【第1篇】商街物業(yè)檔案管理制度怎么寫1800字
步行街物業(yè)檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規(guī)范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內部重大活動、事件記錄;物業(yè)管理相關政策、法規(guī);重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業(yè)主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找;財務資料由財務部負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責統(tǒng)一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。
3.2物業(yè)管理相關政策 、法規(guī):由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統(tǒng)一歸入條例、法規(guī)類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負責收集，主要包括:外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件，主要包括:
3.4.1內部管理文件:以公司名義下發(fā)的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策，條例和規(guī)定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規(guī)定等。
3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要:總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協(xié)議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規(guī)章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業(yè)務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印:物業(yè)管理政策、法規(guī)、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續(xù)。
4各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應規(guī)范，不得有錯別字。
4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(含職能部門 、業(yè)務部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規(guī)定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
3)通知類:內部各類通知。
4)培訓類:培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
5)會議類:部門例會、專題會議、業(yè)委會會議等。
6)合同、協(xié)議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。
7)對外文件類:
①對政府部門、上級單位、外企業(yè)、機構發(fā)文等;
②對客戶發(fā)文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料:
4.2.1發(fā)展商提供的資料:
1)產權資料;
2)技術資料(含圖紙);
3)交接手續(xù)及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規(guī)定的質量記錄按體系文件要求執(zhí)行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發(fā)后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執(zhí)行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發(fā)放要求:
