【第1篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度-6怎么寫(xiě)1950字
物業(yè)管理公司檔案管理制度6
檔案是全面反映公司經(jīng)營(yíng)管理各項(xiàng)活動(dòng)的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門(mén)必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié)檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中，文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié)檔案分類(lèi)及編號(hào)
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門(mén)可分為六大類(lèi):
1、行政類(lèi)
2、財(cái)務(wù)類(lèi)
3、人事類(lèi)
4、業(yè)務(wù)類(lèi)
5、工程類(lèi)
6、拓展類(lèi)
二、機(jī)要檔案須在檔案編號(hào)后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見(jiàn)本制度第三節(jié)第二條。
三、檔案編號(hào)以'一案一號(hào)'為原則，遇有一案歸入多類(lèi)者，應(yīng)先確定其主要類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)。
四、歸檔后須填寫(xiě)《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié)機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為'絕密'、'機(jī)密'、'秘密'三級(jí)。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略、經(jīng)營(yíng)方向、經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及經(jīng)營(yíng)決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬(wàn)元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會(huì)議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營(yíng)情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動(dòng)合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬(wàn)-100萬(wàn)元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié)檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號(hào)。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。
第五節(jié)保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級(jí)批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營(yíng)總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動(dòng)圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書(shū)。
二、十五年保存:1、會(huì)計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書(shū)。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿(mǎn)或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書(shū)。
四、一年保存:1、部門(mén)工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門(mén)請(qǐng)求報(bào)告;3、完結(jié)后無(wú)長(zhǎng)期保存必要文書(shū)。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門(mén)視其有效期限予以保存。
第六節(jié)保管部門(mén)
一、財(cái)務(wù)專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專(zhuān)項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)資料由董事會(huì)秘書(shū)保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專(zhuān)人保管。
第七節(jié)檔案移交
一、公司各類(lèi)證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程，股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門(mén)自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫(xiě)《檔案移交清冊(cè)》(附表2)。
