【第1篇】企業(yè)文件管理制度文本怎么寫3300字
企業(yè)文件管理制度文本
第一章總則
第一條為了減少發(fā)文數(shù)量，提高辦公速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度.
第二條文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料.
第三條按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦公室(以下簡稱兩辦)歸口管理.
第二章收文的管理
第四條公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)親啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封.在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳.對開口和郵票撕毀函件慶查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收.
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的'四對口'核定.如果其中一項不對口，慶立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號.
第五條公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后慶及時附上'文件處理傳閱單'，并分類登記編號，保管.須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù).
2.本廠外出人員開會帶回文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存.
第六條公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦.為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完緊急文要即閱即辦.
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理.如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理.
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外).
第七條文件的傳閱與催辦
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，有得將有密級的文件帶回家、宿和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看.對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容.
2.閱讀文件慶抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé).如有領(lǐng)導(dǎo)'批示'、'擬辦意見'兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜.
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，經(jīng)防止丟失泄密.
4.文件閱完后，慶送交兩辦機要秘書，切忌橫傳.
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件函電應(yīng)立即指定專人辦理.不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件慶及時歸檔周轉(zhuǎn).
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知機要室閱文.
第三章發(fā)文的管理
第八條發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中于黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下放送正式文件.
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核.黨委、廠部同意發(fā)文，則由兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口經(jīng)黨*字、廠*字發(fā)文.群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn).
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上分管廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā).其余文年均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā).
第九發(fā)文的范圍:
1.凡以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍.
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
a.公布全廠規(guī)章制度;
b.轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
c.公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
d.公布全廠的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等作的決定;
e.發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
f.其他有關(guān)全的重大事項.
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
a.對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
b.對兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜.
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科書面或口頭通知執(zhí)行一，般不用廠部文件發(fā)布.
5.凡各業(yè)務(wù)科室召開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，為備查考，可以科室名義《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要.
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文.
第四章發(fā)文程序與要求
