【第1篇】企業(yè)檔案管理制度怎么寫3500字
企業(yè)檔案管理制度（一）
一、檔案管理機構(gòu)及其職責(zé)
1 、公司檔案工作實行二級管理。其中：一級管理是指公司綜合處的統(tǒng)籌管理；二級管理是指各處及各部門的檔案資料管理工作。
2 、公司檔案業(yè)務(wù)歸屬綜合處，由綜合處指定人員兼職負責(zé)。各處、各部門指定人員兼職檔案資料管理工作。
3 、公司檔案管理員按照國家有關(guān)規(guī)定，以及公司檔案工作制度、條例統(tǒng)一管理公司的檔案；各處、各部門的檔案管理人員應(yīng)參照公司的有關(guān)管理規(guī)定做好工作，負責(zé)收集、整理、保管本部門或本單位的檔案資料。
4 、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
5 、公司檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
二、歸檔制度
1 、凡是反映公司企業(yè)開發(fā)、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2 、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3 、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)企業(yè)須保留的，綜合處保存復(fù)印件。
4 、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5 、業(yè)務(wù)活動中的有關(guān)請示報告及上級領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)，屬付款性質(zhì)的，由財務(wù)處保存原件；屬人事問題的，由勞資員保存原件；屬工程項目的，由工程處保存原件。其他重要報告，在企業(yè)資料歸檔范圍內(nèi)的，連同有關(guān)資料由經(jīng)辦人整理后移交檔案室。歸檔范圍外的請示報告由各部門自行保管。
6 、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，主管經(jīng)理保存一份，財務(wù)處及業(yè)務(wù)處室各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務(wù)處保存原件。
7 、公司級的收文、發(fā)文等文書資料均由綜合處歸檔。
8 、其它體系認證要求保存的記錄、文件均按規(guī)定保存。
三、檔案保管制度
1 、公司辦公室應(yīng)有存放檔案的專門庫房，各處、部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2 、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3 、科學(xué)地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄；根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4 、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5 、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6 、檔案管理人員要熟悉所負責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7 、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8 、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9 、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10 、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
四、檔案借閱制度
1 、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2 、借閱部門保管的檔案材料，須經(jīng)檔案所屬部門負責(zé)人批準。借閱檔案材料，屬借閱部門經(jīng)辦的，由部門負責(zé)人批準；借閱非本部門經(jīng)辦的檔案材料，須經(jīng)綜合處處長批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)綜合處處長批準。
3 、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4 、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)綜合處長報經(jīng)理批準。
5 、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6 、借閱檔案者必須妥善保管檔案，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆卸、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損。否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7 、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
企業(yè)檔案管理制度（二）
一、檔案是國家的寶貴財富，企業(yè)各門類檔案本身具有機要性質(zhì)，因此，檔案部門和工作人員，必須遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。
二、凡是利用檔案，必須經(jīng)檔案人員提供，任何人不得直接動用。
三、借閱檔案必須嚴格按照檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認真檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時追查。
四、利用絕密、機密檔案以及引進技術(shù)資料、科研成果、發(fā)明創(chuàng)造、專利、新產(chǎn)品、新工藝等技術(shù)文件材料，須嚴格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準的，嚴禁提供利用。
五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門批準。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴格按照審批手續(xù)提供，任何單位和個人一律無權(quán)外供。(www.)對于擅自向外轉(zhuǎn)借、提供圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必須追查責(zé)任，對于嚴重損害國家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。