七、《檔案移交清冊(cè)》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié)檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫(xiě)《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》(附表3)，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類(lèi)檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、人事類(lèi)檔案、業(yè)務(wù)類(lèi)檔案、工程類(lèi)檔案、拓展類(lèi)檔案的調(diào)閱須部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門(mén)檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見(jiàn)《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請(qǐng)單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長(zhǎng)，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié)檔案銷(xiāo)毀
一、超過(guò)保存期，且無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷(xiāo)毀。
二、需銷(xiāo)毀的檔案由保管部門(mén)填報(bào)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》(附表4)，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
三、部門(mén)內(nèi)部檔案由部門(mén)經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷(xiāo)毀。
四、銷(xiāo)毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀，并填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷(xiāo)毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。
六、《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》、《檔案銷(xiāo)毀登記表》各一式二份，申請(qǐng)部門(mén)一份，總經(jīng)辦一份。
第十節(jié)其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專(zhuān)柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場(chǎng)所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。
六、各部門(mén)必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)77人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司的檔案管理制度，說(shuō)起來(lái)確實(shí)是個(gè)挺復(fù)雜的活兒。一方面得保證資料完整，另一方面還要方便查閱。這檔子事，光靠腦子記是不行的，得有個(gè)書(shū)面的東西，大家都照著來(lái)。
一開(kāi)始，得明確檔案的分類(lèi)。比如，合同類(lèi)的、財(cái)務(wù)類(lèi)的、工程維修類(lèi)的，都得分開(kāi)存。有些人可能覺(jué)得分類(lèi)麻煩，但其實(shí)這是為了以后好找。要是混在一起，到時(shí)候急著找某份文件，那真是大海撈針了。不過(guò)，分類(lèi)的時(shí)候也別太死板，比如有些合同涉及到工程，那就得兩邊兼顧一下，別弄得太僵化。
保管的地方也很重要。檔案室最好單獨(dú)設(shè)立，環(huán)境得干燥通風(fēng)，溫度濕度都有講究。要是檔案受潮發(fā)霉了，那可就麻煩大了。記得以前有家公司檔案室漏水，結(jié)果好幾份重要的合同全毀了，最后還鬧到了法庭上。所以，檔案室的管理必須得上心，定期檢查設(shè)備是不是正常運(yùn)作。
借閱制度也是個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。誰(shuí)想看檔案，得登記清楚，包括借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等等。有人可能嫌麻煩，覺(jué)得這么復(fù)雜沒(méi)必要，但你不這樣做，檔案很容易被搞丟或者篡改。不過(guò)有時(shí)候也會(huì)遇到特殊情況，比如緊急情況需要臨時(shí)調(diào)用，這種時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)簽字就行，不用走那么嚴(yán)格的流程。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案的更新也很重要。公司業(yè)務(wù)一變動(dòng)，檔案就得跟著變。有時(shí)候新項(xiàng)目剛啟動(dòng)，檔案里的東西就得及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)去。要是拖到項(xiàng)目結(jié)束才想起來(lái)更新，那很可能已經(jīng)來(lái)不及了。有一次我看到一家公司，因?yàn)闄n案沒(méi)及時(shí)更新，導(dǎo)致后來(lái)審計(jì)的時(shí)候出了大問(wèn)題，最后罰款了好幾十萬(wàn)。
