【第1篇】檔案管理制度精選怎么寫6550字
辦公室檔案管理制度
辦公室檔案管理制度
為加強辦公室檔案的科學管理，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，有效地為社團聯(lián)合會和各社團管理服務，結合實際情況，特制定本制度。
一、立卷、歸檔
第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。
第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監(jiān)督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發(fā)文電，內(nèi)部文件，各種會議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔范圍。
第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價值，便于保管和利用。
第五條 立卷方法。根據(jù)立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。
4、分期限。根據(jù)文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
（1）永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文、社團成立申請書等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
（2）長期保存。凡是在相當長時間內(nèi)部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
（3）短期保存。凡是在較短時間內(nèi)部門、社團需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規(guī)性文件，如制度、辦法、條例、規(guī)定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統(tǒng)計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據(jù)具體情況進行組合。
第七條 檔案袋內(nèi)文件的排列。檔案袋內(nèi)文件應區(qū)分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據(jù)性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成時間先后排列。
第八條 文件歸檔份數(shù)。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷毀手續(xù)。
第九條 歸檔時間。部門或社團應于活動后一周內(nèi)，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份。
第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照社團聯(lián)合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統(tǒng)計等工作。 第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價值需要銷毀的檔案，應經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進行檔案銷毀。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、復制，保護檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規(guī)定辦理檔案利用審批手續(xù)與有關登記表，檔案用完后應及時歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發(fā)現(xiàn)對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規(guī)定處理。
第十七條 檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規(guī)定提供利用。填寫好查閱檔案登記表。
第十八條 平時匯集，按實際順序或內(nèi)容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內(nèi)容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時請求補發(fā)或取得復印件，以便存檔和查閱。
第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規(guī)定，結合實際，制定本制度：
歸檔范圍
一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完后，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。
三、財會、統(tǒng)計和固定資產(chǎn)登記等檔案，在會計、統(tǒng)計年度終了后，編造清冊，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應當分門別類、系統(tǒng)科學、內(nèi)容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料，一般應(來源制度大全：www.haoword.com)以年為單位，在次年六月底前按規(guī)范格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應當做好以下工作：
1、維護好檔案的安全，做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高溫工作，對損壞、霉變、散失的檔案，及時采取修補、復制、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時向領導匯報，確保檔案安全與完整。
3、嚴格按規(guī)定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內(nèi)清潔衛(wèi)生，適時通風透光，保持適宜的溫、濕度。
八、檔案管理員工作調(diào)整時，應履行交接手續(xù)。
