【第1篇】食品采購管理制度范本怎么寫650字
導語:小編整理了食品采購管理制度，歡迎大家閱讀!
食品采購管理制度
一、采購的食品應(yīng)當無毒、無害、符合食品衛(wèi)生標準和營養(yǎng)要求。
禁止采購下列食品:
1、有毒、有害、腐爛變質(zhì)、酸敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物或者其它感官性狀異常的食品;
2、無檢驗合格證明的肉類食品;
3、超過保質(zhì)期限及其它不符合食品標簽規(guī)定的定型包裝食品。
二、采購食品及食品添加劑等需向供貨方索取以下資料:
1、食品生產(chǎn)單位所在地衛(wèi)生行政部門(衛(wèi)生局)簽發(fā)的有效《衛(wèi)生許可證》復(fù)印件;
2、食品生產(chǎn)單位所在地衛(wèi)生防疫站簽發(fā)的有關(guān)食品的衛(wèi)生檢驗合格證或檢驗報告書;
3、采購進口食品，還需索取中華人民共和國進出口商品檢驗檢疫局簽發(fā)的《衛(wèi)生證書》，且食品名稱和批號與《衛(wèi)生證書》相同;
4、采購國內(nèi)或進口的保健食品，還需索取衛(wèi)生部簽發(fā)的《保健食品批準證書》或《進口保健食品批準證書》復(fù)印件;
5、凍、鮮肉類食品需索取獸醫(yī)檢驗合格證或檢疫合格證明復(fù)印件。
三、采購定型包裝食品，需有品名、產(chǎn)名、產(chǎn)址、生產(chǎn)日期、保存期限等中文標識。食品、食品添加劑的產(chǎn)品說明書，不得有夸大或者虛假的宣傳內(nèi)容。表明其有特定保健功能的產(chǎn)品，必須與衛(wèi)生部頒發(fā)的《保健食品批準證書》或《進口保健食品批準證書》上的內(nèi)容相一致。
四、索取的衛(wèi)生許可證、檢驗合格證或報告書等證書及相關(guān)資料，必須整理歸檔以備查閱。
五、采購人員必須搞好個人衛(wèi)生，衣冠清潔整齊，不在倉庫內(nèi)吸煙、吃食物，并隨時接受衛(wèi)生管理人員和食品衛(wèi)生監(jiān)督部門的監(jiān)督。
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制定管理制度時，尤其是針對食品采購這類涉及安全和合規(guī)性的領(lǐng)域，得花點心思。這可不是隨便套個模板就能搞定的事。要是想寫出一份靠譜的管理制度，得從實際需求出發(fā)，結(jié)合企業(yè)規(guī)模、運營模式和行業(yè)標準來定。
首先，要明確管理的目標是什么。比如，確保食品質(zhì)量符合標準，控制成本，規(guī)避風險。這一步很關(guān)鍵，就像建房子打地基一樣，如果目標不清晰，后續(xù)的工作就容易亂套。在起草的時候，可以參考一些現(xiàn)有的法規(guī)，像是食品安全法之類的，但不能完全照搬，畢竟每個企業(yè)的具體情況都不一樣。
接著就是具體條款的設(shè)計了。這部分需要列出詳細的流程，比如供應(yīng)商的選擇標準，進貨檢驗的步驟，還有儲存條件的要求。這里有個小提醒，有些企業(yè)在寫這部分時會漏掉關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如對供應(yīng)商資質(zhì)的定期復(fù)核，這就可能埋下隱患。另外，記錄保存這一塊也不能忽視，每次采購都要有臺賬，方便追溯來源。
還有一點需要注意的是審批權(quán)限的問題。誰有權(quán)決定采購金額，誰負責審核文件，這些都得明確規(guī)定下來。有時候，因為分工不明，就會出現(xiàn)推諉扯皮的情況。記得在設(shè)計這個部分的時候，最好能附上一張簡單的流程圖，這樣大家一看就明白，不會搞混。
至于獎懲措施，這是為了保證制度能執(zhí)行下去的重要手段。如果員工違反規(guī)定，該怎么處理，獎勵又是如何體現(xiàn)的，這些都是要考慮進去的。不過，有些企業(yè)在制定獎懲機制時，可能會過于籠統(tǒng)，比如只寫了“違反者將受到處罰”，卻沒有具體說明什么樣的行為算違規(guī)，這樣的規(guī)定其實挺模糊的。
小編友情提醒：