第十條發(fā)文程序規(guī)定:
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整.嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印制分數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改.對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容，質(zhì)量負責(zé));
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬稿部門重新謄寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委，廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打印室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對.校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā).
第五章文件的借閱和清退
第十一條各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須經(jīng)兩辦主任同意后方可借閱.
第十二條借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還.任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃.
第十三條兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作.(一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清.)如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告.
第十四條各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作.
第六章文件的立卷與歸檔
第十五條文件的歸檔范圍:
1.凡下列文件統(tǒng)一的分別由兩辦負責(zé)歸檔:
a.上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù);
b.黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報告等;
c.廠黨委會、廠長辦公會、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
d.廠黨代會、職代會、工會會員代表大、團代會等一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報，會議記錄等;
e.有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結(jié)果;
f.參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等;
g.上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)電來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
h.反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
i.工廠日志和大事記;
j.工廠向上級批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料;
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔.
第十六條產(chǎn)卷要求:
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔.
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性.
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則.重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔.
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度五月份以前整理完.六月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份.(接交單位各留存一份備查).
第七章文件的銷毀
第十七條對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩相要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù).
書寫經(jīng)驗81人覺得有用
在寫企業(yè)文件管理制度的時候，得先搞清楚這個制度是用來管什么的。一般來說，文件管理就是確保公司內(nèi)部的各種文件都能有序地存檔、調(diào)取和銷毀。要是文件亂放一通，到時候要用的時候找不到，那麻煩就大了。所以，第一步是要明確哪些文件需要歸檔，哪些可以暫時擱置，哪些又該直接扔掉。
比如，財務(wù)那邊每個月都有流水賬單，這些賬單就得好好保存，因為稅務(wù)局隔三差五就要查賬。還有合同，特別是那種涉及長期合作的，得單獨建個文件夾，還得定期檢查有沒有過期的條款。不過有些內(nèi)部的小通知，可能就沒必要留那么久，過三個月后就可以處理掉了。
文件分類也很關(guān)鍵，得按照部門來分，也可以按項目分。像技術(shù)部肯定有自己的研發(fā)文檔，銷售部也有自己的客戶資料，把這些分清楚了，找起來就方便多了。不過有時候?qū)懼鴮懼蜁慊?，比如把銷售部的文件放到技術(shù)部的文件夾里去了，這事發(fā)生過不止一次。
制定制度的時候，最好能有個審批流程，誰負責(zé)收文件，誰負責(zé)存檔，誰負責(zé)銷毀，都得定好。不然大家各干各的，最后文件管理就成了一鍋粥。審批流程也不能太復(fù)雜，畢竟效率很重要。有時候領(lǐng)導(dǎo)簽字這一關(guān)拖得太久，文件就堆在那里沒人管了。
書寫注意事項：
電子文件也要管好?，F(xiàn)在公司都用辦公軟件，很多文件都是電子版的。電子文件得定期備份，萬一電腦壞了或者系統(tǒng)崩潰了，文件丟了就麻煩了。備份的時候要注意權(quán)限設(shè)置，別讓不該看的人都能隨便打開文件。有時候設(shè)置權(quán)限的時候會忘記給某些人分配權(quán)限，結(jié)果他們就進不去文件夾了，這就很尷尬。
文件管理還涉及到保密的問題。有些文件涉及公司的商業(yè)機密，要是泄露出去，后果不堪設(shè)想。所以得規(guī)定哪些文件能打印，哪些只能在電腦上看。有時候員工可能圖省事，直接把機密文件拷貝到u盤帶回家，這是很危險的行為。
小編友情提醒：