六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷毀，其他任何單位和個人一律無權(quán)處理或自行銷毀。
七、發(fā)現(xiàn)有關(guān)泄密事件，應(yīng)立即報告，及時追查。
八、不允許傳抄、自行翻印機密文件和帶密級的檔案材料。
九、不允許將機密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨意翻閱文件。嚴禁攜帶機密文件、檔案資料游覽、參觀、探親、訪友，出入公共場所。
十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)經(jīng)驗，堵塞漏洞嚴防失密、泄密發(fā)生。
企業(yè)檔案管理制度（三）
一、總則
1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。
2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
6、案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責(zé)
1、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應(yīng)寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責(zé)任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準才能摘抄或復(fù)制。
5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借，必須專人專用。
7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
書寫經(jīng)驗87人覺得有用
企業(yè)在制定檔案管理制度時，得考慮到實際情況和管理需求，不能照搬照抄別人的模式。畢竟每個企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)和業(yè)務(wù)范圍都不一樣，所以制度的設(shè)計必須結(jié)合自身的特點。檔案管理工作看似簡單，但涉及的環(huán)節(jié)很多，從文件的形成到歸檔、保管、利用，再到銷毀，每一個步驟都需要明確的規(guī)定。
比如，關(guān)于檔案的收集工作，首先要確定哪些資料需要歸檔，這得根據(jù)企業(yè)的具體情況來定。有些資料可能對企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略有重要參考價值，有些則可能是日常運營中的瑣碎記錄。如果只憑主觀臆斷，就很可能遺漏掉關(guān)鍵的信息。而且在收集過程中，還要注意資料的真實性和完整性，避免因為疏忽導(dǎo)致信息失真。
對于檔案的整理，這里邊學(xué)問可大了。分類是個技術(shù)活兒，既要便于查找，又要符合檔案管理的標準。有時候為了方便檢索，可能會采用不同的分類方法，像按年度分類也好，按項目分類也罷，具體采用哪種方式，得看企業(yè)的實際需要。但有一點需要注意，就是一旦選定分類標準后，就要堅持下去，不能換來換去，不然以后查找起來會很麻煩。
保管方面同樣不可忽視。檔案室的環(huán)境條件直接影響到檔案的保存壽命。溫度過高或者濕度過大都會對紙質(zhì)文件造成損害。因此，必須配備相應(yīng)的溫濕度調(diào)控設(shè)備。還有就是安全防護措施，防火防盜是基本要求，但也不能忽略防蟲蛀的工作。有些人可能會覺得這個沒必要，但其實檔案一旦受損，恢復(fù)起來是很困難的。
利用環(huán)節(jié)也很重要。檔案的作用就在于服務(wù)企業(yè)的發(fā)展，如果檔案不能及時提供給相關(guān)人員查閱，那它的價值就體現(xiàn)不出來。所以在制定利用制度的時候，要明確規(guī)定哪些人可以借閱，哪些內(nèi)容可以公開，以及借閱流程等。當(dāng)然，涉及到保密性的檔案，還得特別處理，確保不會泄露出去。
至于銷毀這部分，不能隨便處理。銷毀檔案前，要經(jīng)過嚴格的審核程序，只有確認沒有保存價值的檔案才能被銷毀。否則的話，萬一將來需要用到這些檔案，那就麻煩了。而且銷毀的方式也要講究，不能簡單地扔進垃圾桶了事，應(yīng)該采用專業(yè)的銷毀手段，防止信息外泄。
【第2篇】企業(yè)公司檔案管理制度6怎么寫650字
企業(yè)(公司)檔案管理制度范本6
一、嚴格執(zhí)行黨和國家的保密、安全制度，確保個人檔案和生產(chǎn)資料機密安全。
二、各部室應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)。
三、各部室應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人，檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責(zé)。
四、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由辦公室負責(zé)歸檔。
五、各工程項目立項、國土、規(guī)劃、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)及技術(shù)等圖紙文字技術(shù)資料、質(zhì)量資料由投資發(fā)展部負責(zé)歸檔。
六、各類承包合同、商務(wù)合同、協(xié)議的正本原件由財務(wù)部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔并由信息中心實行電腦化管理。
七、各招商引資貸款項目申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃等技術(shù)、圖紙分別由投資發(fā)展部、城建資產(chǎn)部、項目技術(shù)部、市場營銷部等業(yè)務(wù)部門按業(yè)務(wù)分工負責(zé)歸檔。
八、歸檔資料必須符合下列要求:
①文件材料齊全完整;
②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理個人資料;
③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值、分類、整理、個人資料，生產(chǎn)資料標題簡明確切，便于保管和利用。
九、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示分管領(lǐng)導(dǎo)。
