【第1篇】某公司文件和檔案管理制度怎么寫1000字
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產(chǎn)會議記錄（含紀(jì)要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
書寫經(jīng)驗69人覺得有用
寫一個公司文件和檔案管理制度的時候，得先弄清楚文件和檔案到底有哪些區(qū)別，這樣制定起來才有方向。文件，主要是指公司在運營過程中產(chǎn)生的各種記錄，比如會議紀(jì)要、報告、通知之類的，這些東西都有一定的時效性，過了某個時間點可能就沒什么用了。而檔案，是那些需要長期保存下來的東西，像是員工的入職資料、合同文件、財務(wù)報表等等，這些通常關(guān)系到公司的長遠利益。
開始起草制度的時候，得先把文件的分類搞明白。一般來說，文件可以分成內(nèi)部使用的和對外發(fā)布的兩類。內(nèi)部文件，就是只在公司內(nèi)部流通的，像部門間的溝通函件、工作安排之類的，這類文件主要關(guān)注的是準(zhǔn)確性，確保每個部門都收到并且理解了相關(guān)信息。對外發(fā)布的文件就得格外小心了，因為涉及到公司形象的問題，像公告、聲明之類的東西，要是寫錯了或者格式不對，可能會給公司帶來負面影響。所以，在處理這類文件時，最好多檢查幾遍，尤其是涉及金額、日期這種關(guān)鍵信息的地方，不能含糊。
檔案管理這部分，最重要的是建立一套完善的歸檔流程。首先得明確哪些東西該歸檔，這個可以根據(jù)公司的業(yè)務(wù)性質(zhì)來定，像銷售合同、客戶反饋、項目驗收材料這些肯定是要存檔的。然后，就是確定存放的位置，檔案室最好設(shè)置在干燥通風(fēng)的地方，防止受潮發(fā)霉。還有，檔案的編號也很重要，如果沒有統(tǒng)一的編號規(guī)則，以后找起來會特別麻煩。不過有時候也會出現(xiàn)這樣的情況，就是剛規(guī)定好編號規(guī)則沒多久，發(fā)現(xiàn)有些檔案已經(jīng)提前整理好了，編號方式不太一樣，這時候就需要花點時間調(diào)整一下。
在文件和檔案的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，也要設(shè)立相應(yīng)的管理制度。比如，文件的借閱需要經(jīng)過審批，不是誰想看就能隨便看的，特別是涉及敏感信息的文件，必須經(jīng)過授權(quán)才行。檔案的調(diào)取也是一樣，不能隨隨便便就讓人拿走，得登記清楚調(diào)取人、調(diào)取原因、歸還時間這些信息。不過偶爾會出現(xiàn)一些小問題，像有的部門負責(zé)人為了圖方便，直接讓下屬去檔案室拿資料，也不太在意登記手續(xù)，時間長了就容易造成管理上的混亂。
書寫注意事項：
定期對文件和檔案進行清理也是必不可少的。有些文件過期了就沒必要再保存了，檔案也是一樣，超過保存期限的應(yīng)該及時銷毀，以免占用過多的空間。銷毀的時候要注意保密，不能隨便找個地方就扔掉，得按照規(guī)定的程序來辦。但有時候會遇到這樣的情況，就是明明已經(jīng)到了銷毀的時間，可某些部門總覺得這些資料還能用得上，就不愿意配合銷毀工作，這就需要加強溝通協(xié)調(diào)，讓大家認識到定期清理的重要性。
小編友情提醒：
還得培養(yǎng)員工的檔案意識?？梢酝ㄟ^培訓(xùn)的方式，讓大家都了解文件和檔案管理的基本要求，知道哪些行為是不符合規(guī)定的，比如隨意修改文件內(nèi)容、私自復(fù)印重要檔案等。當(dāng)然，有時候培訓(xùn)的效果可能不會立竿見影，有些人可能聽過之后就忘掉了，所以還需要通過日常監(jiān)督和考核來強化大家的責(zé)任感。
【第2篇】物業(yè)公司文件格式的管理規(guī)定行政工作制度怎么寫500字
物業(yè)公司行政工作制度:文件格式的管理規(guī)定
6文件格式的管理規(guī)定
6.1適用對象
本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內(nèi)和對外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。
6.2.公司標(biāo)志
公司標(biāo)志在文件上端的最左邊，具體如下:
6.3文件編號的規(guī)則:
1)文件編號由:物管公司/項目物管處/發(fā)文部門/文件種類/檔號組成
例如:g80/rms/cw/m1/0001
檔號
文件種類
發(fā)文部門
項目物管處
物管公司
詮釋:
物管公司 g80文件類型內(nèi)部工作聯(lián)系單w
項目物管處時代rma備忘錄m
