【第1篇】檔案管理制度范文怎么寫(xiě)2250字
第一章 總 則
第一條 為了加強(qiáng)公司系統(tǒng)的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。
第二條 凡公司各部門(mén)在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向公司辦公室移交，集中管理，任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條 各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作，配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第四條 公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章 歸檔范圍
第五條 凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(合同、中標(biāo)通知書(shū)等)均屬歸檔范圍。
第六條 公司文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿;
(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件，各部門(mén)、各項(xiàng)目部的請(qǐng)求與本公司的批復(fù);
(三)公司的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件，從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料;
(七)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括電子文檔等);
(八)公司及各部門(mén)、項(xiàng)目部成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(九)公司及各部門(mén)、項(xiàng)目部制定的規(guī)章制度等;
(十)公司的簡(jiǎn)介、榮譽(yù)，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十一)公司及各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用等工作形成的文件材料;
(十二)公司領(lǐng)導(dǎo)、員工檔案;
(十三)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;
(十四)公司或部門(mén)、項(xiàng)目部與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
(十五)公司固定資產(chǎn)登記，財(cái)產(chǎn)，物資、檔案等移交憑證;
第三章 立卷歸檔要求
第七條 公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷，向公司辦公室移交。
第八條 各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有些材料還需使用，也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第九條 各單位向公司辦公室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十條 歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:各種協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任免文件，有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話(huà)記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)資料等。
(二)在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開(kāi)。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料下面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào)，圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名，有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě);沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門(mén)立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章 檔案保管期限
第十一條 文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。長(zhǎng)期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。
第十二條 確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng)，在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料，列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料，列為短期保管。
