【第1篇】辦公室檔案管理制度怎么寫(xiě)3850字
為加強(qiáng)辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團(tuán)聯(lián)合會(huì)和各社團(tuán)管理服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條各部門(mén)、各社團(tuán)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門(mén)、各社團(tuán)的一項(xiàng)重要任務(wù)，必須認(rèn)真做好。
第二條各類(lèi)文件材料由辦公室負(fù)責(zé)整理立卷、歸檔。辦公室對(duì)各部門(mén)、各社團(tuán)文件立卷工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并做好應(yīng)歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件(包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會(huì)議文件，文件匯編，簿、冊(cè)、圖表，出版物原稿、磁盤(pán)等)，均屬立卷歸檔范圍。
第四條立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。
第五條立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類(lèi)，分年度、分級(jí)別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)。
2、分級(jí)別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問(wèn)題。將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。
5、保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。
(1)永久保存。凡是反映部門(mén)、社團(tuán)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的(例如章程、申請(qǐng)批文、社團(tuán)成立申請(qǐng)書(shū)等)有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。
(2)長(zhǎng)期保存。凡是在相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)部門(mén)、社團(tuán)需要查考的文件，劃為長(zhǎng)期保存。長(zhǎng)期保存為15年至50年。
(3)短期保存。凡是在較短時(shí)間內(nèi)部門(mén)、社團(tuán)需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件，應(yīng)組合在一起。
2、會(huì)議文件應(yīng)單獨(dú)組合。
3、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等各類(lèi)表格文件，應(yīng)組合在一起。
4、工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按部門(mén)或社團(tuán)名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進(jìn)行組合。
第七條檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應(yīng)區(qū)分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計(jì)劃、總結(jié)在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時(shí)間先后排列。
第八條文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續(xù)。
第九條歸檔時(shí)間。部門(mén)或社團(tuán)應(yīng)于活動(dòng)后一周內(nèi)，將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條歸檔文件案卷的要求。部門(mén)或社團(tuán)移交歸檔文件案卷，應(yīng)符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號(hào)、頁(yè)號(hào)、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條辦公室按照社團(tuán)聯(lián)合會(huì)對(duì)檔案管理的要求，對(duì)存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計(jì)等工作。第十三條經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)經(jīng)分管主席審查批準(zhǔn)后，按程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。
第十四條辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則。經(jīng)常檢查防護(hù)設(shè)施和檔案保管狀況，對(duì)破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計(jì)劃的進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制，保護(hù)檔案的安全與完整。
第十五條檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關(guān)登記表，檔案用完后應(yīng)及時(shí)歸還。
第十六條借用檔案人員必須愛(ài)護(hù)檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉(zhuǎn)借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細(xì)檢查，發(fā)現(xiàn)對(duì)檔案有損壞或泄密者，應(yīng)及時(shí)向分管主席報(bào)告，按有關(guān)規(guī)定處理。
第十七條檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認(rèn)真負(fù)責(zé)，按規(guī)定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。
第十八條平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內(nèi)容分類(lèi)、收集、整理，應(yīng)保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級(jí)漏發(fā)文件，應(yīng)及時(shí)請(qǐng)求補(bǔ)發(fā)或取得復(fù)印件，以便存檔和查閱。
第十九條確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進(jìn)一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和省、市檔案主管部門(mén)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機(jī)關(guān)及各處室在公務(wù)活動(dòng)中反映本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)、有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應(yīng)及時(shí)將公文定稿、正本和有關(guān)材料向綜合處移交。