別忘了征求一下各部門的意見。畢竟，采購不是一個人的事，涉及到倉儲、銷售等多個環(huán)節(jié)，聽聽他們的想法能讓制度更完善。當然，有時候領(lǐng)導層可能會覺得沒必要這么麻煩，直接拍板算了，但這往往會導致制度實施起來效果不佳。
【第2篇】中學食堂食品采購貯存衛(wèi)生管理制度怎么寫500字
中學食堂食品采購、貯存衛(wèi)生管理制度
一、食堂采購員必須到持有衛(wèi)生許可證且相對固定的經(jīng)營單位采購食品，并按有關(guān)規(guī)定進行索證(食品生產(chǎn)經(jīng)營衛(wèi)生許可證、產(chǎn)品檢驗合格報告書)，保證食品質(zhì)量。
二、食堂采購員不得采購腐敗變質(zhì)、油脂酸敗、霉變、生蟲、污穢不沾、混有異物或者其他感官性狀異常、含有毒有害物質(zhì)或者被有害物質(zhì)污染、可能對人體健康有害的食品，不得采購未經(jīng)獸醫(yī)衛(wèi)生檢驗或者檢驗不合格的肉類及制品，不得采購超過保質(zhì)期限或不符合食品標簽規(guī)定(無標注廠名、廠址、生產(chǎn)日期、保質(zhì)日期)的定型包裝食品及其他不符合食品衛(wèi)生標準和要求的食品。
三、食堂食品入庫、出庫心謗腹非進行驗收，并定期檢查，倉管人員發(fā)現(xiàn)有腐敗變質(zhì)、過期或有其他感官性狀況異常的食品必須及時處理，不得入庫或出庫，驗收檢查情況必須有記錄。
四、食品貯存應(yīng)有相對獨立的存放間，并有防鼠、防蠅、防塵等設(shè)施，做到通光、通風。
五、食品存放必須置于貨架上，做到分類、分架、隔墻
離地存放。
保存在冷藏設(shè)備里的食品，必須做到生食品、半成品和熟食品分柜存放。
七、食品貯存場所不得存放有毒、有害物品及個人生活用品。
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制定管理制度的時候，得結(jié)合實際工作情況，比如學校食堂這類地方，涉及食品采購、貯存和衛(wèi)生多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)都得有明確的規(guī)定。首先，采購這一塊兒，要確保供貨商資質(zhì)齊全，查看他們的營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證之類的文件。每次進貨都要檢查商品的質(zhì)量，看看有沒有變質(zhì)或者過期的情況，這很重要，畢竟學生的健康是大事。
在食品的貯存上，庫房的設(shè)計要合理，溫度濕度控制得當，這樣才能保證食品的新鮮度。比如米面油這些干貨，應(yīng)該放在干燥通風的地方，而蔬菜水果這類容易腐壞的東西，就得放進冷藏室。不過有時候忙起來，可能有人會忘記定期清理貨架上的積塵，這就不太好，因為灰塵多了容易滋生細菌，影響食品安全。
至于衛(wèi)生管理，食堂工作人員個人衛(wèi)生不可忽視，上崗前必須洗手消毒，穿戴整潔的工作服帽。廚房里的設(shè)備器具也要定期清洗消毒，尤其是切菜板、刀具這些高頻使用的工具，清潔不到位的話，很容易導致交叉污染。偶爾也會遇到有些員工嫌麻煩，直接用抹布擦一下就完事了，這樣其實很不妥。
記錄也很關(guān)鍵，每次采購的數(shù)量、時間、供應(yīng)商信息等都要詳細登記，便于追溯來源。同樣地，貯存過程中如發(fā)現(xiàn)異常情況，也應(yīng)及時記錄并處理。有時候填寫臺賬時，字跡潦草不清，甚至漏填某些重要項目，這都是需要注意改進的地方。
制度寫出來后，還需要定期檢查落實情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整優(yōu)化。像這樣的管理制度，不是一成不變的，隨著實際情況的變化，該修訂的地方就得修訂，這樣才能更好地保障大家的安全。
【第3篇】學校食堂高危食品定點采購管理制度怎么寫550字
一、為嚴格把好食品的采購關(guān)，確保食品原材料安全，根據(jù)《學校食堂與學生集體用餐衛(wèi)生管理規(guī)定》特制定本制度。
二、高危食品是指大米、面粉、食用油、酒、醬油、飲料、肉、禽、皮蛋、蔬菜、海鮮、涼菜等對人的身體健康關(guān)系重大，易發(fā)食源性疾患的食品。
三、學校食堂采購高危食品，必須實行定點采購，并按國家有關(guān)規(guī)定進行索證，以保證其質(zhì)量。