檔案管理人員的素質(zhì)也不能忽視。不是隨便找個(gè)人就能管這個(gè)的，得懂點(diǎn)專(zhuān)業(yè)的東西。有的人覺(jué)得檔案管理就是收收放放，其實(shí)不然。檔案員得熟悉法律法規(guī)，知道哪些信息該公開(kāi)，哪些不該公開(kāi)。要是不懂法，隨便讓人翻看不該看的文件，那可就麻煩了。
小編友情提醒：
定期檢查檔案也是必要的?？纯从袥](méi)有丟失、損壞的情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就得及時(shí)處理。有時(shí)候檔案多了，時(shí)間長(zhǎng)了，難免會(huì)出點(diǎn)岔子，這就需要管理人員多操點(diǎn)心。不過(guò)有時(shí)候忙起來(lái)，可能會(huì)忽略這一點(diǎn)，但這是絕對(duì)不能掉以輕心的。
【第2篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度9怎么寫(xiě)1200字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(九)
第一條 總則
1.為規(guī)范公司檔案管理，更有效地為公司的各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展服務(wù)，特制定本制度。
2.本制度的檔案指公司日常工作中發(fā)生的重要書(shū)面文件、音像資料，包括:國(guó)家政府部門(mén)重要公文、工程技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、法律文書(shū)、各種文書(shū)檔案及其他專(zhuān)門(mén)檔案(人事檔案等)。
3.公司對(duì)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。
第二條 檔案管理架構(gòu)
1.公司檔案管理由辦公室主管，設(shè)立綜合檔案室。
2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負(fù)責(zé)管理，各管理處設(shè)兼職檔案管理人員。
3.綜合檔案室負(fù)責(zé)公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。
第三條 檔案分類(lèi):
1.文書(shū)類(lèi)檔案
1)政府部門(mén)各類(lèi)文件
2)公司對(duì)外、對(duì)內(nèi)各類(lèi)正式發(fā)文
3)法律公文
4)廣告策劃文案
2.工程技術(shù)類(lèi)
1)設(shè)備設(shè)施檔案
2)招投標(biāo)檔案
3.財(cái)務(wù)類(lèi)檔案
4.合同類(lèi)檔案
5.公司各類(lèi)證照
6.影音類(lèi)文件
第四條 歸檔工作流程
1.檔案工作分為八個(gè)環(huán)節(jié):收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統(tǒng)計(jì)、利用。
2.各管理處以管理項(xiàng)目為單位，按檔案分類(lèi)要求，在第一時(shí)間將文件、證照原件整理后，負(fù)責(zé)移交至公司綜合檔案室歸檔。
3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審簽后，及時(shí)交送公司綜合檔案室備查，并依據(jù)要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應(yīng)與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續(xù)。
第五條 歸檔要求
1.歸檔文件必須完整齊全。
2.歸檔文件必須按規(guī)定分類(lèi)、整理、編目。
3.檔案編目
1)文書(shū)類(lèi)檔案:年度 (項(xiàng)目)部門(mén)或管理處 案卷號(hào)
如:2025/市場(chǎng)/001
2)工程類(lèi)檔案:年度 項(xiàng)目 檔案分類(lèi) 案卷號(hào)
如:2025/百事可樂(lè)/項(xiàng)目/001
3)財(cái)務(wù)類(lèi)檔案:會(huì)計(jì)年度設(shè)置
4)合同類(lèi)檔案:部門(mén)(項(xiàng)目) 合同類(lèi)型 年份 案卷號(hào)
4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍(lán)色復(fù)印紙書(shū)寫(xiě)。熱敏紙類(lèi)的傳真件、復(fù)印件均不能歸檔。
5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤(pán)要原版;計(jì)算機(jī)軟盤(pán)、光盤(pán)要可運(yùn)行。音像檔案采取總登記方式(登記表見(jiàn)附件2):
1)照片、底片要求清晰完整，并附有說(shuō)明文字材料，包括事件、時(shí)間、人物、背景、攝影者五要素。
2)錄音帶、錄像帶、計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)在盒套貼有標(biāo)簽注明:題目(內(nèi)容)、制作日期、制作人、盤(pán)數(shù)、序號(hào)等。
第六條 檔案借閱、移交
1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經(jīng)公司主管副總批準(zhǔn)。
2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續(xù)。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復(fù)印及轉(zhuǎn)借他人。
3.各管理處只能借閱本部門(mén)形成檔案，若跨部門(mén)借閱，須經(jīng)檔案主管部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
4.公司檔案管理人員在調(diào)離崗位、或離職時(shí)，由辦公室主任負(fù)責(zé)監(jiān)督辦理檔案的交接工作，將檔案移交表填寫(xiě)清楚。
