檔案管理工作制度辦法怎么寫（精選6篇）

書寫經(jīng)驗(yàn)83人覺得有用

寫管理制度的時(shí)候，得知道不是隨便堆砌文字就行的，它需要結(jié)合實(shí)際情況，比如單位規(guī)模、業(yè)務(wù)特點(diǎn)什么的。像檔案管理這樣的工作，就得先搞清楚檔案的種類，是紙質(zhì)的還是電子的，或者是兩者都有。接著就是流程設(shè)計(jì)，從接收開始，到分類、存儲(chǔ)、借閱，每個(gè)環(huán)節(jié)都得有明確的規(guī)定，不然到時(shí)候出了問題，誰(shuí)也說不清。

制定制度時(shí)，最好能找?guī)讉€(gè)有經(jīng)驗(yàn)的老員工一起討論，他們可能經(jīng)歷過一些突發(fā)狀況，提出的建議很有參考價(jià)值。當(dāng)然，也不能光聽他們的，畢竟每個(gè)人的看法不一樣。比如有個(gè)同事提議說，所有的檔案都應(yīng)該放在同一個(gè)柜子里，這樣方便查找。乍一聽挺合理，但實(shí)際上這樣做可能導(dǎo)致重要文件被無關(guān)人員輕易接觸到，這就不太妥當(dāng)了。

制度里的條款要盡量具體，別含糊其辭。比如說“檔案要妥善保管”，這話說得沒錯(cuò)，但到底什么叫妥善？是不是只要不上鎖就行？所以不如改成“檔案應(yīng)存放在帶鎖的文件柜內(nèi)，并由專人負(fù)責(zé)管理”。這樣不僅明確了要求，還能減少執(zhí)行過程中的歧義。

不過，在實(shí)際操作中，難免會(huì)出現(xiàn)一些意外情況。比如某天突然發(fā)現(xiàn)某個(gè)檔案不見了，這時(shí)候就得趕緊核查最近的操作記錄，看看是誰(shuí)取走的，有沒有按規(guī)定登記。如果發(fā)現(xiàn)有人違規(guī)取用了檔案，就要及時(shí)處理，不能睜一只眼閉一只眼，否則以后大家都會(huì)效仿，那麻煩就大了。

書寫注意事項(xiàng)：

檔案管理還得注意保密問題。有些檔案涉及敏感信息，一旦泄露后果很嚴(yán)重。所以必須強(qiáng)調(diào)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制或傳播檔案內(nèi)容。要是有人違反這條規(guī)定，后果自負(fù)。當(dāng)然，平時(shí)也要加強(qiáng)員工的保密意識(shí)培訓(xùn)，定期組織學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，讓大家明白保護(hù)檔案安全的重要性。

再說到制度的落實(shí)，領(lǐng)導(dǎo)層的支持很重要。如果沒有高層的認(rèn)可和支持，即使制度再完善，也可能流于形式。所以一開始就要爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓他們明白這項(xiàng)工作的必要性。而且要定期檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)調(diào)整優(yōu)化，這樣才能確保制度真正發(fā)揮作用。

書寫經(jīng)驗(yàn)59人覺得有用

教學(xué)檔案管理工作制度的編寫，說起來簡(jiǎn)單，但真要做起來，其實(shí)挺復(fù)雜的。檔案管理這事，既得有規(guī)矩，又得能靈活應(yīng)對(duì)各種情況。比如，檔案室的位置要選好，不能太潮濕，也不能太干燥，濕度太大容易發(fā)霉，太干了紙質(zhì)材料又容易脆化。另外，檔案柜最好選用那種防潮性能好的，這樣能減少不少麻煩。

檔案分類也很重要，咱們可以根據(jù)科目、年級(jí)或者時(shí)間順序來分，具體怎么分得看學(xué)校的具體情況。不過，分類標(biāo)準(zhǔn)一旦確定下來，就得堅(jiān)持下去，不然到時(shí)候找起東西來會(huì)特別亂。記得有一次，我們學(xué)校的檔案員因?yàn)橐粫r(shí)圖方便，隨便改了分類方法，結(jié)果后面找資料的時(shí)候大家都暈頭轉(zhuǎn)向，費(fèi)了好大勁才理清楚。