第五章 檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第十三條 公司辦公室對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定，對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第十四條 檔案鑒定工作由辦公室主持，有關(guān)部門(mén)參加，組成檔案鑒定小組，對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查，提出存毀意見(jiàn)。
第十五條 檔案材料鑒定小組審定，并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可銷(xiāo)毀。
第十六條 銷(xiāo)毀檔案材料，要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第六章 檔案的借閱
第十七條 公司各部門(mén)因工作需要，借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
第十八條 公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十九條 借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，并在登記薄上注銷(xiāo)。
第二十條 借閱檔案的同志，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí)，須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
第二十一條 借閱的檔案用完后，應(yīng)及時(shí)歸還，借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第二十二條 借閱人對(duì)檔案要妥善保管，不得遺失。
第二十三條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印，如工作需要，應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章 懲戒
第二十四條 公司員工凡違反制度，泄露秘密，按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況，扣500—1000元獎(jiǎng)金，并予以通報(bào)批評(píng)，情況嚴(yán)重者辭職、辭退。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)66人覺(jué)得有用
制定管理制度的時(shí)候，得結(jié)合實(shí)際情況去想。比如檔案管理這一塊兒，咱們得清楚檔案的重要性，它是單位運(yùn)作的基礎(chǔ)資料，要是沒(méi)管好，那麻煩就大了。一開(kāi)始就要確定哪些東西算檔案，哪些不算，這很重要。像一些日常的工作記錄，會(huì)議紀(jì)要，還有合同文件之類(lèi)的，都得歸檔。
制定的時(shí)候，步驟得清晰明了。第一步，就是明確誰(shuí)負(fù)責(zé)收集檔案，是辦公室的專(zhuān)職人員還是各部門(mén)自行整理后移交？這關(guān)系到后續(xù)工作的順暢程度。第二步就是確定檔案的分類(lèi)方式，是按時(shí)間順序還是按項(xiàng)目類(lèi)別？這個(gè)要看單位的具體需求，不能一概而論。要是分類(lèi)混亂，找起資料來(lái)費(fèi)勁得很。
接著就是關(guān)于檔案的安全保管問(wèn)題。檔案室的位置選在哪？是不是遠(yuǎn)離潮濕的地方？還有防火防盜措施咋樣？這些都是需要提前考慮的。有的時(shí)候，可能因?yàn)槭韬?，忘記檢查滅火器是否有效，這樣萬(wàn)一出點(diǎn)狀況，后果不堪設(shè)想。檔案柜的質(zhì)量也得過(guò)關(guān)，不能圖便宜買(mǎi)那種不結(jié)實(shí)的，不然檔案受損不說(shuō)，還可能引發(fā)安全事故。
還有就是借閱環(huán)節(jié)了。誰(shuí)有權(quán)查閱檔案，需要履行什么樣的手續(xù)，這些都是要明確的。有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)急著要用某個(gè)文件，結(jié)果審批流程拖得太久，耽誤事情就不好了。所以制定制度的時(shí)候，得考慮到靈活性，既要保證檔案安全，也不能讓正常工作受影響。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
定期檢查也是必不可少的。檔案不是放進(jìn)去就萬(wàn)事大吉了，得時(shí)不時(shí)看看有沒(méi)有遺失或者損壞的情況。有時(shí)候忙起來(lái)，工作人員可能忘了這件事，等到發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候已經(jīng)晚了。定期檢查還能順便清理一下過(guò)期的檔案，騰出空間給新的資料。
最后就是培訓(xùn)了。檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平直接影響到整個(gè)制度的執(zhí)行效果。要是培訓(xùn)不到位，大家對(duì)規(guī)章制度理解不透徹，執(zhí)行起來(lái)就會(huì)走樣。所以定期組織學(xué)習(xí)很有必要，但有時(shí)候組織培訓(xùn)的時(shí)候，可能會(huì)忽略細(xì)節(jié)，比如場(chǎng)地安排不當(dāng)，導(dǎo)致參與人員不方便到場(chǎng)之類(lèi)的小問(wèn)題。