檔案查閱
九、查閱檔案應當嚴格履行批準登記手續(xù)。
1、機關各處室、二級機構因工作需要查閱檔案資料，需經(jīng)綜合處審核，分管領導批準;
2、外單位查閱檔案的，應持公函，并出示查詢?nèi)藛T有效證件，經(jīng)綜合處審核，報分管領導批準后，方可查詢。
十、查閱檔案應在文檔室內(nèi)進行，檔案材料不外借。
十一、查閱檔案的單位和個人不得擅自復印和拍照，因工作需要，經(jīng)分管領導批準，方可復印、拍照。
十二、凡查閱檔案，不準在檔案資料上涂改、污損、抽拆、勾畫，不準在檔案材料上標注任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞檔案的現(xiàn)象，應當追究查閱者的責任。
檔案保密
十三、認真貫徹實施 《保密法》，嚴格執(zhí)行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
十四、未經(jīng)許可，非檔案工作人員不得進入文檔室，不得翻閱檔案案卷。
十五、查閱涉密文件資料時，應報分管領導批準后方可查閱，不允許復印、拍照等任何形式的復制。確需復制的，須報單位主要負責同志審批，并嚴格按照《保密法》的相關規(guī)定執(zhí)行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閱檔案時，不得翻閱其它無關檔案。
十七、文檔室和檔案柜應當隨時加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經(jīng)批準， 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公布檔案內(nèi)容。
檔案登記統(tǒng)計
十九、建立檔案統(tǒng)計臺帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統(tǒng)計，做到及時準確無誤。
二十、按照有關規(guī)定，按時向檔案行政管理部門和專業(yè)主管部門的檔案管理部門報送檔案統(tǒng)計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統(tǒng)計任務。
檔案鑒定與銷毀
二十二、按照國家檔案局下發(fā)的檔案鑒定標準對本單位的所有行文進行鑒定。
二十三、檔案鑒定后，對沒有保存價值的文件 (即不歸檔的文件)和保存期滿的檔案才能進行銷毀。
二十四、凡需銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，由辦領導批準后，方可在有保密資質的造紙廠銷毀。
二十五、批準銷毀的檔案，必須由兩人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀方式和日期。特殊情況可暫緩銷毀。
二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良后果的，視情節(jié)給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般要求》（gb/t11822-2025）和《歸檔文件整理規(guī)則》（da/t22-2025）相關規(guī)范。
二十八、綜合處統(tǒng)一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規(guī)定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目后續(xù)工作，所有后果由項目建設單位負責。
二十九、根據(jù)《合肥市信息化項目管理實施細則》規(guī)定，信息化項目建設檔案包括：
1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設計劃和項目預算；申請立項報告及項目建設方案。
2、項目論證材料：項目建設方案。
3、項目立項材料：項目建設內(nèi)容及預算簡表；項目正式批復。
4、項目實施材料：項目建設合同；《合肥市信息化建設項目執(zhí)行情況表》
5、項目驗收材料：技術報告、開發(fā)工作報告、測試報告、監(jiān)理報告、用戶報告、經(jīng)費使用報告及建設合同要求提供的有關資料；項目驗收意見書。
6、經(jīng)費支付材料：工程款支付情況
7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設單位在報送項目紙質材料時，應一并提供電子版以供存檔。
三十一、為保證檔案質量，項目建設單位應按照以下統(tǒng)一標準，整理標準文檔。
1、文檔的編制應遵循科技文件材料的形成規(guī)律，按照產(chǎn)生的時間順序，并按照案卷內(nèi)科技文件材料的有機聯(lián)系進行整理，各類材料應完整、準確，如實反映項目審批、建設、完善、驗收、運行的全過程。
2、文檔使用紙張規(guī)格統(tǒng)一為a4紙張（黨委系統(tǒng)文件使用16k標準用紙除外），紙張規(guī)
格不可超過310mm×220mm（長×寬），整卷厚度不得超過40mm。
3、整卷文檔應執(zhí)行完整的頁碼標識（空白頁不標識頁碼），并在文檔首頁前編制目錄索引。
4、文檔不可使用金屬及塑料材料進行裝訂。
三十二、本制度由綜合處負責解釋
三十三、本制度自公布之日起施行
第二篇：檔案管理制度
為加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守秘密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù)，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經(jīng)常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料柜，關好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊，經(jīng)分管副局長簽字批準后方能進行，銷毀時要有監(jiān)銷人，并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，以防火災。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經(jīng)局黨總支書記或局機關支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續(xù)，檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)分管辦公室的局領導批準后方可借閱。