嶺南rms會議紀(jì)要mu
逸彩rmy電子郵件e
發(fā)文部門資源部zy傳真f
財務(wù)部cw物管公司0
工程部gc項目管理中心1
客服部kf合作公司2
保安部ba往來公司3
檔號 `0001始
6.3日期的格式統(tǒng)一有以下兩種
6.3.1中文式***年*月*日，例如:二零零五年一月三十一日(以下簡稱為中文
文字日期)、或2025年1月31日(簡稱為中文式數(shù)字日期)。
6.2.2英文式--年/月/日，例如:2025/1/31。
6.3使用規(guī)定
6.3.1對外的公文、信函、內(nèi)部的備忘錄等正式文件，其最后落款的文件日期，統(tǒng)一使用上述之中文式文字日期;正文內(nèi)容提及到的日期，則可選擇上述格式中的任一種。
6.3.2其他種類文件(包括電子郵件)，其正文內(nèi)容提及的日期和文件的日期，則可選擇上述格式中的一種。
書寫經(jīng)驗53人覺得有用
在物業(yè)公司做行政工作的時候，制度這塊兒很重要。制度要是寫得亂七八糟，員工們看了頭都大了，管理起來也會特別麻煩。寫制度前得想清楚，這個制度到底是用來管什么的，比如考勤、值班安排之類的，得針對具體的問題來制定。
比如說考勤這一塊，不能光寫“上班時間是幾點到幾點”，還要說清楚遲到早退怎么算，曠工的定義是什么。有些公司會規(guī)定遲到超過半小時就算曠工，那你就得明確寫出來，不然到時候員工說不清楚，領(lǐng)導(dǎo)也難辦。另外，加班費怎么算也要寫明白，是按小時算還是按天算，這都是關(guān)鍵點。
還有就是值班安排，這個得考慮到實際情況。比如節(jié)假日值班，不能老讓一個人值，得輪換著來，不然員工累壞了對公司也沒好處。值班表最好提前一周就排好，給員工留出調(diào)整的時間。要是臨時改班次，也得有個合理的理由，不能說改就改。
寫制度的時候，要注意語言要簡潔明了，別搞得像繞口令一樣。像什么“為了進一步加強公司的日常管理”，這種話就不用寫了，直接說“為加強公司管理”就行了。但有時候?qū)懙臅r候可能會不小心寫重復(fù)了，比如前面寫了“為加強管理”，后面又來一句“以加強管理”，這就有點多余了。
制度里的數(shù)字也要仔細核對，比如假期天數(shù)、罰款金額之類的。要是寫錯了，員工找過來問，那就尷尬了。而且寫制度的時候，最好能找?guī)讉€同事看看，特別是那些一線員工，他們最清楚實際工作中會遇到哪些問題。這樣寫出來的制度才接地氣，不會脫離實際。
制度也不是一成不變的，隨著公司的發(fā)展，可能需要不斷修改完善。每次修改的時候都要記得通知所有相關(guān)人員，別讓他們蒙在鼓里。要是有重大變動，最好開個小型會議，給大家講清楚為什么改，改成什么樣了。要是只發(fā)個文件，很多人都看不懂，效果就打折扣了。
【第3篇】金屬公司技術(shù)文件管理制度怎么寫850字
金屬制品公司技術(shù)文件管理制度
一.總則:
為規(guī)范本公司技術(shù)文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二.技術(shù)文件的編制、審核、批準(zhǔn):
1.技術(shù)文件由工程部負責(zé)編制，工程部應(yīng)對技術(shù)文件的正確性、合理性負責(zé)。
2.工程部部長負責(zé)技術(shù)文件的審核。
3.總經(jīng)理負責(zé)技術(shù)文件的批準(zhǔn)。
4.技術(shù)文件包括:
a.圖紙;
b.工藝操作規(guī)程;
c.設(shè)備操作規(guī)程;
d.產(chǎn)品內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn);
e.產(chǎn)品檢驗規(guī)范;
f.采購技術(shù)要求等。
三.技術(shù)文件的更改:
1.技術(shù)文件更改的前提:
a.顧客要求更改;
b.由于開發(fā)試制的疏忽而必須更改;
c.技術(shù)要求過高，生產(chǎn)設(shè)備無法達到而必須進行更改等。
2.各部門如確需對技術(shù)文件進行更改，須由各部門負責(zé)人填寫技術(shù)文件更改申請單，報工程部審核，廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn);
3.技術(shù)文件更改申請單應(yīng)包括以下內(nèi)容:
a.更改原因;
b.更改前參數(shù);
c.更改后參數(shù)。
4.技術(shù)文件更改申請單的審批:
a.廠務(wù)經(jīng)理負責(zé)對技術(shù)文件更改進行審批;
b.必要時廠務(wù)經(jīng)理可組織有關(guān)人員對技術(shù)文件的更改進行評審或會簽;
