【第1篇】某某地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫2200字
3、檔案管理
3.1目的
明確公司檔案管理原則，建立完善準(zhǔn)確的檔案系列，積累和儲(chǔ)存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。
3.2定義
檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料，如文件、資料、書信、會(huì)議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。
3.3原則
企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源，對(duì)企業(yè)的有效運(yùn)作與決策，對(duì)維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，具有法律憑證作用。根據(jù)本公司實(shí)際情況，公司的企業(yè)檔案，按照集中管理的原則，由公司行政人事部管理，各部門、地盤要認(rèn)真做好檔案的整理與歸檔上交工作，由保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。
a、地盤保管一般短期資料，對(duì)重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長(zhǎng)期保管的資料數(shù)據(jù)，地盤應(yīng)復(fù)制留底后，將原件隨時(shí)送交公司有關(guān)部門。::地盤結(jié)束后，須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記，附上清單，一并上交公司的行政人事部。
b、重要檔案需在產(chǎn)生同時(shí)將正本報(bào)公司行政人事部集中管理。
c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
3.4檔案分類
通常是，工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料，以項(xiàng)目為主進(jìn)行分類;文書、財(cái)務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。
根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況，現(xiàn)將檔案資料分為五大類。
a、文書類
b、財(cái)務(wù)類
c、工程施工類
d、物資類
e、地產(chǎn)類
3.5各檔案分類如下
a、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請(qǐng)示、批復(fù)。
⑵公司組織簡(jiǎn)單、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。
⑶營(yíng)業(yè)證書、公證書、注冊(cè)文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。
⑸工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、重要文件。
⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示，以及公司的請(qǐng)示報(bào)告與批復(fù)等。
⑺對(duì)外宣傳的公司簡(jiǎn)介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
b、財(cái)務(wù)類
⑴本公司財(cái)務(wù)制度。
⑵各種會(huì)計(jì)憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會(huì)計(jì)帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。
⑷會(huì)計(jì)報(bào)表(帳務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年度決算報(bào)表)。
⑸各類清冊(cè)(會(huì)計(jì)移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等)。
c、工程施工類
⑴開工申請(qǐng)。
⑵工程保險(xiǎn)文件。
⑶施工記錄、測(cè)試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報(bào)告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結(jié)算文件資料。
⑺竣工工程總結(jié)報(bào)告。
⑻完工保養(yǎng)紙。
d、物資類
⑴機(jī)械設(shè)備及材料采購(gòu)供應(yīng)計(jì)劃及審批件。
⑵物資訂購(gòu)的報(bào)價(jià)單、比價(jià)單與合同文件。
⑶各種機(jī)械設(shè)備清單、保險(xiǎn)文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產(chǎn)清單。
⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報(bào)廢及出售審批表。
⑹材料調(diào)拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。
⑼海關(guān)進(jìn)出口報(bào)送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
e、地產(chǎn)類
⑴征地或購(gòu)地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價(jià)目、入伙等文件。
⑷與設(shè)計(jì)單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。
⑸市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營(yíng)銷策劃報(bào)告等有關(guān)文件。
3.6檔案立卷歸檔要求
a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系，便于保管利用。
b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制，不同年度的檔案一般不得放在一起，跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在批復(fù)之年度內(nèi);沒(méi)有批復(fù)文放在請(qǐng)示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。
c、歸檔的檔案材料中，應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起，不得分開。