十、由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的酌情處置。
十一、加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
書寫經(jīng)驗38人覺得有用
企業(yè)公司檔案管理制度的制定需要結(jié)合實際情況，確保每個環(huán)節(jié)都有章可循。首先得明確檔案管理的目標，這包括保存重要文件以便日后查閱，防止丟失或損壞，同時也要便于分類和檢索。為此，公司在設(shè)計檔案管理體系時，應(yīng)該從物理空間布局開始考慮，比如檔案室的位置選擇，既要方便工作人員取用，又要保證安全，避免潮濕或者陽光直射導(dǎo)致紙張老化。
接著就是檔案分類的問題，這里可以根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)來劃分，例如財務(wù)檔案、人事檔案和技術(shù)資料等。對于每一類檔案，都應(yīng)當(dāng)設(shè)立詳細的歸檔標準，確保文件進入檔案庫前已經(jīng)過初步整理。例如，財務(wù)檔案需標明所屬會計年度及具體類別，而技術(shù)資料則應(yīng)注明項目名稱和版本號。這樣做的好處是能極大提高后續(xù)查找效率，遇到問題時也能快速定位相關(guān)文件。
在日常管理過程中，定期檢查檔案的狀態(tài)也十分重要。如果發(fā)現(xiàn)某些檔案存在破損情況，應(yīng)及時采取修復(fù)措施，必要時進行復(fù)制備份。此外，隨著信息化的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始嘗試電子化檔案管理。這種方式雖然提高了便利性，但也帶來了新的挑戰(zhàn)，如數(shù)據(jù)存儲的安全性和長期保存的技術(shù)難題。因此，在推行電子檔案的同時，必須同步完善相關(guān)的技術(shù)和管理制度，確保線上線下檔案的一致性和完整性。
在實際執(zhí)行中可能會遇到一些意想不到的情況。比如說某次公司搬遷，由于事先未妥善規(guī)劃檔案轉(zhuǎn)移方案，導(dǎo)致部分重要文件遺失。這類事件提醒我們，在面對重大變動時，務(wù)必提前做好充分準備，制定周密計劃。另外，還有一點需要注意的是，檔案管理人員的角色至關(guān)重要，他們不僅需要熟悉各類規(guī)章制度，還需要具備較強的責(zé)任心和細致的工作態(tài)度。如果人員流動性較大，就很容易造成交接不清，進而影響整個檔案管理體系的有效運行。
為了進一步優(yōu)化檔案管理工作，建議定期組織培訓(xùn)活動，提升員工的專業(yè)技能。通過學(xué)習(xí)最新的檔案管理理念和技術(shù)手段，可以讓大家更好地適應(yīng)不斷變化的工作需求。同時，也可以鼓勵員工提出改進建議，集思廣益，共同促進檔案管理工作的進步。畢竟，一個優(yōu)秀的檔案管理制度不是一成不變的，它需要在實踐中不斷完善和發(fā)展。
【第3篇】企業(yè)人事檔案管理制度怎么寫1850字
企業(yè)人事檔案管理制度范例3
一、 人事檔案保管制度
□ 目 的
第一，保守檔案機密?，F(xiàn)代企業(yè)競爭中，情報戰(zhàn)是競爭的重要內(nèi)容，而檔案機密便是企業(yè)機密的一部分。對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。
第二，維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，這是檔案保管的主要任務(wù)。
第三，便于檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學(xué)有序的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。
□ 人事檔案保管制度的基本內(nèi)容
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵。其基本內(nèi)容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉(zhuǎn)遞制度;保衛(wèi)保密制度;統(tǒng)計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求;其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置;再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容;最后，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對:
――突發(fā)事件之后，如被盜、遺失或水災(zāi)火災(zāi)之后:
――對有些檔案發(fā)生疑問之后，如不能確定某份材料是否丟失。
――發(fā)現(xiàn)某些損害之后，如發(fā)現(xiàn)材料變霉，發(fā)現(xiàn)了蟲蛀等。
(3)轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。檔案的轉(zhuǎn)遞一般是由工作調(diào)動等原因引起的，轉(zhuǎn)遞的大致程序如下:
①取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案;
②在檔案底賬上注銷;
③填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》;
④按發(fā)文要求包裝、密封。
在轉(zhuǎn)遞中應(yīng)遵循保密原則，一般通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛(wèi)保密制度。具體要求如下:
①對于較大的企業(yè)，一般要設(shè)專人負責(zé)檔案的保管，應(yīng)齊備必要的存檔設(shè)備。
②庫房備有必要的防火、防潮器材。
③庫房、檔案柜保持清潔，不準存放無關(guān)物品。
④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
⑤無關(guān)人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。
⑥離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。
(5)統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計的內(nèi)容主要有以下幾項:
①人事檔案的數(shù)量。
②人事檔案材料收集補充情況。
③檔案整理情況。
④檔案保管情況。
⑤利用情況。
⑥庫房設(shè)備情況。
⑦人事檔案工作人員情況。
二、人事檔案利用制度
□ 目 的