4.4.1文件的發(fā)放應注明發(fā)放級別，通常應包括以下幾類:
1)部門負責人以上人員閱;
2)主管級以上人員閱;
3)內部傳閱;
4)張?zhí)?/p>
4.4.2重要文件的發(fā)放應辦理簽收手續(xù)。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同(協(xié)議書)、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件(行政人事制度、合同、協(xié)議書、重要會議紀要等)須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協(xié)議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數(shù)，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。
書寫經驗69人覺得有用
說起物業(yè)檔案管理，這事聽著簡單，做起來卻沒那么容易。就拿商街來說，這里人來人往，事情多得像天上的星星，要是檔案管理不到位，那麻煩可就大了。所以，制定一個靠譜的管理制度很有必要。
先說說檔案歸檔這塊兒。有些同事可能覺得，只要把文件收齊就行，其實不然。檔案分類得清楚才行，像什么合同啦、繳費單據啦、維修記錄，都得按類別分開，不然到時候想找什么找不著，那才叫尷尬。不過有時候真會遇到這種情況，比如把物業(yè)費發(fā)票和租戶信息放一塊兒，后來一翻賬本才發(fā)現(xiàn)不對勁。這種事不是沒發(fā)生過，所以分類的時候一定要仔細點。
再說檔案保管，這可是個技術活兒。檔案室要保持干燥通風，別讓潮濕影響紙張質量，要是哪天發(fā)現(xiàn)文件發(fā)霉了，那損失可不小。還有就是防盜，這個很重要，誰也不想看到自己的工作成果被人偷走。不過也得提醒一下，有的物業(yè)公司在檔案室門上只裝了個普通鎖，這種做法是不是有點太隨意了？
至于檔案借閱，規(guī)矩得立起來。員工借閱檔案要登記，不能想看就看，特別是涉及敏感信息的文件。像租金調整方案這種，隨便給外人看的話，可能會影響商街的整體運營。有時候，一些新來的員工不太注意這些細節(jié)，隨手就把文件帶出去了，結果出了差錯，這就得好好提醒一下。
培訓也是個關鍵環(huán)節(jié)。物業(yè)管理人員得懂檔案管理的基本流程，知道如何操作才是正確的。但有時候培訓內容會有點枯燥，有些人聽個開頭就走了神，結果實際工作中老出問題。所以，培訓的時候最好能結合案例，讓大家明白為什么要這么做，而不是一味地講理論。
小編友情提醒：
定期檢查也很重要。檔案管理工作不能一勞永逸，得時不時地看看有沒有遺漏的地方，比如某些文件是不是該歸檔而沒歸檔，或者某些記錄是不是該更新而沒更新。有時候忙起來，大家就會忘記這些事，所以得有人專門盯著點，確保萬無一失。
【第2篇】美術館物業(yè)管理制度檔案建立管理怎么寫1600字
美術館物業(yè)管理制度和檔案的建立與管理
檔案資料的管理是物業(yè)管理工作的一個重要組成部分，科學的、規(guī)范化的檔案管理能有效地為住宅區(qū)樓宇及共用設施的使用、維修、改建和各項管理工作提供指導和服務。針對美術館的物業(yè)管理形式，做到每一項管理工作有理論、有制度規(guī)范、有工作詳實記錄，計算機系統(tǒng)對原始文件資料進行管理，完善檔案管理工作，從物業(yè)管理的角度記錄每一個住宅單元的生活檔案，配備專職檔案管理人員，建章立制，對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、集中的管理。
(一)檔案制度建立與管理
1、主要思路
檔案資料分類:依據美術館的具體情況，管理特點略有增減、各有側重。在管理過程中，注重對原有資料的整理，找到過往管理中存在的缺陷和不足，并進行重新的分類和補充，使其符合對美術館細致管理的需求。
檔案建立抓住重新接管這一契機，整理住戶全面的原始資料，并對陳舊部分進行及時的修正，最大限度的明確現(xiàn)有物業(yè)狀況和業(yè)主的自然狀況，作為分戶管理的檔案基礎，以方便接管后日常管理。
檔案管理實行原始資料與電腦管理資料綜合管理。原始資料包括:紙張、文字、卷宗、錄像帶、膠卷、照片、圖表等形式;電腦資料包括:電腦軟、硬盤儲存系統(tǒng);做到各種檔案資料并重，互相補充，形成美術館管理的無盲點網絡。
區(qū)內各項管理工作必須建立檔案資料，依照'采取的管理方式'中制定的規(guī)范程序，逐一建檔，形成標準化、制度化的檔案管理體系。
2、建立檔案、資料的分類檢索
1)業(yè)主提供的資料
a、項目批準文件
b、用地批準文件