四、蔬菜容易殘留有機磷農(nóng)藥，加工前應(yīng)用清水漂浸兩小時以上。花菜的殘留農(nóng)藥難以清除，四季豆未燒熟容易引起中毒;螃蟹、蟶子、泥螺等海產(chǎn)品大腸菌容易超標，學校食堂應(yīng)謹慎采購和加工。
五、冷菜涼菜容易感染細菌，引發(fā)腸道傳染病，中小學校的食堂不得采購和加工冷葷涼菜。
六、學校食堂要將定點采購單位(攤位)名單，報學校總務(wù)處備案，同類食品的定點采購單位(攤位)原則上為1-2家，蔬菜等食品的定點采購單位(攤位)可適當放寬。定點采購單位(攤位)調(diào)整時，須及時報學?？倓?wù)備案。
七、學校要建立食堂食品定點采購責任制，加強對食品采購的管理。如發(fā)現(xiàn)食堂未按要求定點采購，要進行嚴肅的批評教育，因未定點采購而發(fā)生食源性疾患的，追究采購人員和管理人員的責任，情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。因定點采購點原因引起不安全后果的，依法追究其經(jīng)濟責任和法律責任。
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學校食堂高危食品定點采購管理制度的制定，其實是個挺復(fù)雜的事。一方面得確保食材安全，另一方面還要考慮到成本控制，畢竟這關(guān)系到學生的健康問題，馬虎不得。一開始，就得明確哪些食品屬于高危食品，像冷凍肉類、水產(chǎn)品這類容易變質(zhì)的東西，還有調(diào)味料，尤其是進口的，都得特別注意。
制定的時候，可以先把供應(yīng)商的情況摸清楚，最好能實地考察一下，看看他們的生產(chǎn)環(huán)境怎么樣，有沒有相關(guān)的資質(zhì)證明。要是覺得光靠自己看不太靠譜，也可以找第三方機構(gòu)幫忙評估。簽訂合同時，條款得寫得詳細點，比如交貨時間、質(zhì)量標準、驗收程序什么的，這些都得列清楚。如果發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商供貨不及時或者產(chǎn)品質(zhì)量有問題，就得及時溝通解決，不然長期下來會影響食堂正常運轉(zhuǎn)。
不過有時候在起草文件的時候，難免會有些疏漏。比如我曾經(jīng)見過一個制度里寫著“所有供應(yīng)商必須持有衛(wèi)生許可證”，結(jié)果忽略了食品運輸環(huán)節(jié)的要求，實際上運輸車輛也得符合衛(wèi)生標準才行。這種地方就需要多檢查幾遍，最好找?guī)讉€同事一起討論討論，集思廣益嘛。
書寫注意事項：
采購流程也要設(shè)計好，每次進貨都要做好記錄，包括數(shù)量、價格、日期等等，這樣萬一出了什么問題，也好追查原因。驗收的時候，最好由兩個人一起負責，一人檢查數(shù)量，一人檢查質(zhì)量，雙保險嘛。但有時候人手緊張，也可能就一個人干了，這就需要提高警惕了，不能因為省事就馬虎了事。
為了防止采購過程中出現(xiàn)問題，還得建立個監(jiān)督機制，比如定期抽查，或者不定期突擊檢查。要是發(fā)現(xiàn)問題供應(yīng)商，就得果斷處理，該警告警告，該終止合作就終止合作。當然，這中間可能也會遇到一些阻力，有些人可能會覺得麻煩，但為了學生的健康著想，這點麻煩還是值得的。
制度寫完后，不是說就萬事大吉了，還得經(jīng)常回顧調(diào)整。比如市場行情變了，供應(yīng)商情況有變動了，或者出現(xiàn)了新的食品安全風險，都得及時更新制度內(nèi)容。要是不及時跟進的話，這個制度很可能就會跟不上趟，起不到應(yīng)有的作用。
【第4篇】食品原料、食品添加劑采購索證索票管理制度怎么寫900字
1、指定專（兼）職人員負責食品、食品添加劑及食品相關(guān)產(chǎn)品采購索證索票，進貨查驗和采購記錄等工作。
2、進行采購索證和進貨驗收的食品包括：（1）食品及食品原料（如食用油、酒、飲料、調(diào)味品、米面及其制品等）；（2）食用農(nóng)產(chǎn)品（如蔬菜、水果、豆制品、豬肉、禽肉、水產(chǎn)品、禽蛋等）；（3）食品添加劑（如酵母、色素、食品品質(zhì)改良劑及處理劑等）；（4）食品相關(guān)產(chǎn)品（如消毒餐具、一次性餐盒等）；（5）省級以上食品藥品監(jiān)督管理部門規(guī)定必須索證的其他產(chǎn)品。