文件管理制度還得定期更新。公司的情況一直在變，文件的種類也會增加，原來的制度可能就不適用了。更新的時候要注意聽取各部門的意見，不能光靠管理層拍腦袋決定。有時候更新制度的時候會忽略一些小細節(jié)，比如沒考慮到新入職員工的培訓(xùn)需求，導(dǎo)致他們不知道該怎么操作文件管理系統(tǒng)。
【第2篇】工貿(mào)企業(yè)文件管理制度怎么寫2000字
一、目的
通過對本公司制定的，與安全標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)的管理文件、技術(shù)文件的控制，保證文件的適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性、完整性和有效性。
二、 適用范圍
本制度適用于對本公司安全標(biāo)準(zhǔn)化實施、安全生產(chǎn)管理制度、崗位安全技術(shù)規(guī)程的管理。
三、 機構(gòu)與職責(zé)
3.1 企業(yè)主要負責(zé)人負責(zé)本公司安全生產(chǎn)方針、安全生產(chǎn)目標(biāo)和安全標(biāo)準(zhǔn)化文件的批準(zhǔn)和發(fā)布。
3.2安全管理部門負責(zé)安全管理制度和崗位安全操作規(guī)程的審核。
3.3安全管理部門負責(zé)組織編寫安全標(biāo)準(zhǔn)化文件。
3.4各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的編寫。
3.5辦公室負責(zé)廠級文件的備案、登記、發(fā)放。
3.6安全管理部門負責(zé)組織安全標(biāo)準(zhǔn)化文件、安全生產(chǎn)管理制度的修改和修訂。
3.7各職能部門負責(zé)組織本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度和崗位安全操作規(guī)程的修改和修訂。
四 、文件管理程序
4.1文件的制定
4.1.1安全管理部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施指南》要求，結(jié)合本公司實際，組織制定企業(yè)的安全生產(chǎn)方針和安全生產(chǎn)目標(biāo)及安全標(biāo)準(zhǔn)化文件，經(jīng)生產(chǎn)安全部門負責(zé)人審核、企業(yè)負責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
4.1.2 各職能部門根據(jù)《工貿(mào)等行業(yè)企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)實施指南》要求，根據(jù)本公司實際，制定符合法律、法規(guī)的、本部門歸口的安全生產(chǎn)管理制度，經(jīng)部門負責(zé)人審核、安全管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。
4.1.3各職能部門組織對本部門歸口的各崗位進行危害分析，經(jīng)風(fēng)險評價小組評價后，制定崗位安全操作規(guī)程，
4.1.3.1操作規(guī)程中應(yīng)有崗位主要危險源的辨識內(nèi)容和危險源的分布情況說明，并應(yīng)包含企業(yè)的各個崗位以及主要設(shè)備設(shè)施等；如果是危險源，還應(yīng)制定緊急情況下的處置方案（事故情況下的的操作規(guī)程）。
4.1.3.2崗位操作規(guī)程（或作業(yè)指導(dǎo)書）主要要求：
1）操作規(guī)程或作業(yè)指導(dǎo)書（作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）應(yīng)覆蓋每個崗位、每個有人活動的生產(chǎn)區(qū)域；
2）崗位安全操作規(guī)程的編制、發(fā)放和管理等與安全生產(chǎn)規(guī)章的要求基本相同；
3）崗位安全操作規(guī)程可以組織熟悉崗位作業(yè)的操作人員和專業(yè)技術(shù)人員，按照作業(yè)前、作業(yè)中、作業(yè)后的作業(yè)順序中存在的安全風(fēng)險進行編制，方便員工掌握和執(zhí)行；
4）在新工藝、新技術(shù)、新裝置投產(chǎn)或使用前，組織編制新的操作規(guī)程；
5）企業(yè)應(yīng)保證各崗位相關(guān)的操作規(guī)程是最新的有效文件。
4.1.3.3崗位安全操作規(guī)程經(jīng)部門負責(zé)人審核，安全管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)后發(fā)布、實施。操作規(guī)程要下發(fā)到各個崗位，并做發(fā)放記錄。同時，需要對員工進行培訓(xùn)，看其是否能夠熟練掌握自己所在崗位的操作規(guī)程。
4.2發(fā)放管理
4.2.1辦公室負責(zé)文件的發(fā)放管理。
4.2.2 文件在發(fā)放前，辦公室確定發(fā)放范圍。
4.2.3辦公室按確定的發(fā)放范圍進行發(fā)放，填寫《文件發(fā)放（回收）登記表》，領(lǐng)用人簽字。
4.3文件的修改與修訂
4.3.1 在下列情況時應(yīng)及時對相關(guān)規(guī)章制度或安全操作規(guī)程進行修訂：
1）當(dāng)國家法律、法規(guī)、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)廢止、修訂或新頒布時；
2）當(dāng)企業(yè)歸屬、體制、規(guī)模發(fā)生重大變化時；
3）當(dāng)生產(chǎn)設(shè)施新建、擴建、改建時；
4）當(dāng)工藝路線和裝置設(shè)備發(fā)生變革時；
5）當(dāng)上級安全監(jiān)督部門提出相關(guān)意見時；
6）當(dāng)安全大檢查、風(fēng)險評價過程中發(fā)現(xiàn)涉及到規(guī)章制度層面的問題時；
7）當(dāng)分析重大事故和重復(fù)事故原因，發(fā)現(xiàn)制度因素時；
8）其他有關(guān)事項。
4.3.2安全生產(chǎn)管理制度需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責(zé)人遞交書面申請報告，經(jīng)部門負責(zé)人審核、安全部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請報告交辦公室對安全生產(chǎn)管理制度進行修改或修訂。
4.3.3崗位安全操作規(guī)程需修改或修訂時，申請修改或修訂部門向部門負責(zé)人遞交書面申請，經(jīng)部門負責(zé)人審核、安全部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，將申請報告交歸口部門，由歸口部門對崗位安全操作規(guī)程進行修改或修訂。
4.3.4安全生產(chǎn)管理制度和崗位操作規(guī)程的修改均采用換頁的方式進行修改
4.3.5辦公室將需修改或修訂的安全生產(chǎn)管理制度或崗位安全操作規(guī)程收回。
4.3.6修改或修訂后的文件由辦公室發(fā)放至原部門單位或人員。