c.廠務(wù)經(jīng)理下達技術(shù)文件更改指令(書面文件);
5.生產(chǎn)部根據(jù)指令實施更改。
a.更改不得降低規(guī)定的產(chǎn)品質(zhì)量水平和顧客適用性要求;
b.更改不得違反有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法律、法規(guī);
c.工程部負責(zé)更改，其他人員未經(jīng)受權(quán)無權(quán)更改，工程部做好技術(shù)文件更改記錄;
d.更改時所有部門及所有文件應(yīng)同步更改。
四.技術(shù)文件的管理:
1.技術(shù)文件發(fā)放:
技術(shù)文件由工程部發(fā)放到相關(guān)責(zé)任部門，并在[文件發(fā)放記錄表]上登記，由領(lǐng)用人簽名。
2.文件使用和保管:
a.工程部根據(jù)工作需要合理發(fā)放給使用者;
b.使用者要妥善保管好文件，使用者未經(jīng)技術(shù)部許可，不得擅自復(fù)印、外借技術(shù)文件。有遺失及損壞情況應(yīng)及時報工程部辦理補發(fā)手續(xù);
c.工程部應(yīng)建立[技術(shù)文件一覽表]及[外來文件一覽表];
d.技術(shù)文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應(yīng)進行分類并妥善保管;
e.借閱技術(shù)文件須由技術(shù)部或廠務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄，由借閱人簽名;
f.對無使用及保存價值的文件，由工程部負責(zé)審批后及時收回銷毀，并填寫[文件及資料回收登記表];
g.對有保存參考價值的作廢文件，應(yīng)在該文件上進行標(biāo)識，并用專柜保存，以防誤用。
批準(zhǔn)審核編制
日期日期日期
書寫經(jīng)驗62人覺得有用
制定一個專業(yè)的管理制度，特別是針對金屬公司的技術(shù)文件管理，需要結(jié)合實際工作場景和具體需求。這類制度的核心在于確保技術(shù)文件從創(chuàng)建到歸檔的每個環(huán)節(jié)都有章可循，既能保證工作效率，又能減少人為疏漏。不過在動筆前，得明確幾個關(guān)鍵點：誰負責(zé)這項工作、哪些文件需要納入管理范圍、文件的流轉(zhuǎn)路徑是什么樣的。
一開始，可以先列出大致的框架，比如文件分類、審批流程、存儲方式這些大方向。文件分類這部分很重要，金屬公司涉及的技術(shù)文件可能包括設(shè)計圖紙、工藝規(guī)程、檢驗報告等等，每類文件都有其特殊性，分類不清很容易導(dǎo)致查找困難。這里建議根據(jù)不同用途進行細分，比如設(shè)計圖紙單獨歸檔，檢驗報告另設(shè)目錄，這樣即便日后需要調(diào)取某份文件，也能迅速定位。
審批流程則需要考慮到層級關(guān)系。一般情況下，文件起草人完成初稿后，需要經(jīng)過部門主管審核，再提交給更高一級的技術(shù)負責(zé)人復(fù)核。但有時候由于時間緊迫，可能會跳過某些步驟，比如直接由技術(shù)負責(zé)人審閱，這就容易埋下隱患。所以制度里最好明確規(guī)定每一級審批的具體職責(zé)，以及特殊情況下的應(yīng)急處理辦法。
至于存儲方式，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都會采用電子化管理，利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)來保存文件。這種方式的好處顯而易見，不僅節(jié)省空間，還便于檢索。不過也存在一些問題，比如權(quán)限設(shè)置不當(dāng)可能導(dǎo)致重要資料泄露。因此在制定制度時，必須詳細規(guī)定各類用戶的訪問權(quán)限，包括哪些人可以查看、修改甚至刪除文件，并定期檢查系統(tǒng)日志，確保沒有異常操作。
書寫注意事項：
還有一點容易被忽略，那就是文件的版本控制。技術(shù)文件往往需要不斷修訂和完善，如果版本混亂，就可能出現(xiàn)新舊混用的情況，影響后續(xù)工作。為此，可以在文件名后面加上版本號，同時建立專門的記錄表，標(biāo)明每次修改的原因和改動內(nèi)容。當(dāng)然，這也意味著相關(guān)人員必須養(yǎng)成良好的習(xí)慣，每次更新文件都要同步更新記錄表，否則就會形成空白地帶。
