【第1篇】文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)850字
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門(mén)管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級(jí)主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門(mén)在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫(xiě)頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5檔案銷毀
對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀，必要時(shí)做好銷毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實(shí)施。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)85人覺(jué)得有用
文件和檔案管理制度，寫(xiě)起來(lái)確實(shí)是個(gè)技術(shù)活兒。要弄好它，得先搞清楚單位到底是怎么運(yùn)轉(zhuǎn)的，文件收發(fā)、保存、歸檔這些環(huán)節(jié)，每個(gè)地方都得琢磨透了。
一開(kāi)始，得明確誰(shuí)管這個(gè)事。比如，有個(gè)專門(mén)的部門(mén)負(fù)責(zé)這事，但具體到人的話，最好有個(gè)固定的聯(lián)系人，不然出了問(wèn)題找不著北。再就是，文件進(jìn)來(lái)的時(shí)候，得有個(gè)登記本，什么時(shí)候來(lái)的、誰(shuí)送來(lái)的、什么內(nèi)容，都得記下來(lái)，這步別省略。有時(shí)候忙起來(lái)，就容易忘記給文件做個(gè)記錄，這樣后面找起來(lái)就麻煩了。
檔案室這個(gè)地方很重要，得保持干凈整潔，溫度濕度都要控制好，不然文件容易受損。還有，檔案柜得定期檢查一下，看看有沒(méi)有受潮或者蟲(chóng)蛀的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就得趕緊處理。要是檔案室沒(méi)人看管，隨便進(jìn)進(jìn)出出的，那檔案的安全性就很難保證了。
文件分類也是個(gè)學(xué)問(wèn)，得按類別分門(mén)別類地放，這樣找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候分類標(biāo)準(zhǔn)可能有點(diǎn)模糊，比如有些文件既屬于項(xiàng)目資料又屬于人事檔案，這時(shí)候就得商量好了歸哪一類。另外，文件的借閱也得有規(guī)定，誰(shuí)借的、什么時(shí)候還的、借了干什么，這些都得登記清楚，不然萬(wàn)一丟了找誰(shuí)說(shuō)理去？
歸檔的時(shí)候，得注意時(shí)間，不能拖得太久。有些急件要是歸檔不及時(shí)，可能會(huì)影響后續(xù)的工作。當(dāng)然，有時(shí)候因?yàn)楣ぷ魈?，歸檔的時(shí)間可能就會(huì)往后推一推，但最好還是有個(gè)期限，不能一直拖著。
檔案的保密工作也不能忽視，涉及敏感信息的文件得特別小心。要是保密措施不到位，被人泄露出去，后果很嚴(yán)重。所以，檔案室的鑰匙得專人保管，不該看的人堅(jiān)決不讓進(jìn)。
【第2篇】文件記錄和檔案管理制度怎么寫(xiě)1100字
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的經(jīng)營(yíng)管理檔案管理由財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負(fù)責(zé)記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負(fù)責(zé)記錄整理；總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄整理。
四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)65人覺(jué)得有用
寫(xiě)管理制度的時(shí)候，得知道是用來(lái)管事的，不是擺著好看的。比如說(shuō)文件記錄和檔案管理這塊兒，你得先把該存什么、咋存弄清楚。有些單位可能覺(jué)得隨便找個(gè)地方放就行，但這其實(shí)是個(gè)誤區(qū)。文件要是亂堆亂放，到時(shí)候想查個(gè)東西，翻半天也找不到，耽誤事不說(shuō)，還容易出問(wèn)題。
像咱們?nèi)粘９ぷ髦?，文件類型挺多的，有紙質(zhì)的也有電子版的，分類這事就得下功夫。紙質(zhì)文件要定期整理，別讓灰塵給糟蹋了，電子版的也不能光存不管，得定時(shí)備份。但有時(shí)候會(huì)遇到這種情況，明明設(shè)置了自動(dòng)備份，結(jié)果有一天發(fā)現(xiàn)備份文件夾里空空如也，這事就有點(diǎn)尷尬了。可能是設(shè)置的時(shí)候漏了個(gè)步驟，也可能是在忙別的事情忘了檢查，反正是出了差錯(cuò)。
檔案管理這邊，規(guī)章制度得跟實(shí)際工作掛鉤。比如說(shuō)歸檔的時(shí)間點(diǎn)，有的單位規(guī)定一個(gè)月一歸檔，有的是一季度一次，具體怎么定得看單位的實(shí)際情況。歸檔的時(shí)候，資料的完整性很重要。有時(shí)候文件少了頁(yè)碼，或者封面信息不全，這就影響后續(xù)的查閱效率。還有，檔案室的環(huán)境也得注意，溫度濕度都得控制好，不然紙張容易發(fā)黃變脆，電子檔案也可能因?yàn)橛布匣鰡?wèn)題。