第七條 保管和保密制度
1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統(tǒng)一的檔案盒，且要求標(biāo)識(shí)明確。
2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。
3.檔案的保密?chē)?yán)格執(zhí)行檔案保密制度，采取相應(yīng)保管措施。銷(xiāo)毀檔案要由專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，防止泄密。
4.節(jié)假日期間，檔案庫(kù)房、檔案柜要加封條。
第八條 附則
工程檔案、財(cái)務(wù)檔案管理制度細(xì)則由部門(mén)另行制定。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)35人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司的檔案管理制度很重要，這關(guān)系到整個(gè)公司運(yùn)作效率和資料安全。起草這類(lèi)制度時(shí)，得結(jié)合實(shí)際情況，既要全面覆蓋，又要簡(jiǎn)單實(shí)用。檔案管理不是小事，它涉及到很多細(xì)節(jié)，比如文件歸檔分類(lèi)、保存期限、借閱流程等等。
檔案分類(lèi)是個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須明確各類(lèi)檔案的屬性。比如說(shuō)工程類(lèi)檔案，要單獨(dú)歸類(lèi)，不能混入其他類(lèi)型，不然找起來(lái)會(huì)很麻煩。還有合同類(lèi)檔案，它們的重要性高，最好設(shè)立專(zhuān)門(mén)的柜子存放。不過(guò)有時(shí)候可能因?yàn)楣ぷ髅y，分類(lèi)時(shí)會(huì)有疏忽，比如把工程檔案夾到了人事檔案里，這種情況雖然少見(jiàn)，但確實(shí)會(huì)發(fā)生。因此，制定制度的時(shí)候，就得反復(fù)強(qiáng)調(diào)分類(lèi)的重要性。
保存期限也很講究，有些檔案需要長(zhǎng)期保存，有些則只需短期。像員工入職登記表這樣的檔案，至少得保存五年以上，以便日后核查。但也有時(shí)候，因?yàn)閷?duì)政策理解不夠深入，可能會(huì)出現(xiàn)保存期限設(shè)定不合理的情況，比如把長(zhǎng)期檔案誤設(shè)為短期，這就可能導(dǎo)致后續(xù)問(wèn)題。所以，制度里應(yīng)該列出詳細(xì)的保存年限表，讓大家照著執(zhí)行。
借閱流程同樣不能馬虎，檔案借出去后，得有人負(fù)責(zé)追蹤。要是沒(méi)有完善的登記制度，借了之后就石沉大海，這對(duì)公司來(lái)說(shuō)是隱患。有時(shí)工作人員圖省事，可能會(huì)漏掉登記步驟，或者登記得潦草不清，這都是需要注意的地方。制度里可以規(guī)定，借閱人必須填寫(xiě)詳細(xì)的借閱單，包括借閱日期、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，這樣即使出現(xiàn)問(wèn)題也能追根溯源。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案室的硬件設(shè)施也不能忽視。檔案室得保持干燥通風(fēng)，防止潮濕導(dǎo)致紙張發(fā)霉。偶爾也會(huì)遇到一些意外，比如空調(diào)壞了沒(méi)及時(shí)修理，結(jié)果檔案受潮，這種情況一旦發(fā)生就會(huì)很麻煩。所以制度里應(yīng)該提醒定期檢查設(shè)備，確保檔案室環(huán)境達(dá)標(biāo)。
【第3篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度-4怎么寫(xiě)500字
物業(yè)管理公司檔案資料管理制度(4)
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi)，進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類(lèi)要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料，嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)14人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司的檔案資料管理，關(guān)鍵是得結(jié)合實(shí)際情況，不能照搬照抄別人的制度。比如，有些公司覺(jué)得檔案分類(lèi)很重要，那就得從一開(kāi)始就把類(lèi)別分清楚，什么工程維修，客戶(hù)投訴，都得歸類(lèi)好。但也不能太死板，比如有的文件可能既屬于工程又涉及客戶(hù)，這就得靈活處理。
做這個(gè)制度的時(shí)候，先別急著下筆，得跟各部門(mén)多溝通一下。像財(cái)務(wù)那邊，他們肯定希望自己的賬目單獨(dú)存檔，這沒(méi)問(wèn)題，但要是把每個(gè)部門(mén)的零散小票子都放進(jìn)去，那估計(jì)就有點(diǎn)過(guò)了。還有人事部，他們的員工檔案肯定是重點(diǎn)，但也不能什么都往里塞，像員工的個(gè)人生活照片什么的，就不該入檔。
在制定具體條款的時(shí)候，可以參考以前的經(jīng)驗(yàn)，但不能完全依賴(lài)。比如以前有家公司規(guī)定檔案必須每年整理一次，聽(tīng)起來(lái)挺合理，但后來(lái)發(fā)現(xiàn)一年一次太頻繁，反而增加了工作量。所以這里就得調(diào)整頻率，比如改成兩年一次試試，看看效果再說(shuō)。
