【第1篇】z公司檔案管理制度范例怎么寫1950字
公司檔案管理制度范例
檔案是全面反映公司經(jīng)營管理各項(xiàng)活動的歷史記錄，是實(shí)現(xiàn)今后決策科學(xué)化的重要依據(jù)。特制定本方法，各部門必須按本制度認(rèn)真做好檔案管理工作。
第一節(jié) 檔案范圍
公司各種具有保存價(jià)值的文件、圖紙、方案、軟件、圖片、音像、實(shí)物等都必須立卷、歸檔。
其中，文件包括:規(guī)劃、計(jì)劃、技術(shù)資料、工程資料、財(cái)務(wù)資料、人事資料、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案、合同協(xié)議、內(nèi)外行文等。
第二節(jié) 檔案分類及編號
一、檔案按其內(nèi)容及關(guān)聯(lián)部門可分為六大類:
1、行政類
2、財(cái)務(wù)類
3、人事類
4、業(yè)務(wù)類
5、工程類
6、拓展類
二、機(jī)要檔案須在檔案編號后注明:絕密、機(jī)密、秘密。具體劃分規(guī)則見本制度第三節(jié) 第二條。
三、檔案編號以“一案一號”為原則，遇有一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號。
四、歸檔后須填寫《檔案管理登記表》(附表1)。
第三節(jié) 機(jī)要檔案
一、機(jī)要檔案按其內(nèi)容分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”三級。其中:
二、劃分標(biāo)準(zhǔn):
絕密檔案包括:
公司經(jīng)營發(fā)展中的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及金額在100萬元以上的重大合同。
機(jī)密檔案包括:
1、財(cái)務(wù)資料;
2、公司重要會議紀(jì)要;
3、公司經(jīng)營情況;
4、人事檔案、薪資性檔案、勞動合同;
5、技術(shù)資料;
6、金額在10萬-100萬元的合同。
秘密檔案包括:
1、重要項(xiàng)目資料;
2、項(xiàng)目合同協(xié)議。
第四節(jié) 檔案裝訂
一、以左方裝訂為原則，右上角標(biāo)明檔案號。
二、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊，再裝訂。
第五節(jié) 保存期限
檔案保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章制度特定者外，一律按照下列規(guī)定辦理:
一、永久保存:1、公司章程;2、股東名簿;3、股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要;4、公司證照;5、各級批文;6、印鑒;7、公司年度經(jīng)營計(jì)劃;8、公司年度經(jīng)營總結(jié);9、年度財(cái)務(wù)報(bào)表;10、技術(shù)資料;11、不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證;12、人事資料;13、大型活動圖片、音像資料;14、其他核定須永久保存的文書。
二、十五年保存:1、會計(jì)憑證;2、其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財(cái)務(wù)檔案的保存期限按國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行)
三、五年保存:1、期滿或解除的合同協(xié)議;2、完結(jié)后的項(xiàng)目方案;3、其他經(jīng)核定須保存五年的文書。
四、一年保存:1、部門工作計(jì)劃及工作總結(jié);2、完結(jié)后的部門請求報(bào)告;3、完結(jié)后無長期保存必要文書。
五、公司規(guī)章制度由總經(jīng)理辦公室永久保存，使用部門視其有效期限予以保存。
第六節(jié) 保管部門
一、財(cái)務(wù)專項(xiàng)機(jī)要檔案由財(cái)務(wù)會計(jì)部負(fù)責(zé)保管。
二、人事專項(xiàng)機(jī)要檔案由人力資源部負(fù)責(zé)保管。
三、股東會、董事會、監(jiān)事會資料由董事會秘書保管。
四、其他檔案均由總經(jīng)辦指派專人保管。
第七節(jié) 檔案移交
一、公司各類證照、批文在頒發(fā)之日起移交總經(jīng)辦。
二、公司章程，股東會、董事會、監(jiān)事會會議紀(jì)要、決議，應(yīng)自簽發(fā)之日起三日內(nèi)移交總經(jīng)辦。
三、合同協(xié)議應(yīng)在簽訂之日移交總經(jīng)辦。
四、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案由部門自行立卷、歸檔、管理。
五、其余檔案半年移交一次，時(shí)間為每年的1月和7月。
六、檔案移交須填寫《檔案移交清冊》(附表2)。
七、《檔案移交清冊》一式三份，移交雙方各一份，總經(jīng)辦留存一份。
第八節(jié) 檔案調(diào)閱
一、因工作需要需調(diào)閱檔案時(shí)，須填寫《檔案調(diào)閱申請單》(附表3)，并經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。
二、行政類檔案、財(cái)務(wù)類檔案、人事類檔案、業(yè)務(wù)類檔案、工程類檔案、拓展類檔案的調(diào)閱須部門經(jīng)理核準(zhǔn)，跨部門檔案調(diào)閱須總經(jīng)辦主任核準(zhǔn)，但僅僅限于檔案的查閱、復(fù)印，使用原件或調(diào)閱機(jī)要檔案資料須總經(jīng)理核準(zhǔn)。(保密性檔案的范圍見《機(jī)要檔案管理制度》)。
三、檔案管理人員必須嚴(yán)格按照《檔案調(diào)閱申請單》的內(nèi)容，將檔案調(diào)出，供調(diào)檔人查閱。