再說(shuō)到借閱制度，這也是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。誰(shuí)借的、借多久、干什么用的，這些信息都得登記清楚。有些時(shí)候借出去的文件沒(méi)按時(shí)歸還，或者歸還時(shí)發(fā)現(xiàn)缺損，這都是管理上的漏洞。最麻煩的是，有人借了文件后，隨手放在辦公桌上，結(jié)果被別人順手拿走，這就屬于管理不到位了。
文件記錄和檔案管理這事，說(shuō)到底就是細(xì)節(jié)決定成敗。不能光想著省事，該做的步驟一點(diǎn)都不能少。比如定期盤(pán)點(diǎn)檔案數(shù)量，核對(duì)是否齊全，這個(gè)工作雖然繁瑣，但絕對(duì)不能偷懶。有時(shí)候忙起來(lái)，人就會(huì)想著能省一步是一步，但這樣長(zhǎng)期下去，隱患就慢慢積累起來(lái)了。
【第3篇】安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)850字
為進(jìn)一步加強(qiáng)本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺(tái)帳）管理制度，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
一、安全臺(tái)帳資料記錄是反映一個(gè)單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺(tái)帳的記錄、整理和積累過(guò)程中能起到自我督促、強(qiáng)化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺(tái)帳，安全臺(tái)帳由各生產(chǎn)單位指定專人負(fù)責(zé)，保證資料收集的及時(shí)、準(zhǔn)確、齊全。
二、各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳分門(mén)別類，按時(shí)間順序（以年度為界）裝訂成冊(cè)，編寫(xiě)相應(yīng)的目錄。
三、各生產(chǎn)單位安全臺(tái)帳資料分為以下幾大類：
1、責(zé)任書(shū)：承包合同、安全管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級(jí)簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書(shū)、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊(duì)）長(zhǎng)、班組長(zhǎng)安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。
2、制度文件：有關(guān)部門(mén)制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報(bào)：有關(guān)部門(mén)下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報(bào)。
4、花名冊(cè)：全員花名冊(cè)、安全管理人員花名冊(cè)、特種作業(yè)人員花名冊(cè)及相關(guān)身份證明、安全資格證書(shū)復(fù)印件。
5、新工人（含民工和臨時(shí)工）三級(jí)教育資料。
6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動(dòng)情況資料。
7、機(jī)械、電氣等設(shè)備管理資料（含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗(yàn)、檢測(cè)、使用情況等資料）。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險(xiǎn)化學(xué)品、民用爆破器材管理臺(tái)帳資料（如有則建立）。
10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報(bào)告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購(gòu)買、發(fā)放登記臺(tái)帳（附票證復(fù)印件）。
四、以上安全臺(tái)帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門(mén)可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺(tái)帳裝訂成冊(cè)保存。
六、公司對(duì)各部門(mén)安全臺(tái)帳的建立落實(shí)情況督促和監(jiān)督，并定期進(jìn)行檢查，檢查時(shí)間為每季進(jìn)行一次。
河北盛聯(lián)礦山工程建設(shè)有限公司
年 月 日
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)28人覺(jué)得有用
安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)
寫(xiě)管理制度這事，得從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合具體的工作情況去想。比方說(shuō)，單位里頭涉及到安全生產(chǎn)的文件，檔案，這些東西要是沒(méi)個(gè)規(guī)矩管著，時(shí)間長(zhǎng)了就容易亂套。所以第一步，得明確這些文件和檔案到底怎么分類。像那些日常的安全檢查記錄，事故處理報(bào)告，還有安全培訓(xùn)資料什么的，都得分門(mén)別類地放好。