4.3.7辦公室對修改或修訂后的文件進行文件狀態(tài)登記。
4.4 文件的評審
辦公室每年組織一次文件的評審工作，對文件的符合性進行評價。
4.5文件殘破、缺失后的補發(fā)
4.5.1任何人不得在文件上亂涂亂畫，確保文件的清晰、易于識別和檢索。
4.5.2當(dāng)文件破損或字跡不清影響使用時，領(lǐng)用部門單位應(yīng)寫明原因，經(jīng)部門單位負責(zé)人審核、經(jīng)主管安全部門負責(zé)人審批后，到辦公室辦理更換手續(xù)，交舊領(lǐng)新，文件使用原發(fā)放號。
4.5.3文件丟失，當(dāng)事人應(yīng)寫明原因，經(jīng)部門單位負責(zé)人審核、主管安全部門負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，到辦公室辦理補發(fā)手續(xù)，新文件給予新發(fā)放號，并注明原號作廢。必要時，由辦公室將作廢文件發(fā)放號通知各相關(guān)部門，防止誤用。
4.6文件的借閱
4.6.1文件屬于保密級的，不可私自向外來單位提供、借閱。
4.6.2外來人員需借閱時，必須經(jīng)安全部門負責(zé)人審批后方可向用戶提供。
4.7廢止和回收
新版本文件發(fā)布時，舊版本文件同時廢止或失效，辦公室將文件按發(fā)放臺賬全部收回并銷毀。
書寫經(jīng)驗79人覺得有用
工貿(mào)企業(yè)文件管理制度怎么寫
寫工貿(mào)企業(yè)的文件管理制度，得先了解企業(yè)的實際情況，比如規(guī)模大小、業(yè)務(wù)范圍、人員構(gòu)成等。每個企業(yè)的情況都不一樣，制度不能照搬照抄，需要結(jié)合自身特點來制定。比如一個小型企業(yè)可能就不用搞那么復(fù)雜的流程，而大型企業(yè)就需要詳細的規(guī)章來約束。
起草的時候，可以從文件的分類開始，把常用的文件類型列出來，像合同、財務(wù)報表、生產(chǎn)計劃之類的。接著就是明確各類文件的審批權(quán)限，哪些文件需要領(lǐng)導(dǎo)簽字，哪些可以直接執(zhí)行。這個部分最容易出現(xiàn)問題，因為如果權(quán)限劃分不清，很容易造成混亂。比如說某份重要文件，甲部門認為應(yīng)該由乙部門審批，乙部門又覺得該由丙部門負責(zé)，最后誰也不管，結(jié)果出了差錯。
接下來就是文件的歸檔管理了，這很重要。檔案室或者專門的文件管理員要定期檢查，確保文件保存完好，不能丟失或者損壞。這里有個小細節(jié)需要注意，有些文件可能涉及商業(yè)機密，存檔的時候必須采取保密措施，不然會給公司帶來麻煩。比如說一份投標(biāo)書，里面包含了公司的報價策略，要是被競爭對手拿到了，后果不堪設(shè)想。
還有就是文件的借閱制度，誰有權(quán)查看哪些文件，都需要規(guī)定清楚。有的文件只能內(nèi)部查閱，有的可以對外公開。如果借出去后沒有按時歸還，或者被人復(fù)印帶走，都會影響到企業(yè)的利益。所以，每次借閱都要做好記錄，最好能有電子系統(tǒng)輔助管理。
書寫注意事項：
文件的更新頻率也要考慮進去。有些文件需要經(jīng)常修改，像生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)這樣的文件，隨著技術(shù)進步可能會頻繁調(diào)整。而另一些文件則相對穩(wěn)定，像公司章程之類的基本文件，改動次數(shù)較少。對于那些需要定期更新的文件，要及時通知相關(guān)人員，確保大家都拿到最新的版本。
小編友情提醒：
執(zhí)行過程中肯定會有各種突發(fā)情況，這時候就需要靈活應(yīng)對了。不能死板地按照規(guī)章制度辦事，而是要在遵守原則的前提下，根據(jù)具體情況進行適當(dāng)?shù)淖兺?。畢竟制度是為了服?wù)企業(yè)，而不是成為束縛發(fā)展的枷鎖。
【第3篇】企業(yè)文件管理制度怎么寫3500字
企業(yè)文件管理制度
(一)總則
第一條
為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條
文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條
按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條
公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條
公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上“文件處理傳閱單”，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條
公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條
文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條
發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條
發(fā)文的范圍：
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于：
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項。
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于：
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
5.凡各業(yè)務(wù)科室如開專題會議所作的決定，一般都不應(yīng)發(fā)文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀(jì)要。
6.各業(yè)務(wù)科室與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系，可用各科室的名義對外發(fā)函(應(yīng)各自編號備查)不用廠部名義發(fā)文。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條
發(fā)文程序規(guī)定：
1.各單位需要發(fā)文，應(yīng)事先分別向黨委、廠部提出申請;
2.黨委、廠部同意發(fā)文時，主辦單位應(yīng)以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從全廠角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標(biāo)點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后，擬搞人應(yīng)填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人，并簽名、蓋章、標(biāo)定日期和密級;