四、調(diào)檔人必須是《檔案調(diào)閱申請單》里注明的查閱人。
五、《檔案調(diào)閱申請單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤?/p>
六、檔案借閱時(shí)間最長不超過8個(gè)工作時(shí)。
七、如調(diào)檔內(nèi)容更改、調(diào)檔時(shí)間延長，應(yīng)按調(diào)檔程序重新辦理。
第九節(jié) 檔案銷毀
一、超過保存期，且無保存價(jià)值的檔案應(yīng)銷毀。
二、需銷毀的檔案由保管部門填報(bào)《檔案銷毀申請表》(附表4)，經(jīng)相應(yīng)核準(zhǔn)人核準(zhǔn)后方可銷毀。
三、部門內(nèi)部檔案由部門經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;機(jī)要檔案由總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀;其余檔案由主管副總經(jīng)理核準(zhǔn)銷毀。
四、銷毀檔案須兩人以上人員共同完成，總經(jīng)辦指定專人監(jiān)督銷毀，并填寫《檔案銷毀登記表》(附表5)。
五、檔案銷毀每半年進(jìn)行一次，即每年的1月和7月。
六、《檔案銷毀申請表》、《檔案銷毀登記表》各一式二份，申請部門一份，總經(jīng)辦一份。
第十節(jié) 其他
一、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲蛀、防霉、防丟失，保證檔案安全。
二、所有檔案應(yīng)有專柜存放、加鎖，定期清理通風(fēng)，防濕。
三、所有檔案不得隨意查閱、復(fù)印，不得置于公共場所。
四、本制度附件包括:《機(jī)要檔案管理制度》。
五、以上表格均由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號。
六、各部門必須嚴(yán)格按照本制度相關(guān)規(guī)定保管檔案。
書寫經(jīng)驗(yàn)72人覺得有用
提到z公司的檔案管理制度，不少人都會想到那種一本正經(jīng)的文件，但實(shí)際上，制定這樣的制度并不是件輕松的事。從頭開始，你得先了解檔案管理涉及哪些具體的工作，像是文件歸檔、分類、保管、借閱之類的，這些都需要明確流程。比如，對于一些重要的合同文件，是不是得有專門的地方存放？是不是得定期檢查有沒有破損或者丟失的情況？
在起草的時(shí)候，不能光憑感覺來，得結(jié)合實(shí)際情況。要是公司規(guī)模大，部門多，那可能就得細(xì)化到每個(gè)部門都有自己的檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門的文件整理。但要是小公司，一個(gè)人兼職干這事也行，關(guān)鍵是要有章可循。比如，規(guī)定每個(gè)月最后一個(gè)星期五都要集中清點(diǎn)一次檔案柜里的東西，看看是不是都在原位。
不過，有時(shí)候?qū)懙臅r(shí)候可能會忽略掉某些細(xì)節(jié)，像忘記注明借閱檔案需要經(jīng)過誰批準(zhǔn)。還有，有些條款寫得太籠統(tǒng)了，像“檔案要妥善保管”，到底什么叫妥善，沒個(gè)標(biāo)準(zhǔn)就容易出問題。這就提醒咱們，寫的時(shí)候得反復(fù)推敲，別覺得寫完了就萬事大吉。
書寫注意事項(xiàng)：
關(guān)于檔案的保存期限，這事也不能馬虎。有的文件可能長期有用，有的短期保存就夠了。如果統(tǒng)一規(guī)定保存十年，那可能會浪費(fèi)空間，也可能因?yàn)閬G掉不該丟的東西惹麻煩。所以，得根據(jù)不同類型的文件制定具體的存檔時(shí)長。
其實(shí)，寫這類制度，不僅要考慮到當(dāng)下，還得為將來留點(diǎn)余地。比如隨著公司發(fā)展，員工數(shù)量增加，檔案數(shù)量也會增多，到時(shí)候現(xiàn)有的管理辦法是不是還能適用？是不是得提前規(guī)劃一下升級方案？這些問題都得想在前面。
小編友情提醒：
制度定好后，不是說貼出來就算完事了，還得有人去執(zhí)行。要是沒人監(jiān)督，再好的制度也是白紙一張。所以，還得定期組織培訓(xùn)，讓大家都明白為什么要有這個(gè)制度，怎么遵守這個(gè)制度。要是有人違反了，該怎么處理，也得事先說清楚，不然執(zhí)行起來就會亂套。
【第2篇】公司文秘檔案管理制度怎么寫3200字
公司文秘檔案管理制度
1.目的作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對文秘檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本制度。
2. 管理職責(zé)
2.1 行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。
2.2 各部門所負(fù)責(zé)的部門內(nèi)部檔案資料，應(yīng)有專人兼管。同樣也應(yīng)執(zhí)行本制度所規(guī)定的各項(xiàng)條款要求。
2.3 文秘檔案室是公司對文秘檔案的專管機(jī)構(gòu)，在行政管理部的領(lǐng)導(dǎo)下，其管理的主要職責(zé)為:
2.3 .1制定或參與制定關(guān)于文秘檔案管理方面的規(guī)章制度。
2.3 .2協(xié)助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導(dǎo)監(jiān)督。
2.3 .3負(fù)責(zé)對永久行文秘檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作。
2.3 .4總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘檔案資料能夠充分得到利用，為經(jīng)營服務(wù)產(chǎn)生收益。
3．歸檔資料的范圍、內(nèi)容