5、查閱檔案時，嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關從事各項業(yè)務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收后，由水利科負責收集、整理后移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便于保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統(tǒng)，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續(xù)，交接雙方及監(jiān)交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
第三篇：人事檔案管理制度
六、人事檔案管理制度
第一章
第1條 總則 為了人事檔案管理的制度化、規(guī)范化，完善人事檔案收集、整理、查
閱的流程和手續(xù)，維護其完整性，特制定本制度。
第2條 人事檔案是員工的過去背景和現(xiàn)在情況的記錄資料，所有員工均應建
立人事檔案。
第二章
第3條
第4條 原則 規(guī)范化：使人事檔案管理有章可循。 完整性：人事檔案管理人員應對員工檔案的真實性、完整性負責，作
好檔案資料的收集、歸檔工作。
第5條 保密性：人力資源行政部有責任對員工檔案中的資料信息保密。檔案
柜應隨時保持關閉狀態(tài)，無權限人員不得隨意查閱。
第三章
第6條 歸檔內(nèi)容 人力資源行政部應在新員工入職后5個工作日內(nèi)為其建立人事檔案。
需歸檔資料：
1） 應聘人員登記表；
2） 員工登記表
3） 員工面試綜合評價表；
4） 聘任書；
5） 本人身份證、戶口本復印件；
6） 學歷學位證、職稱證件復印件；
7） 保證書、擔保書；
8） 擔保人身份證、戶口本復印件；
9） 體檢表；
10） 最近3個月內(nèi)免冠1寸照片4張。
第7條 員工人事檔案中有下列事項變更：地址和電話、婚姻狀況、生育狀況、
緊急聯(lián)系人變更、進修狀況，當事人須三天內(nèi)通知人力資源行政部。
第8條 員工工作期間發(fā)生任何變動事項，人力資源行政部應及時收集變動資
料，為其更新、完善人事檔案。需歸檔資料：
1） 勞動合同（含與員工同時生效的其它協(xié)議）；
2） 任免決議（復印件）；
3） 考核記錄；
4） 獎懲記錄；
5） 培訓記錄；
6） 職位與薪資變動記錄；
7） 辭職申請表；
8） 離職手續(xù)清單；
9） 辭職員工意見與建議調(diào)查表。
第四章
第9條
第10條
第11條
第12條 檔案查閱管理 總裁/總經(jīng)理可查閱全體人員檔案。 主管副總、部門經(jīng)理可查閱所屬部門全體員工檔案。 人力資源行政部總監(jiān)、經(jīng)理、人事檔案管理人員可查詢?nèi)w員工檔案。 查閱員工檔案必須在人力資源行政部查閱，未經(jīng)批準，不得將檔案借
出或私自摘抄記錄。
第13條
第14條
第五章
第15條
第16條
查閱人事檔案的人員，對檔案內(nèi)容應嚴加保密。 不準在材料上圈劃、涂改、銷毀、撤消、拍照、復印等。 附則 本制度由人力資源行政部制定，解釋權歸人力資源行政部。 本制度由總裁/總經(jīng)理簽發(fā)，自發(fā)布之日起施行。
第四篇：司法所檔案管理制度
司法所檔案管理制度
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內(nèi)目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規(guī)范、統(tǒng)一、牢固。
三、檔案整理。按規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規(guī)定要求。
四、文件的整理。鑒別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批準，可定期清退和銷毀。對縣（區(qū)、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統(tǒng)一銷毀。
五、檔案箱、資料柜和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規(guī)格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衛(wèi)生，落實防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業(yè)道德規(guī)范、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執(zhí)行檔案保密制度，嚴守國家機密
第五篇：養(yǎng)殖檔案管理制度
養(yǎng)殖檔案管理制度
1. 養(yǎng)殖場應當依法向縣畜牧獸醫(yī)局備案，取得畜禽養(yǎng)殖代碼，作為養(yǎng)殖檔案編號。
2. 養(yǎng)殖場養(yǎng)殖免疫檔案，需完善以下內(nèi)容：免疫記錄、診療記錄、生產(chǎn)流水日報表、病死畜禽無害化處理表、飼料添加劑使用記錄、獸藥使用記錄、獸藥疫苗采購記錄、藥物添加劑及限用添加劑使用記錄、生產(chǎn)銷售記錄、飼料采購記錄、標識使用記錄等。
3. 養(yǎng)殖場需妥善保管養(yǎng)殖免疫檔案，每年一月底前將上年度動物防疫條件情況和防疫制度執(zhí)行情況向發(fā)證機關報告，養(yǎng)殖檔案保存時間不得低于2年。
4. 養(yǎng)殖場所停業(yè)后，于停業(yè)后30日內(nèi)將《動物防疫條件》交回發(fā)證機關注銷。
5. 《動物防疫條件合格證》丟失的，于15日內(nèi)向發(fā)證機關申請補發(fā)。
書寫經(jīng)驗62人覺得有用
檔案管理制度的制定需要結合實際情況，既要考慮操作層面的便利性，也要兼顧長遠發(fā)展的需求。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理涉及多個部門，每個部門都有自己的工作流程，因此在設計制度時必須充分調(diào)研各部門的需求。例如，財務部可能需要長期保存大量的票據(jù)和報表，而人力資源部則更關注員工檔案的完整性和安全性。這就要求我們在起草制度時，要特別留意這些細節(jié)，確保每一條規(guī)定都能覆蓋到實際工作中可能出現(xiàn)的情況。