c、建筑執(zhí)照
d、拆遷安置資料
2)技術資料
a.總平面圖
b.單體建筑、結構、設備竣工圖
c.消防、附屬工程及地下管網竣工圖
d.地質勘測報告
e.工程合同開
f.竣工報告
g.工程預決算
h.圖紙會審記錄
i.工程設計變更通知及技術核定單(包括質量事故處理記錄)
j.隱蔽工程驗收簽證
k.沉降觀察記錄
l.竣工驗收證明書
m.鋼材、水泥等主要材料的質量保證書
n/新材料、構配件的鑒定合格證書
o.水電、衛(wèi)生器具、電梯等設備的檢驗合格證書
p.砂漿、混凝土試塊試壓報告
q.供水的試壓報告
r.綠化工程竣工圖紙及相關資料
s.其他技術資料
3)管理處建立的資料
a.住宅區(qū)基本資料
b.住宅區(qū)分區(qū)資料
c.商業(yè)網點資料
d.娛樂設施資料
4)住戶資料
a.住戶入住資料
入住通知書
入住協(xié)議書
b.家庭人員檔案
住戶情況登記表
(二)管理處各項管理制度目錄
序號文件名稱文件編碼
1管理處內部崗位設置、標準**.00.01
2職業(yè)安全健康職責**.00.02
3物料管理辦法**.00.03
4停電停水應急預案**.00.04
5水浸應急預案**.00.05
6治安應急預案**.00.06
7文件質量記錄管理辦法**.00.07
8犬類管理辦法**.00.08
9保安崗位架構圖**.01.01
10保安運作規(guī)程**.01.02
11人員出入管理辦法**.01.03
12監(jiān)控中心管理辦法**.01.04
13車輛管理辦法**.01.05
14保安崗位操作規(guī)程**.01.06
15安保崗位標準**.01.07
16燃放煙花爆竹管理規(guī)定**.01.08
17保潔崗位監(jiān)管規(guī)程**.02.01
18綠化(地)養(yǎng)護監(jiān)管規(guī)程**.03.01
19消防安全管理辦法**.04.01
20火警應急預案**.04.02
21消防設備(設施)運行管理辦法**.04.03
22消防設備(設施)操作規(guī)程**.04.04
23消防管理制度**.04.05
24消防設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.06
25弱電設備(設施)運行管理規(guī)定**.04.07
26弱電設備(設施)操作規(guī)程**.04.08
27弱電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.04.09
28弱電設備(設施)安全管理制度**.04.10
29電梯設備監(jiān)管辦法**.05.01
30電梯故障緊急預案**.05.02
31供配電設備(設施)安全管理制度**.06.01
32供配電設備(設施)運行管理規(guī)程**.06.02
33供配電設備(設施)操作規(guī)程**.06.03
34供配電設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.06.04
35電工安全操作守則**.06.05
36給排水設備(設施)安全管理制度**.07.01
37給排水設備(設施)運行管理規(guī)程**.07.02
38給排水設備(設施)操作規(guī)程**.07.03
39給排水設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.07.04
40管道維修工作規(guī)程**.07.05
41房屋設備(設施)安全管理制度**.09.01
42房屋設備(設施)運行管理規(guī)程**.09.02
43房屋設備(設施)操作規(guī)程**.09.03
44房屋設備(設施)維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.04
45房屋、設備設施巡視內容與要求**.09.05
46設備完好率標準**.09.06
47房屋、設施維修保養(yǎng)規(guī)程**.09.07
48服務供方質量監(jiān)管規(guī)程**.10.01
49雨
天防滑管理辦法**.10.02
50業(yè)戶管理辦法**.11.01
書寫經驗33人覺得有用
美術館物業(yè)管理制度檔案建立這事，得從頭開始說起。檔案，說白了就是一堆材料放一起，得有條理，不然亂七八糟的，找起來比登天還難。比如有些地方，資料堆得像小山似的，誰看了都頭疼。所以第一步，得有個分類的標準，像什么日常巡查記錄，設備維護臺賬，這些都要分開存檔。