5.兩辦應(yīng)根據(jù)黨委、廠部的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應(yīng)退回擬稿單位重新擬稿;
6.經(jīng)兩辦審查修改后的文稿，送部門主管領(lǐng)導(dǎo)核稿(對文稿內(nèi)容、質(zhì)量負責(zé));
7.對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應(yīng)由擬搞部門重新謄寫清楚;
8.需經(jīng)會簽的文稿，應(yīng)在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后，按批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定分別呈送黨委、廠部領(lǐng)導(dǎo)審定批準(zhǔn)簽發(fā);
10.經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交兩辦機要秘書統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣，應(yīng)由擬稿人校對，校對人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后，由兩辦派專人按數(shù)印刷，再由兩辦機要秘書分發(fā)并檢查落實情況，對印刷質(zhì)量不好的文件，機要秘書應(yīng)拒絕蓋印分發(fā)。
(五)文件的借閱和清退
第十一條
各部門有關(guān)工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責(zé)人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意后方可借閱。
第十二條
借閱文件應(yīng)嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條
兩辦機要秘書對承辦的公文應(yīng)抓緊催辦，應(yīng)定期對事情已經(jīng)辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責(zé)任者，并如實向領(lǐng)導(dǎo)報告。
第十四條
各部門應(yīng)指定一位責(zé)任心強的同志負責(zé)文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
(六)文件的立卷與歸檔
第十五條
文件的歸檔范圍：
1.凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負責(zé)歸檔：
(1)上級機關(guān)來文，包括上級對工廠報告、申請的批復(fù);
(2)黨委、廠部發(fā)出的報告、指示、決定、決議、通報、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營工作的各類計劃統(tǒng)計、季度、年度報表等;
(3)廠黨委會、廠長辦公室、廠務(wù)會、工廠管理委員會、中層干部會以及各種專業(yè)例會記錄;
(4)廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨群組織召開的代表大會所形成的報告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡報、會議記錄等;
(5)有保存價值的人民來信、來訪記錄及處理結(jié)果;
(6)參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上匯報發(fā)言材料等;
(7)上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行匯報的提綱和材料;
(8)反映本廠生產(chǎn)、經(jīng)營活動、先進人物事跡及廠領(lǐng)導(dǎo)工作等的音、像攝制品;
(9)工廠日志和大事記;
(10)工廠向上級請示批復(fù)的文件及上報的有關(guān)材料。
2.業(yè)務(wù)科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務(wù)科室、群眾團體負責(zé)立卷歸檔。
第十六條
立卷要求
1.文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。
(七)文件的銷毀
第十七條
對于多余、重復(fù)、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應(yīng)定期清理造冊，并按上級有關(guān)規(guī)定，辦理申請銷毀手續(xù)。
第十八條
經(jīng)審核同意銷毀的文件，應(yīng)派專車分別由兩辦機要秘書和正副主任護送到上級機關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。
書寫經(jīng)驗23人覺得有用
企業(yè)文件管理制度其實挺講究實際經(jīng)驗的，關(guān)鍵是要結(jié)合企業(yè)的具體情況去制定。一開始得明確文件管理的目標(biāo)，比如提高效率、減少混亂之類的。通常來說，文件分類是個大頭，像什么財務(wù)文件、人事檔案什么的，都得有個固定的歸類辦法。這分類要是沒做好，后續(xù)查找起來就麻煩了，而且容易出錯。
文件的命名也很重要，最好能直觀反映內(nèi)容。有時候大家為了省事，直接用日期或者其他簡單的標(biāo)記，結(jié)果過段時間自己都搞不清是什么。另外，文件的權(quán)限控制也不能忽視，哪些人能看到，哪些人只能修改，這些都要規(guī)定清楚。不然的話，隨便誰都能動，出了問題不好追責(zé)。
存儲方式也得想好，現(xiàn)在電子文檔越來越普遍，服務(wù)器的選擇、備份的頻率都是要考慮的。紙質(zhì)文件也不能丟掉不管，畢竟有些場合還是需要原件的。定期清理也是必要的，長期積累下來，很多文件可能已經(jīng)沒用了，留著反而占地方。
還有就是更新機制，文件不是一成不變的，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展肯定會有改動。這時候就得有人專門負責(zé)檢查，確保最新的版本被使用。如果版本混亂，就可能出現(xiàn)老員工按舊規(guī)矩辦事，新員工卻照著新方法來的尷尬局面。
不過有時候也會遇到特殊情況，比如某部門臨時需要某個文件，又找不到最新的在哪。這種情況發(fā)生多了，就會讓整個流程顯得很亂。所以平時就要加強溝通，讓大家知道哪里能找到最新的東西。
文件交接的時候也要注意，尤其是人員調(diào)動或者離職的時候。有些人覺得走人了就把事情甩一邊，結(jié)果留下一堆爛攤子。這種時候，領(lǐng)導(dǎo)層得提前做好安排，比如指定接替的人，或者組織一次全面檢查。
【第4篇】化工企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案管理制度怎么寫1100字