第一，建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料。檔案在利用過程中，應(yīng)遵循一定的程度和手續(xù)，這是保證檔案管理秩序的重要手段。
第二，建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規(guī)章依據(jù)。工作人員必須按照這些制度行事，這是對工作人員的基本要求。
□ 人事檔案利用的方式
人事檔案的利用有多種方式:
(1)設(shè)立閱覽室以供利用查閱。閱覽室一般設(shè)在人事檔案庫房內(nèi)或靠近庫房的地方，以便調(diào)卷和管理。這種方式具有許多優(yōu)點，如便于查閱指導(dǎo)，便于監(jiān)督，利于防止泄密和丟失等。這是人事檔案利用的主要方式。
(2)借出使用。借出庫房須滿足一定的條件，比如:本機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要查閱人事檔案;公安、保衛(wèi)部門因特殊需要必須借用人事檔案等。借出的時間不宜過長，到期未還者應(yīng)及時催還。
(3)出具證明材料。這也是人事檔案部門的功能之一。出具的證明材料可以是人事檔案部門按有關(guān)文件規(guī)定寫出的有關(guān)情況的證明材料，也可以是人事檔案材料的復(fù)制件。要求出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等。
3.人事檔案利用的手續(xù)
在通過以上方式利用人事檔案時，必須符合一定的手續(xù)。這是維護人事檔案完整安全的重要保證。
(1)查閱手續(xù)。正規(guī)的查閱手續(xù)包括以下內(nèi)容:首先，由申請查閱者寫出查檔報告，在報告中寫明查閱的對象，目的，理由，查閱人的概況等情況;其次，查閱單位(部門)蓋章。負責(zé)人簽字;最后，由人事檔案部門審核批準。人事檔案部門對申請報告進行審核，若理由充分，手續(xù)齊全，則給予批準。
(2)外借手續(xù)。
首先，借檔單位(部門)寫出借檔報告，內(nèi)容與查檔報告相似。
其次，借檔單位(部門)蓋章，負責(zé)人簽字。
再次，人事檔案部門對其進行審核、批準。
然后，進行借檔登記。把借檔的時間，材料名稱、份數(shù)、理由等填清楚，并由借檔人員簽字。
最后，歸還時，及時在外借登記上注銷。
(3)出具證明材料的手續(xù):單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù):首先，由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，并加蓋公章;其次，人事檔案部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料;最后，證明材料由人事檔案部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。
書寫經(jīng)驗101人覺得有用
企業(yè)在制定人事檔案管理制度時，得結(jié)合自身實際情況，畢竟每個企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)和發(fā)展階段都不一樣。一般來說，制度起草人需要對現(xiàn)行法律法規(guī)有一定了解，像《檔案法》《勞動合同法》這些基本法律都得顧及到，不然制定出來的制度可能就有漏洞。在起草過程中，可以先列出大致框架，比如檔案歸檔范圍、保管期限、借閱流程、保密措施等方面，這樣能確保內(nèi)容全面。
檔案管理這部分很重要，涉及到員工入職、調(diào)動、離職全過程的材料收集。實際操作中，有些部門可能覺得檔案更新麻煩，就懶得及時歸檔，這其實是個隱患。比如新員工入職手續(xù)剛辦完，相關(guān)資料就該立刻歸檔，如果拖延太久，萬一發(fā)生糾紛，就很難證明當(dāng)時情況了。還有，檔案里涉及個人隱私的信息必須妥善處理，不能隨意泄露。
制度制定時還應(yīng)該考慮到信息化管理的趨勢。現(xiàn)在不少企業(yè)已經(jīng)開始用電子系統(tǒng)管理檔案，這樣效率高，也便于查詢。不過，在推行電子化的時候，要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題，防止數(shù)據(jù)被篡改或丟失。這里有個小問題需要注意，有些企業(yè)圖省事，直接從網(wǎng)上下載現(xiàn)成的模板修改一下就用了，但這樣很可能不符合自己公司的具體情況，結(jié)果反而增加了管理難度。
對于檔案借閱，企業(yè)可以規(guī)定嚴格的審批流程。通常情況下，只有特定崗位的人員才能申請借閱，而且要有明確的用途說明。當(dāng)然，實際執(zhí)行中偶爾會遇到特殊情況，比如緊急情況下領(lǐng)導(dǎo)口頭同意就讓借走了，事后補手續(xù)，這種做法雖然看似靈活，但從長遠看還是不太妥當(dāng)。
書寫注意事項：
檔案管理人員的選擇也很關(guān)鍵。這些人不僅要熟悉業(yè)務(wù)流程，還要有責(zé)任心，因為檔案一旦出現(xiàn)問題，影響可是很大的。曾經(jīng)有個案例，某公司檔案員疏忽大意，導(dǎo)致重要文件遺失，最后不得不賠償經(jīng)濟損失。所以，企業(yè)在這方面不能掉以輕心，必須定期開展培訓(xùn)，提高員工的專業(yè)能力。
小編友情提醒：
制度出臺后不是一勞永逸的，還需要不斷調(diào)整完善。企業(yè)可以根據(jù)實際情況，定期檢查制度執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)問題及時改進。要是等到出了大問題才去彌補，那代價就太大了。
【第4篇】工貿(mào)企業(yè)檔案管理制度怎么寫3300字
一、目的
安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理的失控將會給安全生產(chǎn)管理工作帶來重大的影響。為加強對檔案資料的管理，明確責(zé)任部門/人員、流程、形式、權(quán)限及各類安全生產(chǎn)檔案及保存要求等，確保資料保存的完整性、連續(xù)性、真實性和準確性，以便后續(xù)借鑒；使檔案管理工作進一步規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。
二、 適用范圍
本制度適用于本公司的安全生產(chǎn)管理文件使用及檔案管理。
三、 機構(gòu)與職責(zé)
3.1公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴格履行職責(zé)，根據(jù)檔案的重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。
3.2 各部門資料管理：所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案與公司檔案歸口管理。檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