d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，并進(jìn)行代碼編號(hào)，字跡要工整、清晰。
e、工程項(xiàng)目在進(jìn)行過(guò)程中要隨時(shí)注意收集、積累有關(guān)資料。
3.7有關(guān)注意事項(xiàng)
a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求，并結(jié)合實(shí)際情
況和以往的經(jīng)驗(yàn)，將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級(jí)主管必須重視并經(jīng)常過(guò)問(wèn)，檢查此項(xiàng)工作。
b、各級(jí)管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱，必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可，不得復(fù)印或外借。
c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級(jí)移交，存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險(xiǎn)柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時(shí)向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。
d、公司內(nèi)部制作的，需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求，每年整理后列出清單，按規(guī)定時(shí)限一并移交公司行政人事部。
e、凡需銷毀的檔案資料，::必須先造冊(cè)列出清單，并經(jīng)相應(yīng)級(jí)別的主管簽字批準(zhǔn)后，才可銷毀，銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀，原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時(shí)，清理上交后，將無(wú)用資料加以銷毀。
3.8公司檔案室檔案
a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。
b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室，一定時(shí)間或永久保存。
入庫(kù)檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
c、檔案的儲(chǔ)存及儲(chǔ)存時(shí)間等，要視乎檔案情況及其他原因而定，并由部門負(fù)責(zé)人最后決定。
d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi)，每年封套均需有參考編號(hào)，以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。
書寫經(jīng)驗(yàn)81人覺(jué)得有用
在撰寫某某地產(chǎn)公司的檔案管理制度時(shí)，得先搞清楚檔案管理到底是個(gè)什么東西。簡(jiǎn)單說(shuō)，就是把文件、合同、圖紙什么的分類存好，以后要用的時(shí)候能馬上找到，不至于亂七八糟堆著。不過(guò)，這檔子事聽(tīng)著簡(jiǎn)單，做起來(lái)可不容易。尤其對(duì)于地產(chǎn)公司這種地方，業(yè)務(wù)多、文件雜，要是沒(méi)個(gè)章法，保管不當(dāng)，那麻煩就大了。
首先，得有個(gè)專門負(fù)責(zé)這事的人。這個(gè)人最好懂點(diǎn)法律，因?yàn)榈禺a(chǎn)公司涉及的東西都跟合同、產(chǎn)權(quán)掛鉤，稍微一疏忽就可能惹上官司。當(dāng)然，這個(gè)人的職責(zé)不是光收收放放就行，他還得制定一些具體的規(guī)矩，比如哪些文件必須長(zhǎng)期保存，哪些可以短期存放。至于具體怎么定，那就得看公司自己的情況了，畢竟每個(gè)項(xiàng)目都不一樣，文件類型也五花八門。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案室的環(huán)境也不能忽視。溫度濕度都得控制好，太干了紙張容易脆裂，太濕了又容易發(fā)霉。這個(gè)事情聽(tīng)起來(lái)挺專業(yè)，其實(shí)只要買個(gè)溫濕度計(jì)，定期檢查一下就成。不過(guò)，有時(shí)候會(huì)忘記定期檢查，這就很麻煩了。還有，檔案柜最好買那種防火防潮的，這樣萬(wàn)一發(fā)生火災(zāi)什么的，也能減少損失。
在日常管理上，得建立個(gè)登記制度。每份文件進(jìn)來(lái)都要登記清楚，包括時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容什么的。這一步很重要，但有時(shí)候人手緊張，登記工作就容易馬虎。比如，有的文件可能就隨手塞進(jìn)柜子里了，根本沒(méi)記錄下來(lái)。這種時(shí)候，找起東西來(lái)就特別費(fèi)勁。
還有就是借閱的問(wèn)題。地產(chǎn)公司經(jīng)常會(huì)有部門或者客戶需要查閱檔案，這時(shí)候就得有人監(jiān)督，確保文件不會(huì)被帶出去亂用。可是，有時(shí)候借閱手續(xù)做得不到位，借出去的文件就容易丟失。所以，每次借閱都要有明確的歸還期限，到期不還就得催催催。
小編友情提醒：
檔案管理制度不能光靠一個(gè)人撐著，得讓全體員工都明白它的意義。不然的話，大家可能就不會(huì)重視，該歸檔的不歸檔，該整理的不整理，到最后整個(gè)檔案室就成了一個(gè)大雜燴。所以，平時(shí)得時(shí)不時(shí)提醒一下，讓大家知道檔案管理的重要性。
寫管理制度的時(shí)候，這些東西都得考慮進(jìn)去。不過(guò)，寫的時(shí)候別想著一步到位，得慢慢調(diào)整，邊寫邊改，直到大家都覺(jué)得合適為止。
【第2篇】x房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫2400字
房地產(chǎn)公司檔案管理制度
1.目的:為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。
2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理等過(guò)程中所形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)等各種檔案。
3.職責(zé)
檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對(duì)公司內(nèi)的檔案資料實(shí)行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級(jí)檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。