除了上述內(nèi)容，還需要考慮文件的銷毀機制。有些文件可能因為項目結(jié)束或者政策調(diào)整而失去價值，這時候就需要及時清理，以免占用過多資源。不過這里有個小細節(jié)需要注意，就是銷毀前要確認文件確實不再有用，否則一旦誤刪，后果不堪設(shè)想。所以建議設(shè)立一個評估小組，專門負責(zé)審查待銷毀文件的必要性。
【第4篇】監(jiān)理公司文件管理制度怎么寫500字
建設(shè)監(jiān)理公司文件管理制度
一.收文
1.建立《收文登記表》，由辦公室派專人進行文件收文處理。
2.實行收文登記批辦制度，收文由秘書辦理登記，填《公司收文批辦單》，統(tǒng)一交辦公室負責(zé)人，辦公室負責(zé)人按文件內(nèi)容及各部門分工和職責(zé)，傳達部門負責(zé)人辦理。
3.辦理文件的有關(guān)人員均應(yīng)簽字，有關(guān)工作完成后，將文件退辦公室存檔保管。經(jīng)辦人員需要留存的文件，經(jīng)總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理同意后可留存復(fù)印件。
4.各部門收到的函件，應(yīng)交辦公室即時登記，交簽字后2、3條處理。
5.各有關(guān)人員注意保密，不得泄露本公司機密。
二.發(fā)文
1.公司發(fā)文由有關(guān)部門起草，建立《發(fā)文登記表》，由辦公室統(tǒng)一編號、發(fā)出。
2.每次發(fā)文須經(jīng)總經(jīng)理簽字同意，并留底存欄。
3.各部門對公司所發(fā)的內(nèi)部文件必須認真貫徹執(zhí)行。
4.向上級單位呈報的文件，由辦公室派專人，按公文傳進程序進行。
5.監(jiān)理項目中的一般業(yè)務(wù)文件，需要辦公室打印的，需辦公室主任簽字批準(zhǔn)。
三.文件查詢
1.凡查詢、復(fù)印、借閱文件，均需申請、登記。
2.凡涉及公司經(jīng)營機密及項目當(dāng)事人有關(guān)機密的文檔需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后才能查詢。不允許復(fù)印的文件，只能在公司辦公室查閱，允許復(fù)印的文件，不得帶出公司，只能在公司復(fù)印。
書寫經(jīng)驗101人覺得有用
編寫監(jiān)理公司的文件管理制度，得結(jié)合公司的實際情況和行業(yè)規(guī)范，不是簡單照搬其他公司的制度。一開始得搞清楚文件管理的目標(biāo)，就是確保文件的完整、準(zhǔn)確，便于查閱和歸檔。通常來說，文件管理要從起草、審核到發(fā)布、存檔這一整套流程入手。比如起草文件的時候，需要明確文件涉及的范圍和適用對象，這很重要。如果范圍界定不清，后面執(zhí)行起來就容易出現(xiàn)問題。
起草完成后，文件需要經(jīng)過相關(guān)負責(zé)人審核。這個環(huán)節(jié)不能馬虎，因為審核人員要檢查文件是否符合法律法規(guī)和公司內(nèi)部的規(guī)定。要是審核不到位，發(fā)布的文件可能就有漏洞。審核通過后，文件就可以正式發(fā)布，這個時候要注意文件的格式統(tǒng)一性，格式不統(tǒng)一的話，員工看起來會很費勁，而且后續(xù)查找也會麻煩。
存檔也很關(guān)鍵，所有文件都得妥善保存。可以按照時間順序或者項目類別分類存放，這樣方便以后查詢。有些文件可能涉及到敏感信息，那就要特別注意保密措施，防止泄露。有時候文件多了，可能會弄混，比如把某份文件放錯了位置，或者沒有及時更新舊版本，這就可能導(dǎo)致工作上的混亂。
在日常管理過程中，文件管理人員得定期檢查文件庫，看看有沒有文件丟失或者損壞的情況。要是發(fā)現(xiàn)文件有問題，就得及時處理。不過有時候忙起來，可能就會忘記定期檢查，這樣文件庫里的文件狀態(tài)就不清楚了。文件的借閱也得有嚴(yán)格的流程，不然隨便借出去，萬一出了差錯，責(zé)任就不好劃分。
文件管理制度還得根據(jù)公司的發(fā)展情況不斷調(diào)整和完善。公司規(guī)模擴大了，業(yè)務(wù)增加了，原先的制度可能就不夠用了。所以每隔一段時間，就需要回顧一下現(xiàn)有的制度，看看哪些地方需要改進。不過有時候因為事務(wù)繁忙，可能忽略了這一點，導(dǎo)致制度滯后于公司發(fā)展。
【第5篇】某某公司文件檔案管理制度怎么寫1100字