四 、檔案管理程序
4.1安全生產(chǎn)檔案歸檔范圍包括：
（1）安全生產(chǎn)管理委員會人員名單及變動記錄，安全標準化體系各類文件。
（2）安全機構(gòu)設(shè)置情況及專職、兼職安全員名單；
（3）特種作業(yè)人員操作資格證件及人員名單；
（4）特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案資料；
（5）危險源（點）資料及三級危險源（點）管理清單；
（6）作業(yè)環(huán)境監(jiān)測資料（地壓監(jiān)測、巖石移動觀測、粉塵濃度監(jiān)測、風(fēng)速、風(fēng)量監(jiān)測、環(huán)境監(jiān)測、噪聲測定等）；
（7）職工健康檔案及健康監(jiān)護資料；
（8）職業(yè)病人檔案及監(jiān)護資料；
（9）安全生產(chǎn)檢查記錄及整改情況；
（10）安全例會及安全日、月活動記錄。
（11）職工代表大會關(guān)于安全生產(chǎn)的提案及整改落實情況；
（12）安全生產(chǎn)事故記錄和統(tǒng)計資料；
（13）職工傷亡事故登記表等有關(guān)傷亡事故管理的檔案資料；
（14）安全生產(chǎn)管理制度及崗位操作規(guī)程及作業(yè)安全規(guī)程，并匯編成冊；
（15）安全措施費用的提取和使用情況；
（16）安全教育培訓(xùn)記錄；
（17）事故應(yīng)急救援預(yù)案，事故應(yīng)急救援演練及實施記錄；
4.1.1檔案質(zhì)量
4.1.2檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
4.1.3檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。
4.1.4檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。
4.1.5檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。
4.1.6檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時間。
4.2立檔
4.2.1檔案文件材料按照批復(fù)在前，請示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
4.2.2跨年度的請示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無批復(fù)的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
4.2.3檔案文件資料按時間順序排列，收交時公文處理用紙在前，收文在后；內(nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
4.3 歸檔類別
4.3.1 企業(yè)安全生產(chǎn)檔案整理應(yīng)根據(jù)自身實際情況設(shè)立類目。安全生產(chǎn)檔案類目設(shè)置要層次分明，概念明確，案卷排列應(yīng)反映本企業(yè)安全生產(chǎn)檔案的分類體系，便于科學(xué)管理與利用。
企業(yè)安全生產(chǎn)檔案按檔案的范圍宜設(shè)置以下類別：
（一）安全組織
（二）安全規(guī)章制度
（三）監(jiān)督執(zhí)法檢查
（四）安全檢查
（五）教育培訓(xùn)
（六）安全投入
（七）工傷保險
（八）職業(yè)病防治
（九）勞動防護用品
（十）“三同時”管理
（十一）安全防護設(shè)備管理
（十二）安全用電管理
（十三）特種設(shè)備管理
（十四）事故管理
4.3.2 特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤等)可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目。
4.3.3 特殊載體安全生產(chǎn)檔案要遵照有關(guān)照片、聲像、電子檔案的標準，按其載體形式分別保存，并注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案的互見號。
4.4檔案編號
4.4.1檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4.4.2檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。
4.4.3公司檔案員負責(zé)對各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對號入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
4.5歸檔及保存年限
4.5.1歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
4.5.2歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。企業(yè)檔案的保管期限定為永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。
4.5.2.1 永久
安全技術(shù)管理制度、辦法、總結(jié)，自然災(zāi)害、生產(chǎn)安全事故搶救、調(diào)查、處理文件材料；
4.5.2.2 30年
安全技術(shù)管理規(guī)劃、計劃、通報、會議記錄、安全體系建設(shè)文件材料等
4.5.2.3 10年
安全、消防教育、應(yīng)急演練活動文件材料
4.5.3 公司可根據(jù)實際情況擬訂文件資料保存期限的補充規(guī)定。
4.5.4 歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。
4.5.5 按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號。
4.6 檔案日常管理
4.6.1借閱
4.6.1.1借閱手續(xù)：
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。
（3）檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，在記錄上寫明“已還”字樣。
4.6.1.2借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。
4.6.1.3借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責(zé)人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準。