行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對(duì)檔案文件進(jìn)行驗(yàn)收、整理、保管和提供利用，并對(duì)各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。
各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。
人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財(cái)務(wù)管理部和營(yíng)銷管理部設(shè)專人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人(檔案員)。檔案責(zé)任人(檔案員)對(duì)本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。
歸檔
各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時(shí)移交，集中管理，任何單位及個(gè)人不得據(jù)為己有。
歸檔范圍及管理:
各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、重要電話記錄、接待來(lái)訪記錄、上級(jí)來(lái)文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
各工程項(xiàng)目立項(xiàng)申報(bào)資料、征地、拆遷批復(fù)、國(guó)土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時(shí)向檔案室移交。
各工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、施工圖，設(shè)計(jì)變更、洽商以及設(shè)計(jì)院、勘察單位之間往來(lái)資料，會(huì)議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
工程進(jìn)度計(jì)劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來(lái)資料、會(huì)議記錄，工程竣工驗(yàn)收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類合同協(xié)議(承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等)的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類證件(營(yíng)業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國(guó)稅、地稅稅務(wù)登記證副本;開戶許可證等)及各類財(cái)務(wù)憑證、帳薄、報(bào)表等均由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。
公司采購(gòu)的設(shè)備、材料說(shuō)明書、檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量保證書等資料由材料采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級(jí)檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求:
文件材料齊全完整，真實(shí)有效;不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。
根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號(hào)、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷;
根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值，進(jìn)行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見(jiàn)，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無(wú)他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時(shí)催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機(jī)要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對(duì)摘抄的材料進(jìn)行審查。
借閱檔案要注意愛(ài)護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁(yè)、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級(jí)內(nèi)容和內(nèi)部控制事項(xiàng)的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當(dāng)事人責(zé)任。
查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時(shí)，檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。
借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責(zé)任。
職工臨時(shí)離開公司(出國(guó)、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等)、調(diào)動(dòng)工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時(shí)通知檔案部門，經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。
本公司保管的人事、財(cái)務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱，不對(duì)外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
財(cái)務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財(cái)務(wù)副總同意后，由財(cái)務(wù)部指定專人陪同查閱，財(cái)務(wù)賬目不予復(fù)制，財(cái)務(wù)憑證如確實(shí)需要復(fù)制，必須在財(cái)務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。
檔案保存期限及銷毀