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合 理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻，特制定本 制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責(zé)
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用：安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作；其他部門的專業(yè)文件由主管部門負責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負責(zé)本單位文件檔案的管理， 并負責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔 案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。 3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔， 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化， 應(yīng)層次分明， 編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱， 必須借閱手續(xù)， 借閱當(dāng)案要注意保護， 不得丟失、 損壞、 涂改， 要如期歸還， 到期不能歸還者， 要說明情況， 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定 期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。
書寫經(jīng)驗69人覺得有用
化工企業(yè)的安全生產(chǎn)文件檔案管理是確保企業(yè)安全運行的重要環(huán)節(jié)，這項工作需要結(jié)合專業(yè)知識和實踐經(jīng)驗去制定。在起草這類制度時，首先要明確管理的目的，即保障生產(chǎn)過程中各類文件的完整性和有效性。比如，要確保所有涉及安全生產(chǎn)的文件都能被妥善保存，便于隨時查閱，同時也要防止文件丟失或損壞。
在具體編寫過程中，要特別注意文件分類的問題。一般而言，文件可以分為技術(shù)類、操作規(guī)程類、應(yīng)急預(yù)案類等等。每種類型都有其特定的管理方式，例如技術(shù)類文件可能需要定期更新，而操作規(guī)程類文件則應(yīng)保持穩(wěn)定。這里有個小疏忽需要注意，有時候起草人員會忘記將某些關(guān)鍵文件歸入正確的類別，這會導(dǎo)致后續(xù)查找時費時費力。因此，在分類時最好能有一個詳細的清單，列出所有可能涉及到的文件種類及其對應(yīng)的位置。
書寫注意事項：
對于文件的存儲介質(zhì)也有講究。隨著科技的發(fā)展，電子文檔越來越普遍，但在實際應(yīng)用中，紙質(zhì)版仍然不可或缺。這就要求制度中明確規(guī)定哪些文件必須留存紙質(zhì)版，哪些可以只存電子版。同時，無論是哪種形式的存儲，都需要定期進行檢查，以確保沒有因時間久遠而導(dǎo)致的信息丟失。這里有個小細節(jié)容易被忽略，就是部分老舊的打印機可能無法打印某些特殊格式的電子文檔，所以提前測試設(shè)備是很必要的。
至于文件的借閱流程，也需要詳細規(guī)劃。一般來說，內(nèi)部員工借閱文件應(yīng)當(dāng)經(jīng)過申請和審批程序，外單位人員則需額外簽署保密協(xié)議。在這個環(huán)節(jié)中，可能會出現(xiàn)溝通上的小障礙，比如有的員工認為走完審批程序太麻煩，就嘗試繞過流程直接取用文件。為避免這種情況發(fā)生，可以在制度中加入明確的處罰措施，并加強相關(guān)人員的責(zé)任意識培訓(xùn)。
小編友情提醒：
關(guān)于文件的銷毀處理也是一項不容忽視的工作。當(dāng)文件超過保存期限或者不再具有參考價值時，必須按照規(guī)定的方式予以銷毀。常見的做法包括物理粉碎或?qū)I(yè)機構(gòu)回收處理。這里有一個小問題常常被忽視，就是有些員工可能會出于習(xí)慣將廢舊文件隨意丟棄，這樣不僅浪費資源，還存在泄密風(fēng)險。因此，有必要定期開展宣傳教育活動，提高大家對文件銷毀重要性的認識。
【第5篇】某企業(yè)技術(shù)文件管理制度怎么寫1300字
企業(yè)技術(shù)文件管理制度
一、總則及范圍
為了保持已有工藝技術(shù)文件的完整性，使之完全能指導(dǎo)生產(chǎn)，以保證質(zhì)量和生產(chǎn)正常進行，避免混亂，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于技術(shù)文件管理。
二、管理業(yè)務(wù)與分工
1、技術(shù)部負責(zé)人:負責(zé)本制度的制定及有關(guān)技術(shù)文件各項管理業(yè)務(wù)的審批及有關(guān)事項的確定。
2、檔案保管員:負責(zé)技術(shù)文件的保管、收發(fā)及按本制度進行技術(shù)文件的管理工作。
三、管理內(nèi)容與要求
1、技術(shù)文件的種類
①法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)性文件
a.相關(guān)的法律法規(guī)
b.國家規(guī)定的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)
c.相關(guān)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)
②作業(yè)類文件
a.圖紙及各類工藝規(guī)程、工藝卡片、作業(yè)指導(dǎo)書;
b.工序質(zhì)量表及質(zhì)量控制點一覽表
c.產(chǎn)品使用說明書
d.公司內(nèi)所有設(shè)備使用說明書
e.設(shè)備使用說明書;
f.各種明細表。
③管理類文件
公司日常制定的有關(guān)技術(shù)要求的通知、計劃及規(guī)定等。
2、文件登記
①技術(shù)部必須建立【技術(shù)文件管理臺賬】，掌握本廠全部技術(shù)文件的情況。其臺賬至少包括:編號、名稱、數(shù)量、文件編制時間、發(fā)布時間、發(fā)放部門及銷毀情況。
②文件接收后，檔案保管員應(yīng)及時對文件進行分類編號并作記錄，每月或者每季度將記錄復(fù)印件送技術(shù)部，技術(shù)部根據(jù)記錄及時掌握本廠技術(shù)文件動態(tài)。
3、文件的歸檔及保管
技術(shù)文件的保管由檔案保管員按檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進行保管，廠內(nèi)發(fā)行的技術(shù)文件，除按檔案管理的要求進行管理外，尚須對儲備待發(fā)的文件進行登記保管。
4、技術(shù)文件的復(fù)制與分發(fā)
技術(shù)文件的復(fù)制打印由技術(shù)部提出打印數(shù)字，但必須保證分布完畢后有一定儲備。技術(shù)文件發(fā)送時，要備好【技術(shù)文件發(fā)放/領(lǐng)用表】進行文件名稱、編號、日期等內(nèi)容的登記，接收人員應(yīng)在登記表上簽收。