在具體編寫過程中，最好能邀請各相關部門的負責人參與討論，這樣既能提高制度的適用性，也能減少后續(xù)執(zhí)行中的阻力。當然，這里有個需要注意的地方，有些管理者可能會過于強調(diào)本部門的利益，導致制度偏向某一側。遇到這種情況，就需要管理層從中協(xié)調(diào)，找到一個平衡點。畢竟，一個好的制度應該是服務于整個組織的，而不是單個部門的工具。
書寫注意事項：
檔案管理還需要定期進行檢查和更新。隨著時間推移，法律法規(guī)可能會發(fā)生變化，企業(yè)的業(yè)務模式也可能調(diào)整，所以制度也需要隨之改進。在這個環(huán)節(jié)，有一點容易被忽略，那就是對舊版制度的清理工作。有時候，新制度出臺后，舊的規(guī)定并沒有及時廢止，這不僅會造成管理上的混亂，還可能引發(fā)不必要的糾紛。因此，在發(fā)布新版本的同時，務必同步撤銷不再適用的部分。
為了保證制度的有效實施，還應當配套相應的培訓計劃。很多情況下，員工并非故意違反規(guī)定，而是因為不了解具體內(nèi)容。通過系統(tǒng)的培訓，可以讓大家清楚地知道哪些行為是被允許的，哪些是禁止的，從而自覺遵守。不過，這里有一個小問題需要注意，就是培訓的形式不能太單一，僅僅依靠書面材料往往效果不佳?？梢試L試結合案例分析、互動問答等多種方式，增強培訓的吸引力和實用性。
小編友情提醒：
制度的執(zhí)行效果很大程度上取決于監(jiān)督機制是否健全。如果沒有有效的監(jiān)督手段，再完善的制度也難以落地生根。為此，建議設立專門的稽核小組，定期抽查檔案管理工作的情況。當然，這里可能會存在一個問題，那就是稽核人員的選擇標準。如果稽核人員與被檢查部門關系過于密切，就可能導致監(jiān)督流于形式。因此，在挑選稽核人員時，應該盡量做到公正透明，避免利益沖突。
【第2篇】健康檔案管理制度怎么寫550字
一、目的
根據(jù)《中華人民共和國職業(yè)病防治法》的要求，為了搞好職業(yè)病的防治工作，保護勞動者健康及相關權益，建立健全職工健康檔案，結合公司實際情況，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于柞水縣國寶公司所有從事職業(yè)病管理的相關人員。
三、引用文件
中華人民共和國職業(yè)病防治法。
四、管理范圍
1、由綜合辦負責建立健全公司職工健康檔案實行一人一袋，分類管理，專柜保存。
2、妥善保存職工上崗時，在崗期間和離崗時職業(yè)性健康檢查資料，并及時將檢查結果通知本人。
3、對職工健康檔案實行專人負責，建立登記、積累編目及時更新等，便于隨時查閱。
4、職工健康檔案由綜合辦負責保管并永久保存。
5、對每年職業(yè)健康檢查和職業(yè)病防治等資料由綜合辦負責收集并送保存。
6、每年由安環(huán)生技科負責做好職工職業(yè)病健康資料的整理分析和統(tǒng)計工作，并裝入檔案保存。
7、實行檔案查閱審批判，凡需要查閱檔案者，本人提出申請，經(jīng)主管領導同意后方可查閱。
8、凡在院或手術治療的職業(yè)病患者，在治療康復出院之后應將其入院診斷證明、出院康復后證明合同住院期間的病歷資料經(jīng)衛(wèi)生院審核后，送綜合辦歸檔保存。
9、檔案管理人員應以嚴謹?shù)膽B(tài)度、認真負責的工作方式管理好健康檔案，做好防火、防潮、防霉變、防涂改、防丟失工作。
書寫經(jīng)驗95人覺得有用
寫管理制度的時候，得結合實際情況去考慮，不能太死板。比如健康檔案管理這事，先得搞清楚檔案包含哪些內(nèi)容，是個人健康史、體檢報告還是就醫(yī)記錄什么的，弄明白這點很重要。然后，要把這些資料分門別類地存好，確保查找起來方便快捷。要是檔案太多，還得定期清理一下，把過期或者重復的刪掉，這樣能騰出空間放新的。
制定制度時，最好能跟同事們多溝通交流，聽聽他們的意見。有些人可能覺得檔案應該放在保險柜里鎖起來，有些人則覺得放在電子系統(tǒng)里更靠譜。兩邊都得考慮到，最后形成一個折中的辦法。當然，也不能光顧著討論，得有人負責監(jiān)督執(zhí)行情況，不然寫得再好也是白搭。
有時候，細節(jié)容易被忽略。比如說檔案登記表的設計，表格上的項目要全面，但也不能太多，多了會讓填寫的人頭疼。還有，借閱檔案這事，得定個規(guī)矩，誰都能隨便看的話，隱私就沒了保障。所以最好設個權限機制，只有相關負責人能查看。
書寫注意事項：
健康檔案不是一成不變的東西，隨著人的身體狀況變化，檔案也得跟著更新。這就要求負責這項工作的人得勤快點，及時把最新的檢查結果補充進去。要是等到年底才想起來整理，那肯定來不及了。
至于保存方式，紙質版的需要防潮防火，電子版的得定期備份以防丟失。還有，檔案室的環(huán)境也很關鍵，溫度濕度都要控制好，不然檔案容易發(fā)霉或者損壞。這些聽起來都是小事，但真出了問題就麻煩了。
有時候領導可能會覺得制度太繁瑣，嫌麻煩，這時候就得好好解釋一下，把這些制度的好處說清楚。比如能提高工作效率，減少差錯率之類的。要是領導覺得有必要調(diào)整某些環(huán)節(jié)，那就按實際情況修改，畢竟制度是為了服務工作的，不是為了束縛人。
【第3篇】v項目檔案資料管理制度怎么寫3000字
以下是小編為大家整理收集的一份關于項目檔案的制度，僅供大家參考和閱讀。
項目檔案資料管理制度
第一條:項目文件的形成和積累項目文件產(chǎn)生于項目建設全過程。其形成、積累和管理應列入項目建設計劃和有關部門及人員的職責范圍、工作標準或崗位責任制。并有相應的檢查、控制及考核措施。
第二條、項目建設各階段文件的收集及其責任
1、項目準備階段
建設單位各機構負責收集、積累和整理項目前期文件以及設備，工藝和涉外文件:勘查、設計單位負責收集、積累勘查、設計文件，并按規(guī)定向建設單位檔案部門提交有關設計基礎資料和設計文件。
2、項目施工階段
項目實行總承包的。由各分包單位負責其分包項目全部文件的收集、積累、整理，并提交總承包單位匯總;由建設單位分別向幾個單位發(fā)包的。由各承保單位負責收集、積累其承包項目的全部文件;項目監(jiān)理單位負責收集，積累項目監(jiān)理文件。建設單位委托的項目監(jiān)理單位負責監(jiān)督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確、系統(tǒng)情況、審核，簽認竣工文件。并向建設單位提交有關專項報告、驗證材料及其他監(jiān)理文件。
3、項目試運行階段
試運行單位負責收集、積累在生產(chǎn)技術準備試運行中形成的文件:項目器材供應、財務管理單位或部門應負責收集、積累所承擔項目的器材供應和財務管理中形成的文件。
第三條、收集范圍
1、反映與項目有關的重要職能活動、具有查考利用價值的各種載體的文件，應收集齊全，規(guī)入建設項目檔案。
2、項目文件歸檔范圍和保管期限見附表1
第四條、收集時間
