【第1篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫怎么寫500字
一、基本要求
1、 檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外，還應包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、 對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料，必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據(jù)為已有。
4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、 歸檔時間和份數(shù)對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔，并注明份數(shù)做好記錄。
三、 查(借)閱
1、 公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案，副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、 公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案，需經(jīng)辦公室主任核準，并辦理查閱手續(xù);
3、 查閱檔案時必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經(jīng)辦公室主任批準。
書寫經(jīng)驗77人覺得有用
制定一個房地產(chǎn)公司的檔案管理制度，得結(jié)合實際情況，不能光靠理論堆砌。這制度要是太死板，員工執(zhí)行起來就會覺得麻煩，反而達不到效果。比如在文件歸檔方面，就得考慮到不同部門的需求，銷售部可能需要快速查閱客戶資料，工程部則更關注施工圖紙和驗收報告。所以分類標準得兼顧到這些需求，不能只顧著統(tǒng)一格式。
檔案管理還要注重安全保密。有些重要文件涉及商業(yè)機密，一旦泄露后果很嚴重。這就要求設置專門的保管區(qū)域，定期檢查庫房環(huán)境，防止蟲蛀霉變。但有時候也會遇到疏漏，比如某次盤點時忘記記錄某些檔案的狀態(tài)，結(jié)果后來查找起來費了不少勁。這樣的小問題平時得注意避免。
對于借閱流程，也要明確權(quán)限范圍。普通員工只能查看公開信息，管理層才能接觸敏感資料。如果審批環(huán)節(jié)過于繁瑣，效率就會降低。但也不能太過寬松，否則很容易埋下隱患。有一次我們發(fā)現(xiàn)有人未經(jīng)批準私自復印了一份合同副本，幸好及時發(fā)現(xiàn)，不然就麻煩了。
檔案保存期限同樣是個關鍵點。有的文件長期保存意義不大，反而占用空間。像一些歷史項目的老照片，除非有特殊用途，否則完全可以數(shù)字化處理后銷毀原件?？捎袝r候部門負責人出于懷舊心理，舍不得丟棄，結(jié)果導致庫存積壓。這種情況其實可以提前溝通好，讓大家理解清理的重要性。
培訓也是不可忽視的一環(huán)。新員工剛?cè)肼殨r往往不了解檔案管理規(guī)定，容易無意間違反規(guī)則。所以每年都要組織幾次專題講座，講解最新的政策要求和操作規(guī)范。不過有時候培訓內(nèi)容可能會流于形式，大家聽聽就算了，真正落實到工作中還是存在偏差。要想改善這一點，就得加強監(jiān)督考核，將執(zhí)行情況納入績效評價體系。
小編友情提醒：
技術手段的應用也很重要。隨著信息化建設推進，紙質(zhì)檔案逐步向電子化轉(zhuǎn)型。但系統(tǒng)上線初期難免會出現(xiàn)兼容性問題，比如某些老舊文檔無法正常導入數(shù)據(jù)庫，這時候就需要技術人員加班調(diào)試。還有些員工對新系統(tǒng)不太熟悉，提交材料時經(jīng)常填錯字段，這也給后續(xù)整理增加了工作量。這些問題都需要耐心解決，不能急躁。
【第2篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫500字
一、基本要求
1、檔案管理由辦公室負責，本公司檔案管理及日常業(yè)務由辦公室專職檔案員負責，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負責。財務檔案的日常管理由財務審計部負責。
2、歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外，還應包括它的附件)、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料，必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據(jù)為已有。
4、辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、歸檔時間和份數(shù)
對公司需歸樓的文件必須當天整理歸檔，并注明份數(shù)做好記錄。
三、查(借)閱
1、公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案，副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案，需經(jīng)辦公室主任核準，并辦理查閱手續(xù);
3、查閱檔案時必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復制，須經(jīng)辦公室主任批準。
書寫經(jīng)驗42人覺得有用
寫一個房地產(chǎn)公司的檔案管理制度，關鍵是要結(jié)合實際情況，既要有理論基礎，又要能指導具體工作。首先得明確檔案管理的重要性，這是企業(yè)管理的基礎，能有效保護企業(yè)的重要資料，防止丟失或泄密。在這個基礎上，制度制定的時候要涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、借閱、保管等多個環(huán)節(jié)。
在起草過程中，要特別注意檔案分類的問題。比如工程類檔案應該按照項目名稱進行分類，財務類檔案則按照年度劃分。這一步很重要，如果分類混亂，后續(xù)查找起來會很麻煩。記得要規(guī)定各類檔案的具體保存期限，有些檔案可能需要長期保存，而有些短期的可以定期銷毀。不過這里有個小細節(jié)需要注意，就是不同地區(qū)對于檔案保存年限的規(guī)定可能會有所不同，所以制定時最好參照當?shù)氐南嚓P法規(guī)。
書寫注意事項：
檔案的借閱流程也必須詳細描述。通常來說，員工借閱檔案需要填寫申請表，經(jīng)過部門主管審批后才能查閱。但有時候?qū)徟鞒炭赡軙享?，影響工作效率，這就需要在制度里平衡好安全性和便捷性的關系。比如可以設置一些常用檔案的快捷借閱通道，方便日常工作的開展。