3、到證照齊全的食品生產(chǎn)經(jīng)營單位或批發(fā)市場采購，應(yīng)當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物賃證。購物賃證應(yīng)當包括供貨方各稱、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、送貨或購買日期等內(nèi)容。并現(xiàn)場查驗產(chǎn)品一般食品安全狀況和包裝、標識，購買符合國家相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)定的產(chǎn)品。
4、長期定點采購的，餐飲服務(wù)提供者應(yīng)當與供應(yīng)商簽訂包括保證食品安全內(nèi)容的采購供應(yīng)合同。
5、從生產(chǎn)加工單位或生產(chǎn)基地直接采購時，索取并留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業(yè)執(zhí)照和產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
6、從流通經(jīng)營單位（商場、超市、批發(fā)零售市場等）批量或長期采購時，不用索取產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件，其它同等5條；少量或臨時采購時，應(yīng)當留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
7、從農(nóng)貿(mào)市場采購的，應(yīng)當留存市場管理部門或經(jīng)營戶出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證。
8、從個體工商戶采購的，應(yīng)當留存供應(yīng)者蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照或復(fù)印件、購物憑證和每筆供應(yīng)清單。
9、采購畜禽肉類的：（1）從食品流通經(jīng)營單位（商場、超市、批發(fā)零售市場等）和農(nóng)貿(mào)市場采購的，應(yīng)當查驗動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件；（2）從屠宰企業(yè)直接采購的，留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件和動物產(chǎn)品檢疫合格證明原件。
10、采購乳制品的，索取并留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業(yè)執(zhí)照、產(chǎn)品合格證明文件復(fù)印件。
11、采購的食品在食品入庫和使用前核查所購食品與購物憑證是否相符，符合后經(jīng)驗收人員簽字認可后入庫和使用，對驗收不合格的食品堅決不予入庫使用。
書寫經(jīng)驗99人覺得有用
制定一個實用的管理制度，尤其是像食品原料、食品添加劑這類關(guān)乎安全的重要環(huán)節(jié)，需要結(jié)合實際工作經(jīng)驗和專業(yè)理論知識。這事說起來簡單，但做起來得花點心思，既要考慮到管理的嚴密性，也要兼顧操作上的可行性。
一開始得明確目的，就是確保采購的東西都符合標準，來源清晰，有據(jù)可查。這當中最重要的就是索證索票，得把供應(yīng)商的相關(guān)資質(zhì)文件收齊，像是營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證之類的，還有進貨單據(jù)，這些都是證明商品合法合規(guī)的關(guān)鍵材料。具體操作的時候，建議設(shè)置專門的檔案柜存放這些資料，定期整理歸檔，這樣既能保證資料完整，也方便日后檢查。
書寫注意事項：