各類文件應按文件形成的先后順序或項目完成情況及時收集:引進技術、設備文件應首先由建設單位或接受委托的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復印和分發(fā)使用。
第五條、項目文件質量要求
1、字跡清楚，圖樣清晰。圖表整潔、簽字手續(xù)完備。
2、需永久、長期保存的文件不應用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。
3、復印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清晰及牢固程度應符合設計標定質量的要求。
4、錄音、錄像文件應保證載體的有效性。
5、長期存儲的電子文件應使用不可擦除型光盤。
項目文件的整理與歸檔標準
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據(jù)國家有關規(guī)定，并按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據(jù)文件的性質
、內(nèi)容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業(yè)整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業(yè)，階段整理;檢查驗收記錄、質量評定及監(jiān)理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理;現(xiàn)場使用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性特點，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系;分類科學，組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業(yè)組卷:項目竣工圖按建筑、結構、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等順序組卷;設備文件按專業(yè)、臺件等組卷;管理性文件按問題、時間或項目依據(jù)性、基礎性、竣工驗收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據(jù)性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調(diào)試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業(yè)、圖號排列。
5、卷內(nèi)文件一般文字在前，圖樣在后;譯文在前，原文在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。
第四條、卷內(nèi)編目，裝訂必須符合規(guī)定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字說明。對事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監(jiān)理單位應在建設項目完成后，將經(jīng)整理，編目后所形成的項目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據(jù)基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成并通過竣工驗收后于竣工驗收文件一并歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統(tǒng)。應記述和反應建設項目的規(guī)劃、設計、施工及竣工驗收的全過程;真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數(shù)據(jù)可靠、簽字手續(xù)完備;文件質量應符合項目文件質量要求的規(guī)定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內(nèi)章節(jié)目錄譯成中文，經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理后，應依次由竣工文件的編制方、質監(jiān)部門、監(jiān)理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經(jīng)建設單位確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委托進行項目檔案匯總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成后三個月內(nèi)將項目文件向建設單位歸檔;有尾工的應在尾工完成后及時歸檔。即:在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔，周期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收后即時登記，安裝調(diào)試后歸檔(任務結束后一周內(nèi)向上級檔案室移交)。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔(一周內(nèi))。
5、下列文件材料應隨時歸檔:
5.1、變更、修改、補充的文件材料;
5.2、礦內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
5.3、礦產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料;
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
項目檔案的整理與移交標準
第一條、項目檔案的整理
全部項目檔案的匯總整理應由建設單位負責進行或組織，其內(nèi)容包括:
1、根據(jù)專業(yè)主管部門的建設項目檔案分類編號規(guī)則以及項目的實際情況，設計、制定統(tǒng)一的項目檔案分類編號體系。小型項目直接按項目、結構或專業(yè)分類;大中型項目按工程或專業(yè)分類，下設屬類。
2、依據(jù)項目檔案分類編號體系對全部項目檔案進行統(tǒng)一的分類和編號;生產(chǎn)使用單位需要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進行分類和編號的，建設單位(并責成設計、施工及建立單位)可用鉛筆臨時填寫檔案號。
3、對全部項目檔案進行清點、編目，并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
