責存檔，都得有專人管。不過有時候，大家可能會圖省事，覺得隨便找個柜子一塞就算完事了，這樣不行。我見過一個同事，他以為自己把檔案放好了，結果后來才發(fā)現(xiàn)，那文件夾壓根就沒貼標簽，找起來費勁得很。
保管條件也得重視，檔案室的溫度、濕度都要控制好，不然紙質材料容易發(fā)黃、變脆。有一次我去檢查檔案，發(fā)現(xiàn)幾份重要的合同已經(jīng)有點發(fā)霉了，仔細一問才知道，檔案室的空調壞了好久都沒修。這事讓我意識到，保管條件不是小事，得定期檢查設備，發(fā)現(xiàn)問題趕緊解決。
還有就是借閱制度，誰能看檔案、誰不能看，得有個明確規(guī)定。有些敏感信息，比如薪資數(shù)據(jù)，只能給特定的人查閱。要是管理松散，隨便誰都能翻檔案，那麻煩可就大了。曾經(jīng)有個部門經(jīng)理，因為好奇，偷偷拿走了員工的績效記錄，結果被投訴了，搞得挺尷尬。
最后還得強調一下安全問題，檔案不能隨意堆放，得有防盜措施。像我們單位就裝了個監(jiān)控攝像頭，還配了密碼鎖，這樣既能防偷又能防丟。不過，有時候工作人員可能圖方便，忘了鎖門，這就埋下了隱患。
【第6篇】干部人事檔案工作管理制度格式怎樣的怎么寫2850字
國家干部或企業(yè)的干部崗位，對于其人事檔案管理如何制定相關的制度。
制度中包括哪些詳細的檔案管理內容呢以下是干部人事檔案管理制度的相關資料，可供參考。
一、干部人事檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱干部檔案審批表》和《查閱干部檔案介紹信》，不得憑借“調查證明材料介紹信”和其它聯(lián)系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門，應根據(jù)規(guī)定，確定是否提供和提借什么材料，并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經(jīng)檔案主管部門同意不得復制干部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。
摘錄的材料要細致核對，經(jīng)檔案主管部門簽署意見蓋公章后，方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出。
因特殊需要(干部死亡、辦理退休允許借一次)須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續(xù)辦理(必須是正科級單位政工人員)，并填寫借出登記。
借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得復制，限期歸還。
(最多不超過15天)
二、干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規(guī)范操作。
2、充分發(fā)揮《干部人事檔案管理信息系統(tǒng)》的功能，建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用該系統(tǒng)完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統(tǒng)一”管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據(jù)采集信息并及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成;
干部檔案索引每半年打印一次;
日常管理信息每年匯總一次，并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經(jīng)批準不得提供、復制干部信息，無關人員不得查看干部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。
軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。
三、干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》，經(jīng)常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的干部材料，充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經(jīng)組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業(yè)干部，都應填寫“干部履歷表”和“干部自傳”，審核后，補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門，在材料形成后的一個月內，將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續(xù)。
四、干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部檔案材料必須根據(jù)中組部的有關規(guī)定進行認真鑒別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續(xù)完備。
3、不屬歸檔范圍的材料，可分別情況，予以處理。
凡銷毀材料，必須詳細登記，并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。
凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經(jīng)過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣經(jīng)上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞干部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，并按規(guī)定經(jīng)過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交干部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“干部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續(xù)。
6、接受單位收到檔案后，應認真核對，并在“干部人事檔案轉遞通知單”的回執(zhí)上簽名蓋章，立即退回。
逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封，并加蓋機密章。
六、干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經(jīng)核對無誤后，方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發(fā)現(xiàn)差錯，及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料，應檢查是否屬于歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續(xù)完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后方可使用。
七、干部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房(室)，配置鐵質檔案柜，妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。
安全措施應經(jīng)常檢查，保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(室)和檔案柜，應明確專人管理。
管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續(xù)。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙?zhí)幚砘蜾N毀。
八、送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監(jiān)察、教育培訓、審計、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯(lián)系制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯(lián)系。
6、發(fā)現(xiàn)遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續(xù)。
干部人事檔案管理人員職責
1、按照干部管理權限，保管應管干部的人事檔案，為國家積累檔案史料;2、收集、鑒別和整理干部人事檔案材料。
3、辦理干部人事檔案的查閱、借閱的轉遞;
4、登記干部職務、工資的變動情況;
5、為有關部門提供干部的情況;
6、做好干部人事檔案的安全保密、保護工作;
7、調查研究干部人事檔案工作情況，制定規(guī)章制度，搞好干部人事檔案的業(yè)務建設和宏觀業(yè)務指導;
8、推廣、應用干部人事檔案現(xiàn)代化管理技術;
9、定期向檔案管(室)移交死亡干部的檔案;
10、辦理其他有關事項。
書寫經(jīng)驗22人覺得有用
干部人事檔案工作管理制度的制定確實是個細致活兒，得結合單位的實際需求才行。這類制度通常包括幾個關鍵部分，像管理職責、歸檔流程、保密規(guī)定什么的。要是想寫好，得先搞清楚本單位檔案工作的具體情況，比如檔案室的硬件條件怎么樣，人員配置夠不夠專業(yè)。
比如，管理職責這部分，需要明確哪些部門負責接收、整理檔案，還有日常維護誰來管。歸檔流程就復雜些了，從材料收集到分類存檔，每個環(huán)節(jié)都要有具體的操作指南。這中間最容易出問題是材料審核這塊，有時候經(jīng)辦人疏忽了，把不符合標準的文件也歸檔了，結果后面查起來費勁。
保密規(guī)定也很重要，因為人事檔案涉及個人隱私，一旦泄露后果挺嚴重的。所以要明確規(guī)定查閱權限，誰有權看檔案，誰只能借閱部分信息，都得說清楚。另外，還應該定期檢查檔案存放環(huán)境，確保防火防潮這些基本要求做到位。
再就是歸檔頻率的問題，有些單位可能一年歸檔一次，有些則可能是半年一次，具體怎么定要看實際情況。如果歸檔周期太長，檔案積壓多了反而不好管理。而且每次歸檔后，最好能組織專門的核查小組，看看有沒有遺漏或者錯誤的地方。
還有個需要注意的就是電子檔案和紙質檔案的關系?，F(xiàn)在好多單位都在推進數(shù)字化管理，電子檔案方便檢索，但也不能完全取代紙質版。兩者之間得保持同步更新，不然容易出現(xiàn)信息不對稱的情況。
不過有時候寫制度的時候，難免會碰到一些模糊地帶，比如某些特殊情況下的處理辦法就沒法寫得太細。這就需要在執(zhí)行過程中靈活應對，遇到問題及時調整。比如之前有個同事在起草制度時，就把“人事檔案管理人員必須經(jīng)過培訓上崗”這句話寫成了“人事檔案管理人員必須經(jīng)過培訓合格上崗”，雖然意思差別不大，但仔細推敲還是有點不妥。