三、財(cái)會(huì)、統(tǒng)計(jì)和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會(huì)計(jì)、統(tǒng)計(jì)年度終了后，編造清冊(cè)，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設(shè)項(xiàng)目全過(guò)程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應(yīng)當(dāng)分門(mén)別類(lèi)、系統(tǒng)科學(xué)、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書(shū)檔案資料，一般應(yīng)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應(yīng)當(dāng)做好以下工作：
1、維護(hù)好檔案的安全，做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作，對(duì)損壞、霉變、散失的檔案，及時(shí)采取修補(bǔ)、復(fù)制、收集等補(bǔ)救措施。
2、每季度對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，確保檔案安全與完整。
3、嚴(yán)格按規(guī)定辦事，對(duì)進(jìn)出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點(diǎn)清、檢查清、核對(duì)清、檔號(hào)清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時(shí)通風(fēng)透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時(shí)，應(yīng)履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格履行批準(zhǔn)登記手續(xù)。
1、機(jī)關(guān)各處室、二級(jí)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
2、外單位查閱檔案的，應(yīng)持公函，并出示查詢?nèi)藛T有效證件，經(jīng)綜合處審核，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查詢。
十、查閱檔案應(yīng)在文檔室內(nèi)進(jìn)行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個(gè)人不得擅自復(fù)印和拍照，因工作需要，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)印、拍照。
十二、凡查閱檔案，不準(zhǔn)在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫(huà)，不準(zhǔn)在檔案材料上標(biāo)注任何符號(hào)。歸還檔案時(shí)，檔案員必須進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)追究查閱者的責(zé)任。
檔案保密
十三、認(rèn)真貫徹實(shí)施《保密法》，嚴(yán)格執(zhí)行黨和國(guó)家的保密制度，維護(hù)檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進(jìn)入文檔室，不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時(shí)，應(yīng)報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，不允許復(fù)印、拍照等任何形式的復(fù)制。確需復(fù)制的，須報(bào)單位主要負(fù)責(zé)同志審批，并嚴(yán)格按照《保密法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時(shí)，不得翻閱其它無(wú)關(guān)檔案。
十七、文檔室和檔案柜應(yīng)當(dāng)隨時(shí)加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準(zhǔn)，文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計(jì)
十九、建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做到及時(shí)準(zhǔn)確無(wú)誤。
二十、按照有關(guān)規(guī)定，按時(shí)向檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的檔案管理部門(mén)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)。
二十一、按時(shí)完成上級(jí)檔案行政管理部門(mén)部署的登記和統(tǒng)計(jì)任務(wù)。
檔案鑒定與銷(xiāo)毀
二十二、按照國(guó)家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)對(duì)本單位的所有行文進(jìn)行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對(duì)沒(méi)有保存價(jià)值的文件和保存期滿的檔案才能進(jìn)行銷(xiāo)毀。
二十四、凡需銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，由辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可在有保密資質(zhì)的造紙廠銷(xiāo)毀。
二十五、批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，必須由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷(xiāo)毀。
二十六、因檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項(xiàng)目檔案管理
二十七、市信息化項(xiàng)目檔案管理遵循《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》(gb/t11822-____________年)和《歸檔文件整理規(guī)則》(da/t22-____________年)相關(guān)規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項(xiàng)目建設(shè)單位的文檔報(bào)送和檔案管理，建設(shè)單位不得拒報(bào)、瞞報(bào)。對(duì)不按規(guī)定提交項(xiàng)目建設(shè)檔案的，市信息辦有權(quán)暫停該信息化建設(shè)項(xiàng)目后續(xù)工作，所有后果由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項(xiàng)目管理實(shí)施細(xì)則》規(guī)定，信息化項(xiàng)目建設(shè)檔案包括：
1、項(xiàng)目申報(bào)材料：財(cái)政預(yù)算“一上”截止前，向市信息辦申報(bào)下一年度信息化專(zhuān)項(xiàng)資金的建設(shè)計(jì)劃和項(xiàng)目預(yù)算;申請(qǐng)立項(xiàng)報(bào)告及項(xiàng)目建設(shè)方案。
2、項(xiàng)目論證材料：項(xiàng)目建設(shè)方案。
3、項(xiàng)目立項(xiàng)材料：項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容及預(yù)算簡(jiǎn)表;項(xiàng)目正式批復(fù)。
4、項(xiàng)目實(shí)施材料：項(xiàng)目建設(shè)合同;《合肥市信息化建設(shè)項(xiàng)目執(zhí)行情況表》
5、項(xiàng)目驗(yàn)收材料：技術(shù)報(bào)告、開(kāi)發(fā)工作報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、監(jiān)理報(bào)告、用戶報(bào)告、經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告及建設(shè)合同要求提供的有關(guān)資料;項(xiàng)目驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)。
6、經(jīng)費(fèi)支付材料：工程款支付情況