文檔的保存方式也很關(guān)鍵。紙質(zhì)的檔案固然穩(wěn)妥，但時(shí)間久了容易發(fā)黃破損，電子版雖然方便，但也怕電腦出故障。最好是兩者結(jié)合，紙質(zhì)的作為備份，電子版用來(lái)日常查閱。不過(guò)這里有個(gè)小疏漏，就是電子版的命名規(guī)則得統(tǒng)一，不然找起來(lái)會(huì)很麻煩。比如有的文件叫“2025年度報(bào)告”，有的直接叫“年報(bào)”，這就會(huì)讓人搞混。
還有一個(gè)要注意的地方，就是借閱權(quán)限。不是所有人都能隨便翻看檔案的，尤其是涉及隱私的部分。像物業(yè)維修記錄這類(lèi)公開(kāi)信息可以開(kāi)放給業(yè)主查詢(xún)，但涉及到員工工資的信息就得嚴(yán)格保密。這里有個(gè)小問(wèn)題需要注意，有些公司規(guī)定只要領(lǐng)導(dǎo)同意就行，這其實(shí)不太妥當(dāng)，最好能加上具體的審批流程。
檔案的銷(xiāo)毀也是個(gè)大事。有的文件保存年限一到就得銷(xiāo)毀，但銷(xiāo)毀前必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核。比如有些合同文件，雖然超過(guò)保存期了，但如果涉及法律糾紛，就不能貿(mào)然銷(xiāo)毀。這里有個(gè)小隱患，就是銷(xiāo)毀的方式得講究，不能簡(jiǎn)單地扔垃圾桶了事，得采取專(zhuān)業(yè)的銷(xiāo)毀手段，防止泄露。
小編友情提醒：
制度定下來(lái)后，還得定期檢查執(zhí)行情況。像有些公司制定了詳細(xì)的制度，但執(zhí)行起來(lái)卻打折扣，這就等于白忙活。檢查的時(shí)候，不僅要查有沒(méi)有違規(guī)操作，還要聽(tīng)聽(tīng)大家的意見(jiàn)，看看是不是有需要改進(jìn)的地方。
【第4篇】物業(yè)管理公司檔案資料管理制度怎么寫(xiě)怎么寫(xiě)450字
一、重視檔案資料的整理及管理工作，設(shè)置專(zhuān)職人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化管理。
二、辦公室根據(jù)“檔案管理目標(biāo)責(zé)任”要求，按期、按年、按月、按時(shí)將公司各項(xiàng)年度方針、工作目標(biāo)、各項(xiàng)工作建立檔案，指派檔案管理人員詳細(xì)分類(lèi)，進(jìn)行歸檔。
三、檔案資料員工作職責(zé)
1、負(fù)責(zé)做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)和檢查未歸檔文件的催辦工作。
2、按規(guī)定及時(shí)、正確地辦理各種資料的動(dòng)態(tài)注記。
3、按時(shí)收集好各類(lèi)檔案資料，不散失，不遺留，做好立卷歸檔，分類(lèi)要準(zhǔn)確，裝訂要工整，符合立卷標(biāo)準(zhǔn)。
4、及時(shí)制訂工作計(jì)劃和做好年終總結(jié)，特別是要做好為領(lǐng)導(dǎo)提供各種資料的參考、查找工作。
5、嚴(yán)格執(zhí)行查閱資料的規(guī)定辦法和資料保密紀(jì)律。
6、妥善保管好各類(lèi)檔案資料，嚴(yán)厲杜絕由于個(gè)人疏忽或麻痹大意而使檔案丟失及由于檔案室內(nèi)溫度不適而受潮或干燥造成的損失。
四、公、檢、法部門(mén)或房管部門(mén)和上級(jí)主管機(jī)關(guān)因辦案需要，需查閱有關(guān)房產(chǎn)資料，按規(guī)定憑介紹信查閱。
五、律師事務(wù)所要有關(guān)了解當(dāng)事人資料的，同樣按其介紹信并出示“聘請(qǐng)律師合同書(shū)”為準(zhǔn)，由資料員代為查閱，并根據(jù)不同情況采取口頭或書(shū)面方式給予回復(fù)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)46人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司做檔案資料這一塊，肯定得有個(gè)制度，不然到時(shí)候亂了套就麻煩了。首先要確定檔案分類(lèi)，像什么物業(yè)維修記錄，業(yè)主信息，這些都得分門(mén)別類(lèi)放好。檔案室最好設(shè)專(zhuān)人管理，這個(gè)人得靠譜，不能誰(shuí)都能進(jìn)檔案室隨便翻看。檔案歸檔的時(shí)候要注意時(shí)間順序，這個(gè)很重要，要是搞混了往后查起來(lái)會(huì)很費(fèi)勁。
檔案借閱這事也得管住，員工要是想借檔案，得填個(gè)申請(qǐng)單，領(lǐng)導(dǎo)批了才行。借出去的檔案要規(guī)定時(shí)間歸還，超期了得提醒一下，不然老是不歸還會(huì)影響工作。檔案用完后要檢查是否完整，少了東西就得追究責(zé)任，不然以后大家都不當(dāng)回事。
有時(shí)候事情多了，難免會(huì)有些疏忽。比如上次我就看到有人把檔案袋隨手放在桌子上，結(jié)果被風(fēng)吹跑了好幾頁(yè)，后來(lái)找回來(lái)才補(bǔ)全的。所以平時(shí)得提醒大家多注意點(diǎn)，別圖一時(shí)方便就亂放。檔案銷(xiāo)毀也不能馬虎，該銷(xiāo)毀的得按規(guī)定程序走，不能說(shuō)扔就扔，不然萬(wàn)一出了問(wèn)題就不好交代了。
還有就是檔案室的環(huán)境得注意，保持干燥通風(fēng)，防止受潮發(fā)霉。有時(shí)候設(shè)備壞了也沒(méi)及時(shí)修，結(jié)果檔案受損，這也挺讓人頭疼的。平時(shí)要定期檢查檔案柜和滅火器之類(lèi)的設(shè)施，確保萬(wàn)無(wú)一失。檔案管理這事說(shuō)難也不難，關(guān)鍵是要有責(zé)任心，大家按規(guī)矩辦事就不會(huì)出大問(wèn)題。