在保管方面，檔案室的環(huán)境條件也很重要。溫度、濕度都要控制在合理范圍內(nèi)，避免檔案受潮發(fā)霉。這里有一個小疏忽，有些企業(yè)在建設檔案室時只注重防盜功能，卻忽略了通風系統(tǒng)，結(jié)果導致檔案受損。所以，檔案室的設計一定要綜合考慮各種因素。
還有就是檔案管理人員的職責要明確。他們不僅要負責日常的檔案管理工作，還要定期檢查檔案的狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。有時候，由于人手不足，檔案管理員可能無法兼顧所有的檔案，這時候就需要合理調(diào)配資源，確保每份檔案都能得到妥善管理。
小編友情提醒：
制度的執(zhí)行情況也需要定期檢查。可以通過不定期抽查的方式，檢驗各部門是否嚴格按照制度操作。當然，檢查過程中可能會遇到一些意外情況，比如有的部門負責人對檔案管理不夠重視，這就需要加強宣傳和培訓，提高大家的認識。
【第3篇】正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的怎么寫2250字
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據(jù)《檔案法》及其《實施辦法》的有關規(guī)定，為加強公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部，綜合管理部下設檔案室，各部門均應指定兼職文書人員負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學習、考察、調(diào)查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。
(二) 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才予報銷會議費用。
第七條 各部門兼職文書的職責:
(一) 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
(二) 認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時，應做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領導講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機關的批復。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應該納入檔案管理的材料。
四、 平時歸檔
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應根據(jù)本部門的業(yè)務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收休齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷;沒有復文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應按順序排列，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應將立卷人、檢查人的姓名填上以示負責。備考表應置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷，案卷應用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會核準后實施，修改亦然。
書寫經(jīng)驗35人覺得有用
正大房地產(chǎn)公司的檔案管理制度要想寫得專業(yè)又實用，關鍵是要結(jié)合公司實際情況，同時考慮到日常管理的需求。一開始得明確檔案管理的目標，這很重要，目標定得清楚了，后面的細則才好展開。比如，確保檔案的安全性、完整性和可追溯性，這些都是基本要求。接著就該細化具體的操作流程了，這部分要特別注意細節(jié)，像文件歸檔的時間節(jié)點、分類標準這些都要寫明白，不然后期容易出問題。
文件歸檔的時候，得按照一定的順序，比如按項目時間先后或者重要程度來排，這樣找起來方便。而且不同類型的文件要用不同的方式保存，紙質(zhì)的要防潮防火，電子版的要注意備份，定期檢查有沒有損壞或者丟失的情況。還有，檔案借閱這一塊也得有明確規(guī)定，誰可以借閱、借閱多久、需要履行什么手續(xù)這些都得寫清楚。如果借閱過程中出了差錯，后續(xù)處理起來會很麻煩。
在制定制度的時候，最好能參考一些已經(jīng)成熟的管理模式，但也不能完全照搬，畢竟每個公司的情況都不一樣。比如，有些公司可能更注重電子檔案的管理，而咱們這邊可能還是以紙質(zhì)為主，所以這部分就得根據(jù)實際情況調(diào)整。另外，制定制度的時候，最好多聽聽各部門的意見，特別是那些經(jīng)常接觸檔案工作的同事，他們會有不少實際的經(jīng)驗，把這些經(jīng)驗融入到制度里去，能讓制度更加接地氣。
不過有時候?qū)懙臅r候可能會忽略掉一些小環(huán)節(jié)，比如檔案室的環(huán)境維護，像溫度濕度控制之類的，雖然看起來不起眼，但對檔案壽命影響挺大的。還有就是，有時候為了方便管理，可能會設置多個負責人，但這樣一來，責任劃分就得格外清晰，不然出了問題互相推諉就麻煩了。
制度制定完后，不是說就萬事大吉了，還得不定期地檢查執(zhí)行情況，看看有沒有哪里需要改進。比如說發(fā)現(xiàn)某些規(guī)定不太合理，或者執(zhí)行起來存在困難，那就得及時調(diào)整。這個過程其實挺考驗耐心的，但只要堅持下去，慢慢就會形成一套適合自己的管理體系。
【第4篇】房地產(chǎn)公司檔案管理目錄制度怎么寫400字
房地產(chǎn)開發(fā)公司檔案管理目錄制度
一、公司檔案共分十一類，分別是:人力資源、政策法規(guī)、公司文件、文件(含設備、生產(chǎn)技術、倉儲、營銷、工程等)、工程、廣告、采購、培訓、信息、綜合等類。有特殊要求的所有文件資料歸為一類。不單獨區(qū)分公文與檔案的管理。
二、檔案管理執(zhí)行的依據(jù)是公司的《檔案管理制度》。
三、檔案編號:'檔案'二字拼音的第一個大寫字母 類別 序號 附件
類別直接以漢字表示。
序號即各類別中排序，以三位數(shù)表示，從001開始順序編號。
附件以數(shù)量表示，有幾份附件就用數(shù)字幾表示。
在此沒有將'合同'單獨分類，相關合同歸相關類別建檔。
沒有按檔案密級分類，確屬重要的、唯一的資料，將單獨保管。
四、查閱檔案時以檔案目錄與檔案編號對照一致即可。
五、綜合類如圖片、錄像(影)帶、磁盤、移動盤、光盤等以及無法歸入上述十一類的。
本制度由行政部制定，并監(jiān)督執(zhí)行。
檔案目錄 類
項目序號日期編號名稱份數(shù)備注
1
制表日期:
書寫經(jīng)驗96人覺得有用
房地產(chǎn)公司檔案管理目錄制度怎么寫