工程項(xiàng)目竣工資料、開發(fā)文件、設(shè)計(jì)文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價(jià)值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次，對(duì)超過(guò)保存期限的進(jìn)行下架、分類。
由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對(duì)超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時(shí)由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。
檔案統(tǒng)計(jì)及管理要求
為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計(jì)工作，建立健全各種統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。
年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總，并統(tǒng)計(jì)當(dāng)年檔案借閱人次，分析利用率，總結(jié)檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫(kù)，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點(diǎn)催還。
公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，若有泄密應(yīng)追究責(zé)任，有嚴(yán)重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進(jìn)行處理，并追究其刑事責(zé)任。
加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
附件13.檔案借閱申請(qǐng)單
附件14.檔案借
閱登記表
附件15.存檔登記表
書寫經(jīng)驗(yàn)41人覺(jué)得有用
寫一個(gè)檔案管理制度，得從實(shí)際出發(fā)，結(jié)合公司的具體情況來(lái)制定。x房地產(chǎn)公司在做這個(gè)制度的時(shí)候，得考慮到公司的規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍還有檔案的重要性。一開始，先列個(gè)清單，看看哪些資料需要?dú)w檔，像是合同，財(cái)務(wù)報(bào)表這類的，這些都是關(guān)鍵文件，必須妥善保存。
制定的時(shí)候，要把責(zé)任劃分清楚，每個(gè)部門都有自己的職責(zé)，像銷售部負(fù)責(zé)收集客戶資料，財(cái)務(wù)部管好賬本之類的。要是部門之間推諉扯皮，那這制度就形同虛設(shè)了。而且，檔案的保管環(huán)境也得注意，不能隨便找個(gè)地方就放著，得防潮防火，還得定期檢查一下有沒(méi)有蟲蛀什么的，不然到時(shí)候找不到了，麻煩可就大了。
對(duì)于檔案的借閱，得有個(gè)嚴(yán)格的流程，不能誰(shuí)想看就能看。一般情況下，員工借閱自己的工作相關(guān)檔案是可以的，但涉及到機(jī)密的，就得經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。不過(guò)有時(shí)候?qū)徟鞒炭赡軙?huì)有點(diǎn)繁瑣，有些同事可能會(huì)覺(jué)得麻煩，這就得提前跟大家說(shuō)清楚，讓大家理解這是為了公司的利益。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案的更新也很重要，特別是那些動(dòng)態(tài)性的文件，像市場(chǎng)分析報(bào)告之類的，過(guò)時(shí)的信息就沒(méi)什么用了。所以每隔一段時(shí)間就要檢查一下，看看哪些該更新了，哪些已經(jīng)沒(méi)用了可以直接銷毀。但這里頭也有點(diǎn)需要注意的地方，就是有時(shí)候可能因?yàn)槭韬?，把不該丟的東西給扔了，這就得特別小心了。
小編友情提醒：
檔案管理這項(xiàng)工作不是一蹴而就的，得持續(xù)改進(jìn)。公司可以根據(jù)實(shí)際情況，不定期地對(duì)制度進(jìn)行調(diào)整，確保它能更好地發(fā)揮作用。如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)環(huán)節(jié)出了問(wèn)題，就得趕緊想辦法解決，別拖著不管，不然積少成多，問(wèn)題就更大了。
【第3篇】正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的怎么寫2250字
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據(jù)《檔案法》及其《實(shí)施辦法》的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各自有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部，綜合管理部下設(shè)檔案室，各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。
(二) 本公司召開會(huì)議，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才予報(bào)銷會(huì)議費(fèi)用。
第七條 各部門兼職文書的職責(zé):
(一) 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
(二) 認(rèn)真執(zhí)行平時(shí)歸檔制度，對(duì)本部門承辦的文件材料及時(shí)收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時(shí)，應(yīng)做好服務(wù)工作，并辦理臨時(shí)借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。
第九條 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。
第十條 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。
第十一條 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、 平時(shí)歸檔
