【第1篇】檔案管理制度范例怎么寫(xiě)1050字
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。
二、 歸檔范圍
公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。
三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。
四、 檔案管理員的職責(zé):保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即:每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。
4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類(lèi)與歸檔
1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)間不得超過(guò)4小時(shí)。秘密級(jí)檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時(shí)可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書(shū)的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到:
① 愛(ài)護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷(xiāo)毀
1. 公司任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)允許不得銷(xiāo)毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級(jí)的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷(xiāo)毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷(xiāo)毀審批表》和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷(xiāo)毀公司檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專(zhuān)人監(jiān)督銷(xiāo)毀。
公司檔案管理制度
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)62人覺(jué)得有用
寫(xiě)管理制度的時(shí)候，得先弄清楚管理的目標(biāo)是什么，比如檔案管理，就是要把檔案管好，別丟了也別亂了。這事說(shuō)起來(lái)簡(jiǎn)單，做起來(lái)可不容易。先得有個(gè)大致的方向，像檔案分類(lèi)，保管期限，這些都是基本的東西。分類(lèi)的時(shí)候，要是類(lèi)別太多太細(xì)，反而容易搞混，所以得找到一個(gè)平衡點(diǎn)。
檔案歸檔的時(shí)候，得按照一定的順序來(lái)，不能隨心所欲。比如，按時(shí)間順序排，或者按項(xiàng)目編號(hào)排，這樣找起來(lái)方便。但是有時(shí)候也會(huì)遇到特殊情況，像一些緊急文件，可能就顧不上那么細(xì)致了，直接塞進(jìn)去了事。這就不太好，最好能有個(gè)臨時(shí)存放的地方，專(zhuān)門(mén)處理這類(lèi)情況。
對(duì)于檔案的借閱，得有人負(fù)責(zé)登記，誰(shuí)借的、什么時(shí)候借的、什么時(shí)候還的，都得記清楚。不然檔案一借出去就沒(méi)了影兒，那麻煩就大了。不過(guò)有時(shí)候人手緊張，借閱登記這塊兒就會(huì)疏忽，這是個(gè)隱患，得想辦法解決。
存儲(chǔ)環(huán)境也很關(guān)鍵，檔案怕潮濕、怕蟲(chóng)蛀、怕火，所以庫(kù)房得保持干燥通風(fēng)，還得定期檢查有沒(méi)有害蟲(chóng)?？捎行﹩挝粓D省事，庫(kù)房條件差得很，檔案堆得亂七八糟，這就是個(gè)問(wèn)題。檔案室最好能裝個(gè)溫濕度計(jì)，隨時(shí)監(jiān)測(cè)環(huán)境變化。
銷(xiāo)毀檔案的時(shí)候，得經(jīng)過(guò)審批才行，不能說(shuō)扔就扔。有些單位為了省事，直接當(dāng)廢紙賣(mài)了，這可是大忌。因?yàn)闄n案里可能涉及敏感信息，隨便處置容易惹麻煩。審批流程要是走得太慢，又會(huì)讓檔案積壓，這也是個(gè)矛盾點(diǎn)。
培訓(xùn)員工這方面也不能忽視，要是員工不懂規(guī)矩，隨便翻看檔案，或者泄露信息，后果很?chē)?yán)重。所以得定期組織培訓(xùn)，講講規(guī)章制度，強(qiáng)調(diào)保密的重要性。不過(guò)有時(shí)候培訓(xùn)流于形式，大家聽(tīng)完了就跟沒(méi)聽(tīng)過(guò)一樣，這也挺讓人頭疼的。