3.1 計(jì)劃性文件資料包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計(jì)劃、各職能部門的工作規(guī)劃、計(jì)劃。
3.2 批示性文件材料包括公司各類標(biāo)準(zhǔn)、指標(biāo)，如計(jì)劃指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等;公司管理層在生產(chǎn)經(jīng)營中的各類命令、工作指示、調(diào)度記錄等。
3.3 法規(guī)性文件包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標(biāo)準(zhǔn)等文件;公司內(nèi)部制定的各類規(guī)章制度。
3.4 公司的重大決議包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。
3.5 總結(jié)性文件包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié);下屬單位的工作總結(jié)及單項(xiàng)性的各種總結(jié)報(bào)告。
3.6 憑證性材料包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護(hù)記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。
3.7 匯報(bào)性材料包括公司向各上級主管單位的匯報(bào)材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等;公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等
3.8 勞資人事資料包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認(rèn)識考勤、人才引進(jìn)和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。
3.9 調(diào)研性資料包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的技術(shù)經(jīng)濟(jì)論證材料等。
3.1 0聲像制品資料包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。
3.1 1證件性文書資料包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、各類榮譽(yù)牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。
3.1 2饋贈行資料包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻(xiàn)資料、有紀(jì)念意義的各種工藝制品等。
4. 文件資料的立卷歸檔
4.1 檔案的收集
4.1.1 凡屬本制度
第三條 所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔;會計(jì)歸檔類在年度終結(jié)后，由財(cái)務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。
4.1.2 銀行票據(jù)由財(cái)務(wù)部立卷留存;各類報(bào)表(應(yīng)收帳報(bào)表、銷售報(bào)表等)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財(cái)務(wù)部立卷留存。
4.1.3 業(yè)務(wù)要貨計(jì)劃、往來函等業(yè)務(wù)傳真、資料由業(yè)務(wù)部立卷留存。
4.1.4 各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)立卷留存;內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。
4.1.5 公司員工應(yīng)注意隨時(shí)收集各種信息資料，并及時(shí)匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學(xué)習(xí)考察和參加個(gè)各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。
4.2 立卷歸檔的時(shí)間
4.2.1 凡已辦理完畢的具有保存價(jià)值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。
4.2.2 對于某些專門文件，或駐地分散在外的個(gè)別業(yè)務(wù)單位的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時(shí)間可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長。
4.3 立卷歸檔的要求
4.3.1 各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時(shí)間內(nèi)，把整理審定完畢的文秘檔案資料，遞交文秘檔案室立卷歸檔。
4.3.2 移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
4.3.3 歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。
4.3.4 立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項(xiàng)目填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，然后還要填寫備考表，注明保管期限。
4.3.5 填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