4、負責貫徹實行國家及本行業(yè)的技術規(guī)范及各種技術文件表格
第二條、項目檔案的移交
1、項目檔案驗收合格后，建設單位應按合同及規(guī)定的要求，在項目正式通過竣工驗收后三個月內(nèi)，向生產(chǎn)使用單位及其它有關單位辦理檔案移交。凡是分期或分機組的項目，應在每期或每機組正是通過竣工驗收后辦理檔案移交。
2、建設單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)使用單位及其它有關單位應辦理項目檔案移交手續(xù)，明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點、簽字等交按手續(xù):建設單位轉為生產(chǎn)單位的，按企業(yè)檔案管理要求辦理。
3、竣工驗收以后，在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設項目。建設單位應在6個月內(nèi)向城市建設檔案接收單位報送與城市規(guī)劃、建設及其管理有關的項目檔案。
書寫經(jīng)驗38人覺得有用
寫一個項目的檔案資料管理制度，首先要搞清楚這個制度的目的是什么。每個項目都有自己的特點，所以管理制度也不能一概而論。比如一些大工程項目的資料管理，可能需要特別關注的是圖紙變更記錄、施工日志、材料檢測報告之類的，而小型項目可能更注重合同文件、驗收單據(jù)這些基本的東西。
一開始得先把資料分類理清，按類別歸檔是最基礎的。像技術類的、財務類的、人事類的，這些都要分開存放。不過分類的時候也要靈活一點，不能太死板，比如有些資料既涉及技術又涉及財務，那就得找個中間位置放。這里有個小建議，最好能給每個類別都設置一個編號系統(tǒng)，這樣找起來方便，比如用數(shù)字加字母組合的方式，像a-001這樣的編號。
收集資料的時候要特別注意時效性，不能拖得太久。要是資料積壓太多，不僅查找麻煩，還容易出錯。比如有些項目上的審批文件，過了幾天再去查，可能當事人已經(jīng)記不清具體情況了。另外，紙質版和電子版的同步更新也很重要，不然很容易顧此失彼。
保管這部分尤其關鍵，得確保資料的安全性。防火防盜防潮這些基本要求就不用多說了，還有就是定期檢查，看看有沒有蟲蛀或者發(fā)黃的情況。當然，也不是說天天盯著看，每個月抽時間抽查一下就行。不過有時候也會遇到意外情況，比如辦公室搬遷，設備故障，這時候就得提前做好預案，不然資料弄丟了可不是小事。
借閱這塊也得管好，誰借了什么資料、什么時候歸還，這些都需要登記清楚。有時候項目組成員之間互相借用，可能一時疏忽沒及時歸還，結果耽誤了后續(xù)工作。所以最好能設定個期限提醒機制，比如超過十天還沒還，就發(fā)個通知提醒一下。
還有一個容易被忽略的地方就是資料的銷毀。有些舊資料如果不再有用，長期保存反而占地方。這時候就要制定銷毀流程，不能隨便處理掉，得經(jīng)過相關負責人審核確認才行。不然萬一涉及到敏感信息，出了問題就麻煩了。
【第4篇】煉鐵廠設備檔案管理制度怎么寫550字
1目的
為進一步規(guī)范我廠檔案管理，確保檔案安全，特制訂如下管理制度。
2 管理內(nèi)容
1.1 檔案室由設備科負責管理，檔案由設備科指定專人負責管理。
1.2 非檔案室工作人員，未經(jīng)許可不得進入檔案室。
1.3 檔案室內(nèi)檔案箱柜排放整齊有序，有編號，應避光排放。
1.4 檔案室內(nèi)要調(diào)節(jié)干濕度，做到經(jīng)常通風。
1.5 檔案室要保持清潔衛(wèi)生，嚴禁存放雜物，避免灰塵、昆蟲及老鼠對檔案的侵害；防蟲害、防霉變、防火、防水、防潮等措施完善。
1.6 檔案室要配備消防滅火設施，備有防盜設施。
1.7 檔案室內(nèi)嚴禁吸煙，嚴禁明火，確保檔案材料的完整和安全。
1.8 檔案管理人員要做到下班前關閉一切電源，人離開時必須鎖門；如發(fā)現(xiàn)問題，要及時采取措施并報告主管領導。
1.9 檔案室不得兼作它用。
1.10 凡需查閱或借用檔案室資料者，必須征得廠領導或設備科長批準，按一定的范圍進行查閱、借用，并辦理查閱、借用登記手續(xù)。為了保證資料檔案的完整，借閱者須交納一定押金。嚴禁在借用的資料中進行涂寫、刻劃、破壞，歸還時必須保持所查、所借資料的原來狀態(tài)。 否則，將直接追究當事人的責任。
1.11 對一般資料的保存期限為三年，關鍵資料的保存期限為五年。
1.12 遵守廠檔案保密制度，嚴守檔案紀律，不得隨意向外泄露檔案情況，不得私自隨意更改檔案內(nèi)容，違者，將直接追究當事人的法律責任。
書寫經(jīng)驗48人覺得有用
煉鐵廠設備檔案管理制度怎么寫
煉鐵廠的設備檔案管理挺重要，得把流程搞清楚，不然設備出了問題找不到原因。檔案，說白了就是記錄設備從買來到現(xiàn)在所有的事，包括買的時候花了多少錢、性能參數(shù)什么的，還有以后維修保養(yǎng)的情況都要記下來。
一開始得有個專門的地方放這些檔案，最好是有鎖的那種柜子，防止資料被隨便拿走。每次有新設備進來，得馬上建個檔案，不能拖，一拖就容易忘掉一些關鍵信息。檔案里邊要寫清楚設備型號、生產(chǎn)廠家、出廠日期，還有購買合同上的編號什么的，這些都是重要信息。
設備在用的過程中，要是出了毛病修好了，也得記在檔案里。維修的日期、用了什么配件、維修人員的名字都得寫清楚。這樣以后再遇到類似的問題，就能快速找到解決辦法。不過有時候維修記錄寫得不太全，特別是有些小問題沒太注意，這就麻煩了，因為可能下次還會出一樣的問題。
設備要是換了地方挪動或者停用了，檔案也要跟著更新。比如說挪到別的車間去了，就得注明新的位置，要是徹底不用了，也得標記出來，好讓別人知道這設備已經(jīng)不在用了。不過有時候檔案更新不及時，比如設備剛挪完位置，忘了馬上改檔案，這就容易讓人找錯地方。
檔案管理還有一點要注意的就是保密性。有些設備的信息涉及到技術秘密，不能隨便給人看。所以平時誰要看檔案得經(jīng)過領導同意才行，不能誰想看就看。不過有時候管檔案的人員不太注意，隨便讓人翻閱，這就不妥了。
設備報廢的時候檔案也不能扔，得單獨存起來。報廢的原因、處理方式什么的都得寫明白，以后萬一有人查起這個設備的歷史，還能有個依據(jù)。不過有時候報廢的設備太多，檔案存的地方不夠了，就容易亂套，檔案放得不整齊，找起來特別費勁。
【第5篇】安全記錄和檔案管理制度怎么寫650字
1目的
為進一步加強安全生產(chǎn)文件資料和有關記錄的管理，使安全生產(chǎn)檔案管理正規(guī)化、制度化、標準化，制定本制度。
2 職責
安全科：負責安全記錄和安全生產(chǎn)資料檔案的管理。
各相關部門：配合做好安全記錄和安全文件資料的管理及上報。
3內(nèi)容