采購人員的專業(yè)能力也很關(guān)鍵。他們得熟悉相關(guān)的法律法規(guī)，知道什么樣的供應(yīng)商靠譜，什么樣的票據(jù)有效。要是碰上資質(zhì)不全的供貨商，堅決不能進貨，哪怕對方價格再低也不行。當然，也不能光靠采購員一個人，最好能建立個內(nèi)部審核機制，比如由質(zhì)量管理部門負責復(fù)核，這樣雙保險，避免出紕漏。
還有個細節(jié)需要注意，就是對供應(yīng)商的評價體系。每次采購后，應(yīng)該記錄下對方的表現(xiàn)，包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量穩(wěn)定性等，長期下來就能篩選出最可靠的幾家合作對象。不過有時候忙起來可能就忘了這件事，所以得養(yǎng)成習慣，定期回顧一下這些記錄。
至于票據(jù)的保存期限，這個得參照相關(guān)法規(guī)來定，一般不得少于產(chǎn)品保質(zhì)期滿后六個月。有些人可能會覺得這么長時間太麻煩，但實際上這是為了應(yīng)對突發(fā)狀況，比如發(fā)生食品安全事件時能迅速追溯源頭。
話說回來，管理過程中難免會遇到些意外情況。比如說某次采購時，供應(yīng)商提供的發(fā)票金額跟實際支付的金額對不上，這種情況就得趕緊聯(lián)系對方核實清楚，不能就這么糊弄過去。再比如，有時收到的貨物包裝上標注的信息不全，這種時候就應(yīng)該要求供應(yīng)商補全信息，不能因為嫌麻煩就放棄核查。
【第5篇】食品采購管理制度-通用版怎么寫450字
一、采購食品，應(yīng)當查驗供貨者的許可證和食品合格的證明文件。應(yīng)當建立食品進貨查驗記錄制度，如實記錄食品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)批號、保質(zhì)期、供貨者名稱及聯(lián)系方式、進貨日期等內(nèi)容。食品進貨查驗記錄應(yīng)當真實，保存期限不得少于二年。
實行統(tǒng)一配送經(jīng)營方式的食品經(jīng)營企業(yè)，可以由企業(yè)總部統(tǒng)一查驗供貨者的許可證和食品合格的證明文件，進行食品進貨查驗記錄。
二、采購各類食品應(yīng)注意生產(chǎn)日期或保存期等食品標識，不應(yīng)采購快到期或超期食品。
三、采購時應(yīng)向銷售方索取該批產(chǎn)品有效許可證和食品合格的證明文件。
四、禁止采購腐敗、霉變、生蟲、污穢不潔、混有異物或其他感官性狀異常、可能對人體健康造成危害的食品。
五、禁止采購病死、毒死、死因不明或有明顯致病寄生蟲的禽、畜、水產(chǎn)品及其制品、酸敗油脂、變質(zhì)乳及乳制品、包裝嚴重污穢不潔、嚴重破損或者運輸工具不潔而造成污染的食品。
六、禁止采購摻假、摻雜、偽造、冒牌、超期或用非食原料加工的食品。
七、采購人員應(yīng)記錄采購食品的來源及保管好相關(guān)的資料，注意個人衛(wèi)生并隨時接受管理人員檢查。
書寫經(jīng)驗44人覺得有用
食品采購管理制度是個挺重要的東西，要是沒個好制度，采購這事就容易出岔子。比如，有些地方買來的食材質(zhì)量不行，或者價格高得離譜，這都是管理不到位的結(jié)果。所以，咱們得好好琢磨下這個制度怎么弄。
第一步就是定規(guī)矩，哪些該買，哪些不該買，這得有個說法。比如，采購員每次出去買東西前，最好先列個清單，別亂買一通。清單上除了寫明需要什么，還得注明數(shù)量和規(guī)格，這樣就不會漏掉東西。當然了，有時候清單上寫著一種貨，結(jié)果買回來的是另一種，這可能是溝通上的誤會，也可能是采購員自己記錯了。
接著就是確定供應(yīng)商的問題。每個供應(yīng)商的情況都不一樣，有的供貨速度快，有的質(zhì)量穩(wěn)定，還有的價格便宜。所以在選擇供應(yīng)商的時候，就得綜合考慮這些因素。要是只看價格低就選，最后可能買到劣質(zhì)產(chǎn)品，那就得不償失了。而且，跟供應(yīng)商打交道的時候，合同也得簽清楚，不然到時候出了問題互相推諉，那麻煩就大了。
還有一個關(guān)鍵點就是驗收環(huán)節(jié)。貨到了以后，驗收人員得認真檢查，看看是不是清單上的東西，數(shù)量夠不夠，質(zhì)量好不好。要是驗收的時候馬虎了事，后面出了問題就不好辦了。有時候驗收單上明明寫的是合格，可實際上貨的質(zhì)量很差，這就是工作態(tài)度的問題。