做管理制度的時候，得先搞清楚為什么要做。就像檔案管理目錄制度，是為了讓公司的文件能有條理地存著，要用的時候能快速找到。這得從公司里的文件種類說起，合同啦、圖紙啦、會議紀要什么的，都得分類放好。要是隨便堆在一起，想找某個文件就像大海撈針一樣麻煩。
一開始定目錄的時候，得考慮檔案的性質(zhì)。比如說財務檔案，肯定得單獨列出來，因為涉及到公司的錢袋子。還有工程類的文件，像施工方案、驗收報告什么的，也得歸到一塊兒。不過在分類時可能會有點小問題，像有些文件可能既涉及財務又涉及工程，這就得仔細琢磨，到底放哪一類合適。這種時候就得跟相關部門多溝通，不然就可能出現(xiàn)歸檔不對的情況。
檔案目錄還得有編號系統(tǒng)，這樣方便查找。編號最好能體現(xiàn)檔案的大類和具體位置，比如用數(shù)字表示大類，字母表示子類。但有時候編號規(guī)則制定起來也不是那么順溜，比如有人可能覺得這個編號太復雜，記不住，就建議改簡單點。其實復雜點的編號雖然一開始學起來費勁，但用久了就習慣了，而且能更精確地定位文件。
書寫注意事項：
目錄里頭得標明檔案的存放地點。有的文件可能放在總部，有的可能放在分公司。要是沒注明清楚，到時候急用的時候找不著，那麻煩就大了。像某些重要合同文件，要是存錯了地方，很可能耽誤事。所以這一步得格外注意，別光顧著寫目錄，忘了標注存放位置。
定期檢查也是必要的。檔案不是一勞永逸的事，得時不時看看有沒有遺漏或者歸檔錯誤的地方。不過有時候忙起來就容易忘記這事，總覺得檔案已經(jīng)在那兒了，不會有什么變化。其實這種想法不對，文件可能會被調(diào)用、修改，甚至遺失，不檢查的話隱患就大了。
小編友情提醒：
目錄制度得有更新機制。公司業(yè)務一直在發(fā)展，產(chǎn)生的文件類型也會變。如果目錄一直不變，就可能跟不上節(jié)奏。像現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來越普及，電子檔案也得納入目錄管理。但在這個過程中，可能會遇到一些技術上的難題，比如電子文件格式不統(tǒng)一之類的，這需要慢慢摸索解決辦法。
【第5篇】麗晟房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫4900字
麗灣地產(chǎn)公司檔案管理制度
第一章 總則
第一條 為了加強公司檔案的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項工作服務，根據(jù)檔案法和公司有關規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制訂本辦法。
第二條 凡公司各部門、子公司在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據(jù)為已有。
第二章 檔案管理體制
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導，分級保管，分級查閱的原則。其中:一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負責;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。
第四條 公司檔案管理的分散與集中。
1、與公司財務有關的資料由財務部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財務管理方面的文件資料復印件。
2、有關人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。
3、屬工程項目方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底;其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保留復印件。在工程項目竣工檔案備案后半個月內(nèi)，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。
4、設計部負責工程圖紙資料的臨時保管，并在每月初第一個工作日向綜合部檔案室移交上個月已辦結(jié)的資料，但屬機密級以上的資料應當在辦結(jié)后立即移交。設計圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實際需要報請分管領導批準。
5、營銷中心對外簽定的廣告、策劃合同，應當在簽署完畢時，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關上個月市場調(diào)查報告，項目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面的資料。
6、銷售合同的檔案管理:銷售人員在合同簽署完畢后的第一時間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，編號永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章 (按揭貸款需再加蓋預抵押章 )后，當日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標價書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標價書對應原合同編號永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應的蓋有備案章 的售樓合同移交給客戶服務中心辦理產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。
7、招標中心在第一時間將簽署完畢的對外經(jīng)濟合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關的簽證單移交到財務部保存。
8、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，原則上公司應保留兩份原件，財務處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由財務部保存原件，綜合部保存復印件(售樓合同除外)。
9、各部門向綜合部檔案室移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復印件等由各部門自行保管。
10、各子公司及事業(yè)部負責本單位的檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢后2個工作日內(nèi)移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保留復印件。
第五條 各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第六條 各部門向綜合部檔案室移交檔案時，要嚴格履行移交手續(xù)。資料管理員應保持相對穩(wěn)定，人員變動應及時通知綜合部檔案室，因工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。