3.1安全標準化系統(tǒng)管理文件、安全技術和設計資料、安全記錄的日常管理由安全專人負責管理。文件的制定、下發(fā)、作廢和收回按照《文件管理程序》執(zhí)行。各種安全生產(chǎn)記錄按照《記錄管理程序》執(zhí)行，安全生產(chǎn)記錄包括：
a. 管理評審報告；
b. 事故、事件記錄；
c. 風險評價紀錄；
d. 培訓記錄；
e. 標準化系統(tǒng)評價報告；
f. 事故事件調(diào)查報告；
g. 檢查記錄；
h. 健康監(jiān)護記錄；
i. 勞動防護用品發(fā)放記錄；
j. 安全會議記錄；
k. 監(jiān)測檢查記錄；
l. 資質證書和許可文件；
m. 應急演練記錄；
n. 糾正與預防行動記錄；
o. 其他。
由各采區(qū)和相關部門的記錄按時上報安全科，并將上述安全記錄納入檔案管理，由安全科分類匯總后進行歸檔保存。
3.2查閱檔案程序
①查閱檔案資料時，必須經(jīng)廠長同意簽批；
②如需將檔案資料拿走，必須填寫《文件/記錄借閱登記表》經(jīng)領導批準。
③加強檔案的日常管理，注意防盜、防火、防蛀、防潮濕
3.3保管
必須設專人負責，安全記錄的整理和檔案的保管工作。
3.4填寫要求
負責檔案和記錄填寫人員需確保記錄的內(nèi)容真實、準確、清晰，填寫及時，簽署完整，標識明確、編號清晰，完整反映相應過程，明確保存期限，并按期限保存，對超過保存期限的及時按照《記錄控制程序》要求進行處理。
書寫經(jīng)驗30人覺得有用
制定管理制度是一件需要結合實際情況和個人經(jīng)驗的事情，尤其是涉及到安全記錄和檔案管理這樣的關鍵領域。這類制度既要確保操作上的可行性，又要符合企業(yè)的長期發(fā)展目標。從我的經(jīng)驗來看，這類文件應該涵蓋幾個核心部分，比如管理的目標、具體的執(zhí)行步驟、責任人劃分以及檢查機制。
首先，明確目標是最重要的一步。企業(yè)搞安全記錄和檔案管理，肯定不是為了應付檢查，而是為了真正提升安全管理的水平。所以開頭這部分得說清楚為什么要這么做，比如說為了防止安全事故的發(fā)生，或者是為了滿足法律法規(guī)的要求。當然，這里需要注意的是，有些企業(yè)在寫這部分的時候可能會忘記強調(diào)最終目的，只是一味地羅列規(guī)章制度，這樣就顯得有點空洞了。
接著就是具體的操作流程了。這部分需要詳細列出每一個環(huán)節(jié)該怎么做，包括誰負責收集資料，如何分類歸檔，還有定期整理的時間節(jié)點。比如，安全記錄的保存期限，有的公司可能規(guī)定五年，而有些行業(yè)可能要求十年甚至更久。這里有個小細節(jié)需要注意，有些文檔可能涉及敏感信息，這時候就需要特別注明保密措施，但有些企業(yè)可能忽略了這一點，只顧著把流程寫完，這就會留下隱患。
責任劃分也很關鍵，畢竟出了問題不能所有人都往一塊兒推。每個部門或者崗位都應該知道自己在這套管理體系里的職責是什么。不過有時候寫制度的人可能會忘記給各個層級設定清晰的權限范圍，導致后期執(zhí)行起來互相扯皮的情況發(fā)生。比如，一線員工負責日常記錄填寫，但上級管理人員沒有及時審核，結果出現(xiàn)問題后大家都互相指責，這就很麻煩了。
小編友情提醒：
建立檢查和反饋機制也是必不可少的一環(huán)。定期檢查不僅能發(fā)現(xiàn)潛在的問題，還能督促大家遵守規(guī)則。不過這里有一個小問題，有些企業(yè)在設計檢查表單的時候，可能過于復雜，反而增加了工作量，反而達不到預期的效果。比如，檢查項太多，員工每次都要花很長時間去核對，時間久了就容易敷衍了事。
【第6篇】物業(yè)公司項目檔案管理制度怎么寫1950字
物業(yè)公司及項目檔案管理制度
●檔案管理規(guī)定
1、檔案資料由經(jīng)理負責監(jiān)督保管，內(nèi)務管理員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業(yè)的驗收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設施和設備檔案及保養(yǎng)制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜上鎖，未經(jīng)經(jīng)理許可，任何人不得動用。
3、物業(yè)檔案資料必須做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔清單和編號目錄。
4、公司檔案目錄及存檔文件清單每季度清查一次。
5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時，應向接任者辦理移交手續(xù)，經(jīng)認可后方可離開。
6、物業(yè)檔案日常需經(jīng)常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經(jīng)經(jīng)理書面認可，如有違反的，作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實情況，對不符合要求的保管人將作適當處分。
9、小區(qū)檔案資料因保管不當而造成遺失、泄密的，對小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的，公司將視情節(jié)追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
●小區(qū)管理保密規(guī)定
1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料，業(yè)主、住戶單元和公司員工個人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部情況、業(yè)主/住戶個人情況等均屬保密范圍。
2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi)，由內(nèi)務管理員專人管理。
3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管，內(nèi)務管理員休假時，由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務。
4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等，必須隱蔽放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引，嚴禁任何形式的抄襲和復印，嚴禁外泄。
6、公司發(fā)布的各類通知通告，應限定時效，過時收回。
7、員工應具有維護他人隱私的法律意識，主動為公司和小區(qū)住戶保守秘密，對任何人的不正當打探行為，應堅決拒絕并向公司報告。