7、績(jī)效評(píng)估材料：自我評(píng)估和第三方績(jī)效評(píng)估報(bào)告
三十、信息化項(xiàng)目建設(shè)單位在報(bào)送項(xiàng)目紙質(zhì)材料時(shí)，應(yīng)一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質(zhì)量，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)按照以下統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，整理標(biāo)準(zhǔn)文檔。
1、文檔的編制應(yīng)遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時(shí)間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行整理，各類(lèi)材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確，如實(shí)反映項(xiàng)目審批、建設(shè)、完善、驗(yàn)收、運(yùn)行的全過(guò)程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張(黨委系統(tǒng)文件使用16k標(biāo)準(zhǔn)用紙除外)，紙張規(guī)
格不可超過(guò)310mm×220mm(長(zhǎng)×寬)，整卷厚度不得超過(guò)40mm。
3、整卷文檔應(yīng)執(zhí)行完整的頁(yè)碼標(biāo)識(shí)(空白頁(yè)不標(biāo)識(shí)頁(yè)碼)，并在文檔首頁(yè)前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進(jìn)行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負(fù)責(zé)解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)84人覺(jué)得有用
辦公室檔案管理這事，說(shuō)起來(lái)復(fù)雜，其實(shí)也有門(mén)道。做制度的時(shí)候，得結(jié)合實(shí)際情況，不能憑空想當(dāng)然。比如，有些單位文件多，分類(lèi)就得細(xì)一點(diǎn)，要是分類(lèi)太籠統(tǒng)，找起來(lái)就費(fèi)勁了。還有，歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)也得定好，不能一會(huì)兒今天交，一會(huì)兒明天交，員工們摸不著頭腦，領(lǐng)導(dǎo)也頭疼。
制定制度時(shí)，得先弄清楚哪些文件需要存檔。像是合同、會(huì)議紀(jì)要、財(cái)務(wù)報(bào)表這些重要材料肯定得留著，但一些日?，嵥榈耐ㄖ裁吹?，可能就不用全存。另外，檔案存放的地方也要講究，不能隨便找個(gè)角落堆著。要是地方潮濕或者光線太強(qiáng)，時(shí)間長(zhǎng)了紙張容易發(fā)黃變脆，到時(shí)候想找都找不到。
有時(shí)候，會(huì)遇到一些特殊情況。比如，有的部門(mén)負(fù)責(zé)人經(jīng)常換，交接工作的時(shí)候，檔案管理這塊兒容易出紕漏。所以，每次交接的時(shí)候，都得有個(gè)清單，雙方簽字確認(rèn)。這樣即便出了問(wèn)題，也好追責(zé)。
制度里最好還能寫(xiě)明借閱流程。誰(shuí)想借檔案，得提前申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)才行。而且借出去的東西得限定歸還時(shí)間，不能一直占著不還。要是有人借了不還，還得有辦法催促，不然檔案室的資料越來(lái)越少，那可就麻煩了。
寫(xiě)制度的時(shí)候，別忘了加上處罰措施。要是有人故意損壞檔案，或者泄露機(jī)密信息，得有相應(yīng)的懲罰。不過(guò)，這處罰也不能太重，畢竟大家都是為了工作方便嘛。要是處罰太嚴(yán)，反而會(huì)影響大家的積極性。
有時(shí)候，制度寫(xiě)得太死板也不行。像有些緊急情況，員工需要臨時(shí)調(diào)取檔案，如果非要按正常流程走，那就耽誤事了。所以，制度里最好留點(diǎn)靈活的空間，遇到特殊情況能特事特辦。
小編友情提醒：
制度寫(xiě)完不是萬(wàn)事大吉了，還得定期檢查一下執(zhí)行情況。要是發(fā)現(xiàn)有漏洞，就得及時(shí)修改。不能光寫(xiě)在紙上好看，實(shí)際操作起來(lái)卻不管用。
【第2篇】寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度怎么寫(xiě)300字
寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類(lèi)，由辦公室人事主管負(fù)責(zé)管理。
2)檔案文件必須設(shè)專(zhuān)柜存放保管，存放必須分類(lèi)編號(hào)，清楚編寫(xiě)文件目錄，以便查閱。
3.)凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件，必須隨文將領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認(rèn)真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時(shí)歸檔。
5)凡借閱重要密件，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱;
所借閱的檔案資料未經(jīng)批準(zhǔn)不得抄摘或復(fù)印。
6)檔案管理人員要定時(shí)檢查專(zhuān)柜，核對(duì)件數(shù)，做好防蟲(chóng)、防潮、房遺失，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映，妥善出路。
如系認(rèn)為造成，要追究有關(guān)人員的責(zé)任。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)47人覺(jué)得有用
寫(xiě)字樓物業(yè)辦公室的檔案管理制度確實(shí)很重要，特別是對(duì)于那些每天都有大量文件需要整理的情況。如果檔案管理混亂，不僅會(huì)影響工作效率，還可能帶來(lái)很多麻煩。所以，要想辦法制定一個(gè)既實(shí)用又能讓大家都能接受的制度。
一開(kāi)始，得明確檔案管理的目標(biāo)，這可不是隨便說(shuō)說(shuō)就行的。比如，要確保檔案的安全性，防止丟失或者泄露。還有，要保證檔案能被快速找到，這樣在需要的時(shí)候不至于手忙腳亂。再比如，定期檢查檔案的狀態(tài)，看看有沒(méi)有損壞，及時(shí)修復(fù)或備份。
檔案分類(lèi)這件事挺關(guān)鍵的，不能什么都一股腦地塞進(jìn)同一個(gè)文件夾里?？梢园凑諛I(yè)務(wù)類(lèi)型來(lái)分，也可以按照時(shí)間順序來(lái)排，具體怎么分得看實(shí)際情況。不過(guò)，分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)一旦確定了，就得堅(jiān)持下去，不然以后找起來(lái)會(huì)特別費(fèi)勁。
至于檔案的借閱，也是個(gè)不能忽視的問(wèn)題。誰(shuí)想借、借多久、怎么歸還，這些都要有明確規(guī)定。要是沒(méi)有規(guī)矩，大家都隨意借閱，檔案很容易就沒(méi)了蹤影。最好還能有個(gè)登記本，每次借閱都記下來(lái)，這樣出了問(wèn)題也好追查。
有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)覺(jué)得這些事太瑣碎，不太重視。但其實(shí)，小事處理不好，積累起來(lái)就是大事。所以，即使領(lǐng)導(dǎo)不催促，自己也得主動(dòng)去完善這個(gè)制度。當(dāng)然，制度定出來(lái)不是擺著好看的，還得有人去執(zhí)行，這就需要定期檢查和考核了。
檔案室的環(huán)境也很重要，溫度濕度控制不當(dāng)?shù)脑?，檔案容易受潮發(fā)霉。雖然平時(shí)看著沒(méi)什么大礙，但時(shí)間一長(zhǎng)，紙質(zhì)材料就會(huì)變脆甚至破損。因此，定期巡查檔案室的環(huán)境狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題趕緊解決，這一點(diǎn)不能含糊。