第十九條 各部門都要建立健全平時(shí)歸卷制度。對(duì)處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時(shí)文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡(jiǎn)明確切，并編上條款號(hào)。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收休齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時(shí)將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時(shí)保存文件卷夾內(nèi)“對(duì)號(hào)入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒(méi)有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷;跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列，依次編寫頁(yè)號(hào)。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角打印頁(yè)號(hào)。
第三十條 永久、長(zhǎng)期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說(shuō)明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無(wú)情況說(shuō)明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對(duì)破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)核準(zhǔn)后實(shí)施，修改亦然。
書寫經(jīng)驗(yàn)74人覺(jué)得有用
在編寫正大房地產(chǎn)公司的檔案管理制度時(shí)，得先搞清楚這份制度是用來(lái)管什么的。檔案管理，說(shuō)白了就是把各種文件、合同、圖紙什么的整理好，該歸檔的歸檔，該保存的保存。但光知道這個(gè)還不夠，得具體到怎么做才行。
比如，檔案室的位置選在哪，這很重要。最好選個(gè)干燥通風(fēng)的地方，別讓水汽把文件弄壞了。還有，檔案柜的質(zhì)量也得講究，便宜貨不行，容易壞不說(shuō)，還可能影響文件的安全。要是文件丟了或者損毀了，那麻煩就大了。不過(guò)，有些同事可能會(huì)覺(jué)得找個(gè)地方放著就行，不用太講究，這就有點(diǎn)想當(dāng)然了。
制定制度的時(shí)候，文件的分類也很關(guān)鍵。像工程類的文件，應(yīng)該跟財(cái)務(wù)類的分開；員工檔案也要單獨(dú)存。如果混在一起，找起來(lái)會(huì)特別麻煩。而且，每次有人借閱檔案，都得登記清楚，不然很容易出問(wèn)題。比如有一次，有個(gè)部門借走了幾份重要合同，結(jié)果到期沒(méi)歸還，后來(lái)才發(fā)現(xiàn)被壓在一堆雜物下面，差點(diǎn)耽誤事。
至于權(quán)限管理這塊兒，也不是隨便誰(shuí)都能看檔案的。一般來(lái)說(shuō)，只有相關(guān)負(fù)責(zé)人和經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的人員才能查閱。要是誰(shuí)都可以隨便翻，那保密工作就全泡湯了。不過(guò)有些時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)覺(jué)得大家都是自己人，沒(méi)必要這么較真，但這種想法其實(shí)是不對(duì)的。
文件的更新也是個(gè)大事。新文件來(lái)了，舊文件就得及時(shí)替換掉。不然時(shí)間長(zhǎng)了，檔案里頭就會(huì)亂七八糟的，想找的東西根本找不到。有時(shí)候，檔案管理員可能會(huì)忘記這件事，覺(jué)得反正文件都在那里，不急著更新，但這其實(shí)是個(gè)隱患。
小編友情提醒：
定期檢查檔案的工作也不能少。看看有沒(méi)有蟲蛀、霉變的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就要馬上處理。有的管理員可能會(huì)偷懶，覺(jué)得平時(shí)沒(méi)事，檢查起來(lái)挺麻煩的，但這樣長(zhǎng)期下去肯定不行。畢竟檔案可是公司的寶貴資源，馬虎不得。
【第4篇】地產(chǎn)公司檔案室管理制度怎么寫450字
地產(chǎn)公司檔案室管理制度
一，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》，以及其他有關(guān)檔案管理工作的規(guī)定。
二，各種檔案必須科學(xué)管理，存放有序，查找方便。
三，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好檔案安全保密工作。
四，凡已入檔的各類檔案，統(tǒng)一分類登記、科學(xué)管理，妥善存放，并制定案卷目錄等索引查詢工具。
五，對(duì)收來(lái)的檔案要辦理好交接手續(xù)，及時(shí)登記、分類、對(duì)號(hào)入座，檔案資料要經(jīng)常核對(duì)，做到賬簿相符。
六，非檔案工作人員未經(jīng)許可，不得擅自進(jìn)入檔案室。
七，做好防火、防水、防潮、防盜、防有害生物、防塵、防光、防高溫等工作，定期檢查保管情況，確定檔案室的安全，做好無(wú)丟失、無(wú)霉變、無(wú)蟲蛀、無(wú)差錯(cuò)。
八，本單位人員借閱檔案室須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后辦理借閱登記簽字手續(xù)。并注明歸還日期，方可借閱。
九，外單位借閱檔案，須持單位介紹信，注明利用目的，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，才能借閱。
十，檔案管理員每周對(duì)管理的檔案進(jìn)行細(xì)致的賬簿核對(duì)，及時(shí)催促外借檔案的歸檔。
書寫經(jīng)驗(yàn)12人覺(jué)得有用
地產(chǎn)公司的檔案室管理一直是個(gè)挺重要的事情，要是沒(méi)個(gè)好制度，文件一亂，找起來(lái)費(fèi)勁不說(shuō)，還可能耽誤事。所以，寫這個(gè)管理制度的時(shí)候，得先把檔案室的功能搞清楚，像是存檔、借閱、保密之類的，這些都是關(guān)鍵點(diǎn)。
比如，檔案室的文件分類就特別重要。你可以按項(xiàng)目、時(shí)間或者部門來(lái)分，具體用哪種方式，要看公司的實(shí)際情況。記得每個(gè)文件夾都要標(biāo)明編號(hào)和名稱，這樣找起來(lái)方便。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼鴮懼?，可能?huì)忘記標(biāo)注一些特別重要的文件，這就有點(diǎn)麻煩了。要是能有個(gè)專門的人定期檢查，就能避免這類問(wèn)題。
借閱這塊也得規(guī)定清楚，誰(shuí)想看檔案都得申請(qǐng)，還得有領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。但有時(shí)候員工急著辦事，忘了提前申請(qǐng)，結(jié)果檔案室管理員也沒(méi)法臨時(shí)決定，這就會(huì)耽誤事。所以，最好能有個(gè)應(yīng)急機(jī)制，比如允許緊急情況下先借后補(bǔ)手續(xù)，但必須限定時(shí)限。