接著就是制定一些基本的操作流程，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有章可循。比如，文件歸檔的時(shí)候，得有人負(fù)責(zé)審核，看看是不是齊全完整，有沒(méi)有遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。這個(gè)審核的過(guò)程很重要，不能馬虎。要是文件不全，以后出了事找證據(jù)就麻煩了。另外，對(duì)于一些重要的文件，最好能定期備份一下，萬(wàn)一原件丟了還能有個(gè)底。
檔案室的管理也得重視起來(lái)。檔案室應(yīng)該保持整潔干燥，避免潮濕導(dǎo)致文件受損。當(dāng)然了，也不能隨便讓誰(shuí)都進(jìn)去翻看，得設(shè)個(gè)權(quán)限，只有相關(guān)人員才能接觸。而且每次借閱都要登記清楚，誰(shuí)借的，什么時(shí)候借的，什么時(shí)候還的，都得記下來(lái)，這樣萬(wàn)一出了問(wèn)題也好追查責(zé)任。
有時(shí)候，文件多了就容易搞混。比如，去年的安全檢查報(bào)告和今年的一樣，放在那里很容易弄錯(cuò)。這時(shí)候就需要給每份文件編個(gè)號(hào)，最好是按照時(shí)間順序排好，這樣查找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)遇到特殊情況，比如有些文件涉及到保密事項(xiàng)，就不能公開(kāi)查閱，這種情況下就得特別標(biāo)注出來(lái)，提醒大家注意。
文件的保存期限也是個(gè)需要注意的地方。有些文件可能只需要保存幾年就夠了，但有些重要文件可能需要長(zhǎng)期保存。這就要求管理人員心里得有本賬，知道哪些該留，哪些該銷毀。不過(guò)銷毀的時(shí)候也要慎重，得經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行，不能隨便就扔掉。
小編友情提醒：
制度制定完不是就萬(wàn)事大吉了，還得定期檢查執(zhí)行情況。有時(shí)候員工們可能覺(jué)得麻煩，不太愿意遵守，這時(shí)候就需要加強(qiáng)監(jiān)督，讓大家明白遵守制度的重要性。要是發(fā)現(xiàn)有人違反規(guī)定，該批評(píng)教育就得批評(píng)教育，這樣才能保證制度的有效性。
【第4篇】紡織公司文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)400字
為加強(qiáng)公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過(guò)程監(jiān)督，特制定本制度。
1、實(shí)行安全文件收發(fā)登記制度，上級(jí)來(lái)文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見(jiàn)督辦落實(shí)。
2、文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴(yán)格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實(shí)行從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個(gè)過(guò)程一檔，每項(xiàng)活動(dòng)、工作一檔，檔案資料做到真實(shí)、有效、完整。
4、基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長(zhǎng)期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進(jìn)行銷毀處理。
5、檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實(shí)現(xiàn)從購(gòu)臵到退出市場(chǎng)的全過(guò)程監(jiān)督，及時(shí)進(jìn)行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關(guān)登記手續(xù)，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負(fù)責(zé)管理，實(shí)習(xí)專柜存放，落實(shí)防護(hù)措施，防止損毀。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)37人覺(jué)得有用
在編寫(xiě)紡織公司的文件和檔案管理制度時(shí)，首先要明確制度的核心目的是確保各類文件和檔案的規(guī)范化管理，這對(duì)企業(yè)的日常運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要。具體來(lái)說(shuō)，文件和檔案管理涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，包括文件的起草、審批、歸檔、保存以及銷毀等。每個(gè)環(huán)節(jié)都需要有詳細(xì)的流程規(guī)定，這樣才能保證文件的真實(shí)性和完整性。
比如在文件起草階段，各部門(mén)負(fù)責(zé)人需要根據(jù)工作需求確定文件類型和內(nèi)容。這里需要注意的是，有些時(shí)候可能會(huì)因?yàn)闀r(shí)間緊迫而忽略格式檢查，導(dǎo)致文件排版不夠統(tǒng)一。但這并不是說(shuō)格式不重要，相反，統(tǒng)一的格式有助于提高閱讀效率。在審批過(guò)程中，應(yīng)該設(shè)立專門(mén)的審核人員，他們不僅要檢查文件內(nèi)容是否符合公司政策，還要確認(rèn)是否有遺漏的關(guān)鍵信息。