有時(shí)候，員工可能會(huì)因?yàn)楣ぷ髅Χ雎詸n案管理，這就需要時(shí)不時(shí)提醒一下大家?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)會(huì)強(qiáng)調(diào)，或者在公告欄貼一些相關(guān)的注意事項(xiàng)。不過(guò)，光靠口頭提醒還不夠，最好能將檔案管理納入績(jī)效考核，這樣大家才會(huì)更認(rèn)真對(duì)待。
檔案管理還需要與時(shí)俱進(jìn)，隨著公司的發(fā)展，業(yè)務(wù)量增加，檔案也會(huì)越來(lái)越多。這時(shí)候，就得考慮是不是需要引入新的管理工具，比如電子化管理。雖然剛開(kāi)始可能有點(diǎn)麻煩，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這對(duì)提升效率很有幫助。
【第3篇】辦公室檔案管理制度范文7怎么寫(xiě)400字
辦公室檔案管理制度范文(七)
1、辦公室對(duì)各類(lèi)文件、重大活動(dòng)照片都要及時(shí)進(jìn)行整理立卷歸檔;
2、歸檔方法按題目分類(lèi)、按時(shí)間順序存放。按題目分類(lèi)為:收、發(fā)文類(lèi)，基建類(lèi)(包括水、電管道圖等)，人事檔案，設(shè)備檔案及各類(lèi)報(bào)表;
3、檔案需及時(shí)整理、分類(lèi)、立卷、做好歸檔，立卷時(shí)必須在檔案封面上清楚地標(biāo)明題目，要本著利于查找的原則，按順序排列好，準(zhǔn)確地做好文件索引;
4、定期進(jìn)行文件清理、歸檔，以免資料堆積。熟悉自己管理的檔案;
5、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量，保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全;
6、因工作需要，各部門(mén)負(fù)責(zé)人可在檔案室借閱資料，但需辦理借閱手續(xù)、借閱的檔案必須妥善保管，不得遺失、不得轉(zhuǎn)借、涂改、拆散、損壞和翻印，秘密級(jí)以上的檔案文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱;
7、認(rèn)真做好檔案的安全存放工作，無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可，不準(zhǔn)進(jìn)入檔案重地;
8、每年清理一次檔案，銷(xiāo)毀不需保存的材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定，送總經(jīng)理審批后銷(xiāo)毀。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)50人覺(jué)得有用
辦公室檔案管理制度的制定需要結(jié)合單位實(shí)際情況，既要考慮長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，也要便于日常操作。在起草這類(lèi)制度時(shí)，得先把檔案分類(lèi)搞清楚，比如文書(shū)檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等，這一步很重要，要是分類(lèi)搞錯(cuò)了，后續(xù)管理會(huì)很麻煩。每個(gè)類(lèi)別都有自己的特點(diǎn)，像會(huì)計(jì)檔案得按年度歸檔，而人事檔案則可能涉及員工調(diào)動(dòng)記錄，這些都得提前想好怎么放。
接著就是文件的編號(hào)問(wèn)題，這個(gè)看似簡(jiǎn)單卻容易出錯(cuò)。編號(hào)得有規(guī)律，比如按年份-部門(mén)-順序號(hào)的方式編排，這樣查找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候人手緊張，可能會(huì)一時(shí)疏忽，把某個(gè)重要文件的編號(hào)漏了，結(jié)果后來(lái)找起來(lái)費(fèi)勁。所以，在實(shí)際操作中，最好安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)核對(duì)，確保每份文件都有對(duì)應(yīng)的編號(hào)。
保存環(huán)境也很關(guān)鍵，檔案室要保持適宜的溫濕度，防止霉變或者蟲(chóng)蛀。要是檔案室條件差，沒(méi)定期檢查設(shè)備，就可能出現(xiàn)問(wèn)題。比如，有一次我去一個(gè)地方檢查檔案，發(fā)現(xiàn)檔案柜旁邊堆了不少雜物，還靠近窗戶，陽(yáng)光直射，這樣的環(huán)境對(duì)檔案保存可不好。
在借閱環(huán)節(jié)，也得有明確規(guī)定。誰(shuí)借閱、借多久、怎么歸還都要登記清楚。有些人可能會(huì)忘記按時(shí)歸還，這就需要定期提醒。另外，對(duì)于涉密檔案，必須嚴(yán)格控制借閱范圍，不能隨便讓人看。如果管理松散，隨意借閱，很容易造成泄密風(fēng)險(xiǎn)。
小編友情提醒：
制度執(zhí)行過(guò)程中，定期盤(pán)點(diǎn)是必不可少的步驟。通過(guò)盤(pán)點(diǎn)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)丟失或損壞的情況。不過(guò)，有時(shí)候因?yàn)楣ぷ鞣泵?，可能?huì)有人懶得做這件事，覺(jué)得反正平時(shí)也沒(méi)什么事，結(jié)果等到真正需要的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題一大堆。所以，領(lǐng)導(dǎo)層得重視這項(xiàng)工作，定期組織人員進(jìn)行檢查，確保檔案管理不出紕漏。
【第4篇】學(xué)院黨委辦公室會(huì)計(jì)檔案管理制度怎么寫(xiě)1350字
學(xué)院黨委辦公室會(huì)計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)我校會(huì)計(jì)檔案的管理，根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局頒發(fā)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》和原國(guó)家教委《高等學(xué)校財(cái)會(huì)類(lèi)檔案工作規(guī)范》等法規(guī)，結(jié)合我校的具體情況，特制訂本制度。
一、會(huì)計(jì)檔案的立卷及歸檔
（一）會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)（包括學(xué)校獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)部門(mén)）按歸檔范圍及要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝釘成冊(cè)，封面應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定填寫(xiě)清楚，標(biāo)題要簡(jiǎn)明，字跡工整、清晰，并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
（二）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后可暫由會(huì)計(jì)部門(mén)保管3年，到期滿后的次年6月底前，由會(huì)計(jì)部門(mén)的兼職檔案員編制移交目錄（一式二份）送領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，連同案卷一并移交學(xué)校綜合檔案室統(tǒng)一保管。獨(dú)立核算單位的會(huì)計(jì)檔案暫由形成會(huì)計(jì)檔案的單位保管，以后視綜合檔案室保管條件改善狀況如何再考慮接收，但綜合檔案室要會(huì)同學(xué)校財(cái)務(wù)處進(jìn)行檢查，指導(dǎo)立卷歸檔工作。