第三章 檔案的歸檔范圍
第七條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔范圍。
1、部門(含部門)以上的各種計劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報告，和各種重要通知、通報，及各種公文、會議紀要、大事記。
2、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡函、設計變更通知書等工程資料。
3、各類工程檢測、鑒定報告。
4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術資料，和各種設備檔案及說明書。
5、公司年初財務預算報告及年終財務報告，各種財會報表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。
6、公司各種審計報告、資產(chǎn)評估報告。
7、公司各種管理規(guī)章 制度和人事檔案。
8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。
9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價值的電子文檔。
10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會等儀式和具有重要價值的社會活動，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。
11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。
12、國家有關行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件;上級主管部門、單位的來文等。
13、其他需要歸檔的重要文件。
第四章 檔案的歸檔與立卷
第八條 檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，確保全部資料能夠真實、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負責收集。
第九條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。一般不得用復印件代替原件存檔。
第十條 凡屬歸檔范圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應在規(guī)定時間內(nèi)將原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存;經(jīng)辦部門視實際需要留存復印件。如特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)綜合部負責人同意后妥為保存，綜合部以復印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應送綜合部歸檔并換回復印件。
第十一條 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章 、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
第十二條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況，設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
第十三條 立卷應以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組
合在一起，請示和批復、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。
第十四條 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的標題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬好案卷標題，把案卷內(nèi)容表達出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。
第五章 檔案的分類與編號
第十五條 檔案管理員應根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。
第十六條 檔案分類與編號規(guī)則，見附表。
第六章 檔案的保管工作
第十七條 公司本部及各子公司應有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等安全條 件，門窗應結(jié)實牢固。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量，設置存放檔案的箱柜。
第十八條 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進行科學的分類編號，分卷裝訂成冊，保管要有條 理，主次分明，存放科學。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
第十九條 檔案管理員要隨時檢查檔案、卷宗的內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題應及時上報綜合部負責人，重要問題應及時上報總經(jīng)理。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。
第二十條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丟失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當事人涂改內(nèi)容;檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴禁無關人員進入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密內(nèi)容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或泄露內(nèi)容。
第二十一條 檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對有關責任人進行處罰。
第七章 檔案的保管期限與密級
第二十二條 根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值，確定其保管期限和密級。
第二十三條 保管期限