還有就是借閱這塊兒，必須得有明確的規(guī)定。誰(shuí)想借檔案，得填申請(qǐng)表，領(lǐng)導(dǎo)簽字同意才行。而且借走之后，還必須按時(shí)歸還，超期的話要提醒，必要的時(shí)候可以采取一些措施。有一次有個(gè)老師借了一份檔案，說是急用，結(jié)果一借就是一個(gè)月，后來別的老師需要用都沒辦法，鬧得大家都不愉快。所以，這方面得立個(gè)規(guī)矩，該有的流程一個(gè)都不能少。

檔案的安全也是個(gè)大事。平時(shí)要注意防火防盜，定期檢查設(shè)備，確保監(jiān)控系統(tǒng)正常運(yùn)行。別看這些事情不起眼，一旦出了問題，損失可不小。上次我聽說某所學(xué)校就因?yàn)闆]及時(shí)檢查線路，結(jié)果電線老化引發(fā)火災(zāi)，好幾個(gè)檔案都被燒毀了，那可真是慘重的教訓(xùn)。

至于檔案的更新，這事也不能馬虎。每年新生入學(xué)、畢業(yè)生離校，相關(guān)檔案都要及時(shí)更新。要是哪個(gè)環(huán)節(jié)漏掉了，將來查起來就會(huì)很麻煩。不過有時(shí)候忙起來，難免會(huì)有疏忽的地方，像上學(xué)期我們就差點(diǎn)漏掉幾個(gè)學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)記錄，后來是另一個(gè)同事幫忙才發(fā)現(xiàn)的。

最后一點(diǎn)，檔案管理人員的能力也得跟得上。不僅要熟悉業(yè)務(wù)流程，還得學(xué)會(huì)處理突發(fā)狀況。比如，突然來了很多家長(zhǎng)要看孩子的成績(jī)檔案，這時(shí)候就得迅速組織人手接待，既要保證效率，還要維護(hù)好秩序。要是平時(shí)沒做好準(zhǔn)備，臨時(shí)抱佛腳肯定應(yīng)付不過來。

書寫經(jīng)驗(yàn)78人覺得有用

在寫管理制度的時(shí)候，得先搞清楚管理的目標(biāo)是什么。比如說文書檔案管理，主要就是確保文件的安全保存，方便查閱，還有就是防止丟失或者損壞。要是目標(biāo)沒弄明白，寫出來的制度就可能東一榔頭西一棒子，最后自己都看不明白。

文書檔案管理里頭，分類很重要。不同的文件得按照性質(zhì)歸類，不然到時(shí)候找起來就像大海撈針一樣困難?？梢韵攘谐鰩讉€(gè)大類，像行政類、業(yè)務(wù)類、財(cái)務(wù)類之類的，然后再細(xì)分。不過這里有個(gè)小問題需要注意，有些文件可能涉及多個(gè)類別，這時(shí)候就得定個(gè)規(guī)則，到底是按主要屬性歸類還是按次要屬性歸類，這個(gè)得提前想好。

制定制度的時(shí)候，還得考慮到執(zhí)行的問題。要是規(guī)定得太過籠統(tǒng)，執(zhí)行起來就會(huì)很麻煩。比如說要求定期整理文件，但沒說具體是多久整理一次，這就容易產(chǎn)生分歧。所以最好能給出明確的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，比如說每周五下午進(jìn)行一次整理，這樣大家就知道該怎么做了。

書寫注意事項(xiàng)：

監(jiān)督機(jī)制也少不了。沒有監(jiān)督的話，制度就容易流于形式?？梢酝ㄟ^定期檢查的方式來監(jiān)督，也可以讓各部門互相抽查。不過這里有個(gè)小漏洞需要注意，如果檢查人員本身不認(rèn)真，那檢查的效果就會(huì)大打折扣。所以選檢查人員的時(shí)候得慎重，最好是責(zé)任心強(qiáng)、細(xì)致認(rèn)真的同事來?yè)?dān)任。