（三）會(huì)計(jì)檔案移交到綜合檔案室后，原則上應(yīng)保持原冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，綜合檔案室要會(huì)同會(huì)計(jì)部門(mén)和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責(zé)任。
二、會(huì)計(jì)檔案保管期限
（一）會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類(lèi)（詳見(jiàn)附表1、2）。
（二）會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
三、會(huì)計(jì)檔案借閱
會(huì)計(jì)檔案借閱除執(zhí)行《檔案材料借閱規(guī)定》和《保密規(guī)定》外，還須按以下規(guī)定執(zhí)行：
（一）學(xué)校財(cái)務(wù)處工作人員查閱會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)后可直接到綜合檔案室查閱。
（二）校內(nèi)有關(guān)部門(mén)查閱會(huì)計(jì)檔案，須經(jīng)請(qǐng)示會(huì)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，到綜合檔案室辦理有關(guān)手續(xù)后方可查閱。如需復(fù)制或摘抄會(huì)計(jì)檔案作為旁證材料，須經(jīng)會(huì)計(jì)部門(mén)和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)制或摘抄件上簽署意見(jiàn)和蓋章后方能作為旁證材料。(www.)查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。
（三）學(xué)校會(huì)計(jì)部門(mén)因特殊需要，需將會(huì)計(jì)檔案借出，須經(jīng)會(huì)計(jì)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，由會(huì)計(jì)人員到綜合檔案室辦理登記手續(xù)方可借出。其他單位查閱會(huì)計(jì)檔案，只限于綜合檔案室查閱，一律不準(zhǔn)借出。
（四）借閱會(huì)計(jì)檔案的人員和檔案管理員，在會(huì)計(jì)檔案借閱時(shí)應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)憑證序號(hào)和張數(shù)，并辦理登記手續(xù)。歸還時(shí)，雙方要當(dāng)面檢查是否原樣完整無(wú)缺，方能在借閱登記簿上注銷(xiāo)。
四、會(huì)計(jì)檔案鑒定和銷(xiāo)毀
（一）已移交到綜合檔案室的會(huì)計(jì)檔案保管期滿，需要銷(xiāo)毀時(shí)，由綜合檔案室提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，會(huì)同會(huì)計(jì)部門(mén)共同鑒定，嚴(yán)格審查。編造會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容，報(bào)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
（二）對(duì)于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
（三）銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，由綜合檔案室和會(huì)計(jì)部門(mén)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案；銷(xiāo)毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。
附表：
1、企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
2、財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)17人覺(jué)得有用
學(xué)院黨委辦公室的會(huì)計(jì)檔案管理，說(shuō)起來(lái)也不是一件特別復(fù)雜的事情，但確實(shí)需要點(diǎn)心思去琢磨。這類(lèi)制度得結(jié)合實(shí)際情況來(lái)定，不能光憑空想象。比如，賬本歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，有些單位可能覺(jué)得月結(jié)后就存檔，有些則認(rèn)為季度結(jié)束才合適，這個(gè)要看具體的工作節(jié)奏。
制定的時(shí)候，要考慮到實(shí)際操作的便利性。比如，會(huì)計(jì)憑證的整理，這可是個(gè)細(xì)活兒。要是裝訂得松松垮垮的，翻找起來(lái)麻煩不說(shuō)，還容易弄壞。我記得有一次整理憑證，因?yàn)闆](méi)有及時(shí)檢查封皮的質(zhì)量，結(jié)果有幾個(gè)憑證被夾子壓壞了邊角，挺讓人懊惱的。所以，材料的選擇也得重視，得選那種結(jié)實(shí)耐用的紙張。
還有就是存儲(chǔ)環(huán)境的問(wèn)題，這很重要。潮濕的地方容易滋生霉菌，干燥又怕紙張脆化。我們辦公室以前就有過(guò)這樣的教訓(xùn)，一批重要的發(fā)票因?yàn)榇娣旁诳拷皯舻牡胤剑魂?yáng)光直射后褪色嚴(yán)重，后來(lái)查閱的時(shí)候很多信息都看不清了。所以，檔案室最好能保持恒溫恒濕，這樣檔案才能長(zhǎng)久保存。
至于查閱權(quán)限這塊，就得明確劃分了。有些文件屬于內(nèi)部資料，外人是不能隨便查看的。但是有時(shí)候?qū)W校有審計(jì)或者其他檢查任務(wù)，就需要配合提供相關(guān)資料。這就要求制度里得注明哪些情況下可以借閱，借閱流程又是怎樣的，還得有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)登記，防止丟失。
另外一點(diǎn)，檔案的定期檢查也不能忽略。畢竟時(shí)間長(zhǎng)了，誰(shuí)知道會(huì)出什么狀況？上次我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)老賬本的封皮已經(jīng)開(kāi)裂了，里面的紙頁(yè)也有點(diǎn)卷曲，幸好發(fā)現(xiàn)得早，及時(shí)做了修復(fù)處理。我覺(jué)得每隔幾年就該拿出來(lái)仔細(xì)檢查一遍，看看有沒(méi)有蟲(chóng)蛀或者受潮的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。
人員培訓(xùn)也是必不可少的環(huán)節(jié)。會(huì)計(jì)檔案管理工作不是一個(gè)人的事，團(tuán)隊(duì)里的每個(gè)人都得清楚自己的職責(zé)。如果某個(gè)人臨時(shí)換崗，新接手的人如果不了解情況，很可能就會(huì)出岔子。記得去年有個(gè)新來(lái)的同事，因?yàn)椴磺宄n案分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)，把一份很重要的合同放錯(cuò)了位置，費(fèi)了好大勁才找到。
【第5篇】辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度怎么寫(xiě)1300字
辦公室管理制度
為完善公司的行政管理機(jī)制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項(xiàng)行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
文件收發(fā)規(guī)定
一、董事會(huì)和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會(huì)的由董事長(zhǎng)簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務(wù)文件由有關(guān)部門(mén)擬稿，分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于商業(yè)秘密的文件，核稿人應(yīng)該注“秘密”字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專(zhuān)人印制、報(bào)送。
