【第1篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度6怎么寫1950字
物業(yè)管理公司檔案管理制度6
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中，文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類及編號(hào)
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財(cái)務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號(hào)以'一案一號(hào)'為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'三級(jí)。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無長(zhǎng)期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門
一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。
七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3)，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷毀
一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請(qǐng)表》(附表4)，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請(qǐng)表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門一份，總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
書寫經(jīng)驗(yàn)93人覺得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度的編寫需要結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，還要考慮到細(xì)節(jié)的把控。每個(gè)公司的情況都不一樣，因此制度不能照搬別人的模板，而是要從自身需求出發(fā)，逐步完善。一開始的時(shí)候，可以先列個(gè)大概的提綱，比如檔案分類、歸檔流程、借閱規(guī)定之類的，這樣心里就有個(gè)底了。
檔案管理的核心在于分類，這一步很關(guān)鍵，要是搞混了，后面的工作會(huì)特別麻煩。比如說工程部的圖紙和客服部的客戶記錄放在一起，那找起來就像大海撈針?biāo)频?。分類的時(shí)候，可以根據(jù)項(xiàng)目類型、時(shí)間順序或者重要程度來劃分，具體怎么分得看公司的具體情況。像一些重要的合同文件，最好單獨(dú)設(shè)立一個(gè)類別，方便緊急情況下快速調(diào)取。
制定借閱流程時(shí)，一定要明確誰有權(quán)限查看哪些資料。有些敏感信息只能由特定人員查閱，其他員工即使想看也得經(jīng)過批準(zhǔn)才行。而且每次借閱都要登記清楚，包括借閱人姓名、日期、用途等等，這樣萬一出了問題能追溯到責(zé)任人。不過有時(shí)候因?yàn)楣ぷ髅Γ赡軙?huì)忘記詳細(xì)記錄這些信息，但這是很不應(yīng)該的，畢竟檔案管理可不是兒戲。
存儲(chǔ)環(huán)境也很重要，檔案室要保持干燥通風(fēng)，避免潮濕導(dǎo)致紙張發(fā)霉或者蟲蛀。定期檢查檔案柜的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)修理，不然一旦檔案受損就麻煩了。還有，檔案管理人員的素質(zhì)也直接影響到管理質(zhì)量，他們得熟悉整個(gè)流程，遇到突發(fā)情況能夠迅速應(yīng)對(duì)。
隨著公司的發(fā)展，制度也需要不斷調(diào)整優(yōu)化。如果發(fā)現(xiàn)某些環(huán)節(jié)存在漏洞，就要及時(shí)修改補(bǔ)充。比如以前可能沒考慮到電子文檔的重要性，現(xiàn)在隨著信息化進(jìn)程加快，電子檔案也得納入管理體系當(dāng)中。這就要求管理人員不僅要懂紙質(zhì)檔案管理，還得學(xué)會(huì)處理數(shù)字資料，這對(duì)大家來說都是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。
【第2篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度4怎么寫500字
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專職人員進(jìn)行專業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細(xì)分類，進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類檔案資料，嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門或房管部門和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書面方式給予回復(fù)。
書寫經(jīng)驗(yàn)83人覺得有用
物業(yè)管理公司的檔案資料管理工作很關(guān)鍵，這直接影響到日常運(yùn)營效率和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。檔案管理得好不好，不僅關(guān)乎公司內(nèi)部的信息安全，還關(guān)系到外部合作方的信任程度。在制定檔案資料管理制度時(shí)，得結(jié)合實(shí)際情況來定。比如，有些物業(yè)公司的項(xiàng)目分布較廣，檔案種類繁多，這時(shí)候就得明確各類檔案的具體歸檔標(biāo)準(zhǔn)，不然很容易搞混。檔案分類可以按時(shí)間順序，也可以按業(yè)務(wù)性質(zhì)劃分，具體方式需要根據(jù)企業(yè)規(guī)模和管理模式?jīng)Q定。