【第2篇】檔案管理制度模版怎么寫(xiě)1200字
目 錄
檔案工作崗位責(zé)任制
文件、材料收集歸檔制度
檔案鑒定制度
檔案借閱管理制度
檔案保密管理制度
檔案復(fù)制制度
檔案統(tǒng)計(jì)制度
檔案庫(kù)房管理制度
檔案銷(xiāo)毀制度
檔案工作崗位責(zé)任制
一、 分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、 組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。
2、 加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體發(fā)展計(jì)劃，列入局議事日程，督促分管部門(mén)按上級(jí)和局檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工作。
3、 關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與發(fā)展，從人力、物力、財(cái)力上給予支持，及時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。
二、 局檔案員職責(zé)
1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案管理制度。
2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。
4、負(fù)責(zé)管理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要提供服務(wù)。
5、按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。
6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。
三、 分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)
1、 配備具有較好*業(yè)務(wù)素質(zhì)的專(zhuān)(兼)職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。
2、 將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。
3、 組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。
4、 疏通渠道，嚴(yán)格制度，督促有關(guān)人員注意平時(shí)各類(lèi)文件材料的形成積累，積極配合專(zhuān)(兼)職檔案人員的歸檔工作 。
5、 協(xié)同檔案室監(jiān)督、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。
6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)情況。
四、 各處、室專(zhuān)(兼)職檔案人員職責(zé)
1、 堅(jiān)持平時(shí)整理。根據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。
2、 負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。
3、 歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷目錄清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。
4、 保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。
6、 積極參加業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。
7、 按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。
8、 按歸檔時(shí)間向檔案室提供檔案目錄和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔范圍
本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很密切的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書(shū)信、會(huì)議、電話(huà)記錄、圖紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)42人覺(jué)得有用
檔案管理這事，要是想寫(xiě)個(gè)管理制度，得先把部門(mén)里的實(shí)際情況摸清楚。比如，咱們部門(mén)里有多少檔案，是紙質(zhì)的還是電子的，平時(shí)誰(shuí)負(fù)責(zé)收發(fā)這些東西。把這些弄明白，寫(xiě)的時(shí)候心里就有底了。
先說(shuō)紙質(zhì)檔案，得找個(gè)專(zhuān)門(mén)的地方放，不能隨便亂堆。以前老有人把文件往角落一扔就完事了，結(jié)果后來(lái)找起來(lái)費(fèi)勁得很?，F(xiàn)在得規(guī)定好，誰(shuí)負(fù)責(zé)整理，誰(shuí)負(fù)責(zé)檢查，還有定期清點(diǎn)數(shù)量什么的。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼鴮?xiě)著，可能就會(huì)漏掉一些細(xì)節(jié)，比如說(shuō)忘記提到定期通風(fēng)防潮這一點(diǎn)了，這就有點(diǎn)疏忽。