【第2篇】充裝記錄和氣瓶、槽車(chē)檔案管理制度怎么寫(xiě)300字
1 充裝記錄有：氣瓶充裝前后檢查記錄，氣瓶充裝記錄，槽車(chē)檢查、充裝記錄，槽車(chē)超裝卸車(chē)等，充裝記錄由充裝站保管。
2 氣瓶、槽車(chē)檔案由生產(chǎn)部負(fù)責(zé)管理，管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)妥善地保管好氣瓶、槽車(chē)原始資料，合格證等，保管年限為壽命期。
3 氣瓶、槽車(chē)充裝記錄保管年限為五年。
4 氣瓶、槽車(chē)檔案應(yīng)擺放整齊定置管理，便于查閱。
5 各種記錄字跡要清楚，標(biāo)準(zhǔn)化，班組每月對(duì)記錄報(bào)表檔案檢查評(píng)比一次，車(chē)間每年一次，并結(jié)合經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核。
6 氣瓶、槽車(chē)登記注冊(cè)建檔要憑合格證進(jìn)行。
7 建立氣瓶檔、槽車(chē)案框，把試壓定檢的日期記上。
8 氣瓶、槽車(chē)檔案只限本公司內(nèi)查閱，特殊情況外借，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)78人覺(jué)得有用
充裝記錄和氣瓶、槽車(chē)檔案管理制度怎么寫(xiě)
充裝記錄和氣瓶、槽車(chē)檔案管理這事說(shuō)起來(lái)不復(fù)雜，但也挺講究的。這得結(jié)合實(shí)際情況來(lái)定，要是完全照搬別人的制度，那肯定不行。每個(gè)單位的情況不一樣，所以制定的時(shí)候就得根據(jù)自己的需求來(lái)。
一開(kāi)始，就得把相關(guān)的法律法規(guī)搞清楚，像什么特種設(shè)備安全法之類(lèi)的，這些都是基礎(chǔ)。要是連這些都不明白，后面的工作就很難開(kāi)展。還有，充裝記錄很重要，不能馬虎。每次充裝都得有詳細(xì)的記錄，包括時(shí)間、地點(diǎn)、充裝量、操作人員等等信息，缺一不可。不然出了問(wèn)題，想查都找不到原因。
檔案管理這塊也得重視。氣瓶和槽車(chē)都是特種設(shè)備，它們的檔案得單獨(dú)建立，不能混在一起。檔案里頭要有設(shè)備的基本信息，還有定期檢驗(yàn)報(bào)告什么的。檢驗(yàn)報(bào)告尤其重要，得確保設(shè)備是在合格狀態(tài)下的。要是檔案管理混亂，那以后出了事，找人都費(fèi)勁。
不過(guò)，在實(shí)際操作過(guò)程中，可能會(huì)遇到一些問(wèn)題。比如，有些員工可能不太認(rèn)真，填記錄的時(shí)候漏掉關(guān)鍵信息。這種情況一旦多了，麻煩就大了。還有，檔案歸檔的時(shí)候，偶爾會(huì)搞錯(cuò)位置，這就需要定期檢查一下，看看有沒(méi)有放錯(cuò)地方的。要是長(zhǎng)期不管，積累下來(lái)的問(wèn)題就不好處理了。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
設(shè)備的使用情況也要定期檢查。不能光靠記錄和檔案，還得實(shí)地去看看設(shè)備的狀態(tài)。如果發(fā)現(xiàn)有異常，就得及時(shí)處理，不能拖著。要是拖久了，萬(wàn)一出了事故，那就追悔莫及了。
還有個(gè)要注意的地方，就是培訓(xùn)。員工得接受相關(guān)培訓(xùn)，知道怎么正確操作，怎么填寫(xiě)記錄，怎么維護(hù)檔案。要是培訓(xùn)不到位，大家都不清楚規(guī)矩，那管理起來(lái)就更難了。培訓(xùn)也不能流于形式，得實(shí)實(shí)在在地做，這樣才能起到效果。
【第3篇】某實(shí)驗(yàn)室資料檔案管理制度怎么寫(xiě)300字
1與生物安全相關(guān)的各類(lèi)活動(dòng)的記錄均應(yīng)按照本制度執(zhí)行。
2生物安全實(shí)驗(yàn)室的記錄、資料保存不得少于20年。
3生物安全實(shí)驗(yàn)室記錄、資料應(yīng)至少包括:生物安全手冊(cè)、生物安全管理制度、人員培訓(xùn)考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護(hù)檔案、事故報(bào)告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實(shí)驗(yàn)記錄、菌(毒)種和樣本收集、運(yùn)輸、保存、領(lǐng)用、銷(xiāo)毀等記錄、生物危害評(píng)估記錄、生物安全柜現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測(cè)記錄等。
4生物安全實(shí)驗(yàn)室資料檔案原則上不外借。
5因工作需要復(fù)制檔案資料者需經(jīng)批準(zhǔn)。
6超過(guò)保存期限的檔案資料、記錄，應(yīng)通過(guò)生物安全委員會(huì)的討論、鑒定，批準(zhǔn)是否實(shí)施銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀應(yīng)至少兩人實(shí)施，做好銷(xiāo)毀記錄。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)30人覺(jué)得有用