4.3.6 立卷應(yīng)以本單位形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點(diǎn)，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價(jià)值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
4.3.7 立卷應(yīng)以同類問題為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
4.3.8 立卷應(yīng)把上級文件于本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
4.3.9 立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
4.3.1 0文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
4.3.1 1各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有條件，并保持其完好無損。
4.3.1 2聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
5. 文秘檔案的借閱
5.1 文秘檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。
5.2 各部門工作人員可直接查閱屬于本部門業(yè)務(wù)工作范圍得文秘檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案得部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
5.3 文秘檔案得借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案得完整和完好，不得私自影印、復(fù)印、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加注標(biāo)語，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
5.4 對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采取復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制文件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制件不會有誤。
5.5 必要時(shí)，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結(jié)論。
5.6 文秘檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延期借閱時(shí)間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。
5.7 借閱文秘檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
6. 文秘檔案保密要求
6.1 檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。
6.2 檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級。
6.3 有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時(shí)，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.4 有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
6.5 對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時(shí)提供利用。
6.6 外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
6.7 檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
6.8 企業(yè)在職工工作人員調(diào)離本企業(yè)時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
7. 超期檔案的銷毀
7.1 對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
7.2 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。
7.3 銷毀文件必須在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
書寫經(jīng)驗(yàn)75人覺得有用
寫公司文秘檔案管理制度的時(shí)候，得先搞清楚這份制度的核心是什么。比如，它是用來管文件歸檔的，還是為了確保保密工作不出岔子？如果是前者，那得從文件的接收開始說起，每個(gè)環(huán)節(jié)都要留痕，像是誰收的、什么時(shí)候收的，還有就是收完之后怎么分類存檔，這些都是關(guān)鍵點(diǎn)。要是后者，那就得強(qiáng)調(diào)權(quán)限管理，哪些人能看哪些文件，查看記錄也得保存下來。
起草的時(shí)候，最好結(jié)合實(shí)際情況來寫，別照搬別人的模板。比如，有些企業(yè)的文件流轉(zhuǎn)特別頻繁，那制度里就得明確流轉(zhuǎn)的步驟，還有就是每個(gè)步驟的責(zé)任人是誰。不過，有些人可能會覺得這事簡單，隨便寫寫就行，這就很容易出問題了。比如，某家公司規(guī)定文件歸檔要三天內(nèi)完成，結(jié)果執(zhí)行起來才發(fā)現(xiàn)，三天根本不夠，因?yàn)閷徟鞒烫珡?fù)雜了。