在實(shí)際操作中，檔案管理人員要熟悉各種文件的屬性。例如，工程維修記錄屬于技術(shù)類檔案，這類檔案應(yīng)該長(zhǎng)期保存，而一些臨時(shí)性的通知文件則可以縮短保存期限。不過，有些工作人員可能會(huì)疏忽大意，把重要文件歸錯(cuò)了類別，這就可能影響后續(xù)查閱。因此，建議定期組織培訓(xùn)，提升員工的專業(yè)能力。另外，檔案借閱流程也要完善，明確誰有權(quán)查閱哪些資料，防止無關(guān)人員隨意接觸敏感信息。
為了保證檔案的安全性，存放環(huán)境也很重要。檔案室最好配備恒溫恒濕設(shè)備，避免因溫度濕度變化導(dǎo)致紙張老化或霉變。當(dāng)然，也不能忽視電子檔案的管理，現(xiàn)在大家都習(xí)慣用電腦處理文檔，但有時(shí)會(huì)忘記備份，萬一硬盤損壞就麻煩了。所以，電子檔案應(yīng)該定期拷貝到移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)上，雙重保障比較穩(wěn)妥。
檔案管理還需要建立檢查機(jī)制?？梢园才艑ｉT人員每月盤點(diǎn)一次，看看是否有遺漏或者破損的情況發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)采取措施補(bǔ)救。不過有時(shí)候因?yàn)槿耸志o張，這項(xiàng)工作可能會(huì)被延誤，這樣就可能埋下隱患。所以管理層得合理分配任務(wù)，確保各項(xiàng)工作都能按時(shí)完成。
在制度執(zhí)行過程中，難免會(huì)出現(xiàn)一些小插曲。比如，有的部門提交檔案時(shí)填寫的信息不夠完整，導(dǎo)致后續(xù)整理時(shí)費(fèi)時(shí)費(fèi)力。這種情況通常是因?yàn)闇贤ú坏轿灰鸬模约訌?qiáng)部門間的協(xié)作很重要。還有些時(shí)候，檔案管理人員可能一時(shí)疏忽，沒有及時(shí)更新檔案目錄，這樣一來，其他同事找資料的時(shí)候就會(huì)耗費(fèi)更多時(shí)間。這些問題看似不起眼，但如果長(zhǎng)期積累下來，對(duì)公司的影響不可忽視。所以，每個(gè)環(huán)節(jié)都要有人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，確保制度真正落地生效。
【第3篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度怎么寫1900字
物業(yè)管理公司檔案管理制度范本
一、物業(yè)管理公司檔案管理規(guī)定:
1.公司各物業(yè)項(xiàng)目的檔案資料規(guī)定由物業(yè)管理公司主管(包括代理主管)負(fù)責(zé)監(jiān)督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關(guān)物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案、圖則、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件設(shè)備設(shè)施及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經(jīng)主管許可，他人不得動(dòng)用。
3.物業(yè)管理公司檔案資料必須按公司規(guī)定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報(bào)告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號(hào)目錄。
4.物業(yè)管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報(bào)公司備案。
5.物業(yè)管理公司檔案在歷任主管調(diào)職、任職時(shí)應(yīng)向公司或接任者辦理移交手續(xù)、經(jīng)確認(rèn)后方可離任。
6.物業(yè)管理公司檔案日常需經(jīng)常使用部分應(yīng)復(fù)印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的，需經(jīng)主管書面確認(rèn)，如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規(guī)定所提及之要求落實(shí)情況，對(duì)不符要求的保管責(zé)任人將作適當(dāng)處分。
9.物業(yè)管理公司檔案資料因保管不當(dāng)而導(dǎo)致遺失、泄密的，對(duì)物業(yè)管理公司有重大影響及損害物業(yè)管理公司公司利益的，公司將視情節(jié)輕重追究當(dāng)事人責(zé)任，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。
二、物業(yè)管理公司保密規(guī)定:
1.在工作范圍獲有關(guān)的公司、物業(yè)管理公司內(nèi)部資料，業(yè)主、用戶單元和物業(yè)管理處員工個(gè)人資料及其內(nèi)所載有的通信地址、聯(lián)系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業(yè)管理公司及公司內(nèi)部情況、業(yè)主及用戶個(gè)人情況等均屬工作保密范圍。
2.業(yè)主、用戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜中，由專人負(fù)責(zé)注記及存檔等工作，由物業(yè)管理公司主管每周審核，其他工作人員未經(jīng)許可禁止查閱。