說到分類，這里面學問可不少。有的單位圖省事，什么都往一個文件夾里塞，結果后來出了問題，想查個資料翻半天。其實，分類的時候可以根據時間順序來，也可以按性質分類，比如安全類、設施類、人員管理類。不過，分類方法得適合自己單位的情況，不能照搬別人家的做法。像有些美術館規(guī)模不大，就沒必要弄得太復雜，不然反而增加工作量。
建立檔案的時候，還得注意格式的問題。有些人覺得格式不重要，隨便寫寫就行，這是不對的。格式要是不統(tǒng)一，看起來就很亂。比如日期格式，有人寫年月日，有人寫月日年，看著就別扭。還有頁碼，最好從頭到尾連續(xù)編號，這樣方便查找。不過有時候也會出現(xiàn)點小問題，比如某個人負責登記，但他沒注意到前面漏掉了幾頁沒編號，導致后面全亂套了。
檔案建立好后，就得定期檢查更新。這個工作不能偷懶，得定時復查一遍，看看有沒有遺漏或者過期的信息。比如說消防器材的檢查記錄，每個月都得做一次，要是哪個月忘了，就得補上。但有時候會出現(xiàn)這種情況，比如某位同事覺得某份記錄沒什么大問題，就懶得核對了，結果后來發(fā)現(xiàn)問題的時候已經晚了。所以，這項工作不能馬虎。
書寫注意事項：
檔案的存放也很關鍵。不能隨便找個角落堆著，得找個干燥通風的地方，還得防潮防火。有些單位為了省事，隨便找個柜子一放就不管了，結果遇到潮濕天氣，紙張發(fā)霉，字跡都看不清了。還有些地方檔案柜鑰匙丟了，找起來費勁得很。所以，檔案室的管理必須重視起來。
【第3篇】物業(yè)項目檔案管理制度怎么寫250字
物業(yè)項目檔案管理制度
(三)檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應嚴格重視。
切勿丟失、泄密，以確保工作的有序正常進行。
1. 所有文檔實行統(tǒng)一管理，并指派專人負責;2.所有收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應及時歸檔，其他人員不得擅自處理;3.對性質不同的文件，實行分類立卷保管，以便日后查找;4.對于客人檔案應建立詳細檔案，未經上級領導同意，不得擅自將客人資料告知他人;
5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件;6.對欲銷毀文件必須經過部門經理批準后進行銷毀工作，嚴禁向廢品回收站出售。
書寫經驗85人覺得有用
物業(yè)項目檔案管理制度怎么寫，這個問題其實挺復雜的，因為每個項目的具體情況都不一樣，所以寫的時候得結合實際情況去考慮。比如，檔案管理這事，得從日常工作的實際需求出發(fā)，不能光憑空想個框架就完事了。
一開始，你得弄清楚這個制度到底是用來管什么的，是不是所有的文件、合同、圖紙這些都得歸檔？還有，歸檔之后怎么保管，誰來負責，這些問題都得提前想好。如果想不清楚，那后面的工作就容易亂套。比如，有的公司可能覺得只要把重要的文件存起來就行，但其實很多細節(jié)上的東西也很關鍵，像是日常巡查記錄之類的，要是不及時歸檔，以后出了問題找證據都費勁。
接著就是制定具體的流程了，像文件歸檔的步驟、分類的方法，還有借閱檔案需要走什么樣的程序，這些都需要明確下來。不過有時候寫的時候會漏掉一些細節(jié)，比如在描述借閱流程的時候，沒說清楚需要填寫什么表格，這就可能導致執(zhí)行的時候出現(xiàn)問題。另外，文件的保存期限也得定好，有些文件可能長期保存，而有些短期的就可以銷毀，這個得根據法律法規(guī)和公司的實際情況來決定。
還有一個容易忽略的地方，就是檔案室的管理。檔案室得有人專門負責，環(huán)境也要符合要求，溫度濕度都要控制好，不然文件容易受損。不過在寫的時候，可能會忘記提到這一點，只顧著講歸檔和借閱的事，這就不太全面了。
小編友情提醒：
制度寫完后別急著實施，最好先讓幾個熟悉業(yè)務的人看看，聽聽他們的意見。有時候自己想得很周全的東西，別人一看就能發(fā)現(xiàn)漏洞。不過在修改的時候也要注意，不能改得太隨意，否則可能會破壞原有的邏輯。
【第4篇】寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度怎么寫300字
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理制度
1)辦公室檔案按人事檔案、文件檔案、資料檔案分類，由辦公室人事主管負責管理。
2)檔案文件必須設專柜存放保管，存放必須分類編號，清楚編寫文件目錄，以便查閱。
3.)凡經領導批示傳閱的重要文件，必須隨文將領導批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。
4)借閱檔案須認真辦理借閱登記手續(xù)，保證按時歸檔。
5)凡借閱重要密件，必須經總經理批準后，方可借閱;