文件的借閱和歸還也是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。需要明確規(guī)定哪些人可以借閱，哪些文件不能外借，還有就是借閱后的歸還期限。要是借閱手續(xù)太復(fù)雜，大家可能就不愿意遵守了。所以手續(xù)得盡量簡(jiǎn)化，但又不能簡(jiǎn)化到失去控制的地步。比如可以設(shè)計(jì)一個(gè)簡(jiǎn)單的表格，記錄借閱人的姓名、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等等。

還有就是對(duì)檔案的維護(hù)。檔案不能光存著不管，得定期檢查有沒有霉變、蟲蛀等情況。如果發(fā)現(xiàn)問題，要及時(shí)處理。這里有個(gè)小隱患需要注意，有時(shí)候檢查可能只是走個(gè)過場(chǎng)，根本沒仔細(xì)查看，這樣就起不到應(yīng)有的作用。所以檢查的時(shí)候得真刀真槍地干，不能敷衍了事。

小編友情提醒：

制度寫完后別忘了讓大家知道?？梢酝ㄟ^開會(huì)宣講、張貼公告等方式讓大家了解。不過這里有個(gè)小疏漏需要注意，有些人可能對(duì)制度不重視，覺得跟自己沒關(guān)系，所以宣傳的時(shí)候得強(qiáng)調(diào)制度的重要性，讓大家意識(shí)到遵守制度對(duì)自己也有好處。

書寫經(jīng)驗(yàn)91人覺得有用

安全生產(chǎn)事故檔案管理工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜的任務(wù)，需要結(jié)合實(shí)際情況制定合適的制度。一般來說，這類制度的編寫應(yīng)該從日常管理的需求出發(fā)，既要考慮實(shí)際操作的便利性，也要確保信息記錄的完整性和準(zhǔn)確性。在起草時(shí)，可以先列出幾個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，比如檔案分類、存儲(chǔ)方式、查閱權(quán)限等，這樣能幫助理清思路。

檔案分類這部分很重要，不同的事故類型應(yīng)該有不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。例如，輕微事故和重大事故的檔案格式就不能一樣，前者可能只需要簡(jiǎn)要記錄時(shí)間地點(diǎn)，后者則需要詳細(xì)描述現(xiàn)場(chǎng)情況、處理流程及后續(xù)整改措施。這里有個(gè)小細(xì)節(jié)需要注意，有些企業(yè)在分類時(shí)會(huì)直接沿用舊版的模板，這其實(shí)不太妥當(dāng)，因?yàn)樾掳娴囊?guī)定可能會(huì)有所調(diào)整，照搬舊版可能導(dǎo)致遺漏重要信息。

關(guān)于存儲(chǔ)方式，現(xiàn)在多數(shù)單位都會(huì)采用電子化管理，這種方式效率高，但也存在安全隱患。如果系統(tǒng)沒有做好防護(hù)措施，一旦發(fā)生黑客攻擊或是硬件故障，所有資料都有可能丟失。因此，在建立電子檔案的同時(shí)，最好還能保留一份紙質(zhì)備份，畢竟有些緊急情況下電子設(shè)備可能無法正常使用。另外，定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)也很有必要，就像家里定期清理電器一樣，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)維修或更換。

至于查閱權(quán)限，這是個(gè)容易被忽視的地方。很多時(shí)候，檔案管理人員會(huì)覺得只要設(shè)置了密碼就萬事大吉了，但實(shí)際上，密碼設(shè)置得過于簡(jiǎn)單或者頻繁泄露的情況并不少見。建議除了密碼保護(hù)外，還可以增加身份驗(yàn)證環(huán)節(jié)，比如指紋識(shí)別或者面部掃描，這樣能有效防止未經(jīng)授權(quán)的人員接觸敏感信息。不過，這樣的技術(shù)手段初期投入較大，小型企業(yè)可能難以負(fù)擔(dān)。