對(duì)于檔案的歸檔工作，則需建立一個(gè)明確的分類系統(tǒng)。通常情況下，檔案會(huì)按照年度、類別或是項(xiàng)目進(jìn)行分類存放。然而，實(shí)踐中可能會(huì)遇到一些特殊情況，比如某些重要文件由于歷史原因沒(méi)有及時(shí)歸檔，這就需要后續(xù)補(bǔ)救措施。在保存方面，檔案室的環(huán)境條件必須達(dá)標(biāo)，溫度濕度控制得當(dāng)，防止檔案受損。如果檔案數(shù)量較多，可能需要借助信息化手段來(lái)輔助管理，但要注意信息安全問(wèn)題，避免泄露敏感信息。
至于檔案的銷毀，這一步驟同樣不可忽視。一般而言，超過(guò)保存期限且無(wú)特殊價(jià)值的檔案可以銷毀，但在實(shí)際操作中，有時(shí)會(huì)因?yàn)槭韬龃笠舛茨芗皶r(shí)處理，從而造成資源浪費(fèi)。因此，在制定銷毀程序時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定哪些檔案可以銷毀，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督執(zhí)行。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
為了保證制度的有效實(shí)施，還需要定期組織培訓(xùn)活動(dòng)，提升員工對(duì)文件和檔案管理的認(rèn)識(shí)。培訓(xùn)內(nèi)容可以涵蓋基礎(chǔ)知識(shí)、實(shí)際操作技巧以及最新的法律法規(guī)要求。值得注意的是，培訓(xùn)的形式不宜單一，除了傳統(tǒng)的講座形式外，還可以通過(guò)案例分析、互動(dòng)討論等方式增強(qiáng)參與感。
小編友情提醒：
制度的執(zhí)行效果需要通過(guò)定期檢查來(lái)評(píng)估。檢查的重點(diǎn)在于查看各項(xiàng)規(guī)定的落實(shí)情況，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)反饋并整改。當(dāng)然，偶爾會(huì)出現(xiàn)檢查人員因工作繁忙而敷衍了事的情況，這種情況雖然少見(jiàn)，但確實(shí)會(huì)影響檢查的質(zhì)量。所以，領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)當(dāng)給予足夠的重視和支持，確保檢查工作的嚴(yán)肅性和有效性。
【第5篇】某公司文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)1000字
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門(mén)建檔。進(jìn)行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會(huì)議記錄（含紀(jì)要）、安全費(fèi)用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動(dòng)防護(hù)用品采購(gòu)發(fā)放記錄、危險(xiǎn)源管理臺(tái)帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報(bào)告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎(jiǎng)懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來(lái)施工隊(duì)伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺(tái)賬（包括安裝、運(yùn)行、維護(hù)等）、有關(guān)強(qiáng)制性檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告或記錄、新改擴(kuò)建項(xiàng)目“三同時(shí)”、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護(hù)記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)68人覺(jué)得有用
寫(xiě)一個(gè)公司文件和檔案管理制度的時(shí)候，得先弄清楚文件和檔案到底有哪些區(qū)別，這樣制定起來(lái)才有方向。文件，主要是指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的各種記錄，比如會(huì)議紀(jì)要、報(bào)告、通知之類的，這些東西都有一定的時(shí)效性，過(guò)了某個(gè)時(shí)間點(diǎn)可能就沒(méi)什么用了。而檔案，是那些需要長(zhǎng)期保存下來(lái)的東西，像是員工的入職資料、合同文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等等，這些通常關(guān)系到公司的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益。