所借閱的檔案資料未經批準不得抄摘或復印。
6)檔案管理人員要定時檢查專柜，核對件數(shù)，做好防蟲、防潮、房遺失，發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況，及時向領導反映，妥善出路。
如系認為造成，要追究有關人員的責任。
書寫經驗94人覺得有用
寫字樓物業(yè)辦公室檔案管理是個挺復雜的事，得結合實際情況來制定，不是照搬照抄就行。要是想寫好這個制度，就得先搞清楚檔案管理的目的，就是確保文件安全、便于查找，還有符合法律法規(guī)的要求。檔案這一塊兒，種類多，涉及面廣，像合同、圖紙、維修記錄什么的，都得分類存放，不能亂放一氣。
一開始，得明確誰負責管這事，像有個專門的負責人，負責收發(fā)、整理、歸檔這些文件，這人最好熟悉辦公軟件，手工登記表也得會填，不然容易出岔子。文件進來的時候，要檢查一下完整不完整，缺頁什么的就麻煩了。登記的時候，得寫清楚日期、編號、內容摘要什么的，別漏了重要信息。有些重要的文件，像租賃合同這類，得單獨存檔，還得定期檢查一遍，看看有沒有損壞或者丟失。
檔案室得有專門的地方，環(huán)境要干燥通風，溫度濕度都要控制好，不然紙質文件容易發(fā)霉變脆。門鎖什么的得結實點，防止有人偷看或者篡改。檔案柜也要買質量好的，防火防潮功能得有。平時進檔案室的人不能太多，得有登記，避免無關人員隨便進出。
不過有時候也會遇到一些問題，比如文件太多，找起來費勁。這時候就得優(yōu)化一下分類方法，可以試試按時間順序或者項目類別來分，這樣找起來方便些。還有就是，文件更新頻率高的，可以設個臨時文件夾，專門存放最新版本，老版本照樣歸檔保存，這樣既不影響工作又合規(guī)。
其實，制度寫出來后也不是一成不變的，得根據實際情況調整。比如，之前沒考慮到電子文檔的重要性，后來發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務都依賴電腦處理，就得把電子文檔的管理也納入制度里頭。還有就是，員工變動頻繁，接替檔案管理工作的人可能不太熟悉流程，所以得定期培訓，讓他們知道該怎么操作。
【第5篇】a物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度怎么寫400字
物業(yè)管理公司日常檔案資料管理制度
1文檔管理人員專職負責管理處所有文件(通知、命令、公函、總結報告、通報、會議紀要)及資料(技術圖紙、說明書、手冊、個人簡歷、員工檔案市府法規(guī)、車輛檔案、住戶檔案等)的存檔、收集和保管。
2任何人員借閱上述文件資料，須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
3屬秘密文件的要妥善保管，不準散播其內容，不準給未經領導批準的人員翻閱，不準復印，不準帶離辦公室。
4職員、員工個人檔案材料屬秘密材料，他人無權翻閱，文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
5文件資料等要朝廷合歸檔，歸檔要注意整齊，歸檔前要先把資料分類，無論是按字母順序還是內容、按時間等形式分類，其目的都是為了查找迅速方便，因此都必須在檔案夾里清楚的標明。
6要經常進行清理歸檔，以免資料堆積混亂，對過期的文件資料，要及時清理，無保存必要的材料，經領導批準可做銷毀處理。
書寫經驗19人覺得有用
物業(yè)管理公司的檔案資料管理是很重要的工作，這關系到公司的運作效率和長遠發(fā)展。一個好的制度既要考慮實用性，也要兼顧長遠規(guī)劃。首先得明確哪些資料需要歸檔，比如員工的入職表、物業(yè)維修記錄、業(yè)主反饋意見等，這些都是日常運營中產生的關鍵文件。
制定制度的時候，得考慮到各部門的具體需求，尤其是工程部和客服部，他們每天都會產生大量的數(shù)據。這些數(shù)據如果能及時整理歸類，對于后續(xù)的問題追蹤和處理會很有幫助。當然，紙質文件和電子文檔都要妥善保存，紙質的要防潮防火，電子版則要注意備份，以防丟失。
在具體的操作層面上，每個部門應該指定專人負責檔案管理工作，這樣既能保證工作的連續(xù)性，也能提高工作效率。比如，客服部的小李就一直負責收集業(yè)主的投訴信件，定期匯總后交給管理層審閱。這種做法不僅方便了領導層了解情況，也減少了信息傳遞過程中的誤差。
書寫注意事項：
檔案的借閱和查閱權限也要明確規(guī)定。一般來說，只有相關負責人或者經過授權的人員才能查看敏感資料。比如財務部的報表，只有財務總監(jiān)和總經理有權查閱，其他人不得隨意翻看。這樣做是為了保護公司的商業(yè)機密，避免不必要的麻煩。