3.物業(yè)管理公司物業(yè)管理處文件柜備用鑰匙由主管保管，主管及秘書因需告假時(shí)，經(jīng)指定的授權(quán)人士，方可代為執(zhí)行以上事務(wù)
4.應(yīng)工作所需而放置于辦公室、監(jiān)控中心、大堂接待處的業(yè)主及業(yè)戶聯(lián)系電話、員工個(gè)人聯(lián)系電話、地址等，必須隱藏放置，不得張貼于顯眼處，不得外泄。
5.公司制定的各類物業(yè)管理公司規(guī)章制度及工作指引，由物業(yè)管理處統(tǒng)一保管，高級(jí)管理員以上級(jí)別人員可借閱(須辦理借閱手續(xù))，每次限時(shí)一周。實(shí)行借閱目的為指引員工培訓(xùn)，嚴(yán)禁任何形式的抄襲及復(fù)印。
6.發(fā)布的各類通知通告，應(yīng)限定時(shí)效，過時(shí)收回。
7.員工應(yīng)具有維護(hù)他人陰私權(quán)利的法律意識(shí)，主動(dòng)為公司及業(yè)主保守秘密，對(duì)于任何人士不正常的打探行為，應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。
8.員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng)，致使公司、業(yè)主、業(yè)戶或管理員工利益受不良侵害的，公司將按員工守則有關(guān)規(guī)定從重處罰，并由當(dāng)事人個(gè)人承擔(dān)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。
三.物業(yè)管理公司檔案資料:
1、物業(yè)管理公司驗(yàn)收檔案:
1)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料);
2)設(shè)施設(shè)備之質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局、公安及音像管理等部門驗(yàn)收合格文件;
3)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約;
4)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄(管理公司);
5)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄(發(fā)展商、承包商與管理公司);
6)單元驗(yàn)收及移交記錄(承包商、業(yè)主與管理公司);
2、物業(yè)管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續(xù);
2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料;
3、業(yè)戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業(yè)主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間或租用期限等);
4、物業(yè)管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊(cè)等統(tǒng)一裝訂成冊(cè);
2)物業(yè)管理公司各類管理規(guī)章制度及裝修規(guī)定等;
3)物業(yè)管理公司各項(xiàng)管理分包合約;
5、物業(yè)管理公司設(shè)備維修保養(yǎng)類:
1)各類設(shè)施設(shè)備要有專門的維修保養(yǎng)制度及應(yīng)急措施;
2)各類設(shè)施設(shè)備有獨(dú)立的維修檔案，及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監(jiān)控中心、電梯機(jī)房等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進(jìn)出記錄;
4)物業(yè)管理處有用戶維修保修單，維修后應(yīng)有回訪記錄;
6、物業(yè)管理公司設(shè)施設(shè)備檢測(cè)類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測(cè)試報(bào)告記錄;
2)電梯要有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄，清洗后要有衛(wèi)生部門水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告，清洗工作應(yīng)有有效體檢證明;
4)避雷系統(tǒng)要有定期檢測(cè)報(bào)告;
5)應(yīng)有定期沉降檢測(cè)報(bào)告;
6)消防泵、管道應(yīng)有定期試機(jī)及換水記錄，煙感及溫感探頭應(yīng)有定期測(cè)試工作記錄;
7)其它設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料;
7、物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作類:
1)正式文件應(yīng)用電腦打印操作，并有規(guī)定的電腦檔號(hào)及存檔目錄記錄;
2)物業(yè)管理公司管理費(fèi)收繳情況
3)物業(yè)管理公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告
4)物業(yè)管理公司物業(yè)管理處運(yùn)作報(bào)告;
物業(yè)管理公司物業(yè)管理處會(huì)議記錄(包括內(nèi)部會(huì)議及與發(fā)展商或業(yè)主委 員會(huì)的會(huì)議)
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設(shè)備值班與巡檢記錄