8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當，致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的，公司將從重處罰，并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
●小區(qū)檔案資料
1、小區(qū)驗收檔案:
1)小區(qū)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料)。
2)小區(qū)各類設備的質檢、消防、勞動局等部門驗收合格文件。
3)小區(qū)機電設備保養(yǎng)合約。
4)小區(qū)公共區(qū)域設施設備驗收記錄。
5)小區(qū)公共區(qū)域設施設備移交記錄。
6)單元驗收及移交記錄。
2、小區(qū)二次裝修檔案:
1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。
3、住戶資料:
1)小區(qū)住戶入伙資料。
2)小區(qū)住戶情況登記(包括姓名、房號、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時間等)。
4、小區(qū)管理文本匯編:
1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊。
2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。
3)小區(qū)各項管理分包合約。
5、小區(qū)設備維修保養(yǎng)資料:
1)各類設施設備專門的維修保養(yǎng)制度和應急措施。
2)各類設施設備獨立的維修檔案及日常巡檢維修記錄。
3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄和人員進出記錄。
4)住戶維修報修單及維修后的回訪記錄。
6、小區(qū)設施設備檢測:
1)電梯有勞動部門合格證書及年檢報告。
2)消防泵、管道等有定期試機及換水記錄。
3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測報告。
4)小區(qū)其他設施設備檢測記錄資料。
7、日常文檔:
1)日常通知、文件的存檔。
2)小區(qū)管理費收繳情況。
3)公司管理費財務報告。
4)會議記錄。
5)值班記錄。
6)安保值班記錄。
7)其他管理記錄。
●檔案資料的管理要求
1、采用多種形式的文檔儲存方式，如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等，并采用適當?shù)谋９堋Υ娣椒ā?/p>
2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存，便于查找和利用。
3、電腦文件必須由專人按照規(guī)定設置子目錄進行分類管理，并定期清除過期無效文件。
4、原始文件按照文件的使用性質及重要性進行分類，并編制相應的文件目錄，文件狀況有所變動時，應及時調(diào)整目錄的有關數(shù)據(jù)，以保證查閱者及時找到有效的文件。
5、檔案的鑒定必須由經(jīng)理或其他指定人員負責，對檔案是否有效、作廢、復印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出決定，其他未經(jīng)授權者無權決定。
6、檔案按不同業(yè)務性質分塊，以內(nèi)容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，最好按不同業(yè)務部分分柜保存。
7、檔案保管有專人負責，以達到文件管理要求，必須做到檔案標識清晰、分類明確，易查找;檔案必須由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出，文件借閱者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毀等，否則追究相關責任。檔案歸還必須經(jīng)過檢查，如有輕微破損應立即修補，損壞嚴重須追究借閱人員的責任。檔案管理人員需按時檢查檔案借閱情況，以便及時收回在外文件，防止因管理疏忽所導致的文件流失和泄密。
8、檔案保管環(huán)境要求達到防火、防潮、防變質的要求，配置有效的滅火器材，潮濕天氣需放置生石灰等物質，檔案管理人員需及時進行檢查和清理，保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。
書寫經(jīng)驗19人覺得有用
寫管理制度，關鍵是要結合實際情況，不能光靠想象。比如物業(yè)公司項目檔案管理這一塊兒，得先把檔案分類搞清楚，什么合同啊、維修記錄啊、業(yè)主資料什么的，都得有個明確的歸屬。不然到時候找起來費勁，領導問個事，你說半天也說不清楚。
檔案歸檔的時候要注意時間順序，這個很重要。有些文件可能剛收進來的時候看起來沒什么特別的，過段時間就變得特別重要了。就說上次我們公司接了個老小區(qū)改造項目，一開始覺得那些十幾年前的老合同沒什么用，后來發(fā)現(xiàn)里面關于產(chǎn)權變更的條款對后續(xù)工作影響挺大的。所以歸檔的時候一定要標注好日期，不能光看文件名就隨手一放。
還有就是檔案保管這塊兒，環(huán)境得控制好。濕度太高容易發(fā)霉，溫度太低又怕凍壞紙質材料。記得以前有個同事為了省錢，把檔案室弄成了倉庫似的，結果好多文件都受潮了，修都沒法修。其實也不是多貴的事，買個除濕機就解決了。當然，也不能只顧著設備，還得定期檢查，看看有沒有蟲蛀的情況。
培訓員工也是必不可少的環(huán)節(jié)。檔案管理不是一個人的事，大家都要知道該怎么操作。像我剛進公司那會兒，有次需要調(diào)取某份文件，幾個同事折騰了半天也沒找到，最后還是老員工提醒說要按照編號來找?，F(xiàn)在想想真是有點尷尬，要是當時多花點時間培訓一下就好了。
不過有時候也會遇到特殊情況。比如某個項目突然被叫停，相關檔案就得馬上整理出來移交到專門部門。這期間難免會出現(xiàn)一些疏漏，比如說有的文件夾沒貼標簽，或者歸檔位置記錯了。這些問題平時看起來不大，但關鍵時刻能耽誤不少事。所以平時就得養(yǎng)成好習慣，該做的步驟一步都不能省。
至于制度的具體條文，可以參考國家相關的標準，但不能完全照搬。畢竟每個公司的具體情況不一樣，得根據(jù)自己的需求調(diào)整。寫的時候語言要簡潔明了，別整那些花里胡哨的辭藻，讓人一看就能明白該怎么執(zhí)行。像我見過有的公司制度寫得跟天書似的，員工看了半天都不知道該怎么做。