至于格式，得根據(jù)公司的需求來定。有的公司喜歡表格形式，看起來直觀；有的則喜歡用文字?jǐn)⑹?，方便詳?xì)說明。不過要注意的是，用表格的話，表頭得設(shè)計(jì)得清楚明白，不然到時(shí)候查找資料會很麻煩。比如，有個(gè)公司用表格記錄文件歸檔情況，結(jié)果表頭設(shè)計(jì)得亂七八糟，導(dǎo)致后來員工都不知道該填什么。
制度里最好多用專業(yè)術(shù)語，這樣顯得正規(guī)。比如，“涉密文件”就不能寫成“機(jī)密文件”，雖然大家心里都明白是什么意思，但在正式場合還是得用標(biāo)準(zhǔn)稱呼。再比如，關(guān)于文件銷毀的規(guī)定，得寫清楚銷毀的方式和時(shí)間，尤其是那些涉及敏感信息的文件，必須得有專門的銷毀記錄，不然萬一出了事，就不好追責(zé)了。
有時(shí)候，制度寫出來后還得定期檢查更新。畢竟企業(yè)的情況是在變化的，當(dāng)初制定的制度可能過段時(shí)間就不適用了。比如，某公司剛成立的時(shí)候業(yè)務(wù)量不大，文件也不多，當(dāng)時(shí)制定的制度很簡單，后來業(yè)務(wù)擴(kuò)大了，文件種類越來越多，原來的制度就顯得捉襟見肘了。所以，每隔一段時(shí)間就得回顧一下，看看有沒有需要調(diào)整的地方。
書寫注意事項(xiàng)：
制度寫完后最好先試運(yùn)行一段時(shí)間?？梢宰屜嚓P(guān)部門提意見，看看有沒有不合理的地方。有時(shí)候，一些看似完美的制度，真正實(shí)施起來可能會遇到各種意想不到的問題。比如，某公司新出臺的文件歸檔制度規(guī)定每周五下午集中處理文件，結(jié)果發(fā)現(xiàn)這個(gè)時(shí)間正好趕上部門例會，大家都忙得不可開交，根本沒空顧及歸檔的事。
【第3篇】某公司檔案管理制度格式怎樣的怎么寫850字
微星公司檔案管理制度第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)公司文書檔案、聲像資料的管理工作，保證文書檔案、聲像資料的及時(shí)歸檔和妥善保管，特制定本制度。
第二條 公司行政部負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。
第三條 公司各部門在工作活動中形成的各種有保存價(jià)值的檔案資料，都要按照本制度的規(guī)定及時(shí)歸檔，部分資料須在行政部備份。第二章 文件資料的收集管理
第四條 歸檔范圍:公司印發(fā)的公文。公司的各種規(guī)章 制度、實(shí)施細(xì)則、程序文件。公司與其他單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本。公司重要會議資料，包括會議通知、決議、總結(jié)、重要發(fā)言、會議紀(jì)要等。上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與公司有關(guān)的決定、決議、指示、條 例、規(guī)定、計(jì)劃等文件資料。公司對外的正式發(fā)文及與有關(guān)單位來往的文書及傳真。公司重要的技術(shù)資料、供應(yīng)商檔案資料、客戶資料等。公司管理人員的任免文件資料以及關(guān)于員工獎勵、處分的文件資料。公司所有員工的考核與培訓(xùn)資料。公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的簡報(bào)、照片(及底片)、錄音、錄像等。公司及產(chǎn)品的獲獎證書。
第五條 資料承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)批準(zhǔn)的文件資料，收集齊全，加以整理、歸檔。
第七條 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動中形成的重要文件資料，由此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人收集并交行政部歸檔保管。
第八條 公司員工外出參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、考察、調(diào)研等公務(wù)活動，必須將重要文件資料向行政部辦理歸檔。
第九條 各部門須有一名檔案管理人員，認(rèn)真執(zhí)行定期歸檔制度。第三章 歸檔管理
第十條 檔案管理人員應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及工作現(xiàn)狀，編制“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上明細(xì)名稱。
第十一條 檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將文件資料按照“案卷類目”放入文件夾內(nèi)，對號入座。
第十二條 在歸檔的文件資料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，歸放在一起，不得分開。
第十三條 對于重要的聲像類資料，檔案管理人員應(yīng)在卷首附上文字說明，包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者(攝制者)。第四章 附則
第十四條 本制度由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。
第十五條 本制度自頒布之日起施行。
書寫經(jīng)驗(yàn)41人覺得有用
寫管理制度的時(shí)候，得先把相關(guān)的資料都收集全了，這很重要。要是資料不齊，后面的活兒就不好干。比如公司的檔案管理，涉及到的東西不少，從文件的分類到歸檔都有講究。一開始就要明確檔案的重要性，這是基礎(chǔ)，不然寫出來的東西就跑偏了。