*管理工作計(jì)劃與報(bào)告
*工程設(shè)備管理計(jì)劃與報(bào)告
*物業(yè)管理公司物業(yè)管理處往來信函
*用戶報(bào)修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養(yǎng)工作情況記錄
書寫經(jīng)驗(yàn)100人覺得有用
物業(yè)管理公司的檔案管理制度很重要，這關(guān)系到日常工作能不能順利進(jìn)行。做這個(gè)制度的時(shí)候，得結(jié)合公司的實(shí)際情況，不能照搬別人的，不然可能不太合適。比如，有的公司業(yè)務(wù)量大，檔案就得多留地方放，要是檔案室太小，那肯定不行，得提前規(guī)劃好。
制定制度前，先要把所有跟檔案相關(guān)的流程都理清楚，像是檔案的收集、整理、歸檔、借閱、保管和銷毀之類的環(huán)節(jié)。每個(gè)環(huán)節(jié)都要規(guī)定好具體的操作步驟，這樣大家才知道該怎么做。比如說檔案歸檔這部分，得明確哪些資料需要?dú)w檔，歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)是什么時(shí)候，還有歸檔之后怎么分類擺放，這些細(xì)節(jié)都不能含糊。
再比如檔案的借閱管理，要確定誰能借閱，借閱需要走什么樣的審批流程，借閱期間要注意什么事項(xiàng)，歸還的時(shí)候又該怎么處理。要是這些沒說清楚，到時(shí)候出了問題就麻煩了。檔案室的管理人員也得有明確職責(zé)，他們負(fù)責(zé)日常的維護(hù)工作，定期檢查檔案的狀態(tài)，防止檔案損壞或者丟失。
制度寫完后還得培訓(xùn)一下員工，讓他們知道制度的具體內(nèi)容。要是光寫了沒人執(zhí)行，那制度就是擺設(shè)。不過有時(shí)候?qū)懙臅r(shí)候可能會(huì)漏掉一些小點(diǎn)，像某些特殊情況下檔案怎么處理之類的問題，這都是需要注意的。
檔案室的環(huán)境也很重要，得保持干燥整潔，溫度濕度都要控制好，不然檔案容易發(fā)霉或者變質(zhì)。還有就是安全問題，檔案室最好裝個(gè)監(jiān)控，防止有人偷偷拿檔案出去。另外，檔案室的鑰匙管理也要嚴(yán)格，不能隨便給誰都能進(jìn)去。
制度里的條文不能太復(fù)雜，得讓大家一看就明白，要是寫得太晦澀難懂，反而沒人愿意遵守。但也不能太簡(jiǎn)單，不然沒法應(yīng)對(duì)實(shí)際工作中遇到的各種情況。有時(shí)候?qū)懼鴮懼鴷?huì)不小心把句子寫得有點(diǎn)亂，比如“檔案管理員在收到新的檔案后應(yīng)該及時(shí)整理并且歸檔，不能拖延，因?yàn)橥涎涌赡軙?huì)導(dǎo)致檔案混亂。”這樣的句子讀起來就有點(diǎn)拗口。
【第4篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度8怎么寫600字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門管理，專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)有部門主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。
書寫經(jīng)驗(yàn)57人覺得有用
物業(yè)管理公司的檔案管理制度其實(shí)挺重要的，尤其是對(duì)那些規(guī)模大一點(diǎn)的企業(yè)來說。這個(gè)制度主要是用來規(guī)范檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等一系列流程的。不過剛開始起草的時(shí)候，得先搞清楚檔案的種類，比如工程類的、財(cái)務(wù)類的、人事類的，還有客戶投訴處理記錄之類的，都要分開管理。
在制定具體的條款時(shí)，要注意每個(gè)環(huán)節(jié)都要有專人負(fù)責(zé)。比如，文件歸檔這一塊，就該由部門的行政助理來執(zhí)行，他們得確保所有應(yīng)該存檔的文件都完整無缺。當(dāng)然，這里頭可能有些小細(xì)節(jié)需要注意，像某些敏感信息是不是需要特別標(biāo)注或者加密存儲(chǔ)，這都需要提前想好。要是不留意的話，就有可能漏掉一些重要資料，到時(shí)候查找起來會(huì)很麻煩。
至于檔案的借閱，也得有個(gè)明確的規(guī)定。一般來說，內(nèi)部員工借閱檔案是需要填寫申請(qǐng)單的，而且必須經(jīng)過主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意才行。但有時(shí)候也會(huì)遇到特殊情況，比如某個(gè)項(xiàng)目急需調(diào)取某份檔案，這時(shí)候如果照章辦事就會(huì)耽誤事情，所以就需要靈活處理了。不過，靈活性也是有限制的，不能因?yàn)橐粫r(shí)方便就隨意放寬條件，否則整個(gè)管理體系就容易亂套。
保管檔案的地方也得下點(diǎn)功夫。最好是能配備專門的檔案室，里面要有恒溫恒濕設(shè)備，防止紙張發(fā)黃變脆。另外，防火防盜措施也不能少，畢竟這些資料關(guān)乎公司的核心利益。不過，有時(shí)候管理人員可能會(huì)忘記定期檢查滅火器是否有效，這樣萬一出了狀況就很棘手了。
利用檔案這部分也很關(guān)鍵，畢竟檔案不是擺著好看的，是要真正發(fā)揮作用的。比如，當(dāng)有新的員工入職時(shí)，可以通過查閱歷史檔案了解公司的運(yùn)作模式，這對(duì)他們的培訓(xùn)很有幫助。但如果檔案檢索系統(tǒng)不夠完善，員工找資料時(shí)就會(huì)浪費(fèi)很多時(shí)間，這就顯得有點(diǎn)得不償失了。
小編友情提醒：