實(shí)驗(yàn)室的資料檔案管理是確?？蒲泄ぷ黜樌_(kāi)展的重要環(huán)節(jié)。一個(gè)完善的制度既要覆蓋全面，又要便于執(zhí)行。一開(kāi)始得先把涉及的范圍劃定清楚，包括哪些資料需要?dú)w檔，比如實(shí)驗(yàn)記錄、測(cè)試報(bào)告、設(shè)備臺(tái)賬等等，這些都是基本的。接著就要明確責(zé)任分工，每個(gè)部門(mén)或者小組都有自己的職責(zé)，不能誰(shuí)想管就管，不想管就不管。這中間可能有點(diǎn)混亂的地方，比如有時(shí)候有人覺(jué)得歸我管，其實(shí)并不完全如此，這就需要有個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)制。
文件的分類(lèi)也很關(guān)鍵，不能亂七八糟堆在一起?？梢园凑枕?xiàng)目、時(shí)間或者類(lèi)別來(lái)分，具體用哪種方式得看實(shí)際情況。要是分類(lèi)太復(fù)雜了，反而會(huì)增加查找難度，所以要適中。比如，有些項(xiàng)目跨度大，從立項(xiàng)到結(jié)題可能好幾年，如果按年份分的話，可能會(huì)分散到好幾個(gè)地方，這樣找起來(lái)就麻煩了。
存儲(chǔ)環(huán)境也是個(gè)大問(wèn)題。紙質(zhì)版的資料得防潮防曬，電子版的則要注意備份，最好能有多套備份以防萬(wàn)一。有時(shí)候可能會(huì)忽略一些細(xì)節(jié)，像是忘了定期檢查存儲(chǔ)設(shè)備的狀態(tài)，結(jié)果某天要用的時(shí)候發(fā)現(xiàn)打不開(kāi)，這就很尷尬了。還有就是權(quán)限設(shè)置，不是所有人都能隨便查看敏感信息的，得根據(jù)崗位需求來(lái)設(shè)定訪問(wèn)權(quán)限，不然容易出問(wèn)題。
還有一個(gè)容易被忽視的地方是更新頻率。資料不是一成不變的，尤其是那些動(dòng)態(tài)變化的信息，像設(shè)備狀態(tài)、人員名單之類(lèi)的，必須及時(shí)更新。要是更新不及時(shí)，新來(lái)的同事拿著舊資料辦事，很可能就會(huì)出差錯(cuò)。而且每次更新后，最好做個(gè)記錄，這樣以后查起來(lái)也有據(jù)可循。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案的借閱管理也不能馬虎。該登記的一定要登記，包括借閱人、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。有時(shí)候可能會(huì)因?yàn)槭韬鐾浀怯?，或者登記得不完整，這樣一旦出了問(wèn)題就很難追責(zé)。還有，借出去的東西要及時(shí)催還，不能一直拖著不管。
【第4篇】文件和檔案管理制度怎么寫(xiě)850字
一、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學(xué)性，使其為今后工作開(kāi)展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。
本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
二、職責(zé)
2.1 安全環(huán)保部負(fù)責(zé)制定本制度，并負(fù)責(zé)綜合監(jiān)督管理。
2.2 各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件檔案的管理，并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3 各部門(mén)管理人員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內(nèi)容
3.1文件資料收集，安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:
3.1.1國(guó)家有關(guān)安全生產(chǎn)法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求。
3.1.2上級(jí)主管部門(mén)安全生產(chǎn)文件、批復(fù)文、領(lǐng)導(dǎo)指示材料及會(huì)議資料等。
3.1.3公司安全生產(chǎn)文件、安全生產(chǎn)管理制度、安全操作規(guī)程、安全會(huì)議記錄材料、安全學(xué)習(xí)資料、領(lǐng)導(dǎo)指示材料等。
3.1.4安全生產(chǎn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。
3.1.5各種安全活動(dòng)記錄、安全管理臺(tái)賬、事故報(bào)告、安全通報(bào)等。