開(kāi)始起草制度的時(shí)候，得先把文件的分類搞明白。一般來(lái)說(shuō)，文件可以分成內(nèi)部使用的和對(duì)外發(fā)布的兩類。內(nèi)部文件，就是只在公司內(nèi)部流通的，像部門(mén)間的溝通函件、工作安排之類的，這類文件主要關(guān)注的是準(zhǔn)確性，確保每個(gè)部門(mén)都收到并且理解了相關(guān)信息。對(duì)外發(fā)布的文件就得格外小心了，因?yàn)樯婕暗焦拘蜗蟮膯?wèn)題，像公告、聲明之類的東西，要是寫(xiě)錯(cuò)了或者格式不對(duì)，可能會(huì)給公司帶來(lái)負(fù)面影響。所以，在處理這類文件時(shí)，最好多檢查幾遍，尤其是涉及金額、日期這種關(guān)鍵信息的地方，不能含糊。
檔案管理這部分，最重要的是建立一套完善的歸檔流程。首先得明確哪些東西該歸檔，這個(gè)可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)來(lái)定，像銷售合同、客戶反饋、項(xiàng)目驗(yàn)收材料這些肯定是要存檔的。然后，就是確定存放的位置，檔案室最好設(shè)置在干燥通風(fēng)的地方，防止受潮發(fā)霉。還有，檔案的編號(hào)也很重要，如果沒(méi)有統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則，以后找起來(lái)會(huì)特別麻煩。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，就是剛規(guī)定好編號(hào)規(guī)則沒(méi)多久，發(fā)現(xiàn)有些檔案已經(jīng)提前整理好了，編號(hào)方式不太一樣，這時(shí)候就需要花點(diǎn)時(shí)間調(diào)整一下。
在文件和檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也要設(shè)立相應(yīng)的管理制度。比如，文件的借閱需要經(jīng)過(guò)審批，不是誰(shuí)想看就能隨便看的，特別是涉及敏感信息的文件，必須經(jīng)過(guò)授權(quán)才行。檔案的調(diào)取也是一樣，不能隨隨便便就讓人拿走，得登記清楚調(diào)取人、調(diào)取原因、歸還時(shí)間這些信息。不過(guò)偶爾會(huì)出現(xiàn)一些小問(wèn)題，像有的部門(mén)負(fù)責(zé)人為了圖方便，直接讓下屬去檔案室拿資料，也不太在意登記手續(xù)，時(shí)間長(zhǎng)了就容易造成管理上的混亂。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
定期對(duì)文件和檔案進(jìn)行清理也是必不可少的。有些文件過(guò)期了就沒(méi)必要再保存了，檔案也是一樣，超過(guò)保存期限的應(yīng)該及時(shí)銷毀，以免占用過(guò)多的空間。銷毀的時(shí)候要注意保密，不能隨便找個(gè)地方就扔掉，得按照規(guī)定的程序來(lái)辦。但有時(shí)候會(huì)遇到這樣的情況，就是明明已經(jīng)到了銷毀的時(shí)間，可某些部門(mén)總覺(jué)得這些資料還能用得上，就不愿意配合銷毀工作，這就需要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，讓大家認(rèn)識(shí)到定期清理的重要性。
小編友情提醒：
還得培養(yǎng)員工的檔案意識(shí)?？梢酝ㄟ^(guò)培訓(xùn)的方式，讓大家都了解文件和檔案管理的基本要求，知道哪些行為是不符合規(guī)定的，比如隨意修改文件內(nèi)容、私自復(fù)印重要檔案等。當(dāng)然，有時(shí)候培訓(xùn)的效果可能不會(huì)立竿見(jiàn)影，有些人可能聽(tīng)過(guò)之后就忘掉了，所以還需要通過(guò)日常監(jiān)督和考核來(lái)強(qiáng)化大家的責(zé)任感。
【第6篇】文件和檔案管理制度范本怎么寫(xiě)1000字
文件和檔案管理制度
一、文件管理
1、文書(shū)人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項(xiàng)，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書(shū)人員在起草文件的過(guò)程中，要做到內(nèi)容詳實(shí)、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運(yùn)用場(chǎng)合的不同而選用不同的書(shū)寫(xiě)和表達(dá)方式，做到適時(shí)、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時(shí)要迅速、及時(shí)，并做好下發(fā)記錄;若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時(shí)進(jìn)行整理存檔;對(duì)于回收的資料也要及時(shí)整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點(diǎn)進(jìn)行并在指定期限內(nèi)按時(shí)歸還，借閱文件資料時(shí)嚴(yán)格按照文件密級(jí)管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時(shí)辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時(shí)追查處理，并且及時(shí)采取補(bǔ)救措施;對(duì)絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進(jìn)行核對(duì)，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大閱讀范圍，否則將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