4.6.1.4借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
4.6.2銷毀
4.6.2.1每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊》，報公司負責(zé)人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀?！稒n案銷毀清冊》需注明：銷毀檔案目錄、公司負責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時間。
4.6.2.2銷前，按照清冊清點；銷后，在清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責(zé)人?！稒n案銷毀清冊》需永久保管。
4.6.2.3保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。
4.6.3移交
4.6.3.1需要進行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報公司負責(zé)人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。《檔案移交登記表》需注明：
移交檔案目錄、公司負責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。
4.6.3.2移交前，按照清冊清點；移交后，在清冊上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
4.6.4保密
4.6.4.1 檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，主動做好檔案的提供利用工作。任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
4.6.4.2 檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。
4.6.4.3 愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動。
4.7檔案庫房管理
設(shè)置專門的檔案庫，對上述要求檔案管理的資料進行管理，檔案庫要按照防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防塵、防污染等庫房安全管理要求，配備防盜門窗、滅火器材、溫濕度調(diào)控設(shè)施、遮光窗簾、防蟲藥品等檔案安全保管設(shè)施和用品。應(yīng)關(guān)注電子媒體文件和檔案的管理，確認是否有規(guī)定，能否及時修改等。
4.8附則
在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實際狀況制訂更為具體的實施細則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報辦公室備案后，與本制度具有同等效力。
書寫經(jīng)驗15人覺得有用
寫工貿(mào)企業(yè)的檔案管理制度，得先把企業(yè)的實際情況摸清楚，比如檔案的數(shù)量、種類、保存方式，還有員工對檔案管理的熟悉程度。要是檔案數(shù)量不多，像一些小企業(yè)，可能一個簡單的登記本就夠了，但要是像大企業(yè)那樣檔案堆成山，那肯定得有個系統(tǒng)化的管理方法。現(xiàn)在好多企業(yè)都用電子檔案了，這能節(jié)省空間，還能快速查找，但電子檔案也有風(fēng)險，比如病毒、黑客之類的，所以得提前做好防護措施。
有些企業(yè)在制定檔案管理制度的時候，會直接照搬其他企業(yè)的模板，這是個挺常見的做法。但問題是每個企業(yè)的情況不一樣，別人的制度不一定適合自己。比如，有的企業(yè)業(yè)務(wù)流程復(fù)雜，檔案種類繁多，那他們的制度就得詳細點，包含很多具體的分類標準和管理細則。而有些企業(yè)業(yè)務(wù)相對單一，檔案也就沒那么多講究，制度寫得太復(fù)雜反而不好執(zhí)行。
在寫制度的時候，有些細節(jié)容易被忽略。比如檔案的借閱流程，有些人覺得只要登記一下就行，但實際上得考慮到借閱者的權(quán)限問題。要是隨便誰都能借閱敏感文件，那可能會泄露重要信息。還有一點，檔案的歸檔時間也得明確，不然時間一長，檔案就亂套了。有些企業(yè)在這方面規(guī)定得比較模糊，結(jié)果檔案堆積如山，找起來特別麻煩。
有些企業(yè)在寫制度的時候，會把重點放在硬件設(shè)施上，像檔案室的溫度濕度控制，防火防盜設(shè)備，這些當(dāng)然很重要，但也不能忽視人的因素。員工的操作規(guī)范同樣關(guān)鍵，如果員工不知道該怎么正確地處理檔案，再好的硬件條件也沒用。所以制度里最好能加入培訓(xùn)計劃，定期組織員工學(xué)習(xí)檔案管理的知識，這樣大家才能真正理解制度的意義。
有時候?qū)懼贫葧龅揭恍┞闊┦?，像是部門之間的協(xié)調(diào)問題。比如，檔案管理部門想把某些檔案集中管理，但業(yè)務(wù)部門覺得這樣不方便，畢竟他們需要用這些檔案開展日常工作。這就需要雙方多溝通，找到一個平衡點。寫制度的時候就得考慮到這些矛盾，盡量做到既滿足檔案管理的需求，又不影響正常的業(yè)務(wù)運作。
有些企業(yè)在制定制度時，會把目標定得太高，像是要求百分之百的檔案安全率，這實際上很難實現(xiàn)。與其這樣，不如設(shè)定一個合理的標準，然后逐步改進。比如先保證大部分檔案的安全，再慢慢優(yōu)化管理流程。這樣既能達到管理的目的，也不會給企業(yè)帶來太大的壓力。
小編友情提醒：
寫制度的時候，得考慮到后續(xù)的修訂問題。檔案管理不是一成不變的，隨著企業(yè)發(fā)展，檔案的數(shù)量和種類都會發(fā)生變化，相應(yīng)的管理制度也需要調(diào)整。所以制度里最好預(yù)留一定的靈活性，方便日后修改。要是制度寫得太死板，一旦情況變了，就只能推翻重來，這樣反而增加了管理成本。
【第5篇】房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度怎么寫1400字
房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度
檔案是公司在經(jīng)營管理活動中形成的具有保存和利用價值的資料，對公司開展各項經(jīng)營業(yè)務(wù)具有指導(dǎo)性、參考性和依據(jù)性。公司為加強對檔案的收集、整理和管理，有效地保護和利用檔案資源，特制定本辦法。
云鼎房地產(chǎn)發(fā)展有限公司檔案是指政府與上級領(lǐng)導(dǎo)、公司領(lǐng)導(dǎo)和公司各部門在工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像及電子文件等不同形式的歷史紀錄資料或材料。
1、文書立卷