3.1.6供應(yīng)商、承包商相關(guān)材料。
3.1.7安全設(shè)施檢測(cè)、校驗(yàn)報(bào)告、記錄等。
3.1.8安全、職業(yè)衛(wèi)生評(píng)價(jià)報(bào)告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，按時(shí)間永久、長(zhǎng)期和短期等三種進(jìn)行時(shí)間整理，分類(lèi)歸檔。
3.2.3各部門(mén)在每年2月底前對(duì)上年度的文件資料進(jìn)行歸檔，統(tǒng)一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，應(yīng)層次分明，編寫(xiě)頁(yè)碼，填寫(xiě)卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5不同價(jià)值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2應(yīng)采取防潮、防蟲(chóng)措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閱
3.4.1文件資料檔案借閱，必須辦理借閱手續(xù)，借閱檔案要注意保護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還，到期不能歸還者，要說(shuō)明情況，并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開(kāi)、發(fā)表或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3歸還檔案時(shí)，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記本上注銷(xiāo)。
3.5檔案銷(xiāo)毀
對(duì)于過(guò)期并失去保存價(jià)值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷(xiāo)毀，必要時(shí)做好銷(xiāo)毀記錄。
四、本制度由安全環(huán)保部制定并負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起實(shí)施。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)12人覺(jué)得有用
制定一份專(zhuān)業(yè)的管理制度，尤其是文件和檔案管理制度，確實(shí)需要結(jié)合實(shí)際情況去構(gòu)思。這類(lèi)制度既要覆蓋全面，又要便于執(zhí)行，同時(shí)還得有一定的靈活性，這樣才能適應(yīng)不斷變化的工作需求。
開(kāi)始寫(xiě)的時(shí)候，可以從文件的分類(lèi)入手，明確哪些文件屬于長(zhǎng)期保存，哪些是短期的。比如，一些重要的合同、協(xié)議這類(lèi)文件肯定得永久保存，但日常的工作記錄可能只需要保留幾年就行。這里有個(gè)小細(xì)節(jié)需要注意，有些人在描述保存年限時(shí)會(huì)模糊不清，比如說(shuō)是“較長(zhǎng)時(shí)間”，這其實(shí)不太合適，應(yīng)該具體到年份，這樣才不會(huì)引起歧義。
接著就是文件的歸檔流程了。這部分要詳細(xì)說(shuō)明從文件形成到最終歸檔的每一個(gè)步驟。比如文件起草后需要經(jīng)過(guò)誰(shuí)審核，審核通過(guò)后如何編號(hào)，編號(hào)的標(biāo)準(zhǔn)是什么，這些都要寫(xiě)清楚。不過(guò)這里有一個(gè)容易忽略的地方，有些人可能會(huì)覺(jué)得文件編號(hào)不重要，隨便編個(gè)號(hào)碼就行，但實(shí)際上，一個(gè)科學(xué)合理的編號(hào)系統(tǒng)不僅能提高查找效率，還能防止文件混淆。如果編號(hào)混亂，后期查找起來(lái)就會(huì)很麻煩，甚至可能出現(xiàn)找不到的情況。
檔案管理也是一大重點(diǎn)，包括檔案室的環(huán)境要求，溫濕度控制，防蟲(chóng)防霉措施之類(lèi)的東西。還有就是借閱制度，誰(shuí)有權(quán)借閱，借閱需要履行哪些手續(xù)，歸還時(shí)有什么要求，這些都需要明確。有一次我看到某個(gè)單位的制度里寫(xiě)著“檔案借出后可以隨意放置”，這就有點(diǎn)問(wèn)題了，檔案一旦脫離監(jiān)管就失去了意義，而且很容易損壞或者丟失。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
關(guān)于管理制度的更新頻率也要提一下。隨著時(shí)間推移，工作方式可能會(huì)發(fā)生變化，相應(yīng)的管理制度也需要調(diào)整。比如現(xiàn)在數(shù)字化辦公越來(lái)越普遍，那么電子文件的管理也應(yīng)該納入制度當(dāng)中。不過(guò)這里有個(gè)小疏漏，有些人在寫(xiě)這部分時(shí)會(huì)直接套用舊的紙質(zhì)文件管理辦法，這對(duì)電子文件來(lái)說(shuō)顯然是不適用的，所以得專(zhuān)門(mén)針對(duì)電子文件設(shè)計(jì)一套新的規(guī)則。