再說(shuō)電子檔案，現(xiàn)在大家都用電腦辦公，電子文件越來(lái)越多。這些文件得有個(gè)統(tǒng)一的名字，不然找起來(lái)跟大海撈針?biāo)频摹Ｃ肿詈媚芊从持饕獌?nèi)容，方便檢索。不過(guò)有時(shí)候命名的時(shí)候，可能會(huì)因?yàn)橐粫r(shí)大意，給文件起個(gè)特別模糊的名字，比如直接叫“報(bào)告”之類(lèi)的，這樣就很麻煩。
還有就是權(quán)限問(wèn)題，不是什么人都能隨便看檔案的。得定個(gè)規(guī)矩，哪些人可以查閱，哪些人只能借閱，還有借出去的檔案什么時(shí)候得歸還。這里頭就容易出問(wèn)題，比如有些人可能覺(jué)得“反正領(lǐng)導(dǎo)也知道這事”，就私自把檔案帶回家處理，這肯定不行。
小編友情提醒：
檔案的銷(xiāo)毀也是個(gè)大事。有些檔案過(guò)了保存期限就得處理掉，但不能就這么隨便丟垃圾桶。得有個(gè)審批流程，經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)同意后才能銷(xiāo)毀。不過(guò)有時(shí)候?qū)懼贫鹊臅r(shí)候，可能會(huì)忘記加上這一條，只寫(xiě)了保存的部分，這就不太完整了。
【第3篇】工作責(zé)任制度：?jiǎn)T工檔案管理怎么寫(xiě)200字
員工檔案管理工作責(zé)任制度
(1)員工的入職、獎(jiǎng)懲、請(qǐng)假、辭職表、勞動(dòng)合同等《11份附件》文件必須保存二年以上。
(2)以上文件由人力資源部根據(jù)入職月份按系統(tǒng)或部門(mén)分類(lèi)裝入文件袋歸檔，歸檔后統(tǒng)一存放在財(cái)務(wù)部資料房，未經(jīng)人力資源部、財(cái)務(wù)部經(jīng)理一致同意，任何人不得查閱或借出。;
(3)人力資源部對(duì)涉及薪資保密、員工個(gè)人保密信息等內(nèi)容嚴(yán)格履行保密義務(wù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)57人覺(jué)得有用
工作責(zé)任制度：?jiǎn)T工檔案管理怎么寫(xiě)
在制定員工檔案管理制度的時(shí)候，得好好琢磨一下。這事說(shuō)簡(jiǎn)單也簡(jiǎn)單，說(shuō)難也難。關(guān)鍵在于要結(jié)合公司的實(shí)際情況，不能照搬別人的模版。像有些公司喜歡把檔案弄得特別復(fù)雜，填個(gè)表都要填半天，結(jié)果員工嫌麻煩，最后搞得大家都煩。
檔案管理，最基本的就是要把每個(gè)員工的基本信息都記錄下來(lái)。比如說(shuō)姓名、年齡、聯(lián)系方式之類(lèi)的。這些東西得及時(shí)更新，不然等到要用的時(shí)候找不著人就麻煩了。不過(guò)有時(shí)候忙起來(lái)，可能就會(huì)忘記去更新這些信息，這就需要有人專(zhuān)門(mén)盯著這事。比如人事部門(mén)的小王，他每次開(kāi)完會(huì)都會(huì)提醒大家去更新自己的資料，雖然偶爾也會(huì)漏掉幾個(gè)，但總體來(lái)說(shuō)還算靠譜。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案里還可以放一些員工的工作經(jīng)歷什么的。這有助于公司在提拔干部或者調(diào)整崗位的時(shí)候有個(gè)參考。當(dāng)然，寫(xiě)這些內(nèi)容的時(shí)候得注意措辭，別讓人覺(jué)得不舒服。有一次人事部的老李在給張三寫(xiě)工作評(píng)價(jià)的時(shí)候，用了“能力一般”四個(gè)字，結(jié)果張三很不滿(mǎn)意，后來(lái)還鬧到領(lǐng)導(dǎo)那里去了。所以，寫(xiě)評(píng)語(yǔ)這種事情，還是要講究技巧。
還有就是保密問(wèn)題，員工檔案涉及到個(gè)人隱私，要是保管不當(dāng)泄露出去，那后果可不得了。所以制定制度的時(shí)候，得明確規(guī)定誰(shuí)有權(quán)查看檔案，哪些情況下可以查閱。有時(shí)候文件交接的時(shí)候可能會(huì)疏忽，比如小劉上次幫老張拿檔案的時(shí)候，隨手放在桌子上，結(jié)果被別的同事看見(jiàn)了，雖然沒(méi)說(shuō)什么，但總覺(jué)得不太妥當(dāng)。
至于具體的格式，我覺(jué)得沒(méi)必要搞得太死板。像有的公司非要規(guī)定用什么顏色的紙打印，用什么樣的字體大小，這樣反而增加了工作量。其實(shí)只要保證信息完整、清晰就行。不過(guò)話(huà)說(shuō)回來(lái)，如果公司規(guī)模大了，檔案數(shù)量多起來(lái)，就得考慮分類(lèi)存儲(chǔ)的問(wèn)題了。像財(cái)務(wù)部那邊的檔案最好單獨(dú)存放，別跟其他部門(mén)混在一起，不然到時(shí)候查找起來(lái)費(fèi)勁得很。
【第4篇】大廈業(yè)主租戶(hù)檔案管理制度怎么寫(xiě)700字
管理部的服務(wù)過(guò)程是大廈運(yùn)營(yíng)的最基本的組成部分。負(fù)責(zé)公共區(qū)域各樓層的各項(xiàng)服務(wù)場(chǎng)地管理，也是面對(duì)業(yè)/租戶(hù)各類(lèi)服務(wù)關(guān)系。管理部的工作又是銷(xiāo)售工作的延續(xù)。