5、技術(shù)文件的借用
1質(zhì)量管理類文件的借用應(yīng)填寫《文件借閱記錄登記表》，
2作業(yè)類文件的借閱應(yīng)開具借條并由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
6、技術(shù)文件的修改與審批
①當(dāng)某專業(yè)的工程技術(shù)人員或使用單位的有關(guān)人員提出對不合理或者已經(jīng)落后的技術(shù)文件時，由技術(shù)部該專業(yè)的工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人)分析確定是否需要修改。
②技術(shù)文件確定修改后，由技術(shù)部該專業(yè)工程師(或?qū)I(yè)的業(yè)務(wù)負責(zé)人)填寫【設(shè)計更改單】。
【設(shè)計更改單】應(yīng)包括下列內(nèi)容:
a.技術(shù)文件名稱、編號、或圖紙名稱、圖號;
b.更改理由;
c.會審意見、會審簽名;
d.設(shè)計、工藝負責(zé)人簽名;
e.修改內(nèi)容和修改要求(以圖紙和文檔形式表現(xiàn))。
③技術(shù)文件的審查與批準(zhǔn)
一般性的內(nèi)容更改只須將填好的【設(shè)計更改單】交技術(shù)部負責(zé)人進行審查和簽字批準(zhǔn)即可。重大內(nèi)容的更改與涉及安全、質(zhì)量、投資等影響面較大的內(nèi)容更改有技術(shù)部召集有關(guān)人員參加審定，會議通過審定后，由技術(shù)部負責(zé)人簽字后交公司批準(zhǔn)。
④檔案管理員接到【設(shè)計更改單】后，應(yīng)立即著手工作，更改時，必須把已發(fā)出和保存、儲備的技術(shù)文件一次全部修改完畢以保證技術(shù)文件的統(tǒng)一性(圖紙更改后的發(fā)放除執(zhí)行發(fā)放規(guī)定外，應(yīng)同時將舊圖紙收回并登記)。
5技術(shù)文件的管理應(yīng)以紙質(zhì)和電子版形式存檔(在登記時應(yīng)作出標(biāo)記)。
7、技術(shù)文件的回收與銷毀
技術(shù)部應(yīng)及時掌握相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)動態(tài)，及時更新，過期的應(yīng)進行回收銷毀。當(dāng)新的技術(shù)文件進行分發(fā)時，分發(fā)人同時應(yīng)將相應(yīng)的舊文件進行回收，整理后由技術(shù)部決定對其進行歸檔或銷毀。
書寫經(jīng)驗54人覺得有用
技術(shù)文件管理制度對企業(yè)來說特別重要，這關(guān)系到企業(yè)的日常運作和長遠發(fā)展。這類制度需要結(jié)合實際情況制定，不能照搬照抄。制定前得先明確管理目標(biāo)，比如確保文件的安全性、完整性、準(zhǔn)確性，還要便于查閱和更新。一般來說，技術(shù)文件包括設(shè)計圖紙、工藝流程、操作手冊等等，種類繁多，分類管理很重要。
起草制度時，要詳細規(guī)定各類文件的編制、審核、批準(zhǔn)流程。例如，設(shè)計圖紙必須經(jīng)過設(shè)計人員自檢后交由主管工程師復(fù)核，再送至部門負責(zé)人審批。這一過程中，每個環(huán)節(jié)都要有具體的責(zé)任人，不能含糊其辭。對于文件版本控制也得有明確規(guī)定，新版本出臺后舊版本應(yīng)妥善保存，不能隨意丟棄，以免發(fā)生混淆。
文件歸檔也是個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要確定合適的存儲方式，紙質(zhì)版和電子版都要兼顧。紙質(zhì)文件可以存放在專門的檔案柜里，而電子版則需建立數(shù)據(jù)庫，設(shè)置權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。定期檢查文件狀態(tài)也很必要，看看是否有損壞或丟失的情況，一旦發(fā)現(xiàn)問題就得及時處理。
不過在實際操作中，難免會出現(xiàn)一些疏漏。有時候因為工作繁忙，相關(guān)人員可能忘記更新某些文件的信息，導(dǎo)致信息滯后。還有些時候，文件命名不夠規(guī)范，格式不統(tǒng)一，給后續(xù)查找?guī)砺闊＿@些問題看似不起眼，但如果長期存在，會嚴重影響工作效率。
各部門間的協(xié)作同樣不可忽視。技術(shù)文件往往涉及多個部門，因此需要加強溝通協(xié)調(diào)。當(dāng)某一部門修改了相關(guān)文件，應(yīng)及時通知其他受影響的部門，避免因信息不對稱造成誤解或錯誤操作。另外，培訓(xùn)也是必不可少的一環(huán)，定期組織員工學(xué)習(xí)新的規(guī)章制度，提高大家的業(yè)務(wù)水平。
小編友情提醒：
制度執(zhí)行的效果如何，得通過考核來檢驗?？梢栽O(shè)立獎懲機制，鼓勵大家遵守規(guī)定，同時也對違反制度的行為進行處罰，以此形成良好的工作氛圍。當(dāng)然，制度不是一成不變的，隨著企業(yè)發(fā)展和技術(shù)進步，也需要不斷調(diào)整和完善。
【第6篇】q企業(yè)文件管理制度怎么寫1800字
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)中央關(guān)于文書處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我廠的實際情況，特制訂本制度。
第二條 文件管理內(nèi)容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和廠部辦(以下簡稱兩辦)歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.凡來廠公啟文件(除廠領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由廠收發(fā)員登記簽收(由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外)后分別交兩辦機要秘書拆封。在簽收和拆封時，收發(fā)員和機要秘書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。
2.對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口核定，如果其中一項不對口，應(yīng)立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1.兩辦機要秘書對上級來文拆封后應(yīng)及時附上文件處理傳閱單，并分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領(lǐng)導(dǎo)親啟文件，廠領(lǐng)導(dǎo)啟封后，也應(yīng)分別交兩辦辦理正常手續(xù)。