二、董事會(huì)和公司的文件由辦公室負(fù)責(zé)報(bào)送。送件人應(yīng)把文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門(mén)、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并報(bào)告報(bào)送結(jié)果。
三、經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
四、外來(lái)的文件由辦公室文書(shū)負(fù)責(zé)簽收，并于接件當(dāng)日填寫(xiě)閱辦單，按領(lǐng)導(dǎo)批示的要求送達(dá)有關(guān)部門(mén)，辦好文件閱辦;屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。
五、文件閱辦部門(mén)或個(gè)人，對(duì)有閱辦要求的文件，應(yīng)在三日內(nèi)辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的，應(yīng)向辦公室說(shuō)明原因。
檔案管理制度
一、所有檔案文印人員應(yīng)遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項(xiàng)。
二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經(jīng)理簽署意見(jiàn)，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項(xiàng)登記，以備查驗(yàn)。
三、文印人員必須按時(shí)、按質(zhì)、按量完成各項(xiàng)打字、傳真、復(fù)印任務(wù)，不得積壓延誤。工作任務(wù)繁忙時(shí)，應(yīng)加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應(yīng)及時(shí)與有關(guān)人員校對(duì)清楚。
四、文件、傳真等應(yīng)及時(shí)發(fā)送給有關(guān)人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當(dāng)事人的責(zé)任。
五、嚴(yán)禁擅自為私人打印、復(fù)印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。
六、公司文件原件，照冊(cè)登記存檔。
七、檔案管理員未經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，文件原稿不能向他人復(fù)印外借。
八、如公司辦理其它事宜領(lǐng)用文件時(shí)，經(jīng)辦公室批準(zhǔn)，承辦人辦理借還手續(xù)方可。
辦公用品購(gòu)置領(lǐng)用規(guī)定
一、公司領(lǐng)導(dǎo)及未實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核部門(mén)所需的辦公用品，由辦公室填寫(xiě)《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后購(gòu)置。實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核的部門(mén)所需購(gòu)置辦公用品，到辦公室領(lǐng)用，辦理出入庫(kù)手續(xù)，明確金額。需購(gòu)置的，由部門(mén)負(fù)責(zé)人填寫(xiě)《資金使用審批表》，報(bào)總經(jīng)理審批后由辦公室購(gòu)置。大額資金的使用，由總經(jīng)理審核并報(bào)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)后辦理。
二、辦公用品購(gòu)置后，須持總經(jīng)理審批的《資金使用審批表》和購(gòu)貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫(kù)手續(xù)。未辦理出入庫(kù)手續(xù)的，財(cái)務(wù)部不予報(bào)銷(xiāo)。
三、各部門(mén)所用的專(zhuān)用表格等印刷品，由部門(mén)自行制定格式，按規(guī)定報(bào)總經(jīng)理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
五、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費(fèi)，努力降低消耗和辦公費(fèi)用。
公章管理規(guī)定
一、公司文件、申請(qǐng)、協(xié)議、合同等，須加蓋印章時(shí)，要對(duì)文字、用語(yǔ)進(jìn)行校對(duì)無(wú)誤方可加蓋公章。
二、外單位或個(gè)人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時(shí)，要經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會(huì)或董事長(zhǎng)批準(zhǔn)方可加蓋印章。
三、如因某種業(yè)務(wù)須要帶公章前往辦理，辦公室須派專(zhuān)人前往，或經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)辦理帶章外出手續(xù)方可。
四、未經(jīng)批準(zhǔn)私自帶章外出給公司帶來(lái)重大損失和極壞影響時(shí)，公司將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行依法追究。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)90人覺(jué)得有用
辦公室里的文件、檔案、辦公用品以及公章管理，這是每個(gè)單位都得面對(duì)的事。尤其是那些搞行政的同事，天天跟這些東西打交道，要是沒(méi)個(gè)規(guī)矩，那可就亂套了。
先說(shuō)文件和檔案，重要得很，得有個(gè)分類(lèi)的辦法。像什么年度報(bào)告、會(huì)議記錄之類(lèi)的，得按時(shí)間或者類(lèi)別分開(kāi)存著，不然到時(shí)候找起來(lái)就像大海撈針一樣。還有，借閱的時(shí)候也得登記清楚，誰(shuí)借的、什么時(shí)候還的，都得記下來(lái)。有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)急著要用某個(gè)文件，結(jié)果你這邊找不到，這就麻煩了。還有個(gè)小問(wèn)題，有時(shí)候大家為了圖方便，直接把文件夾擱在桌上，結(jié)果一不留神被風(fēng)吹跑了，這事不是沒(méi)發(fā)生過(guò)。
再說(shuō)辦公用品，看起來(lái)不起眼，但其實(shí)也很關(guān)鍵。像打印機(jī)墨盒、簽字筆這些消耗品，得定期檢查庫(kù)存，該買(mǎi)就得買(mǎi)。別等到?jīng)]墨了才想起來(lái)去買(mǎi)，那樣耽誤事。另外，這些用品也不能隨便拿，得有專(zhuān)人負(fù)責(zé)發(fā)，不然大家都搶著用，到最后也沒(méi)人知道到底用了多少。有時(shí)候還會(huì)遇到，有人覺(jué)得這個(gè)筆不錯(cuò)就順手帶回家了，下次開(kāi)會(huì)的時(shí)候又說(shuō)沒(méi)筆用，這就挺尷尬的。
公章這塊兒就更得小心了。公章可不是鬧著玩的，它代表的是單位的形象和權(quán)力。每次用公章都得有記錄，誰(shuí)用的、為什么用、什么時(shí)候用的，這些都不能漏掉。而且公章不能隨便給人帶出去，除非有特別重要的事情，還得有兩個(gè)人一起才行。有時(shí)候可能會(huì)忘記蓋章的地方在哪，翻了半天才發(fā)現(xiàn)原來(lái)就在抽屜最里面，這種事情偶爾也會(huì)發(fā)生。
小編友情提醒：
這些管理制度最好能寫(xiě)成書(shū)面的東西，讓大家都能看到。這樣即使有人忘記了流程，也能隨時(shí)查一下。不過(guò)，寫(xiě)這個(gè)制度的時(shí)候要注意，別光顧著理論上的完美，得結(jié)合實(shí)際情況，不然寫(xiě)出來(lái)的東西沒(méi)人愿意遵守，那就白寫(xiě)了。
【第6篇】校長(zhǎng)辦公室中學(xué)檔案管理制度怎么寫(xiě)2800字
第一部分：檔案工作總的要求