小編友情提醒：
執(zhí)行監(jiān)督也是不可忽視的一環(huán)。制度寫(xiě)得再好，如果沒(méi)有有效的監(jiān)督機(jī)制，也很難落到實(shí)處?？梢远ㄆ诮M織檢查，看看各部門(mén)是否嚴(yán)格按照制度執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正。有時(shí)候，檢查人員可能會(huì)因?yàn)橄勇闊┒咝问街髁x，比如只看表面的東西，而不深入核查細(xì)節(jié)，這樣就起不到應(yīng)有的效果了。
【第5篇】物業(yè)管理公司檔案管理制度8怎么寫(xiě)600字
物業(yè)管理公司檔案管理制度(八)
依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、檔案工作的基本原則
檔案實(shí)行集中管理與分散管理相結(jié)合，即分別為公司、部門(mén)管理，專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作。公司各部門(mén)在各項(xiàng)活動(dòng)中所形成的具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦單位、經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
二、文件資料點(diǎn)收、整理和歸檔
1、文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應(yīng)立即追查歸入。
2、文件如經(jīng)過(guò)抽查，應(yīng)有部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)的簽認(rèn)。
3、文件的處理手續(xù)必須完善，如有遺漏，應(yīng)立即退回承辦人。
4、做好收件登記、編號(hào)、運(yùn)轉(zhuǎn)、催辦工作，按規(guī)定程序符合立卷標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)分類(lèi)、立卷、歸檔。
三、檔卷管理
1、每年對(duì)檔案材料的數(shù)量、保管等情況進(jìn)行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案的安全。
2、做好相關(guān)的防范措施，注意保密工作。
3、保持檔案室清潔，隨時(shí)擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲(chóng)蛀腐朽工作。
4、每年按規(guī)定清理一次，已到保管期限，確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須列冊(cè)登記，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后作銷(xiāo)毀處理。
四、檔案調(diào)、借閱
1、嚴(yán)格履行調(diào)、借閱登記、審批手續(xù)，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復(fù)印或摘抄文件，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、借檔人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案。
3、檔案歸還，經(jīng)檔案管理人員檢查無(wú)誤后，立即歸入檔卷。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)75人覺(jué)得有用
物業(yè)管理公司檔案管理制度確實(shí)是個(gè)細(xì)致活兒，寫(xiě)的時(shí)候得結(jié)合實(shí)際情況，不能光靠套話。先得弄清楚檔案管理的目的，是為了方便日后查找資料，還是為了保存歷史記錄。要是目標(biāo)模糊，寫(xiě)出來(lái)的制度可能就偏空洞了。
檔案分類(lèi)這事很重要，像客戶投訴、設(shè)備維修記錄，還有員工考勤表，都得按類(lèi)別分開(kāi)。分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)得明確，不然到時(shí)候找東西就像大海撈針一樣難。我見(jiàn)過(guò)有些公司，檔案隨便放，結(jié)果急用時(shí)翻半天找不到，這效率低不說(shuō)，還容易出岔子。
文件歸檔也有講究，不能隨隨便便往柜子里一塞就完事了。比如收據(jù)這類(lèi)重要文件，必須標(biāo)注日期、編號(hào)，還要注明是誰(shuí)負(fù)責(zé)保管的。這樣萬(wàn)一出了問(wèn)題，能迅速找到責(zé)任人。不過(guò)有時(shí)候，手快的人會(huì)忘記在文件背面蓋章，這其實(shí)挺影響后續(xù)工作的。