還有一個(gè)值得注意的問題就是檔案更新頻率。有些單位習(xí)慣于每年年底才集中整理一次，但這種做法并不科學(xué)。事故檔案隨時(shí)可能需要調(diào)取查看，尤其是涉及到法律糾紛的時(shí)候，延遲更新可能會(huì)帶來麻煩。所以，建議根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定一個(gè)合理的更新周期，比如每月或者每季度更新一次，這樣既能保證檔案的時(shí)效性，也能減輕高峰期的工作壓力。

小編友情提醒：

關(guān)于檔案銷毀的問題。很多企業(yè)對(duì)于已經(jīng)過期的檔案缺乏明確的處理方案，通常是堆放在某個(gè)角落不管不顧。這樣做不僅占用空間，還可能引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)。正確的做法是制定詳細(xì)的銷毀程序，包括哪些類型的檔案可以銷毀、銷毀前是否需要復(fù)核、銷毀的方式（如粉碎機(jī)處理）等。當(dāng)然，銷毀過程中必須有人監(jiān)督，確保不會(huì)出現(xiàn)意外情況。

書寫經(jīng)驗(yàn)41人覺得有用

酒店的檔案管理說起來挺重要，但很多人一開始搞不清楚從哪兒下手。不像別的工作，能有個(gè)現(xiàn)成的模板照搬。得結(jié)合酒店的具體情況，還有平時(shí)積累的經(jīng)驗(yàn)才行。像檔案分類，就得根據(jù)業(yè)務(wù)類型分，不能亂來。比如，客房部的檔案肯定跟財(cái)務(wù)部的不一樣，一個(gè)涉及日常運(yùn)營(yíng)，一個(gè)牽扯到資金流動(dòng)。

寫管理制度的時(shí)候，開頭最好先說清楚這個(gè)制度的重要性。像是“為了確保檔案的安全性，提高工作效率，特制定本制度?！边@樣開頭就比較合適。接著就是具體的細(xì)則了，這部分千萬不能太籠統(tǒng)。比如規(guī)定檔案借閱流程，得寫明誰(shuí)可以借閱，借閱需要經(jīng)過哪些程序，歸還時(shí)要檢查什么內(nèi)容。這里頭容易忽略的一點(diǎn)是，有時(shí)候部門負(fù)責(zé)人簽字可能就直接過了，沒仔細(xì)核對(duì)借閱人的資質(zhì)，這就埋下了隱患。

檔案存放的地方也得講究，不能隨便找個(gè)地方堆著。要是檔案室環(huán)境不好，濕度大或者溫度高，檔案材料很容易受損。我之前見過有的酒店檔案室沒有恒溫設(shè)備，結(jié)果紙質(zhì)文件發(fā)黃變脆，照片也褪色了。這其實(shí)挺可惜的，畢竟檔案是重要的參考資料。

對(duì)于檔案的定期清理也很關(guān)鍵。有些酒店可能覺得檔案存著總比丟了強(qiáng)，但實(shí)際上長(zhǎng)期積壓會(huì)導(dǎo)致查找困難。建議每年做一次全面的清查，把過期的文件銷毀掉，把有用的重新整理好。但要注意的是，銷毀檔案時(shí)必須有記錄，不能私自處理，否則出了問題沒人擔(dān)責(zé)。

書寫注意事項(xiàng)：

檔案管理人員的職責(zé)也要明確下來。他們不僅要負(fù)責(zé)日常的接收、登記、歸檔，還得接受一定的培訓(xùn)，熟悉各類檔案的管理規(guī)范。有些新來的員工可能剛接手這項(xiàng)工作，對(duì)流程不太熟，就容易出紕漏。像有一次我看到一個(gè)新人在登記的時(shí)候，把檔案編號(hào)寫錯(cuò)了，后來找起來費(fèi)了好大勁兒。