還有就是定期檢查和更新制度本身也很重要。隨著公司業(yè)務的發(fā)展，原有的制度可能不再適用，這時候就需要及時調整。比如去年制定的檔案分類標準可能已經過時，今年就得重新審視一遍，看看是否需要增加新的類別或者調整現(xiàn)有的分類方式。
有時候，因為工作繁忙，難免會出現(xiàn)一些疏漏。像某次工程部的小王忘記將上周的設備檢修報告歸檔，結果導致月底盤點時找不到這份文件。雖然最后通過其他途徑找到了，但這件事提醒我們平時一定要養(yǎng)成良好的工作習慣，該歸檔的文件絕不能遺漏。
【第6篇】物業(yè)檔案管理制度怎么寫900字
物業(yè)檔案管理制度（一）
1、公司各物業(yè)項目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管（包括代理主管）負責監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)管理公司驗收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經確認后方可離任。
6、物業(yè)管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
物業(yè)檔案管理制度（二）
為規(guī)范本小區(qū)業(yè)戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規(guī)定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業(yè)主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業(yè)主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統(tǒng)一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內容包括：業(yè)主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業(yè)主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業(yè)主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業(yè)主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業(yè)主檔案永久保存，及時與業(yè)主溝通，及時變更業(yè)主信息，保證其準確性。
書寫經驗13人覺得有用
物業(yè)檔案管理制度寫起來確實是個技術活兒，特別是得結合實際工作經驗才行。說起來，檔案看似不起眼，但一旦管理不好，那麻煩就來了。比如有一次，某物業(yè)公司因為檔案歸檔沒做好，導致業(yè)主投訴的資料找不到，后來鬧到了上級部門，搞得挺尷尬。
寫管理制度的時候，第一步是要明確目標，就是這個制度要解決什么問題。比如，檔案管理得保證誰都能查到，又不能隨便亂翻，還得確保文件的安全。要是目標不清，后面寫起來就會東一榔頭西一棒槌。這里有個小提醒，寫的時候別光顧著抄別的公司的制度，得結合自家的情況來改，不然寫出來的東西可能就不適用了。
接下來就是具體的細則了。像檔案分類，得按性質分，物業(yè)費收繳記錄、維修單、業(yè)主信息這些都得分開。不過有時候會遇到麻煩事，有些文件既涉及財務又涉及客戶隱私，這時候就得仔細琢磨分類標準。比如有的同事可能會直接把所有跟財務相關的文件都歸到一起，結果一查才發(fā)現(xiàn)，業(yè)主的身份證復印件也在里面，這就有點不太妥當了。
文件歸檔也有講究。檔案室最好設個專門的管理員，負責接收、登記和存放。但有時候會發(fā)生這樣的情況，新來的員工不知道流程，隨手就把文件往柜子里一塞，也不登記，時間一長就亂套了。所以得定期檢查，看看有沒有遺漏或者放錯地方的文件。
借閱環(huán)節(jié)也得管好。檔案一般不讓帶出檔案室，特殊情況得經過領導批準。可有時候審批流程走得太慢，業(yè)主急等著查資料，結果等了半天也沒結果，這就容易引起誤會。所以審批環(huán)節(jié)既要嚴格，又要靈活，得兼顧效率和安全。
再說說保存期限的問題。有些文件保存五六年就夠了，但像房屋驗收報告這種長期有效的文件，就得一直存著。有時候有人會忘記延長保存期，等到該銷毀的時候才發(fā)現(xiàn)還有重要的文件沒處理，這就得重新核查一遍，特別麻煩。
最后還得強調一下安全措施。檔案室要防火防盜防潮，設備得定期檢查。有次我看到一個公司檔案室的窗戶沒關嚴實，外面刮大風，差點把文件吹跑，這事提醒我們日常巡查不能偷懶。