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書，從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理，綜合管理部指定人員負責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔，建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等，要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機關(guān)呈報的請示、報告及公司關(guān)于人、財務(wù)方面的重要決定，發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文，必須使用行文卡，擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后，方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單，任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時，由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時利用、維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成具有參考價值的文件、材料，由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作，負責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案，進行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來往信件，各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;
3、公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預(yù)算、決算、工作總結(jié);
4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需經(jīng)部門負責(zé)人及綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)。
書寫經(jīng)驗94人覺得有用
某某公司文件檔案管理制度怎么寫
寫制度，尤其是文件檔案管理這塊，得從實際工作出發(fā)。每個部門的情況不一樣，比如銷售部那邊可能就比較注重客戶資料的保存，而研發(fā)部那邊就要特別關(guān)注技術(shù)文檔。一開始最好先列出幾個關(guān)鍵點，像是文件歸檔的流程、保密措施、還有定期檢查之類的。這樣心里有個譜，寫起來就不會東拉西扯。
文件歸檔這部分，得說清楚哪些文件需要存檔，比如合同、會議紀(jì)要、還有各種審批單子。寫的時候要注意格式統(tǒng)一，這很重要，不然以后找起來費勁。像有些表格的標(biāo)題沒寫全，或者日期寫得模棱兩可，那都是隱患。當(dāng)然，有時候?qū)懙臅r候會不小心漏掉一些細節(jié)，比如某份文件應(yīng)該附帶的附件清單什么的，這就不太好。
保密這一塊，得強調(diào)一下權(quán)限管理，誰能看到什么級別的文件，這必須明確。要是隨便讓誰都看，那公司的核心機密就危險了。這里頭可能會出問題的地方就是有些人覺得保密沒什么大不了的，隨手就把文件發(fā)到微信群里，這肯定不行。
定期檢查也很重要，檔案室里的東西不能一直堆著不管，得時不時清查一遍。有時候會遇到這樣的情況：檔案柜里的文件夾標(biāo)得不清楚，寫著“重要文件”四個字，但里面到底是什么沒人知道，這就麻煩了。所以文件夾的命名一定要具體，最好是加上編號什么的，方便查找。
書寫注意事項：
文件的借閱也得管好。有些人借了之后就忘了還，時間長了檔案室的東西就少了。這時候就需要登記本，每次借閱都要簽字，還回來也要核對一下，確保沒有遺漏。有時候可能會因為登記本沒放好，或者記錄不完整，導(dǎo)致借出去的文件找不到主人，這就尷尬了。
【第6篇】建設(shè)集團公司公文事務(wù)性文件管理制度怎么寫1750字
建設(shè)集團公司公文及事務(wù)性文件管理制度
1.目的
為了規(guī)范行政管理流程，使公司公文規(guī)范化，強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯(lián)系，減少工作糾紛，為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道，特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術(shù)語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排，變更或者撤銷不適當(dāng)?shù)臎Q定事項、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。