【第5篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度8怎么寫(xiě)600字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門(mén)管理，專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)42人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度的制定其實(shí)挺講究經(jīng)驗(yàn)和專(zhuān)業(yè)性的。比如，一開(kāi)始得明確檔案管理的目的，就是確保所有的文件都有條不紊地保存，方便日后查找和使用。檔案室的位置選擇也很重要，最好選個(gè)干燥通風(fēng)的地方，這樣能防止檔案受潮發(fā)霉。當(dāng)然，也不能忽略防盜措施，畢竟檔案里有不少重要的資料。
在日常管理中，登記工作是必不可少的一步。每次接收或者歸還檔案都要做好詳細(xì)的記錄，這不僅是為了便于追蹤，還能減少遺失的風(fēng)險(xiǎn)。不過(guò)有時(shí)候忙起來(lái)，可能就會(huì)忘記及時(shí)更新記錄本，這就需要有人時(shí)不時(shí)提醒一下大家。另外，定期檢查檔案的狀態(tài)也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，看看有沒(méi)有破損或者蟲(chóng)蛀的情況發(fā)生，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題就得馬上處理。
對(duì)于檔案分類(lèi)，可以根據(jù)不同的類(lèi)型來(lái)進(jìn)行劃分，像工程類(lèi)、財(cái)務(wù)類(lèi)、人事類(lèi)等等。每個(gè)類(lèi)別下面再細(xì)分小類(lèi)，這樣找起來(lái)會(huì)更加方便快捷。但有時(shí)候分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)可能會(huì)稍微模糊一些，比如某些文件既涉及工程又涉及財(cái)務(wù)，這時(shí)候就需要憑經(jīng)驗(yàn)判斷它該歸在哪一類(lèi)。
關(guān)于借閱制度，要明確規(guī)定誰(shuí)有權(quán)借閱哪些檔案。一般來(lái)說(shuō)，高層管理人員可以查閱大部分檔案，普通員工只能查看跟自己工作相關(guān)的部分。要是有特殊情況，比如需要查閱超出權(quán)限范圍的檔案，就得經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。不過(guò)偶爾也會(huì)遇到一些緊急情況，員工可能會(huì)未經(jīng)批準(zhǔn)就私自取用檔案，這種情況就需要加強(qiáng)監(jiān)督了。
至于銷(xiāo)毀流程，當(dāng)檔案達(dá)到保存期限后，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序才能進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前還要仔細(xì)核對(duì)清單，確認(rèn)無(wú)誤后再執(zhí)行銷(xiāo)毀操作。有時(shí)候可能會(huì)因?yàn)槭韬龃笠猓瑢?dǎo)致不該銷(xiāo)毀的檔案也被列入了銷(xiāo)毀名單，所以這項(xiàng)工作一定要慎之又慎。
最后一點(diǎn)，檔案管理制度并非一成不變，隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化，也需要適時(shí)調(diào)整優(yōu)化。如果總是墨守成規(guī)，不及時(shí)跟進(jìn)最新的需求，那這個(gè)制度就起不到應(yīng)有的作用了。
【第6篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度七怎么寫(xiě)2100字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(七)
一、檔案管理總則
1、公司檔案是指公司各個(gè)部門(mén)在從公司經(jīng)營(yíng)管理等工作中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載，是公司管理工作的基本依據(jù)和有效憑證。
2、檔案的管理工作是一門(mén)專(zhuān)業(yè)性的管理工作，是經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中的重要組成部分，各部門(mén)都要從公司整體利益出發(fā)，把檔案管理工作納入本部門(mén)日常工作程序之中，切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案第一負(fù)責(zé)人。
3、各部門(mén)都必須貫徹執(zhí)行集中統(tǒng)一人事檔案的原則，采取有效措施，集中統(tǒng)一管理本部門(mén)的檔案，以維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全有效利用。
二、管理結(jié)構(gòu)和職責(zé)
1、總辦是公司檔案管理的業(yè)務(wù)主管部門(mén)，根據(jù)工作需要，應(yīng)組織籌建公司檔案室，總辦對(duì)其他部門(mén)進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其主要職責(zé):
①制定公司檔案管理制度、辦法、規(guī)范并指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門(mén)貫徹執(zhí)行情況;
②對(duì)各部門(mén)的檔案管理工作進(jìn)行經(jīng)常的檢查、指導(dǎo)和交流，加強(qiáng)檔案管理意識(shí);
③組織培訓(xùn)各部門(mén)兼職檔案管理員;
④負(fù)責(zé)公司級(jí)檔案的收集、整理和集中統(tǒng)一管理并積極提供利用;