小編友情提醒：
采購記錄也很重要。每次采購都得做好詳細的記錄，包括時間、地點、金額、經(jīng)手人等等。這些記錄不僅方便以后查賬，還能為以后的采購提供參考。不過有時候記錄會出錯，比如把日期寫錯了，或者金額算錯，這就需要仔細核對了。
【第6篇】食品企業(yè)采購結(jié)算管理制度怎么寫2050字
山東惠發(fā)食品有限公司發(fā)布采購結(jié)算管理制度
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Q/SHF-GCG-009-2025
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山東惠發(fā)食品有限公司企業(yè)標準
采購結(jié)算管理制度
1．目的
明確采購付款的過程及節(jié)點控制，做好預(yù)付帳款、應(yīng)付賬款、現(xiàn)金用款的管理，加強公司現(xiàn)金內(nèi)部控制和管理，確?，F(xiàn)金業(yè)務(wù)安全、準確運營的制約和監(jiān)督。
2．適用范圍
本流程適用于所有與采購用款管理環(huán)節(jié)有關(guān)的部門和人員。
3．職責
3.1采購部控制好采購付款節(jié)點，使付款計劃與財務(wù)支付能力的平衡。
3.2采購部負責根據(jù)采購計劃及預(yù)算，編制《用款申請單》。
3.3采購部負責協(xié)同財務(wù)與供應(yīng)商對賬，定期安排付款。做好應(yīng)付賬款的日常管理，保證每筆業(yè)務(wù)的正確性。
3.4企管部審核款項，使匯款業(yè)能順利開展。核對訂單與入庫單及發(fā)票是否完全一致。
3.5企管部制約并監(jiān)督現(xiàn)金業(yè)務(wù)的運營。
3.6總經(jīng)理負責應(yīng)付賬款的審核和審批。
3.7財務(wù)部負責應(yīng)付賬款對賬的日常管理和監(jiān)督事務(wù)。
3.8財務(wù)部負責付款、支款和做好相關(guān)賬務(wù)記錄。
4．工作程序及要求
4.1預(yù)付款：
41.1采購部與選定的供應(yīng)商就采購方式、付款方式、采購項目、貨品價格等進行協(xié)商、談判，雙方達成一致意見后，確定采購的付款方式為預(yù)付款采購
4.1.2經(jīng)采購經(jīng)理及總經(jīng)理審批后雙方簽訂采購合同
4.1.3合同簽訂后，采購部根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營的實際需求發(fā)出采購訂單，詳細說明采購貨品的數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)指標要求、價格、交貨日期等內(nèi)容
4.1.4采購部相關(guān)人員根據(jù)采購訂單預(yù)算情況，計算預(yù)付款數(shù)額，填寫《預(yù)付款申請書》報采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批。
4.1.5.1采購部傳真采購訂單至供應(yīng)商，注明貨物名稱、數(shù)量及到貨時間。
4.1.5.2供應(yīng)商接到傳真，根據(jù)訂貨內(nèi)容備貨。
4.1.6.1采購部通知供應(yīng)商發(fā)貨，供應(yīng)商安排裝車。
4.1.6.2供應(yīng)商裝車完畢，傳真裝車單至采購部通知匯款。裝車單上需注明貨物名稱、數(shù)量、金額。還必須蓋上供應(yīng)商的公司公章，附有物流司機簽字。
4.1.6.3采購部接到傳真，核對無誤。憑裝車單傳真件及用款申請單通知財務(wù)匯款。
4.1.7財務(wù)部按照相應(yīng)程序?qū)⒇浛顒澣牍?yīng)商賬戶，保存好匯款或付款憑證，同時通知供應(yīng)商查收款項并開具發(fā)票
4.1.8.1采購部與供應(yīng)商溝通，確認款到后通知供應(yīng)商發(fā)貨，并安排接貨。
4.1.8.2貨到后，如有余款未付請，采購部持入庫單和檢驗單報企管部審核，總經(jīng)理審批，安排付清余款。
4.1.9.1財務(wù)部付清余款，通知采購部.