3.2.3.通告:適用于公布各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項。
3.2.4.通知:適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位和不相隸屬單位的公文，傳達要求下級單位辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項、人事任免。
3.2.5.通報:適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復(fù)上級單位的詢問(包括審計報告)。
3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準(zhǔn)。
3.2.8.批復(fù):適用于答復(fù)下級單位的請示事項。
3.2.9.會議紀(jì)要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。
3.3.事務(wù)性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內(nèi)容
4.1.公文相關(guān)工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業(yè)化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的，由主辦部門牽頭擬辦，有關(guān)部門會簽;
4.1.2.編號:編號由發(fā)文代字、年份和序號組成。
代字:發(fā)文單位，由'浙中建'表示;
年份應(yīng)標(biāo)全稱，用小括號''括入;
序號即當(dāng)年發(fā)文流水號，從1起編，序號前加'第'字;
編號示例:'浙中建[2025]第1號';(即浙江**建設(shè)集團有限公司2025年所發(fā)的第一份公文);
公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;
4.1.4.簽發(fā)權(quán)限:對外發(fā)文，由總裁負責(zé)簽發(fā)，行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發(fā)后，由印章管理人員蓋章，印章管理人員要進行用印登記;
4.1.6.分發(fā):公文的分發(fā)由行政人事部及時分發(fā)到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發(fā)登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發(fā)文辦理完畢后，行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。
4.2.事務(wù)性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發(fā)布的文件必須編制'文件編號'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼'，以便于檢索;文件主題應(yīng)簡要準(zhǔn)確概括出文件的主要內(nèi)容;頁碼標(biāo)識用'第 頁 共 頁'的形式標(biāo)識;
4.2.1.2.一般文件按公司統(tǒng)一模版編制，詳見附件《公司事務(wù)性文件模板》，同一類文件的編制格式應(yīng)保持一致;
4.2.2.文件編號規(guī)則一般采用字母和數(shù)字混合，連續(xù)編號:
一般性事務(wù)文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;
公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;
部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母，并用大寫表示，一經(jīng)確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件，且這一類的文件數(shù)量較多，對于文件數(shù)量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產(chǎn)生情況增設(shè)，文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號以4位阿拉伯?dāng)?shù)字表示;