2.本廠外出人員開會帶回的文件及資料應(yīng)及時分別送交兩辦機要秘書進行登記編號保管，不得個人保存。
第六條 公文的閱批與分轉(zhuǎn)
1.凡正式文件均需分別由兩辦主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后，由機要秘書分送承辦部門閱辦，重要文件應(yīng)呈送廠領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2.一般函、電、單據(jù)等，分別由兩辦機要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。
3.為加速文件運轉(zhuǎn)，機要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到廠領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個以上業(yè)務(wù)部門，應(yīng)按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應(yīng)嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2.閱讀文件應(yīng)抓緊時間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)批示、擬辦意見兩辦應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件，如確系工作需要，要辦理借閱手續(xù)，以防止丟失泄密。
4.文件閱完后，應(yīng)送交兩辦機要秘書，切忌橫傳。
5.兩辦機要秘書對文件負有催辦檢查督促的責(zé)任，承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定，并征得兩辦同意后，予以復(fù)印或摘抄，原件應(yīng)及時歸檔周轉(zhuǎn)。
6.按照閱文范圍，離、退休干部，一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.全廠上報下發(fā)正式文件的權(quán)力分別集中黨委和廠部，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)分別向黨委、廠部提出發(fā)文申請，并將文件底稿分別交兩辦審核。黨委、廠部同意發(fā)文，則兩辦分別按黨、政機構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以黨×字、廠×字發(fā)文。群眾團體文件由黨委批轉(zhuǎn)。
3.對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件，須由黨委書記或廠長批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨委、廠部名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀(jì)要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2.黨委、廠部下發(fā)文件主要用于:
(1)公布全廠規(guī)章制度;
(2)轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件;
(3)公布工廠體制機構(gòu)變動或干部任免事項;
(4)公布全廠性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關(guān)獎懲決定和通報;
(6)其他有關(guān)全廠的重大事項;
3.黨委、廠部上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關(guān)呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)工廠重大生產(chǎn)、技術(shù)、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營管理、黨群工作等事宜。
4.在工廠日常生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、黨群工作中，有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應(yīng)按有關(guān)制度辦理，經(jīng)分管廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由主管業(yè)務(wù)科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用廠部文件發(fā)布。
書寫經(jīng)驗31人覺得有用
企業(yè)文件管理制度的編寫其實挺講究技巧的，特別是當(dāng)你想寫出既專業(yè)又實用的東西時。一開始得明確管理的目的，這很重要。畢竟文件管理不是為了形式好看，而是為了提高工作效率，保證信息傳遞準(zhǔn)確無誤。比如，你得先把哪些文件需要歸檔、哪些文件屬于長期保存之類的基本原則理清楚。這個過程里，可能有些人會直接把一些現(xiàn)成的模板套上去，但這往往會讓制度看起來很空洞。
文件分類是個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。你可以從文件的性質(zhì)出發(fā)，比如按部門劃分，也可以按時間順序來整理。不過在實際操作中，有些細節(jié)很容易被忽略。比如，有的部門可能會覺得自己的文件特別重要，就一股腦地往檔案柜里塞，結(jié)果導(dǎo)致查找起來特別麻煩。這就提醒我們，文件的命名和標(biāo)注必須規(guī)范，不然到時候想找某個文件就像大海撈針一樣難。
書寫注意事項：
關(guān)于文件的借閱和使用，也得制定相應(yīng)的規(guī)則。企業(yè)里的文件不像個人資料，隨便誰都能翻看。所以，建立一個登記制度很有必要，這樣能有效防止文件丟失或泄露。當(dāng)然，在執(zhí)行過程中，也可能遇到一些特殊情況。比如，某個緊急項目需要用到某些機密文件，如果流程太死板，可能就會耽誤事情。這就需要管理者有一定的靈活性，可以根據(jù)實際情況調(diào)整。
還有就是文件的更新和銷毀。隨著時間推移，有些舊文件就失去了參考價值，這時候就得及時清理掉，以免占用空間。但在實際工作中，有些人可能出于習(xí)慣，舍不得扔掉那些已經(jīng)過期的文件，總覺得留著總比丟了好。這種想法雖然可以理解，但從長遠來看，這對整個管理體系來說并不是好事。
小編友情提醒：
文件管理制度的落實也很關(guān)鍵。光有制度不行，還得有人去監(jiān)督執(zhí)行。要是沒人管，再好的制度也會形同虛設(shè)。在這個環(huán)節(jié)上，有些人可能會犯點小糊涂，比如該檢查的地方?jīng)]檢查到位，或者該簽字確認的時候忘了簽字。這些問題看似不起眼，但如果積累多了，就會對企業(yè)的工作效率產(chǎn)生影響。所以，定期組織培訓(xùn)，讓大家熟悉制度內(nèi)容，也是非常必要的。