借閱檔案也得有個(gè)流程，誰(shuí)借的、為什么借、什么時(shí)候歸還，這些都要登記清楚。有時(shí)候主管忙起來(lái)可能就忘了簽字審批，這就容易給工作埋隱患。檔案室的鑰匙也不能隨便給誰(shuí)都能拿，至少得限定在少數(shù)人手里。
銷(xiāo)毀檔案也是個(gè)技術(shù)活，不是說(shuō)覺(jué)得沒(méi)用了就直接扔垃圾桶。那些超過(guò)保存年限的文件，得經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)人審核后才能處理掉。曾經(jīng)有家公司因?yàn)槭韬觯岩恍┲匾呢?cái)務(wù)憑證當(dāng)廢紙賣(mài)掉了，后來(lái)鬧出大麻煩。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
檔案管理還得定期檢查，看看有沒(méi)有霉變、蟲(chóng)蛀的情況。要是發(fā)現(xiàn)問(wèn)題不及時(shí)解決，損失可不小。有時(shí)候忙起來(lái)，管理人員可能會(huì)忽略這一點(diǎn)，等到發(fā)現(xiàn)時(shí)已經(jīng)晚了。
檔案室的環(huán)境也很關(guān)鍵，溫度濕度都得控制好。太潮濕容易發(fā)霉，太干燥又容易起靜電。這事看似小，但真出了問(wèn)題就麻煩了。有時(shí)候?qū)懼贫鹊娜丝赡苤活欀鴮?xiě)別的內(nèi)容，忘記提這個(gè)細(xì)節(jié)，但實(shí)際上它很重要。
小編友情提醒：
檔案管理制度得隨著公司發(fā)展不斷調(diào)整更新。要是只是一成不變地照搬老規(guī)矩，遲早會(huì)跟不上形勢(shì)。不過(guò)有時(shí)候管理層可能覺(jué)得改來(lái)改去太麻煩，就懶得動(dòng)彈了，這其實(shí)不利于長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
【第6篇】煤礦圖紙技術(shù)檔案管理制度怎么寫(xiě)1050字
為建立健全機(jī)運(yùn)系統(tǒng)技術(shù)檔案管理工作，完整的保存和科學(xué)地管理機(jī)運(yùn)系統(tǒng)的技術(shù)檔案，充分發(fā)揮技術(shù)檔案在我礦建設(shè)發(fā)展中的作用，更好地為我礦個(gè)生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)服務(wù)，特制定本管理制度。
1、要把圖紙、技術(shù)檔案管理工作納入技術(shù)業(yè)務(wù)工作中，保證技術(shù)文件材料的積累，達(dá)到收集齊全、整理系統(tǒng)，并按制度及時(shí)歸檔。
2、按照集中統(tǒng)一管理圖紙、技術(shù)檔案的基本原則，設(shè)立技術(shù)資料檔案室，并配備專(zhuān)職人員管理。
3、每一個(gè)技術(shù)項(xiàng)目完成或告一段落后，都要有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的技術(shù)文件資料，并將所形成的技術(shù)文件資料加以系統(tǒng)的整理，由技術(shù)主管審查后及時(shí)歸檔。
4、技術(shù)文件材料在一項(xiàng)工程專(zhuān)題項(xiàng)目完成后或設(shè)備到礦驗(yàn)收合格后要及時(shí)整理歸檔。凡需歸檔的上幾乎文件資料，應(yīng)盡量符合國(guó)際、部表和企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定;做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良、字跡工整，圖紙按規(guī)格繪制，圖像清晰;書(shū)寫(xiě)一律使用碳素墨水盒統(tǒng)一的材料用紙，嚴(yán)禁用鉛筆、圓珠筆和復(fù)寫(xiě)紙打印。
5、為保證圖紙、技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確性，便于為今后和將來(lái)的工作提供可靠的科學(xué)依據(jù)和憑證，各單位所交文件材料、資料等必須齊全完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確有始有末，不得出現(xiàn)前后不符，實(shí)物與圖紙不符，結(jié)果與設(shè)計(jì)不符等現(xiàn)象。
6、資料管理人員要集中、統(tǒng)一、科學(xué)地管理好技術(shù)檔案，維護(hù)技術(shù)檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全性，并及時(shí)地提供利用;資料管理人員承擔(dān)圖紙、技術(shù)檔案的接受、復(fù)制、借閱、發(fā)放和建檔，提供技術(shù)資料為全礦有關(guān)單位和技術(shù)人員服務(wù)。
7、資料管理人員要科學(xué)地管理礦機(jī)運(yùn)系統(tǒng)圖紙和技術(shù)檔案，承辦技術(shù)資料的接受、分類(lèi)、編目、登記、保管、復(fù)制、借閱、發(fā)放等工作，做到定位存放，妥善保管。