當(dāng)營(yíng)業(yè)部完成一份租賃合同，業(yè)/租戶(hù)進(jìn)駐大廈時(shí)，租賃合同的執(zhí)行就要依靠管理部的服務(wù)工作來(lái)維系，其工作質(zhì)量的優(yōu)劣還會(huì)影響到日后業(yè)/租戶(hù)對(duì)管理公司的形象。
1.管理部的主要業(yè)/租戶(hù)管理任務(wù):
管理部的主要任務(wù)就是'服務(wù)'。只有健全業(yè)/租戶(hù)檔案及服務(wù)內(nèi)容，才可能留住舊業(yè)/租戶(hù)，吸引新業(yè)/租戶(hù)。
2.管理部業(yè)/租戶(hù)管理的日常工作包括:
'及時(shí)上行下達(dá)業(yè)/租戶(hù)與管理之間的知識(shí)、報(bào)告、通知、通報(bào)，傳送文件應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，認(rèn)真地登記并制作各種表格。
'協(xié)調(diào)與業(yè)/租戶(hù)之間的關(guān)系，加強(qiáng)橫向溝通;
'做好與業(yè)/租戶(hù)有關(guān)各類(lèi)文件的檔案工作，并定期整理，以備隨時(shí)查詢(xún)及跟進(jìn);
'接聽(tīng)業(yè)/租戶(hù)投訴，解決業(yè)/租戶(hù)投訴;
'接聽(tīng)業(yè)/租戶(hù)工程報(bào)修電話(huà)，及時(shí)聯(lián)系修復(fù);
3.樓層鑰匙的管理
管理部?jī)?nèi)設(shè)有大廈鑰匙柜，鑰匙柜內(nèi)存放有大廈各個(gè)樓層、各個(gè)單位、公司的鑰匙。鑰匙柜的設(shè)立既可為忘記攜帶或遺失的業(yè)/租戶(hù)提供開(kāi)門(mén)服務(wù)，亦是大廈安全消防工作的必要保證手段。
4.業(yè)/租戶(hù)檔案管理
業(yè)/租戶(hù)檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個(gè)環(huán)節(jié)。一般
業(yè)/租戶(hù)檔案包括以下的資料:
1)收集業(yè)/租戶(hù)單位資料
2)業(yè)/租戶(hù)繳費(fèi)記錄包括各樣應(yīng)付之押金
3)業(yè)/租戶(hù)裝修工程文件
4)業(yè)/租戶(hù)遷入時(shí)填具之資料
5)業(yè)/租戶(hù)資料補(bǔ)充
1]業(yè)/租戶(hù)聯(lián)絡(luò)資料
2]緊急事故聯(lián)絡(luò)人的資料
3]管理人員在日常職務(wù)常與業(yè)/租戶(hù)人事變遷資料
6)業(yè)/租戶(hù)與管理處往來(lái)文件
7)業(yè)/租戶(hù)違規(guī)事項(xiàng)與欠費(fèi)記錄
8)業(yè)/租戶(hù)請(qǐng)修記錄
9)業(yè)/租戶(hù)投訴記錄
10)業(yè)/租戶(hù)單位有關(guān)的工程檔案(與二次裝修工程有關(guān)資料)
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)20人覺(jué)得有用
在制定大廈業(yè)主租戶(hù)檔案管理制度的時(shí)候，得先把相關(guān)文件準(zhǔn)備好，像是租賃合同啦、物業(yè)費(fèi)收據(jù)什么的，這些都得歸檔，不然到時(shí)候想找東西就麻煩了。檔案管理這事說(shuō)復(fù)雜也復(fù)雜，說(shuō)簡(jiǎn)單，其實(shí)也就是個(gè)分類(lèi)整理的過(guò)程。每個(gè)租戶(hù)的信息都要單獨(dú)存檔，姓名、聯(lián)系方式、房間號(hào)這些基本信息肯定得有，還有就是他們交費(fèi)的情況，最好每個(gè)月都更新一次，這樣方便核對(duì)。
檔案室最好能有專(zhuān)門(mén)的管理人員，這個(gè)人得責(zé)任心強(qiáng)，知道怎么保管好這些資料。檔案柜最好是那種帶鎖的，防止有人亂翻，畢竟涉及到隱私問(wèn)題。要是哪天來(lái)了新租戶(hù)，就得及時(shí)更新檔案，老租戶(hù)退租了，也得把檔案處理掉，不能一直堆在那里。當(dāng)然，文件多了以后，得定期檢查一下，看看有沒(méi)有破損或者發(fā)霉的情況，要是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就得馬上修復(fù)，不然會(huì)影響使用。
有時(shí)候忙起來(lái)，可能會(huì)忘記一些細(xì)節(jié)，比如說(shuō)某份文件該歸到哪個(gè)類(lèi)別里去了，這就需要時(shí)不時(shí)地回顧一下之前的規(guī)章制度，確保沒(méi)有遺漏。另外，檔案的借閱也是個(gè)需要注意的地方，租戶(hù)有時(shí)候會(huì)因?yàn)楦鞣N原因想查看自己的檔案，這時(shí)候就得登記清楚，誰(shuí)什么時(shí)候借的，什么時(shí)候歸還的，這樣可以避免丟失。
檔案室的環(huán)境也很重要，溫度和濕度得控制好，太潮濕的話(huà)容易導(dǎo)致紙張發(fā)霉，太干燥又會(huì)讓紙張變脆。這方面的知識(shí)可以從相關(guān)的書(shū)籍或者網(wǎng)上查到，多了解點(diǎn)總沒(méi)壞處。要是條件允許的話(huà)，還可以考慮引入電子檔案系統(tǒng)，這樣既節(jié)省空間，又便于查詢(xún)，不過(guò)這也得考慮到數(shù)據(jù)安全的問(wèn)題，密碼設(shè)置得復(fù)雜一點(diǎn)，定期備份。
要是公司規(guī)模大些，可能還會(huì)涉及到跨部門(mén)的合作，像財(cái)務(wù)部那邊需要調(diào)取某些數(shù)據(jù)，這就得提前溝通好，制定相應(yīng)的流程，不然各自為政，效率就會(huì)低很多。還有就是，檔案管理制度不是一成不變的，隨著實(shí)際情況的變化，也需要適時(shí)調(diào)整，這樣才能更好地適應(yīng)需求。