小編友情提醒：

檔案管理還需要定期檢查和考核。管理層可以不定期抽查檔案的保存狀況，看看有沒有違規(guī)操作的情況發(fā)生。如果發(fā)現(xiàn)有人不按規(guī)定辦事，要及時(shí)糾正。不過有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)可能礙于情面，不好意思當(dāng)面指出問題，這就需要同事之間互相監(jiān)督了。

書寫經(jīng)驗(yàn)31人覺得有用

團(tuán)委檔案管理工作制度的制定，得結(jié)合具體的工作需求和實(shí)際情況。一方面，這制度需要明確檔案管理的具體流程，包括收集、整理、歸檔和保管這些環(huán)節(jié)，每個(gè)步驟都得有細(xì)致的規(guī)定。比如，檔案的收集應(yīng)該涵蓋團(tuán)委所有的活動(dòng)資料，從會(huì)議記錄到活動(dòng)照片，都要完整保存。整理的時(shí)候，得按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)，比如時(shí)間順序或者活動(dòng)類型，這樣方便以后查找。至于歸檔，就是要把整理好的檔案放進(jìn)專門的檔案柜，做好登記，確保檔案不會(huì)丟失。

另一方面，制度里也要提到檔案的借閱管理。團(tuán)委的檔案屬于內(nèi)部資料，不是隨便誰(shuí)都能查看的。借閱的時(shí)候，需要履行申請(qǐng)手續(xù)，填寫借閱單，而且最好限定借閱期限。這個(gè)過程里頭，工作人員的態(tài)度很重要，既要熱情，又要謹(jǐn)慎，不能因?yàn)榕侣闊┚碗S便借出去。有時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)可能臨時(shí)需要某些檔案，這就得優(yōu)先處理，但也得按照規(guī)定走流程，不能亂了規(guī)矩。

再者，檔案的保管環(huán)境也很關(guān)鍵。檔案室的溫度、濕度都需要控制好，防止檔案受潮或者發(fā)霉。還有，檔案室的安全措施也不能忽視，得安裝監(jiān)控設(shè)備，定期檢查門窗是否完好。要是檔案室的鑰匙丟了，后果可是相當(dāng)嚴(yán)重的。所以，鑰匙的管理必須嚴(yán)格，不能隨意交給別人。

書寫注意事項(xiàng)：

關(guān)于檔案的更新工作，也得在制度里有所體現(xiàn)。團(tuán)委的活動(dòng)是持續(xù)進(jìn)行的，檔案也會(huì)不斷增多，這就需要定期清理舊檔案，騰出空間給新的檔案。清理的時(shí)候，要仔細(xì)甄別哪些檔案已經(jīng)沒有保存價(jià)值，哪些還需要長(zhǎng)期保存。這一塊兒的工作量不小，得安排專人負(fù)責(zé)，不然很容易遺漏。

還有一點(diǎn)需要注意，就是檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案管理工作專業(yè)性很強(qiáng)，新來的員工未必能立刻上手，所以得定期組織培訓(xùn)，讓他們熟悉規(guī)章制度，掌握檔案管理的技術(shù)。有時(shí)候，培訓(xùn)的內(nèi)容可能比較枯燥，但這是必不可少的環(huán)節(jié)，畢竟檔案管理關(guān)系到團(tuán)委工作的方方面面。

有時(shí)候，檔案管理工作中會(huì)出現(xiàn)一些小問題，比如登記表上的字跡模糊不清，導(dǎo)致檔案信息難以辨認(rèn)。這種情況下，工作人員就得及時(shí)補(bǔ)救，重新抄錄清楚。還有些時(shí)候，檔案柜的門關(guān)不緊，這可能是鉸鏈松動(dòng)了，得趕緊找人修理，不然檔案可能會(huì)被風(fēng)吹亂甚至損壞。這些問題看似不大，但如果處理不當(dāng)，就會(huì)影響整個(gè)檔案管理工作的質(zhì)量。