4.1.9.2采購部與供應(yīng)商溝通，確認余款是否收到。并稽催供應(yīng)商盡快開具發(fā)票并郵遞至我司。
4.1.10財務(wù)部收到發(fā)票后入賬，做好記錄。
4.2現(xiàn)金：
4.2.1采購部根據(jù)各部門需求制訂采購計劃，報采購經(jīng)理審核和企管經(jīng)理審批。
4.2.2采購部根據(jù)企業(yè)實際生產(chǎn)、經(jīng)營的需要及庫存情況，確定單項采購項目；根據(jù)采購項目的當期市場狀況、價位等，采購部確定此項采購項目所需費用，編制采購預(yù)算。
4.2.3.1采購人員根據(jù)采購項目預(yù)算，填寫《借款單》，報采購經(jīng)理審核。
4.2.4企管經(jīng)理對采購項目及借款進行審批，通過后，財務(wù)部按照相應(yīng)程序支付借款。
4.2.5采購人員進行采購活動，根據(jù)企業(yè)的實際要求，對所要購買的貨品進行比較、選擇。
4.2.6交易達成后，采購部與之結(jié)算貨款并索取發(fā)票
4.2.7采購人員整理各項單據(jù)，詳細列明各項費用情況，填寫《報銷單》，交采購經(jīng)理、企管部、總經(jīng)理審批，報銷采購費用。
4.2.8財務(wù)部做好會計記錄，登記各類賬目，相應(yīng)單據(jù)存檔備查。
4.3應(yīng)付款：
4.3.1采購人員根據(jù)采購合同的付款約定，收集采購訂單、入庫驗收單等相關(guān)單據(jù)及記錄，核對合同的執(zhí)行情況，匯總應(yīng)付貨款款項。
4.3.2采購部、財務(wù)部每月定期與供應(yīng)商對賬.