【第5篇】設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理制度怎么寫(xiě)600字
1、范圍:
本制度規(guī)定了設(shè)備技術(shù)資料的管理范圍，設(shè)備技術(shù)檔案的形成，積累，歸檔及管理內(nèi)容與要求，適用于本公司的設(shè)備資料檔案管理。
2、管理內(nèi)容:
2.1、生產(chǎn)設(shè)備檔案資料。
2.2、設(shè)備管理中形成的綜合性文件資料(1.企業(yè)正式頒布的有關(guān)設(shè)備管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程、上升為設(shè)備管理技術(shù)性文件及設(shè)備管理辦法)等。
2.3、外來(lái)文件(國(guó)家、地方政府、行業(yè)頒發(fā)的有關(guān)設(shè)備管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程)等。
3、設(shè)備技術(shù)資料檔案的管理:
3.1、設(shè)備檔案資料的形成，積累和歸檔管理。
3.1.1、設(shè)備到貨后應(yīng)立即組織有關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，在驗(yàn)收時(shí)將隨機(jī)文件、技術(shù)資料經(jīng)公司物質(zhì)管理部門(mén)和設(shè)備管理部門(mén)及公司檔案管理負(fù)責(zé)人共同驗(yàn)收，將一切資料登記建名冊(cè)，做好歸檔前的準(zhǔn)備工作。
3.1.2、設(shè)備安裝驗(yàn)收完后，負(fù)責(zé)設(shè)備安裝調(diào)試的主管人員將在設(shè)備安裝、調(diào)試過(guò)程中形成的文件資料及時(shí)整理和設(shè)備隨機(jī)的各種技術(shù)資料一同交設(shè)備管理部門(mén)，由設(shè)備管理部門(mén)移交檔案管理部門(mén)歸檔管理。
3.1.3、設(shè)備在修理過(guò)程中，設(shè)備管理人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集和積累所形成的各種文件、資料，在修理工作完成后，應(yīng)立即將在修理過(guò)程中收集和積累所形成的各種文件、資料，上報(bào)設(shè)備管理部門(mén)，由設(shè)備管理部門(mén)移交檔案管理部門(mén)歸檔。
3.2、設(shè)備在使用過(guò)程中形成的綜合性文件資料的管理。
3.2.1、公司正式下發(fā)的有關(guān)設(shè)備管理的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)章制度及操作規(guī)程。
3.2.2、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)統(tǒng)計(jì)資料。
3.2.3、設(shè)備維修資料。
3.2.4、設(shè)備調(diào)入調(diào)出資料。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)18人覺(jué)得有用
制定一個(gè)設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理制度，得從實(shí)際工作需求出發(fā)。這類(lèi)制度通常需要涵蓋設(shè)備的基本信息管理、日常維護(hù)記錄、故障處理流程等方面。比如，設(shè)備的基本信息應(yīng)該包括型號(hào)、規(guī)格、購(gòu)買(mǎi)日期、使用部門(mén)等，這些信息都要及時(shí)更新到臺(tái)賬里。有時(shí)候臺(tái)賬更新可能因?yàn)楣ぷ鞣泵Ρ缓雎?，這就需要安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)這項(xiàng)任務(wù)，確保臺(tái)賬信息完整無(wú)誤。
臺(tái)賬的建立初期，可能遇到一些問(wèn)題，比如分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。有些設(shè)備可能既有內(nèi)部編號(hào)也有外部廠家提供的編號(hào)，這就需要在臺(tái)賬中明確區(qū)分，避免混淆。如果臺(tái)賬沒(méi)有做好分類(lèi)，后續(xù)查找資料就會(huì)很麻煩，甚至可能影響工作效率。所以，一開(kāi)始就要明確分類(lèi)規(guī)則，比如按設(shè)備類(lèi)型、使用部門(mén)等分類(lèi)，這樣后期查閱起來(lái)就方便多了。
臺(tái)賬的維護(hù)也是一大重點(diǎn)。設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生各種情況，如維修、更換零部件等，都需要詳細(xì)記錄。這里需要注意的是，記錄時(shí)不能只記大概，最好能具體到維修的時(shí)間、地點(diǎn)、原因、采取的措施等。有一次我在做臺(tái)賬的時(shí)候，就曾因?yàn)橹挥浟藗€(gè)大概，結(jié)果在檢查時(shí)發(fā)現(xiàn)很多細(xì)節(jié)不清楚，還得重新核實(shí)，費(fèi)了不少時(shí)間。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