文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規(guī)章 特定者外，依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:(1)公司章 程;(2)股東名簿;(3)組織規(guī)程及辦事細則;(4)董事會及股東會紀錄;(5)財務報表;(6)政府機關核準文件;(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;(8)工程設計圖;(9)規(guī)章 制度;(10)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、10年保存:(1)預算、決算書類;(2)會計憑證;(3)事業(yè)計劃資料;(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。
3、5年保存:(1)期滿或解除之合約;(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。
4、1年保存:結(jié)案后無長期保存必要者。
第二十四條 檔案密級
公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。
1、'絕密'文書含:相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經(jīng)濟組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。
2、'機密'文書含:公司各類經(jīng)濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章 程、股東會及董事會會議紀要(決議)、不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。
3、'密'文件含:公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。
4、'普通'文件含:部門工作聯(lián)系單、公司內(nèi)部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。
第八章 檔案的借閱管理辦法
第二十五條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)各級領導簽批后方能調(diào)閱。
第二十六條 借閱的檔案密級與領導簽批
公司各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)本部門領導批準，機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準后，方可借閱。
借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)分管領導批準，機密級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準許可，方可借閱。
借閱公司人事、財務檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準，方可借閱。
第二十七條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復制，須經(jīng)綜合部負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
第二十八條 公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當天即時查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負責人批準后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，密級檔案為三天;機密級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準，方可查閱無密級檔案。
第二十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領導批準后，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄;由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調(diào)離本公司時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。
第九章 檔案的銷毀
第三十條 綜合部檔案室每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進行修補和復制。
第三十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負責人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報分管領導審核，總經(jīng)理批準，并進行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。
第三十二條 銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。
第十章 罰則
第三十三條 有下列行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元-5000元罰款處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責任:
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、涂改、偽造檔案。
4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。
5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。
6、泄露公司檔
案機密者。
第十一章 附則
第三十四條 本制度由綜合部負責解釋、補充，由公司總經(jīng)理批準執(zhí)行。
書寫經(jīng)驗57人覺得有用
麗晟房地產(chǎn)公司的檔案管理制度要想寫得專業(yè)又實用，就得從實際情況出發(fā)，結(jié)合公司現(xiàn)有的資源和需求。管理檔案這事，說到底是為了讓公司的文件能有序存放，便于查找和使用。一開始得明確檔案的分類標準，像合同類、財務類、人事類這些，都得有個大致的歸類方向。檔案室的環(huán)境也很關鍵，要保持干燥通風，避免紙張發(fā)霉，影響使用壽命。要是條件允許的話，最好安裝個溫濕度計，隨時監(jiān)測室內(nèi)狀況。