檔案管理不能光靠腦子記，得有具體的流程和規(guī)定。像什么檔案的接收、整理、保管、利用，每個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化。比如說接收檔案，得檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，這個(gè)步驟不能馬虎，要是漏掉什么關(guān)鍵信息，后續(xù)的工作就會出問題。還有就是保管，環(huán)境得合適，溫度濕度都要控制好，不然檔案容易受損。
制定制度的時(shí)候，最好能結(jié)合實(shí)際的情況，別照搬別人的。每個(gè)公司的情況不一樣，規(guī)章制度也得因地制宜。要是照抄別人的制度，很可能水土不服。比如有些公司可能檔案量不大，用簡單的辦法就行，而大公司就得有專門的系統(tǒng)來管理。
在寫制度的時(shí)候，有時(shí)候會因?yàn)槭韬霭岩恍┬〉胤礁慊?。比如說把“存檔”寫成“存檔室”，雖然意思差不多，但仔細(xì)看就會發(fā)現(xiàn)問題。這種情況其實(shí)挺常見的，寫的時(shí)候得特別注意。還有就是用詞要統(tǒng)一，別一會兒用“歸檔”，一會兒又換成“入檔”，這樣會讓閱讀的人感到困惑。
書寫注意事項(xiàng)：
制度里得有處罰措施，不然大家執(zhí)行起來就沒有動力。比如對那些不按規(guī)定操作的人，該罰就得罰，這樣才能保證制度的有效性。不過這處罰也不能太重，得有個(gè)度，太重了反而會引起反感。所以制定處罰措施的時(shí)候，得綜合考慮各種因素，不能太隨意。
寫制度的時(shí)候，還要考慮到員工的感受。畢竟制度是給大家用的，要是寫得太復(fù)雜，大家理解起來費(fèi)勁，執(zhí)行起來就困難。所以語言要通俗易懂，別堆砌太多專業(yè)術(shù)語，否則容易讓人摸不著頭腦。當(dāng)然，必要的專業(yè)術(shù)語還是要有的，但得解釋清楚，讓大家都能明白。
小編友情提醒：
制度寫完后還得經(jīng)過反復(fù)修改。有時(shí)候初稿會有不少問題，比如邏輯不通、表述不清之類的。這些問題得通過討論和實(shí)踐慢慢修正。寫制度不是一蹴而就的事，得花時(shí)間打磨，直到大家都認(rèn)可為止。
【第4篇】某某公司文件檔案管理制度怎么寫1100字
某公司文件、檔案管理制度
第一章 文件管理制度
第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書，從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。
第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理，綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對、監(jiān)印、歸檔管理。
第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔，建立文件的收發(fā)登記簿。
第四條 公司常用公文種類為:請示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會議紀(jì)要等，要求按公文規(guī)定格式行文。
第五條 以公司名義向上級機(jī)關(guān)呈報(bào)的請示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定，發(fā)文字號為:×××公司發(fā)[××年號]第×號。
第六條 公司內(nèi)部行文及對外發(fā)文，必須使用行文卡，擬稿人、打印校對人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。
第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后，方可蓋章行文。
第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請單，任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對、撰稿人再校。
第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí)，由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會簽。
第十條 綜合管理部對傳閱的文件要及時(shí)收回處理。
第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。
第二章 檔案管理制度
第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合，以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案，以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動中形成具有參考價(jià)值的文件、材料，由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。
第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作，負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案，進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。
第十四條 歸檔資料包括:
1、公司與有關(guān)單位的來往信件，各種協(xié)議、合同;
2、公司會議記錄、紀(jì)要、決定;
3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);
4、會議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;
5、公司對外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;
6、公司各部門的發(fā)文;
7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。