1、貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家關(guān)于檔案工作的法律法規(guī)和方針、政策。
2、對(duì)本校各部門(mén)和有關(guān)人員形成的各種文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、集中統(tǒng)一管理本校各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，積極提供利用，為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。
4、為國(guó)家積累檔案財(cái)富，按規(guī)定的時(shí)間和要求把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，向上級(jí)檔案館移交。
第二部分：檔案的保管
1、學(xué)校檔案包括文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)儀器設(shè)備檔案和基建檔案等等。
2、檔案室負(fù)責(zé)全校檔案（不含人事檔案）的管理工作，有關(guān)部門(mén)按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。
3、實(shí)行科學(xué)管理，檔案庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理分明，編號(hào)科學(xué)規(guī)范、查找方便。
4、定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理，保持整潔完好。
5、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備，室藏檔案必須賬物相符。
第三部分：檔案立卷歸檔
1、凡記錄反映本校職能活動(dòng)情況、具有日后查考利用價(jià)值的各種文字、圖表、材料，均列為歸檔范圍。
2、各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全，按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后，再編排頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄，擬出案卷標(biāo)題，裝訂。
3、編號(hào)抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真，案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，正確反映卷內(nèi)內(nèi)容，由檔案室統(tǒng)一書(shū)寫(xiě)。
4、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良，規(guī)格統(tǒng)一，書(shū)寫(xiě)規(guī)范，字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，也不能用復(fù)寫(xiě)紙復(fù)寫(xiě)。對(duì)不符合要求的要返工重制。
5、每年7月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)
第四部分：檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
1、對(duì)檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定，確無(wú)保存價(jià)值或保管期滿的檔案，可確定銷(xiāo)毀。
2、檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在校長(zhǎng)辦公室主任的主持下，由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷(xiāo)毀小組，負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。
3、經(jīng)過(guò)鑒定，需要銷(xiāo)毀的檔案，必須編造銷(xiāo)毀清冊(cè)，經(jīng)校有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。
4、銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須由兩人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)督銷(xiāo)毀，監(jiān)督銷(xiāo)毀人員必須在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名蓋章，并注明銷(xiāo)毀方式和日期。
5、銷(xiāo)毀檔案清冊(cè)要妥善保管，并將所銷(xiāo)毀檔案在目錄中注銷(xiāo)
第五部分：檔案室的安全保密
1、檔案室是機(jī)要部門(mén)，非本室人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案室，檔案內(nèi)容不得私自摘抄、復(fù)印和隨意傳播
3、經(jīng)常檢查庫(kù)房和檔案的安全，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，認(rèn)真處理。
4、檔案管理人員要模范遵守黨和國(guó)家的保密規(guī)定，嚴(yán)守機(jī)密。在調(diào)換工作時(shí)，對(duì)所管的檔案要辦理交接手續(xù)，離職后對(duì)所了解的機(jī)密情況，不得泄漏。
第六部分：檔案的統(tǒng)計(jì)
1、要及時(shí)地對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管、利用、銷(xiāo)毀以及檔案工作人員、機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、庫(kù)房、設(shè)備等情況進(jìn)行登記，每年一次對(duì)各方面進(jìn)行認(rèn)真統(tǒng)計(jì)，做好年報(bào)表
2、嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和系統(tǒng)內(nèi)所規(guī)定的統(tǒng)計(jì)計(jì)量單位和報(bào)表格式，做到數(shù)字準(zhǔn)確、字跡工整，不得潦草和涂改，使檔案統(tǒng)計(jì)工作標(biāo)準(zhǔn)化。
3、檔案工作人員要加強(qiáng)檔案統(tǒng)計(jì)工作的責(zé)任心和使命感，建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)工作制度。
第七部分：檔案庫(kù)房的管理
1、檔案庫(kù)房門(mén)窗牢固，及時(shí)關(guān)閉上鎖。鑰匙要專(zhuān)櫥保管，不準(zhǔn)隨身攜帶。
2、非本室工作人員不得擅入庫(kù)房，因工作需要進(jìn)入庫(kù)房時(shí)，必須有本室人員陪同
3、庫(kù)房要配備好“六防”設(shè)施（防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵、防強(qiáng)光），庫(kù)房?jī)?nèi)
嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他無(wú)關(guān)物品。
4、庫(kù)房?jī)?nèi)櫥具排列要整齊合理，要經(jīng)常打掃和擦拭，保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。
5、做好室內(nèi)外溫濕度記錄，除濕、降溫
第八部分：文書(shū)的立卷歸檔
1、公文必須實(shí)行由文書(shū)部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)立卷的制度，這是提高案卷質(zhì)量的一個(gè)重要措施，文書(shū)立卷歸檔工作，是文書(shū)處理工作的重要環(huán)節(jié)。立卷歸檔工作的好壞，直接影響到案卷的質(zhì)量，文書(shū)人員必須認(rèn)真做好。
2、本校黨、政、工、團(tuán)各職能科室均為立卷單位。