保密工作也不能馬虎，檔案室應(yīng)該裝監(jiān)控，門禁也要嚴(yán)格管理。不過(guò)這里頭可能會(huì)有些疏漏，比如監(jiān)控設(shè)備老化沒(méi)人及時(shí)換，或者門禁密碼長(zhǎng)期不更新，這些都可能帶來(lái)安全隱患。要是能定期排查這些問(wèn)題，就能降低風(fēng)險(xiǎn)。
還有就是歸檔這部分，文件收進(jìn)來(lái)后要及時(shí)整理歸位。有時(shí)候文件多了，可能會(huì)搞混類別，導(dǎo)致歸錯(cuò)了地方，這會(huì)讓后續(xù)查找變得困難。所以，建議設(shè)置一個(gè)復(fù)查環(huán)節(jié)，專門核對(duì)文件分類是否正確。
【第5篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度6怎么寫3000字
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理制度6
1.0 主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計(jì)、銷毀等管理內(nèi)容。客戶檔案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
2.0 檔案的管理機(jī)構(gòu)
2.1 文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2.2 各經(jīng)辦部門或個(gè)人視實(shí)際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
2.3 檔案室主要職責(zé):
2.3.1 制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
2.3.2 對(duì)企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
2.3.3 做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
2.3.4 做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
2.3.5 提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
3.0 檔案的種類
3.1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
3.2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。
3.3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。
3.4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。
3.5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
3.6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日?；顒?dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
3.7 證件性文書資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
3.8 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。
3.9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。
3.10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
3.11 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。
3.12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
4.0檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計(jì)、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對(duì)獨(dú)立，但又相互制約。
5.0 檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計(jì)劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動(dòng)中產(chǎn)生的有保存價(jià)值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個(gè)人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
5.1 立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。
5.2 立卷歸檔的時(shí)間
5.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
5.2.2 對(duì)于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)。
5.3 立卷歸檔的要求
5.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
5.3.2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
5.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請(qǐng)示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
5.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡(jiǎn)潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來(lái)，裝訂整齊、牢固，無(wú)論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
5.3.5 填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
5.3.6 立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)狀況和面貌。
5.3.7 立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
5.3.8 立卷應(yīng)把上級(jí)文件與本公司文件(除請(qǐng)示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
5.3.9 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
5.3.10 文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問(wèn)題，做到查找方便。