2、部門(mén)應(yīng)根據(jù)本部門(mén)檔案數(shù)量、使用頻度、重要性等特點(diǎn)，設(shè)立部門(mén)內(nèi)的檔案柜或移交總辦進(jìn)行檔案管理;各部門(mén)應(yīng)按照規(guī)范設(shè)立檔案管理崗位，并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)的檔案收集、整理和集中統(tǒng)一管理工作。業(yè)務(wù)上接受總辦檔案管理員指導(dǎo)。各部門(mén)的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業(yè)務(wù)結(jié)點(diǎn)，其基本職責(zé):
①貫徹執(zhí)行公司有關(guān)檔案管理的系列規(guī)范，制定本部門(mén)檔案工作各項(xiàng)實(shí)施細(xì)則;
②負(fù)責(zé)收集本部門(mén)內(nèi)的檔案材料，并進(jìn)行系統(tǒng)整理、編目、科學(xué)排列，做到查找方便，為各項(xiàng)工作提供服務(wù);
③在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向公司檔案室移交檔案。
三、公司檔案歸檔范圍和要求
1、公司檔案的歸檔范圍，按其性質(zhì)劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件，各個(gè)項(xiàng)目相關(guān)的證件、手續(xù)、合同、圖紙、竣工資料、驗(yàn)收資料、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書(shū)等。
2、公司檔案，由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門(mén)檔案，由部門(mén)兼職檔案管理員分別收集本部門(mén)和本項(xiàng)目在工作中形成的歸檔材料，在項(xiàng)目結(jié)束或特定時(shí)期向總辦移交;
3、會(huì)計(jì)檔案由于其特殊性及重要性，會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表、帳冊(cè)等財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部根據(jù)國(guó)家財(cái)政部的有關(guān)政策歸檔和保管;
4、歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);各種簽證手續(xù)完備、字跡圖樣清晰;
5、本公司產(chǎn)生的和政府發(fā)文的各類(lèi)歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應(yīng)無(wú)條件按規(guī)定提交歸檔材料，任何人都不得將歸檔材料據(jù)為私有。
四、檔案的管理
1、檔案管理員對(duì)接受的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)并進(jìn)行電腦錄入;
2、檔案保管必須有專(zhuān)用房間或柜子，房間或柜內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臏亍穸?，并?yīng)有防火、防蟲(chóng)、防盜等措施。
3、檔案管理員應(yīng)經(jīng)常對(duì)檔案進(jìn)行保管狀況檢查。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題除及時(shí)報(bào)告本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)外，應(yīng)采取補(bǔ)救措施，以減少檔案的損失;
4、檔案管理部門(mén)應(yīng)建立登記制度，對(duì)檔案的接收、移交、借閱等方面進(jìn)行登記;
5、各服務(wù)中心必須指定專(zhuān)人管理本服務(wù)中心的檔案，并及時(shí)與總辦檔案管理員對(duì)接;
6、常用檔案在使用中，檔案管理員必須保持一份復(fù)印件存檔，以便其他相關(guān)工作的查閱;
7、凡領(lǐng)用檔案原件交相關(guān)部門(mén)留存者，必須復(fù)印一份由收文單位蓋“與原件相符”章后返回總辦存檔。以保證項(xiàng)目資料的完整，并節(jié)省公司人力、物力，縮短辦文時(shí)間;
8、部門(mén)撤消或變動(dòng)，以及項(xiàng)目結(jié)束時(shí)，應(yīng)將其檔案收集齊全，妥善整理，嚴(yán)格按類(lèi)別、目錄順序?qū)μ?hào)入座排列整裝方可向公司檔案室或其他接收單位辦理交接手續(xù);
9、檔案分電子文檔和實(shí)物存取文檔兩種;
10、檔案的保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期、臨時(shí)四種。
五、檔案的利用
1、積極開(kāi)展檔案的利用，各部門(mén)因工作需要可查閱檔案，充分發(fā)揮公司檔案在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)和管理中的作用;
2、凡借閱檔案的人員，必須愛(ài)護(hù)檔案，不得遺失、涂改、拆散、剪裁、勾畫(huà)、批注，必須保證檔案的保密性，按時(shí)歸還，如有損壞、涂改、丟失等，應(yīng)及時(shí)追查責(zé)任。
六、檔案的銷(xiāo)毀
1、任何部門(mén)和個(gè)人非經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2、按規(guī)定需要銷(xiāo)毀的，凡屬密級(jí)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，一般內(nèi)部檔案須經(jīng)總辦主任批準(zhǔn)。
3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單，并由專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