(1)、文書立卷歸檔是公司辦公室和各職能部門的工作任務(wù)之一。立卷歸檔工作要求:文件收集完整，文件制成材料、書寫材料符合要求，組卷合理，案卷標題、封面、卷內(nèi)目錄、備考表填寫規(guī)范，裝訂結(jié)實美觀，案卷排列有序。
(2)、辦公室及各職能部門應(yīng)隨時或每年年底將辦理完畢的歸檔文件，收集整理后移交給檔案管理人員，移交的文件必須完整規(guī)范，符合歸檔質(zhì)量要求。
(3)、文件組卷按年度并遵循文件材料的形成規(guī)律和特點、保持文件之間有機聯(lián)系、便于保管和利用的原則;組卷以問題為主，一個問題的請示、批復(fù)及聯(lián)系密切的文件組成一卷。
(4)、卷內(nèi)文件按問題、時間、作者、單位等方法排列。文件排列:印本在前，簽發(fā)稿在后;本單位的批復(fù)在前，下級單位的請示在后;本單位的請示在前，上級單位的批復(fù)在后;復(fù)制件在前，原件在后。
2、檔案管理
(1)、公司辦公室負責(zé)收集、整理、保管公司黨、政、工、團、經(jīng)營管理及一切經(jīng)辦公室收發(fā)的文件、材料、信函等;各職能部門負責(zé)收集整理本部門的相關(guān)文件，年底將本年度案卷移交辦公室保管。檔案管理要做到嚴格貫徹執(zhí)行國家和上級機關(guān)頒發(fā)的保密制度，維護檔案完整與安全。
(2)、辦公室接收歸檔文件時，要填寫'檔案移交單'，詳細清點，并由雙方經(jīng)手人在單上簽字，各執(zhí)一份。
(3)、檔案人員調(diào)離工作時，離職前需將本人保管的檔案數(shù)量級狀況交代清楚，并辦理書面交接手續(xù)。
(4)、文書材料每年立卷歸檔一次，辦公室和各職能部門將整理完整的前一年文件登記造冊，于第二年第一季度末向檔案部門移交。
(5)、檔案管理員將文書檔案按年代、組織機構(gòu)整理，保持文件的歷史聯(lián)系，卷內(nèi)文件按科目、時間、作者、問題、名稱系統(tǒng)排列并裝訂成冊。
(6)、卷內(nèi)文件按時間、重要程度、問題分類順序排列。具有保存價值的屬于同一問題、同一時期的文件應(yīng)盡量組織在一個保管單位里;某個問題向上級機關(guān)的請示、報告及上級機關(guān)對此文件的批復(fù)、通知應(yīng)立卷在一起。
(7)、文件保管年限分為永久、長期(16-50年)、短期(15年以下)。反映公司主要職能活動，對公司工作有長遠利用價值的檔案列為永久保管;反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作具有參考價值的文件列為長期保管;在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料列為短期保管。
(8)、對無保存價值需銷毀的文件資料要登記造冊，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準后方可處理。
(9)、辦公適應(yīng)建立檔案等績、統(tǒng)計制度，對收進、移出、銷毀案卷必須在專設(shè)的賬簿上登記，對保管、利用情況進行統(tǒng)計。
3、檔案借閱
(1)、公司內(nèi)部員工借閱公司重要、機密的文件資料，需經(jīng)總經(jīng)理或分管副總批準。
(2)、檔案室檔案原則上不借出室外，因工作需要，須借出檔案，經(jīng)檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，可辦理借出手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自復(fù)制、轉(zhuǎn)借、涂改、拆卷、損壞和丟失，發(fā)生問題須報檔案部門主管領(lǐng)導(dǎo)或公司領(lǐng)導(dǎo)。
(3)、借閱檔案文件需認真、逐項填寫借閱登記表，寫明借閱用途，用后及時歸還。
(4)、外單位人員利用檔案資料，除遵守公司內(nèi)部借閱制度外，只限在檔案室內(nèi)閱覽，不得借出，特殊情況須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準。
(5)、本辦法由辦公室負責(zé)解釋。
書寫經(jīng)驗89人覺得有用
房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，如何制定一套既實用又有效的制度，確實需要下一番功夫。從實際工作經(jīng)驗來看，這類制度的起草人得熟悉檔案工作的基本流程，還要對企業(yè)的運營情況有所了解。比如，要搞清楚哪些文件是必須歸檔的，哪些文件可以暫時擱置。在這個過程中，難免會遇到一些復(fù)雜的情況，像有些部門提交的資料格式不統(tǒng)一，這就需要在制度里明確具體要求，比如說統(tǒng)一用a4紙打印，文件封面要有編號之類的。
起草的時候，最好能召集相關(guān)部門開個小會，聽聽他們的意見。畢竟每個部門的工作性質(zhì)不同，產(chǎn)生的文件類型也不一樣。像銷售部可能更多涉及合同類文件，而工程部則會有大量的圖紙和施工記錄。把這些需求綜合起來，才能制定出比較全面的制度。不過，有時候起草人可能會忽略一些細節(jié)，比如沒有考慮到某些特殊情況下文件的處理辦法。這就要求制度要有一定的靈活性，能在執(zhí)行時根據(jù)實際情況調(diào)整。
書寫注意事項：
關(guān)于檔案的保管期限，也是個需要注意的地方。有些文件保存年限較長，有些則可以縮短甚至銷毀。這方面的規(guī)定得結(jié)合國家相關(guān)法律法規(guī)，也要參照企業(yè)的內(nèi)部規(guī)定。如果在這方面把握不準，可能會導(dǎo)致不必要的麻煩，比如說該銷毀的沒銷毀，不該留的卻一直保存著，這樣不僅浪費資源，還可能引發(fā)安全隱患。
制度擬定好之后，還得有人負責(zé)監(jiān)督落實?？梢栽O(shè)立專門的檔案管理員，定期檢查各部門的歸檔情況。當(dāng)然，這個崗位的人員得是細心負責(zé)的，不然很容易出問題。比如說有一次，某公司的檔案員因為疏忽，把幾份重要的財務(wù)報表放錯了柜子，后來費了好大勁才找回來。所以，制度再完善，也離不開人的執(zhí)行力。
還有個需要注意的問題就是電子檔案的管理。隨著信息化的發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始使用電子文檔。這種情況下，就得在制度里加入相關(guān)的管理措施，比如設(shè)置訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員查看敏感信息。不過有時候，起草人可能會忘記這一點，只顧著紙質(zhì)檔案的管理，這就可能導(dǎo)致電子檔案方面的漏洞。
【第6篇】企業(yè)檔案管理辦法制度怎么寫1150字