為了保證制度能夠長(zhǎng)期有效地運(yùn)行下去，還需要不定期地組織培訓(xùn)。讓相關(guān)人員熟悉最新的規(guī)定，同時(shí)也鼓勵(lì)大家提出改進(jìn)建議。當(dāng)然，培訓(xùn)的過程可能會(huì)遇到些小插曲，比如有人記不住要點(diǎn)，或者培訓(xùn)材料準(zhǔn)備得不夠充分，但這些問題只要及時(shí)調(diào)整就好，沒必要太糾結(jié)。
【第5篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度9怎么寫1200字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類:
1.文書類檔案
1)政府部門各類文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類檔案
4.合同類檔案
5.公司各類證照
6.影音類文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書類檔案:年度 (項(xiàng)目)部門或管理處 案卷號(hào)
如:2025/市場(chǎng)/001
2)工程類檔案:年度 項(xiàng)目 檔案分類 案卷號(hào)
如:2025/百事可樂/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類檔案:部門(項(xiàng)目) 合同類型 年份 案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計(jì)算機(jī)軟盤、光盤要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤數(shù)、序號(hào)等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經(jīng)檔案主管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷毀檔案要由專人監(jiān)銷，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門另行制定。
書寫經(jīng)驗(yàn)45人覺得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度確實(shí)挺重要的，畢竟這關(guān)系到日常工作的很多細(xì)節(jié)。一開始得明確檔案管理的目的，主要就是為了確保資料完整，方便查閱，還能起到監(jiān)督作用。這可不是隨便找個(gè)地方放文件就行的，需要專門的地方，最好能有個(gè)獨(dú)立的檔案室，專門負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔各類文件。
檔案分類也很關(guān)鍵，通常會(huì)分成合同類、財(cái)務(wù)類、維修記錄類等等。像合同，得保證蓋章齊全，而且復(fù)印件不能隨便亂傳，要是發(fā)現(xiàn)有人違規(guī)，那可就得嚴(yán)肅處理了。不過有時(shí)候，因?yàn)楣ぷ髅ζ饋?，可能?huì)忘記檢查文件是否齊全，這就容易導(dǎo)致一些小問題，比如某個(gè)合同少了一頁附件，這種情況最好能及時(shí)補(bǔ)救，不然后面要用的時(shí)候就麻煩了。
在具體操作上，檔案管理人員得定期盤點(diǎn)，看看有沒有丟失或者損壞的情況。特別是那些涉及業(yè)主隱私的文件，更得小心保管，不能隨便讓外人接觸。如果發(fā)現(xiàn)有員工私自翻看檔案，這是絕對(duì)不允許的，必須有相應(yīng)的懲罰措施，不然大家都不守規(guī)矩，制度就形同虛設(shè)了。
書寫注意事項(xiàng)：
電子檔案也不能忽視?，F(xiàn)在大家都習(xí)慣用電腦辦公，所以電子版的文件也要妥善保存，定期備份，防止硬盤壞了文件就沒了。不過有時(shí)候網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不太好，上傳下載速度慢，可能會(huì)影響工作效率，這時(shí)候就需要提前做好規(guī)劃，比如選擇合適的存儲(chǔ)設(shè)備，或者優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)條件。
小編友情提醒：
檔案管理不是一成不變的，得隨著公司發(fā)展不斷調(diào)整。比如說新項(xiàng)目啟動(dòng)后，肯定會(huì)有新的文件產(chǎn)生，這就需要及時(shí)更新檔案管理系統(tǒng)。要是哪天發(fā)現(xiàn)檔案室的規(guī)章制度執(zhí)行不到位，比如門沒鎖好，文件隨意堆放，那就要趕緊整改，不然出了問題就晚了。
【第6篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度七怎么寫2100字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門在從公司經(jīng)營管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門專業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營管理活動(dòng)中的重要組成部分，各部門都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門的檔案，以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對(duì)其他部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門貫徹執(zhí)行情況;
②對(duì)各部門的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流，加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