5.3.11 各種實(shí)物檔案(獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈(zèng)品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無(wú)損。
5.3.12 聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
6.0 檔案的借閱
6.1 檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無(wú)密級(jí)檔案。
6.2 各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級(jí)檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
6.3 檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
6.4 對(duì)珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對(duì)，與原稿無(wú)誤后，注明檔案編號(hào)，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會(huì)有誤。
6.5 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對(duì)所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對(duì)和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無(wú)記載，而不能對(duì)某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
6.6 檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情
況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長(zhǎng)借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
6.7 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
7.0檔案保密要求
7.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識(shí)，雙方共同做好保密工作。
7.2 檔案分一般檔案和有密級(jí)檔案兩類。檔案密級(jí)他為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。
7.3 有密級(jí)檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級(jí)檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.4 有密級(jí)檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
7.5 對(duì)已到保密期限的檔案要請(qǐng)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對(duì)解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
7.6 外來(lái)參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問(wèn)題和辦理所需材料。
7.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
7.8 企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無(wú)誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
8.0 超期檔案的銷毀
8.1對(duì)超過(guò)保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
8.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
8.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。
9.0 檔案的保管
檔案保管工作應(yīng)做到四不:不散(不使檔案分散)，不亂(不使檔案互相混亂)，不丟(檔案不丟失不泄密)，不壞(不使檔案遭到損壞)。同時(shí)，應(yīng)做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對(duì)破損檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)。
書寫經(jīng)驗(yàn)56人覺(jué)得有用
在制定房地產(chǎn)公司的檔案管理制度時(shí)，得考慮到文件種類繁多，從土地證到工程圖紙，再到銷售合同，每種文件都有自己的特點(diǎn)和管理需求。一開始就得明確檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，不能搞混了，比如把銷售部的客戶資料跟財(cái)務(wù)部的賬本放一起就不太合適。檔案室的位置也很重要，最好選個(gè)干燥通風(fēng)的地方，防止發(fā)霉或者蟲蛀，但有些公司可能因?yàn)閳?chǎng)地限制，只能勉強(qiáng)找個(gè)角落，這就容易埋下隱患。
檔案的接收和歸檔流程需要詳細(xì)規(guī)定。比如，項(xiàng)目完成后，工程部應(yīng)該在兩周內(nèi)將相關(guān)文件交到檔案室，而銷售部的合同則必須經(jīng)過(guò)審核無(wú)誤后才能入庫(kù)。這個(gè)過(guò)程中，經(jīng)手人簽字是個(gè)關(guān)鍵步驟，萬(wàn)一出了問(wèn)題能追查責(zé)任。不過(guò)有時(shí)候，經(jīng)手人可能忘記簽字，這就得提醒相關(guān)人員補(bǔ)簽，否則檔案的真實(shí)性和完整性就會(huì)受影響。
檔案的借閱制度也要細(xì)化，不同部門的人員權(quán)限應(yīng)該有所區(qū)分。普通員工查看一般性文件可以口頭申請(qǐng)，但涉及敏感信息的，比如客戶隱私，就需要部門主管批準(zhǔn)才行。當(dāng)然，有些管理者可能覺(jué)得審批程序太麻煩，直接讓下屬拿走文件，這樣其實(shí)很危險(xiǎn)，容易造成文件丟失或泄露。