臺(tái)賬的數(shù)據(jù)安全也很重要。臺(tái)賬里的信息涉及公司設(shè)備的機(jī)密，一旦泄露，可能會(huì)對(duì)公司造成損失。因此，臺(tái)賬的保存方式要慎重選擇，最好是電子版和紙質(zhì)版都有備份，而且要定期檢查備份文件是否完好。還有一次，我忘記給臺(tái)賬文件加密，結(jié)果被同事無(wú)意間看到一些不該看的信息，雖然沒(méi)什么大事，但也提醒了我以后要注意。
設(shè)備機(jī)具檔案臺(tái)帳管理制度的制定還需要考慮到各部門(mén)的配合。每個(gè)部門(mén)使用設(shè)備的情況不一樣，臺(tái)賬的內(nèi)容和格式也可能有所差異。這時(shí)候就需要跟各部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，看看他們的實(shí)際需求是什么，然后再調(diào)整臺(tái)賬的內(nèi)容。要是忽略了這個(gè)環(huán)節(jié)，制度執(zhí)行起來(lái)可能會(huì)遇到阻力，甚至導(dǎo)致臺(tái)賬信息不全面。
【第6篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫(xiě)怎么寫(xiě)450字
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi)，進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類(lèi)要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料，嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)80人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司做檔案資料這一塊很重要，這關(guān)乎到日后工作的開(kāi)展還有應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力。檔案管理得好不好，直接影響到工作效率和服務(wù)質(zhì)量。所以，寫(xiě)制度的時(shí)候得好好琢磨，既要符合實(shí)際操作，又要便于執(zhí)行。
一開(kāi)始就得明確檔案歸誰(shuí)管，是專(zhuān)門(mén)設(shè)個(gè)部門(mén)還是由某個(gè)崗位負(fù)責(zé)。要是沒(méi)弄清楚這點(diǎn)，往后工作可能就亂套了。像我們單位剛開(kāi)始就是沒(méi)想明白這個(gè)問(wèn)題，結(jié)果檔案一會(huì)兒被這個(gè)拿走，一會(huì)兒又被那個(gè)放回去，搞得一團(tuán)糟。后來(lái)才定下來(lái)由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，事情才慢慢走上正軌。
檔案分類(lèi)也很關(guān)鍵，不能一股腦兒全堆在一起。像合同文件、業(yè)主信息、維修記錄這些都得分開(kāi)存檔。不然要用的時(shí)候翻半天也找不到，到時(shí)候急得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)也沒(méi)用。有一次我找一份緊急維修的單子，翻了半天都沒(méi)找到，最后還是同事提醒說(shuō)可能是放在其他柜子里了，這才勉強(qiáng)找到。
收集檔案材料的時(shí)候要全面，不能遺漏重要信息。比如說(shuō)業(yè)主投訴的記錄，不能因?yàn)橛X(jué)得麻煩就省略掉，這些可是寶貴的參考資料。有時(shí)候一個(gè)小小的疏忽就可能導(dǎo)致大問(wèn)題。記得有一次，因?yàn)槁┯浟艘淮沃匾脑O(shè)備維護(hù)記錄，導(dǎo)致后期檢查的時(shí)候出了紕漏，客戶(hù)還投訴了，搞得大家很被動(dòng)。
檔案保管這塊，環(huán)境得注意。濕度高了容易發(fā)霉，溫度太高也不行，最好有個(gè)恒溫恒濕的庫(kù)房。還有就是防火防盜，這些都是硬指標(biāo)。前兩年聽(tīng)說(shuō)有家公司檔案室著火了，損失慘重，檔案燒毀了不少，最后只能重新整理，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。
借閱檔案要登記，這是基本規(guī)矩。每次有人借閱都要詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、時(shí)間、用途等等。別以為登記麻煩就不做了，這可是防止檔案丟失的重要手段。我以前見(jiàn)過(guò)一家公司，借閱檔案從來(lái)沒(méi)人管，結(jié)果檔案不見(jiàn)了都不知道是誰(shuí)拿走的，最后只能補(bǔ)辦各種手續(xù)，特別麻煩。
定期檢查也是必要的，看看有沒(méi)有破損、蟲(chóng)蛀的情況。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，像破損嚴(yán)重的就要修補(bǔ)，蟲(chóng)蛀的話(huà)得噴藥殺蟲(chóng)。還有，檔案保存年限也要有明確規(guī)定，超過(guò)年限的該銷(xiāo)毀的就得銷(xiāo)毀，不然積壓太多反而影響工作。
其實(shí)寫(xiě)制度的時(shí)候，還得結(jié)合公司的具體情況來(lái)調(diào)整。每個(gè)公司的情況不一樣，制度也不能千篇一律。像有些公司業(yè)務(wù)量大，檔案數(shù)量多，就得制定更詳細(xì)的流程。而業(yè)務(wù)量小的公司，就可以適當(dāng)簡(jiǎn)化。不過(guò)，不管怎么改，核心的東西不能變，像分類(lèi)、保管、借閱這些基本環(huán)節(jié)必須得有保障。