3、各立卷單位必須指定專(zhuān)人（兼職）負(fù)責(zé)本科室的立卷工作，各科室領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對(duì)立卷工作的領(lǐng)導(dǎo)，將其納入本部門(mén)工作范圍。
4、凡本校在工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文件材料，均由立卷單位進(jìn)行整理、立卷。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和承辦人員辦理完畢的文件材料，均應(yīng)及時(shí)交有關(guān)部門(mén)整理立卷，不得私自保存應(yīng)立卷的文件材料。立卷人員應(yīng)及時(shí)收集整理，防止文件材料的散失。如遇到文件材料短缺或承辦手續(xù)不完備及其他不符合要求等情況，應(yīng)補(bǔ)辦齊全，保證文件材料準(zhǔn)確、完整。
5、各部門(mén)立卷歸檔的文件材料以本部門(mén)形成的為主，與本部門(mén)工作有直接關(guān)系的上下級(jí)來(lái)文也需立卷，以保證歸檔材料的齊全、完整。本校黨組織和行政形成的文件及上級(jí)來(lái)文分別由校長(zhǎng)辦公室立卷。
6、文書(shū)立卷歸檔的具體要求：
(1).立卷前把本部門(mén)一年內(nèi)形成的全部文件材料統(tǒng)一收集整理，核對(duì)清楚，以保證歸檔的文件材料齊全、完整。
(2).立卷歸檔的文件材料，應(yīng)保持它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，區(qū)分保存價(jià)值，分類(lèi)整理立卷。
(3).把文件按年度分開(kāi)，不同年度的文件，不能混在一起立卷，年度工作計(jì)劃和下一年形成的本年度總結(jié)，放在本年度文件內(nèi)，長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃放在所針對(duì)的開(kāi)頭一年；連續(xù)幾年的工作總結(jié)放在所針對(duì)的最后一年；跨年度的文件歸于結(jié)束的年代。
(4).把文件按級(jí)別分開(kāi)立卷，但上級(jí)對(duì)本校的批復(fù)、批轉(zhuǎn)和本校對(duì)下級(jí)的批復(fù)、批轉(zhuǎn)文件應(yīng)在本校卷內(nèi)，本校的文件材料在前，上、下級(jí)的文件材料在后；其余按上、下級(jí)文件分開(kāi)立卷。
(5).按內(nèi)容分開(kāi)立卷，把一個(gè)問(wèn)題或一項(xiàng)工作、一次會(huì)議、一個(gè)案件所形成的文件材料作為有聯(lián)系的一個(gè)整體立卷。
(6).把文件按永久、長(zhǎng)期、短期三種保管期限分開(kāi)立卷。
(7).卷內(nèi)文件按一定的規(guī)律進(jìn)行排列。其目的是保持文件之間的聯(lián)系，使卷內(nèi)文件系統(tǒng)化地反映問(wèn)題。排列完畢的文件材料要拆去金屬訂物，在右上角用鉛筆編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，如正反兩面都有文字或圖表的文件材料，兩面都編頁(yè)號(hào)，反面編在左上角并填寫(xiě)好卷內(nèi)目錄。
(8).案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，正確地反映卷內(nèi)文件主要內(nèi)容，各立卷單位負(fù)責(zé)草擬所立案卷的標(biāo)題，劃定保管期限，由綜合檔案室統(tǒng)一填寫(xiě)。
(9).各立卷單位應(yīng)按各類(lèi)檔案的具體要求每月月底向綜合檔案室移交。文書(shū)檔案在下一年的6月底以前移交完畢，并履行移交手續(xù)。
7、為了保證案卷質(zhì)量，綜合檔案室負(fù)責(zé)督促、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，協(xié)助各部門(mén)做好文書(shū)立卷工作。
xx中學(xué)公章使用管理制度
1、學(xué)校公章由校長(zhǎng)辦公室作為機(jī)密件由專(zhuān)人管理，并掌握使用。
2、以學(xué)校名義上報(bào)、外送、下發(fā)的文件、資料、報(bào)表等，憑校長(zhǎng)簽發(fā)原件加蓋公章。3、工作證、結(jié)業(yè)證、離退休證、職務(wù)（稱）聘書(shū)等，由教育局或相關(guān)部門(mén)統(tǒng)一辦理。
4、以學(xué)校名義簽訂的合同、協(xié)議、訂購(gòu)單等，審計(jì)部門(mén)審計(jì)后憑主管校長(zhǎng)批準(zhǔn)簽字后方可蓋印。
5、因公出差、聯(lián)系業(yè)務(wù)、參加教學(xué)會(huì)議、研討會(huì)議等必須憑證明并經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可開(kāi)具。
6、校長(zhǎng)工作用章（私章）必須經(jīng)本人同意方可使用。
7、私人取款、取物、掛失、駕駛員辦證等，需用單位介紹信，由校辦公室主任批準(zhǔn)并嚴(yán)格登記手續(xù)。
8、凡私蓋公章或利用公章舞弊者，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)即予嚴(yán)厲懲處。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)68人覺(jué)得有用
學(xué)校里的檔案管理工作挺重要的，這不僅關(guān)系到學(xué)校的日常運(yùn)轉(zhuǎn)，還直接影響到后續(xù)的一些決策。校長(zhǎng)辦公室負(fù)責(zé)這部分工作的時(shí)候，得結(jié)合實(shí)際情況去制定適合自己的制度。比如，檔案分類(lèi)就得考慮清楚，哪些是長(zhǎng)期保存的，哪些是短期的。要是分類(lèi)不清，到時(shí)候找起來(lái)就麻煩了。
一開(kāi)始，可以先把現(xiàn)有的檔案都整理一遍，看看有哪些是需要?dú)w檔的，哪些已經(jīng)過(guò)期了可以直接處理掉。在這個(gè)過(guò)程中，可能有些人會(huì)忽略一些細(xì)節(jié)，比如某些文件的復(fù)印件是不是真的必要，要是沒(méi)注意這一點(diǎn)，以后翻閱的時(shí)候可能會(huì)多費(fèi)不少時(shí)間。所以，剛開(kāi)始的時(shí)候，最好能有個(gè)清單，把該留的文件都列出來(lái)，這樣心里就有底了。
接下來(lái)就是具體的管理流程了，這一步很重要，因?yàn)樯婕暗轿募慕邮?、登記、保管、借閱等多個(gè)環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確的規(guī)定，不能含糊其辭。比如，文件來(lái)了之后應(yīng)該由誰(shuí)來(lái)接收，接收后如何登記，登記的時(shí)候需要注意什么，這些都是必須考慮的。有時(shí)候，因?yàn)樨?zé)任心不到位，可能會(huì)出現(xiàn)登記不全的情況，這樣一旦出了問(wèn)題，查起來(lái)就難了。
檔案室的環(huán)境也很關(guān)鍵，溫度、濕度這些都要控制好，不然文件容易受損。這個(gè)部分可能有人會(huì)覺(jué)得不太重要，覺(jué)得只要鎖好了就行，其實(shí)不然。如果檔案室的條件不好，哪怕文件保管得很安全，也可能會(huì)因?yàn)榄h(huán)境的原因而出現(xiàn)問(wèn)題。所以，定期檢查檔案室的設(shè)施，確保它們處于良好狀態(tài)，這是很必要的。
至于借閱制度，更是要謹(jǐn)慎。誰(shuí)有權(quán)借閱，借閱后該怎么歸還，這些都需要明確規(guī)定。有時(shí)候，可能會(huì)遇到有人借了文件后忘記歸還的情況，這就需要有提醒機(jī)制，不然時(shí)間一長(zhǎng)，檔案就容易丟失。當(dāng)然，也不能太死板，偶爾有些特殊情況，比如緊急情況下的臨時(shí)借用，也應(yīng)該有所考量。
小編友情提醒：
制定完這些制度后，還得定期檢查執(zhí)行情況。畢竟紙上談兵不行，只有真正落實(shí)下去才能發(fā)揮作用。在這個(gè)過(guò)程中，可能會(huì)發(fā)現(xiàn)一些之前沒(méi)注意到的問(wèn)題，這時(shí)候就需要及時(shí)調(diào)整，不斷完善制度。當(dāng)然了，這也得靠大家共同努力，不能光靠領(lǐng)導(dǎo)盯著，每個(gè)人都要有責(zé)任心，這樣才能做好這項(xiàng)工作。