為了將公司檔案納入規(guī)范化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內(nèi)容:公司將規(guī)劃、方案、各級文件、內(nèi)部規(guī)章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、設(shè)備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產(chǎn)資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內(nèi)部形成的文件、規(guī)定、資料等應(yīng)主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記:檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閱:
(1)任何人查閱檔案，如需在檔案室內(nèi)短時間查閱可不打借條;如需在檔案室之外查閱使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經(jīng)理及相當(dāng)于此級別以上管理人員查閱檔案可通過檔案管理員直接辦理查閱手續(xù)。其他人員需查閱檔案時，必須有本部門經(jīng)理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閱手續(xù)。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經(jīng)理批準證明方可查閱。
4、檔案的保護:
(1)查閱者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉(zhuǎn)借，更不得遺失。如確實需要抄錄和復(fù)制，必須由總經(jīng)理簽字的批準申請方可抄錄或復(fù)制。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經(jīng)理簽名(復(fù)印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術(shù)、設(shè)備、標準資料)打印、拷貝或復(fù)印。否則，對責(zé)任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關(guān)技術(shù)資料或圖紙，必須由分管經(jīng)理簽字批準，保衛(wèi)方可放行。否則，如被保衛(wèi)查出未經(jīng)分管經(jīng)理批準蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，并每次對當(dāng)事人罰款200元-**元。如保衛(wèi)未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，由當(dāng)事人承擔(dān)一切損失，同時對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款100元。未造成損失的，除對當(dāng)事人罰款外，對責(zé)任保衛(wèi)失職罰款50元。
5、公司購買設(shè)備時的隨機技術(shù)資料、說明書、裝箱單等，員工外出學(xué)習(xí)時發(fā)放的學(xué)習(xí)資料，聘請師傅提供的技術(shù)資料、設(shè)備資料等，申請購買的技術(shù)資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續(xù)，否則每拖延24小時對責(zé)任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經(jīng)理簽名批準后借出，并由檔案員辦理登記手續(xù)。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露秘密。否則，視情節(jié)輕重罰款1000-10000元，并承擔(dān)公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，并確保查詢打印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內(nèi)存貯的規(guī)劃、規(guī)章制度、人事資料、合同、協(xié)議、工資檔案、學(xué)習(xí)材料、發(fā)言材料、技術(shù)資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目后，存檔備查。
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企業(yè)在制定檔案管理辦法時，得結(jié)合自身的情況，不能照搬別人的模板。要是直接套用，很可能就會出現(xiàn)問題，因為每個企業(yè)的規(guī)模、性質(zhì)、業(yè)務(wù)范圍都不一樣。比如，一家大型國企的檔案管理肯定跟一個小型私營企業(yè)的不一樣，他們的流程復(fù)雜程度就差很多。所以在起草前，最好先搞清楚本單位現(xiàn)有的檔案情況，包括數(shù)量、種類、存儲方式等等。
有些企業(yè)可能覺得檔案就是一些文件放在一起，隨便找個地方存起來就行，其實這想法不對。檔案管理不僅僅是保存，還包括整理、分類、歸檔、利用等多個環(huán)節(jié)。像一些技術(shù)類的企業(yè)，他們研發(fā)過程中產(chǎn)生的圖紙、實驗記錄什么的，如果管理不好，將來要用的時候就找不到了。所以得提前規(guī)劃好，比如用什么系統(tǒng)來管理，是不是需要專人負責(zé)之類的。
有的時候，企業(yè)在寫這類制度的時候，會忽略細節(jié)。比如提到檔案借閱，只寫了“借閱需審批”，卻沒有明確具體的操作步驟。像借閱人是誰、需要填寫哪些表格、審批權(quán)限是什么都沒說清楚，這就容易出問題。有時候員工借了檔案沒按時歸還，結(jié)果導(dǎo)致其他同事無法使用，影響工作進度。
還有些企業(yè)在規(guī)定檔案保存期限的時候，沒有考慮到實際情況。比如有的檔案雖然過了保存年限，但實際上對某些部門還是有用的，這時候就不能一刀切地銷毀。如果貿(mào)然銷毀了，將來出了問題，責(zé)任誰來擔(dān)？所以在這塊兒得留個余地，比如說可以設(shè)置一個審查機制，由專門的小組來決定是否銷毀。
書寫注意事項：
在檔案管理的獎懲措施這部分，也不能太籠統(tǒng)。有些企業(yè)只說了違反規(guī)定要處罰，卻沒有提到獎勵機制。這樣一來，大家的積極性就不高，畢竟人都有趨利避害的心理嘛。要是能設(shè)立一些激勵措施，比如定期評選優(yōu)秀檔案管理員之類的，效果可能會更好。
寫制度的時候也得注意語言表達的問題。有時候為了顯得正式，用了一些復(fù)雜的詞匯，反而讓人看不懂。像“檔案管理應(yīng)秉承科學(xué)嚴謹?shù)膽B(tài)度”，這樣的表述雖然沒錯，但聽起來有點拗口。改成“檔案管理要做到有條不紊”，就更容易理解了。不過有時候也會不小心寫錯字，比如把“檔案”寫成“檔家”，雖然不影響大意，但仔細看的話還是能發(fā)現(xiàn)的。