8、外來(lái)圖紙、技術(shù)檔案一律以原件歸檔，嚴(yán)格執(zhí)行技術(shù)資料的保管、借閱、發(fā)放制度。凡借閱的重要資料，要有技術(shù)主管批準(zhǔn)后方可借閱。珍貴資料若需借閱，只能借閱復(fù)制件;防止借閱部門(mén)或個(gè)人不珍惜技術(shù)資料，借閱時(shí)需交納一定抵押金(不少于50元);借還雙方應(yīng)共同清點(diǎn)份數(shù)、頁(yè)數(shù)，并檢查完整情況，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。
9、凡礦大型設(shè)備拆箱前，一定有檔案員在場(chǎng)才能拆箱，箱內(nèi)所有的說(shuō)明書(shū)，圖紙一律交技術(shù)檔案室保管，如使用可復(fù)制副本。
10、各單位所歸檔的文件材料、圖紙、資料不符歸檔要求，檔案管理員有權(quán)拒絕歸檔。
11、保持圖紙、技術(shù)檔案存放地點(diǎn)的整潔、衛(wèi)生，經(jīng)常保持室內(nèi)清潔通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防止蟲(chóng)蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。認(rèn)真執(zhí)行圖紙、技術(shù)檔案的保管檢查制度，每年年底全面檢查、清理一次，做到帳檔一致，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案，要及時(shí)修補(bǔ)和提出復(fù)制。
12、凡歸檔的圖紙、技術(shù)檔案，一般應(yīng)存檔一份。重要的和使用頻繁的應(yīng)復(fù)制備份一份，供日常借閱和發(fā)放。
書(shū)寫(xiě)經(jīng)驗(yàn)88人覺(jué)得有用
煤礦圖紙技術(shù)檔案管理制度要結(jié)合實(shí)際情況去制定，不能照搬照抄，得有自己的特色。煤礦企業(yè)涉及安全生產(chǎn)，圖紙和技術(shù)檔案管理特別重要，這關(guān)系到礦井的安全運(yùn)行和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。起草時(shí)要從實(shí)際出發(fā)，明確目的，確保制度能切實(shí)發(fā)揮作用。
有些企業(yè)在制定這類(lèi)制度時(shí)，往往忽略細(xì)節(jié)，只列出大方向，這樣就容易流于形式。比如規(guī)定圖紙和技術(shù)資料要妥善保管，卻沒(méi)具體說(shuō)明如何分類(lèi)、歸檔、借閱等流程。這就需要起草人多下功夫，結(jié)合本單位現(xiàn)有的管理模式，把每個(gè)環(huán)節(jié)都細(xì)化清楚。像圖紙的繪制、審核、修改，還有歸檔后的保存期限等，都需要明確規(guī)定。
書(shū)寫(xiě)注意事項(xiàng)：
人員培訓(xùn)也很關(guān)鍵。制度再好，如果相關(guān)人員不了解、不執(zhí)行也是白搭。所以制度里最好加上培訓(xùn)要求，定期組織技術(shù)人員學(xué)習(xí)新標(biāo)準(zhǔn)、新技術(shù)，提高他們的專(zhuān)業(yè)水平。當(dāng)然，這里有個(gè)小問(wèn)題需要注意，有些企業(yè)雖然制定了培訓(xùn)計(jì)劃，但在落實(shí)過(guò)程中卻缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致效果打折扣。
制度執(zhí)行過(guò)程中難免會(huì)遇到各種情況，比如圖紙更新頻率較高，如何保證最新版本及時(shí)替換舊版，避免混淆。這就需要建立一套動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，確保所有圖紙都是最新的有效版本。同時(shí)還要設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理員，負(fù)責(zé)日常管理工作，防止出現(xiàn)疏漏。
在制定制度時(shí)，還應(yīng)該考慮到與其他管理制度的協(xié)調(diào)性。例如，圖紙和技術(shù)檔案的管理應(yīng)與安全生產(chǎn)責(zé)任制掛鉤，一旦因管理不當(dāng)引發(fā)事故，就要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。這一點(diǎn)很重要，但有時(shí)候起草人可能因?yàn)榇中?，忘記將這部分內(nèi)容納入制度中。
小編友情提醒：
制度出臺(tái)后并不是一勞永逸的，需要定期檢查和修訂。隨著技術(shù)和管理水平的提升，原有的制度可能會(huì)顯得滯后，這時(shí)就需要及時(shí)調(diào)整，使之更加符合當(dāng)前的需求。這就好比設(shè)備需要維護(hù)保養(yǎng)一樣，制度也需要不斷優(yōu)化，才能保持其生命力。