③組織培訓(xùn)各部門兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門應(yīng)根據(jù)本部門檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn)，設(shè)立部門內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn)，其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門內(nèi)的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，做到查找方便，為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書等。
2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案，由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料，在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏?、濕度，并?yīng)有防火、防蟲、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問題除及時(shí)報(bào)告本部門領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門應(yīng)建立登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時(shí)間;
8、部門撤消或變動(dòng)，以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴(yán)格按類別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開展檔案的利用，各部門因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員，必須愛護(hù)檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫、批注，必須保證檔案的保密性，按時(shí)歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷毀
1、任何部門和個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷毀的，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫銷毀清單，并由專人監(jiān)督銷毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門應(yīng)參照本規(guī)范制定部門內(nèi)實(shí)施細(xì)則，報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開發(fā)的新項(xiàng)目，在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專業(yè)相關(guān)圖紙)，作為公司的絕密文件，由專人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后，項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門分類整理
列出清單
部門經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
相關(guān)部門辦理
證件、證書領(lǐng)取
及時(shí)存入公司檔案室
檔案管理員分類登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
書寫經(jīng)驗(yàn)47人覺得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度其實(shí)并不復(fù)雜，只要理清思路，寫起來就不會(huì)太費(fèi)勁。檔案管理這部分工作說白了就是要把公司的各種文件、資料整理好，方便以后查檔。開頭最好能先說一下這個(gè)制度的重要性，比如說檔案管理得好不好，直接影響到公司的運(yùn)營效率。接著就該具體講講怎么做，比如檔案的分類，歸檔的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，還有保管的要求。
分類得按照不同的業(yè)務(wù)類型來分，像工程部的文件就單獨(dú)放一堆，客服那邊的文件另起一攤。要是分類搞混了，找東西的時(shí)候就麻煩了。這里要注意的是，每個(gè)類別的檔案都得有明確的標(biāo)識(shí)，不然到時(shí)候想查個(gè)資料，翻半天也找不到。
歸檔的時(shí)間也有講究，一般來說，當(dāng)天的文件當(dāng)天歸檔，最遲也不能超過三天。不過有時(shí)候事情多起來，難免會(huì)有疏忽，像上個(gè)月有個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，就差點(diǎn)沒及時(shí)歸檔。所以平時(shí)就得有人盯著點(diǎn)，誰負(fù)責(zé)哪部分檔案，就由誰來確保按時(shí)歸檔。
保管條件也很重要，檔案室的溫度濕度都要控制好，太干太濕都不行。上次我去檢查的時(shí)候發(fā)現(xiàn)檔案室的濕度有點(diǎn)高，紙張都開始發(fā)黃了，這可不是個(gè)小問題。另外，檔案室必須保持整潔，不能亂堆雜物，不然老鼠鉆進(jìn)來啃咬檔案，那損失可就大了。
除了日常管理，還得定期檢查檔案的情況。有些檔案時(shí)間長(zhǎng)了可能會(huì)老化，得及時(shí)修復(fù)或者復(fù)制備份。還有些保密級(jí)別的檔案，更是要特別小心，不是什么人都能隨便看的。在這方面，我覺得可以設(shè)置個(gè)權(quán)限系統(tǒng)，只有授權(quán)人員才能查閱。