定期檢查檔案的保存狀況也是必要的，包括檢查是否有破損、缺失等情況。如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)檔案有問(wèn)題，要及時(shí)處理，比如補(bǔ)印缺失頁(yè)或者更換封皮。有些時(shí)候，檔案管理人員可能一時(shí)疏忽沒(méi)及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，等到問(wèn)題嚴(yán)重了才著手解決，這就會(huì)耽誤事情。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案的銷毀工作也不能馬虎。對(duì)于超過(guò)保存期限的文件，要經(jīng)過(guò)專門的鑒定小組確認(rèn)后才能銷毀。有些公司可能為了省事，直接把舊檔案當(dāng)廢紙賣了，這樣的做法很不妥，可能會(huì)無(wú)意間泄露商業(yè)機(jī)密。
小編友情提醒：
檔案管理制度的執(zhí)行情況需要定期評(píng)估?？梢酝ㄟ^(guò)抽查的方式看看各部門是否按規(guī)矩辦事，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就要及時(shí)糾正。要是領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)此不夠重視，制度執(zhí)行起來(lái)就會(huì)打折扣，甚至流于形式。
【第6篇】領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫1200字
綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保檔案的完整及價(jià)值的發(fā)揮;
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門每月月底前將重要的、有價(jià)值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;
5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應(yīng)及時(shí)與綜合部交接存檔，以便查閱、利用;
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場(chǎng)所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術(shù)檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測(cè)設(shè)計(jì)單位應(yīng)做好工程項(xiàng)目的勘測(cè)、設(shè)計(jì)文件的收集整理工作，并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部，并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本規(guī)范。
(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實(shí)行“及時(shí)歸檔”制度，即:資料辦理者應(yīng)及時(shí)將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持;2、凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù);
2、檔案借閱者必須做到:①愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
(五)檔案的銷毀
1、公司任何個(gè)人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料;
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時(shí)，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;
3、凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
書寫經(jīng)驗(yàn)98人覺(jué)得有用
領(lǐng)航房地產(chǎn)公司的檔案管理制度確實(shí)很重要，這關(guān)系到企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)的效率和資料的安全性。制定這樣的制度時(shí)，得考慮到公司的實(shí)際情況和發(fā)展目標(biāo)。比如，檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)就要結(jié)合業(yè)務(wù)流程來(lái)定，不能太復(fù)雜也不能太隨意。像有些文件可能涉及多個(gè)部門，這時(shí)候就需要明確歸檔的責(zé)任人是誰(shuí)，這樣就不會(huì)出現(xiàn)誰(shuí)都不管的情況。
在實(shí)際操作過(guò)程中，有些細(xì)節(jié)容易被忽略。比如，紙質(zhì)檔案的存放環(huán)境就特別關(guān)鍵，溫度濕度都要控制好，不然時(shí)間長(zhǎng)了紙張會(huì)發(fā)黃變脆。還有就是電子檔案的備份，有時(shí)候?yàn)榱朔奖愎芾恚蠹铱赡軙?huì)直接存到一個(gè)文件夾里，但其實(shí)應(yīng)該設(shè)置不同的權(quán)限，防止有人誤刪重要數(shù)據(jù)。這些事情看起來(lái)簡(jiǎn)單，但如果不重視，后果可能很嚴(yán)重。
書寫注意事項(xiàng)：
關(guān)于檔案借閱的規(guī)定也很重要。不能說(shuō)隨便誰(shuí)都可以拿走查看，必須要有申請(qǐng)流程。當(dāng)然，這里頭也有個(gè)問(wèn)題需要注意，就是有時(shí)候?qū)徟h(huán)節(jié)可能會(huì)拖得太久，影響工作的進(jìn)度。所以建議可以規(guī)定一個(gè)合理的時(shí)限，超過(guò)這個(gè)時(shí)間沒(méi)處理的話，就自動(dòng)流轉(zhuǎn)給下一個(gè)負(fù)責(zé)人。
培訓(xùn)員工也是必不可少的一環(huán)。畢竟新來(lái)的同事可能不了解公司的具體要求，如果一開始就養(yǎng)成不良習(xí)慣，以后改起來(lái)就麻煩了。不過(guò)在培訓(xùn)的時(shí)候，要注意方式方法，別搞得像是在訓(xùn)斥人?？梢酝ㄟ^(guò)案例分析的方式讓大家明白為什么要有這些規(guī)矩，這樣接受度會(huì)高一些。
至于檔案銷毀這部分，也得有專門的程序。有些文件到了一定年限確實(shí)該清理掉，但要是銷毀不當(dāng)，泄露出去就麻煩了。所以最好定期組織檢查，確保所有的檔案都按照規(guī)定處理了。不過(guò)有時(shí)候因?yàn)楣ぷ鞣泵?，這項(xiàng)工作可能會(huì)被擱置，這就需要管理層多提醒，保證按時(shí)執(zhí)行。
小編友情提醒：
檔案管理制度不是一成不變的，隨著公司的發(fā)展，可能需要不斷調(diào)整優(yōu)化。這期間，各部門之間的溝通協(xié)調(diào)尤為重要，要是各自為政，制度的效果就會(huì)大打折扣。有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)層的想法和基層的實(shí)際需求會(huì)有偏差，這就需要通過(guò)反饋機(jī)制及時(shí)修正，確保制度能真正發(fā)揮作用。