每份文件正式發(fā)布后，文件編號不得變更，如此文件日后內(nèi)容有修改，要更新此份文件的，只升級文件版本(文件版本用阿拉伯?dāng)?shù)字1、2、3、4……表示，第一次發(fā)布時用'1'表示，當(dāng)有修改第二次發(fā)布時用'2'表示，版本標(biāo)識時數(shù)字要連續(xù)，不得斷開使用);
編號舉例:zjzq-cw-tz-2025-2，表示2025年2月財務(wù)部發(fā)出的通知，且該通知為財務(wù)部今年發(fā)出的第2份通知;
4.2.3.本規(guī)則發(fā)布之前已經(jīng)發(fā)布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變，本規(guī)則發(fā)布之后，如果要修改以前已經(jīng)發(fā)布的文件內(nèi)容，按本規(guī)則重新編定文件編號。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計劃jh
議案ya制度zd批復(fù)pf申請sq
流程lc合同ht通告tg報表bb
工作聯(lián)系單l*d通知tz總結(jié)zj日報rb
備忘錄bwl會議紀(jì)要hyjy信函*h周報zb1
傳真cz報告bg決定jd月報yb
指示zs請示qs招標(biāo)zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統(tǒng)一歸入'qt'其他類中 ，隨著此類文件實際數(shù)量增加可增設(shè)新的文件代碼，需要增設(shè)時由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主，簡單、明了、易懂，增設(shè)的表單詳見附件。
附件1:表22 對外傳真表
附件2:表23 公司事務(wù)性文件模板表
附件3:表24工作聯(lián)系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報表
浙江**建設(shè)集團有限公司
二零一五年二月十二日
書寫經(jīng)驗86人覺得有用
在起草集團公司的公文事務(wù)性文件管理制度時，得先把制度的目的搞清楚，這可不是說空話，而是要結(jié)合實際工作需求。比如，明確管理的目標(biāo)是什么，是要提高工作效率，還是要規(guī)范流程避免混亂？接著，就得著手收集現(xiàn)有的相關(guān)資料，包括以前的規(guī)章制度，看看哪些地方有用，哪些地方需要改進。這個過程里，可能會碰到一些小問題，比如翻找舊文檔時會漏掉幾個關(guān)鍵點，這就得反復(fù)核對幾次。
制定這部分內(nèi)容的時候，可以按照文件處理的不同環(huán)節(jié)來劃分，從起草到審核再到簽發(fā)歸檔，每個環(huán)節(jié)都要詳細規(guī)定。起草階段，要注意文件格式統(tǒng)一，標(biāo)題用宋體二號字，正文用仿宋三號字，這個細節(jié)很重要，不然看起來亂七八糟。審核部分，建議設(shè)立專門的審稿小組，成員最好涵蓋法律、財務(wù)和技術(shù)等部門，這樣能覆蓋到方方面面的問題。至于簽發(fā)，領(lǐng)導(dǎo)簽字前最好再檢查一遍，畢竟誰也不想因為一個小疏忽導(dǎo)致文件出錯。
還有就是關(guān)于歸檔的部分，這里容易被忽略。很多單位習(xí)慣把文件隨便一放，時間久了就找不到了。所以，建立一個電子檔案系統(tǒng)很有必要，既能節(jié)省空間又能快速查找。當(dāng)然了，紙質(zhì)版也不能丟，定期整理裝訂成冊，放在固定的地方，萬一電腦壞了還能有個備份。
有時候在寫這部分內(nèi)容時，可能會因為趕時間而遺漏重要事項。比如忘記注明文件的保密級別，這可是大忌。如果涉及敏感信息，沒有標(biāo)注清楚，后果很嚴(yán)重。因此，寫的時候一定要仔細，對照以往的經(jīng)驗多檢查幾遍。
書寫注意事項：
對于外來文件的處理也不能忽視。收到外部單位的函件后，要及時登記編號，然后根據(jù)內(nèi)容分配給相關(guān)部門處理。處理完之后，記得及時反饋結(jié)果，這樣既是對合作方負責(zé)，也能體現(xiàn)公司的專業(yè)性。
小編友情提醒：
制度制定完成后，不是說就萬事大吉了，還得不斷修訂完善。隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，可能會遇到新的情況，這時候就需要靈活調(diào)整制度內(nèi)容。要是有人覺得某條規(guī)矩不合理，可以提出來討論修改，畢竟大家共同參與才能讓制度更加合理有效。