檔案接收的時候，得仔細核對文件的數(shù)量和完整性。有些時候文件交接單上可能漏填了某幾項信息，這就需要雙方當場確認補齊。收完之后還得登記造冊，把每份檔案的基本情況都記錄下來，方便日后查詢。當然，這個環(huán)節(jié)最容易出的問題就是編號混亂，搞不清哪份檔案對應哪個編號。所以每次登記的時候都要特別小心，確保信息無誤。
檔案借閱這塊兒也挺重要，員工要是有工作需要查閱相關資料，得提前申請，經(jīng)過批準才行。借閱的時候最好限定時間，避免長時間占用。還有，紙質(zhì)檔案最好復印一份供查閱，原件留在檔案室妥善保管。有時候工作人員可能會忘記歸還檔案，這時候就需要定期提醒，不然容易引發(fā)不必要的麻煩。
檔案的保存年限也不能一概而論，有的檔案可能短期有用，有的則長期保存更有價值。像一些重要的合同文件，至少得保存十年以上，這樣才能應對可能出現(xiàn)的各種糾紛。另外，隨著信息化的發(fā)展，電子檔案也越來越普及，對于重要的檔案資料，建議同步建立電子版?zhèn)浞?，這樣既節(jié)省空間，又提高了檢索效率。不過，電子檔案的管理和維護也不可忽視，密碼設置和權(quán)限分配得合理安排，防止信息泄露。
其實，檔案管理的工作看似簡單，但細節(jié)之處往往容易被忽略。比如有時候檔案柜的鑰匙會隨手亂放，導致遺失或者被他人擅自取用。再比如，檔案室的清潔工作有時會被當成次要任務，灰塵積多了會影響檔案的保存質(zhì)量。所以，制度制定出來后，還得加強日常監(jiān)督，確保各項規(guī)定都能落到實處。
【第6篇】領航房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫1200字
綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負責，各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負責公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類文件檔案的整理、保護工作由綜合部統(tǒng)一負責，以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮;
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;
5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應及時與綜合部交接存檔，以便查閱、利用;
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負責全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位(勘察、設計、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測設計單位應做好工程項目的勘測、設計文件的收集整理工作，并按要求向建設單位工程技術部移交檔案;
3、各施工單位負責收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設單位工程技術部;
4、監(jiān)理單位負責工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設單位工程技術部，并負責審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本規(guī)范。
(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程技術檔案、財務審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負責，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度，即:資料辦理者應及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經(jīng)理應積極配合與支持;2、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù);
2、檔案借閱者必須做到:①愛護檔案，保持整潔，嚴禁涂改。②注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
(五)檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料;
2、當某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行;
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準方可銷毀;一般的檔案資料，由綜合部分管領導批準后方可銷毀;
4、經(jīng)批準銷毀的公司檔案，檔案管理員須認真核對，將批準的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
書寫經(jīng)驗55人覺得有用
在寫管理制度的時候，得先了解公司的具體情況。像領航房地產(chǎn)這種公司，檔案管理肯定涉及很多環(huán)節(jié)，從文件歸檔到查閱流程都得考慮到。一開始可能覺得簡單，其實不然，特別是那些細節(jié)部分，很容易忽略掉。比如有些文件歸檔時沒注明日期，時間久了就搞不清到底是什么時候的文件了。
檔案室的位置也很關鍵，最好選個通風干燥的地方，這樣能防止檔案受潮發(fā)霉。還有就是定期檢查檔案的狀態(tài)，看看有沒有蟲蛀的情況發(fā)生。要是發(fā)現(xiàn)有損壞的檔案，得及時修補，不然影響后續(xù)使用。另外，檔案借閱這塊也需要制定詳細的規(guī)定，誰借的、什么時候借的、什么時候還的，都要登記清楚。
有時候，員工借檔案時會忘記歸還，這種情況挺常見的。所以檔案管理員得時常提醒，要是實在沒人歸還，就得向上級匯報，不能就這么算了。而且檔案分類也得講究方法，不能亂放，不然找起來費勁。像合同類的文件應該單獨存檔，財務報表也要分開，這樣在需要查找時能快速定位。
制度里頭還得提到保密這一塊，畢竟房地產(chǎn)公司涉及的信息比較敏感。檔案管理員得簽保密協(xié)議，不能隨便泄露檔案內(nèi)容。要是發(fā)現(xiàn)有人違反規(guī)定，該處罰就得處罰。不過有時候也會遇到特殊情況，比如領導臨時需要某份檔案，這時候就得靈活處理，不能死板地按照規(guī)定來。
至于檔案的保存期限，這個得根據(jù)國家的相關法律法規(guī)來設定。有的檔案可能保存十年就夠了，有的則需要永久保存。這中間就需要檔案管理員仔細研究相關法規(guī)，確保沒有遺漏。有時候因為疏忽，可能會把一些本該長期保存的檔案當作短期保存，這就麻煩了。
最后一點，也是很重要的一點，就是培訓。檔案管理員得接受專業(yè)培訓，熟悉各種檔案管理的操作流程。要是培訓不到位，就算制度再完善也沒用。有時候培訓的時候，可能會因為講得太復雜，導致員工理解起來有點困難，但這不是問題，多實踐幾次就能掌握。