5、機(jī)密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時(shí)，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
7、對(duì)各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時(shí)清理。
8、在部門(mén)主管安排、監(jiān)督下，定期對(duì)退檔資料進(jìn)行銷毀，并且及時(shí)在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門(mén)文檔負(fù)責(zé)人對(duì)自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對(duì)有價(jià)值的文檔要及時(shí)備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時(shí)或泄露相關(guān)機(jī)密，從而給公司帶來(lái)?yè)p失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對(duì)所有保存文檔要按順序分類存放，同時(shí)做出相對(duì)應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時(shí)添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時(shí)，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對(duì)，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)38人覺(jué)得有用
文件和檔案管理制度是個(gè)很關(guān)鍵的東西，尤其對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，它能保證工作的有序進(jìn)行。寫(xiě)這個(gè)制度的時(shí)候，得先把相關(guān)的法律法規(guī)搞清楚，比如《檔案法》之類的，這樣寫(xiě)出來(lái)的制度才合法合規(guī)。不過(guò)在實(shí)際操作中，有些企業(yè)可能因?yàn)椴涣私饩唧w法規(guī)，就直接照搬別的公司的制度，結(jié)果導(dǎo)致內(nèi)容不符合自身情況，甚至引發(fā)一些不必要的麻煩。
制定制度的時(shí)候，要明確各部門(mén)的職責(zé)，像辦公室負(fù)責(zé)總的管理，而各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)則負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的文件歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些問(wèn)題，比如有的部門(mén)覺(jué)得自己的工作量大，不愿意額外花時(shí)間去整理文件。這就需要管理層多做溝通，強(qiáng)調(diào)這項(xiàng)工作的重要性，畢竟檔案管理直接影響到后續(xù)的工作效率。
對(duì)于文件的分類和編號(hào)，這是個(gè)技術(shù)活兒。一般情況下，按照時(shí)間順序來(lái)排列比較方便查找，但要是涉及的文件類型復(fù)雜，就得考慮按類別來(lái)劃分。像技術(shù)類文件和技術(shù)圖紙，它們的保存期限不一樣，如果混在一起管理，后期處理起來(lái)會(huì)很麻煩。有時(shí)候，由于前期規(guī)劃不到位，分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致后來(lái)查找文件特別費(fèi)勁，影響了正常的工作進(jìn)程。
檔案室的管理也很重要，得確保檔案的安全性。這包括防火、防潮、防盜等方面。比如，檔案室的窗戶應(yīng)該裝上防護(hù)網(wǎng)，防止有人從外面闖入。但有時(shí)候，因?yàn)轭A(yù)算限制，企業(yè)可能只注重防盜措施，忽略了防潮的問(wèn)題，結(jié)果檔案受潮發(fā)霉，損失慘重。所以，在設(shè)置檔案室的時(shí)候，必須全面考慮各種風(fēng)險(xiǎn)因素。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
定期檢查檔案也是必不可少的環(huán)節(jié)。通過(guò)檢查，可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案中存在的問(wèn)題，比如破損、丟失等情況。要是檢查工作沒(méi)做好，檔案一旦出現(xiàn)問(wèn)題，就很難追溯原因，甚至可能影響到企業(yè)的決策依據(jù)。有時(shí)因?yàn)闄z查人員責(zé)任心不強(qiáng)，導(dǎo)致發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后沒(méi)有及時(shí)上報(bào)，延誤了處理的最佳時(shí)機(jī)，造成了更大的損失。
文件和檔案管理制度的執(zhí)行也需要監(jiān)督機(jī)制?？梢栽O(shè)立專門(mén)的小組，不定期地抽查各部門(mén)的執(zhí)行情況。不過(guò)，有時(shí)候監(jiān)督小組的成員因?yàn)楹捅粰z查部門(mén)關(guān)系密切，礙于情面，檢查時(shí)睜一只眼閉一只眼，這樣就失去了監(jiān)督的意義。所以，挑選監(jiān)督人員的時(shí)候，得考慮到他們的公正性和專業(yè)性。