七、附則
1、本規(guī)范的執(zhí)行監(jiān)督人為總辦檔案管理員。
2、各部門(mén)應(yīng)參照本規(guī)范制定部門(mén)內(nèi)實(shí)施細(xì)則，報(bào)總辦備案;
3、有關(guān)檔案管理的其他規(guī)范，與本規(guī)范配合執(zhí)行。
4、對(duì)檔案管理工作每半年進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)因管理不善，造成資料丟失、損壞的按照公司獎(jiǎng)懲制度執(zhí)行，并且應(yīng)采取一切補(bǔ)救措施。
八、項(xiàng)目圖紙移交規(guī)定
1、針對(duì)地產(chǎn)公司開(kāi)發(fā)的新項(xiàng)目，在正式出施工圖時(shí)給物業(yè)公司發(fā)放的圖紙(包括各專(zhuān)業(yè)相關(guān)圖紙)，作為公司的絕密文件，由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。
2、工程竣工驗(yàn)收后，地產(chǎn)公司向物業(yè)公司提交整套工程資料，物業(yè)公司專(zhuān)人接收并簽字確認(rèn)。
3、服務(wù)中心成立后，項(xiàng)目資料移交服務(wù)中心，由服務(wù)中心具體按檔案管理制度中相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。
九、檔案管理流程圖:
1、項(xiàng)目資料:
相關(guān)部門(mén)分類(lèi)整理
列出清單
部門(mén)經(jīng)理審查簽字
項(xiàng)目結(jié)束后移交公司檔案員
檔案管理員歸類(lèi)、編目組卷
建立電子檔案
2、公司證照卡及榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯等實(shí)物:
相關(guān)部門(mén)辦理
證件、證書(shū)領(lǐng)取
及時(shí)存入公司檔案室
檔案管理員分類(lèi)登記
建立電子檔案
3、檔案借閱
填借閱申請(qǐng)單
總辦審批
登記借閱
按時(shí)歸檔:
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)59人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司做檔案管理這事，得從實(shí)際出發(fā)。檔案，說(shuō)白了就是公司的記憶庫(kù)，里面裝著各種文件、合同什么的。要是沒(méi)個(gè)好制度，這記憶庫(kù)就亂套了。開(kāi)頭這部分就得明確檔案的重要性，不然員工可能覺(jué)得這事無(wú)所謂。
比如，咱們得先把檔案分類(lèi)清楚。像客戶(hù)投訴的、設(shè)備維修的、員工培訓(xùn)記錄的，都得分門(mén)別類(lèi)地放。這分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)不能太隨意，最好參照國(guó)家相關(guān)法規(guī)，結(jié)合公司的具體情況。這樣做的好處是方便查找，萬(wàn)一哪天需要調(diào)檔，不至于翻半天找不到。這里頭有個(gè)小細(xì)節(jié)要注意，有些檔案涉及敏感信息，像財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)什么的，得單獨(dú)存，還得加密處理。有時(shí)候?qū)懙臅r(shí)候，容易忘記這個(gè)加密的事，就直接往文件柜里一扔，這就埋下隱患了。
接著說(shuō)歸檔流程，每次有新文件進(jìn)來(lái)，得有人專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)接收。這個(gè)人不能隨便找個(gè)人干，得懂點(diǎn)業(yè)務(wù)知識(shí)，還得責(zé)任心強(qiáng)。接收后要檢查文件是否完整，格式有沒(méi)有問(wèn)題。要是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，得及時(shí)跟相關(guān)部門(mén)溝通補(bǔ)正。這一塊最容易出問(wèn)題是，有時(shí)候文件剛收到，這邊忙著別的事就給擱置了，時(shí)間一長(zhǎng)就忘了處理，結(jié)果耽誤事。
保管這塊也很關(guān)鍵。檔案室的環(huán)境得達(dá)標(biāo)，溫度濕度都得控制好，防止紙張發(fā)霉或者蟲(chóng)蛀。還有就是出入登記，誰(shuí)什么時(shí)候進(jìn)檔案室拿過(guò)什么資料，都得記下來(lái)。有時(shí)候因?yàn)槭韬觯怯洸旧下┯浟藥坠P，這就可能引發(fā)后續(xù)麻煩。另外，檔案室的鑰匙管理也得嚴(yán)，不能隨便誰(shuí)都能進(jìn)出。
借閱檔案這事，也得有規(guī)矩。一般情況下，內(nèi)部員工借閱需要部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，外部人員借閱就得走審批流程，還得簽保密協(xié)議。這個(gè)環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)問(wèn)題的是，有些員工以為借閱檔案是小事，借了之后隨手一放，還回來(lái)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)缺頁(yè)少章，這就尷尬了。
定期清理檔案也是必不可少的步驟。有些檔案保存期限到了，就得按規(guī)定銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀前得仔細(xì)核對(duì)清單，確保沒(méi)有遺漏。要是核對(duì)的時(shí)候馬虎大意，把還沒(méi)到期的重要檔案一起銷(xiāo)毀了，那后果不堪設(shè)想。