4.3.2.1本地供應(yīng)商持入庫單客戶聯(lián)來我司對賬，月結(jié)供應(yīng)商每月27號對賬。采購會計協(xié)同財務(wù)應(yīng)付會計與供應(yīng)商對賬無誤后，公司財務(wù)出納根據(jù)應(yīng)付金額寫欠條交給供應(yīng)商。
4.3.2.2外地供應(yīng)商每月27號發(fā)上月25好至本月的業(yè)務(wù)對賬單，對賬單需蓋供應(yīng)商公司公章。采購會計負責對賬單的審核工作，審核無誤后簽字存檔。并復(fù)印一份給財務(wù)應(yīng)付會計進行復(fù)核。復(fù)核中發(fā)現(xiàn)賬務(wù)不一致是及時追查原因，并做相關(guān)處理。
4.3.3.1采購會計根據(jù)供應(yīng)商對賬結(jié)果，協(xié)同財務(wù)部應(yīng)付賬款會計，編制每月的應(yīng)付賬款表。
4.3.4采購部供應(yīng)商主管核對應(yīng)付款表，在應(yīng)付款表上填寫付款金額，報總經(jīng)理審批。
4.3.5財務(wù)部根據(jù)審批后的實際付款金額安排付款。
4.3.6財務(wù)部將付款回單復(fù)印件一份轉(zhuǎn)采購部，通知采購部款已付。采購部通知供應(yīng)商結(jié)款
4.3.6.1本地供應(yīng)商每月15號憑我司出納開具的欠條，采購人員通知供應(yīng)商取款結(jié)賬。
4.3.6.2外地供應(yīng)商，采購人員通知供應(yīng)商自行查收款項是否到賬。
4.3.7采購部進行付款記賬。
付款目前主要有三種形式
a.現(xiàn)金：隨機接到財務(wù)結(jié)算記賬員電話通知，近期付款情況。采購會計根據(jù)結(jié)算記賬員提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
b.轉(zhuǎn)帳支票：隨機接到財務(wù)結(jié)算出納電話通知，近期支票付款情況。采購會計根據(jù)出納提供的數(shù)據(jù)，抄寫付款客戶、付款時間、金額。
c.銀行匯款：采購會計根據(jù)采購員填寫的用款申請單綠聯(lián)記賬。
5．參考資料
5.1《山東惠發(fā)食品有限公司采購用款申請單》
5.2《山東惠發(fā)食品有限公司采購合同》
5.3《借款單》
5.4《貨比三家記錄表》
5.5《月應(yīng)付款批款表》
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制定一個食品企業(yè)的采購結(jié)算管理制度，得結(jié)合公司的具體情況，還得考慮到食品安全這一塊兒，畢竟食品行業(yè)特別敏感。一開始，得明確采購部門的職責，像誰負責下單、誰負責驗收這類事情，都得定清楚。然后就是供應(yīng)商的選擇標準，是不是得看他們的資質(zhì)，有沒有相關(guān)的認證什么的，這些都是需要考慮進去的。
接著就是合同這部分了，合同里頭必須寫明采購的數(shù)量、價格、交貨時間這些基本要素，還要加上一些特殊情況下的處理辦法，比如供貨方延遲交貨咋辦之類的。這里頭可能會有些小地方?jīng)]注意到，比如說有些合同條款寫得太籠統(tǒng)，結(jié)果執(zhí)行的時候就容易扯皮。還有，付款方式也得提前說好，是全款付清還是分期付款，分期的話具體怎么個分法，這都需要在合同里明確下來。
結(jié)算環(huán)節(jié)也很關(guān)鍵，通常來說，企業(yè)會設(shè)置一個專門的結(jié)算流程，從收到發(fā)票到審核再到付款，每個步驟都要有人負責。不過，有時候因為人手不足，審核這一步可能就會走馬觀花，這樣風險就大了。所以建議最好能建立一個復(fù)核機制，兩個人一起審，互相監(jiān)督一下。另外，發(fā)票管理也不能忽視，發(fā)票要是丟了或者弄錯了，后續(xù)的報銷和賬目處理都會受影響。
財務(wù)這邊，得定期跟采購部對賬，確保所有的采購記錄都能對應(yīng)上。有時候會出現(xiàn)賬目不對的情況，可能是錄入時輸錯了數(shù)字，也可能是因為供應(yīng)商那邊發(fā)錯了貨。遇到這種問題，要及時溝通解決，別拖著不管，不然越拖越麻煩。還有，為了防止內(nèi)部舞弊，建議定期輪崗，讓不同的人負責不同的環(huán)節(jié)，這樣能有效減少風險。
最后一點，也是很重要的一點，就是培訓。不管是采購人員還是財務(wù)人員，都得定期接受培訓，了解最新的法規(guī)政策，熟悉公司的管理制度。有時候培訓不到位，員工對新制度理解不透徹，執(zhí)行起來就容易出偏差。就像有的員工明明知道該怎么做，但就是嫌麻煩，照舊按老規(guī)矩辦事，這種情況就需要加強管理和監(jiān)督了。