8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;
9、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;
10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。
第十五條 檔案的借閱
1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室查閱的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損，所借檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。
3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
書寫經(jīng)驗(yàn)20人覺得有用
在企業(yè)運(yùn)營中，文件檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)卻至關(guān)重要的工作。這份管理制度不是隨便抄抄就能完成的，它需要結(jié)合公司的實(shí)際情況，尤其是業(yè)務(wù)流程和員工的工作習(xí)慣。比如，有些企業(yè)的文件流轉(zhuǎn)可能更注重效率，而另一些則強(qiáng)調(diào)保密性。這就要求起草人得了解公司的具體需求，不能一概而論。
制定這樣的制度時(shí)，首先要明確文件的分類標(biāo)準(zhǔn)。通常來說，可以按照部門、項(xiàng)目、時(shí)間順序等進(jìn)行劃分。不過這里有個(gè)小問題需要注意，就是分類標(biāo)準(zhǔn)一旦確定后，最好就別頻繁更改，不然容易導(dǎo)致混亂。當(dāng)然，如果公司業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，原有的分類方式確實(shí)不再適用了，那也是可以調(diào)整的，但要提前通知相關(guān)人員，讓大家知道新的規(guī)則。
接著，要規(guī)定文件的歸檔流程。從文件的創(chuàng)建到最終存檔，中間涉及到多個(gè)環(huán)節(jié)，比如起草、審核、簽發(fā)等。每個(gè)環(huán)節(jié)都應(yīng)該有明確的責(zé)任人。比如，某份文件由哪個(gè)部門負(fù)責(zé)起草，又該由哪個(gè)部門來審核，這都需要清晰界定。要是責(zé)任不清的話，很容易出現(xiàn)問題，到時(shí)候找起責(zé)任人來就會很麻煩。
關(guān)于文件的保存期限，這也是個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)。有些文件可能只需要短期保存，比如會議紀(jì)要，而有些則需要長期甚至永久保存，如合同文件。所以，在制度里必須詳細(xì)列出各類文件的具體保存年限。而且，保存介質(zhì)的選擇也很重要，紙質(zhì)版適合長期保存，電子版則便于檢索和傳輸。不過，電子版的安全性也需要重視，應(yīng)該定期備份以防丟失。
對于涉密文件的管理，更是不可忽視的一環(huán)。這類文件的接觸權(quán)限應(yīng)該嚴(yán)格控制，只有相關(guān)工作人員才能查看。另外，打印這類文件時(shí)也要格外小心，確保不會被無關(guān)人員接觸到。有時(shí)候，打印出來的文件隨手一放，結(jié)果就被別人拿走了，這種事在一些企業(yè)里還不少見。
小編友情提醒：
文件檔案管理制度并不是寫完就萬事大吉了，還需要定期檢查和更新。因?yàn)殡S著時(shí)間推移，公司的業(yè)務(wù)模式、管理模式都可能發(fā)生改變，原先制定的制度可能就不適應(yīng)新的情況了。所以，每隔一段時(shí)間，就要組織相關(guān)部門對制度進(jìn)行評估，看看是否需要修改補(bǔ)充。要是等到出了問題才去整改，那就晚了，畢竟亡羊補(bǔ)牢不如未雨綢繆。
【第5篇】x地產(chǎn)公司會計(jì)檔案管理制度怎么寫850字
地產(chǎn)公司會計(jì)檔案管理制度
為了加強(qiáng)會計(jì)檔案管理，特制定本公司管理辦法。
第一條 會計(jì)檔案是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括:
一.會計(jì)憑證類:原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計(jì)憑證。
二.會計(jì)賬簿類:總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計(jì)賬簿。
三.財(cái)務(wù)報(bào)告類:月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括財(cái)務(wù)報(bào)表、附表、附表及文字說明，審計(jì)報(bào)告，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。
四.其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料，會計(jì)檔案移交清冊，會計(jì)檔案保管清冊，會計(jì)檔案銷毀清冊。
第二條 會計(jì)檔案的保存
一.會計(jì)憑證按憑證類型、月份及編號順序每月裝訂成冊，標(biāo)明月份、季度、年起止、號數(shù)、單據(jù)張數(shù)，由會計(jì)及有關(guān)人員簽名蓋章(包括制單、審核、記賬主管)，專人歸檔保存，歸檔前應(yīng)加以裝訂。
二.會計(jì)報(bào)表應(yīng)分月、季、年度，按時(shí)歸檔，指定專人保管，并分類填制目錄。
三.會計(jì)檔案在財(cái)務(wù)部存放期為二年，二年后由資料員整理歸檔交公司檔案室保存。
第三條 會計(jì)檔案保管期限
一.會計(jì)憑證類:
1.原始憑證15年
2.記賬憑證15年
3.匯總憑證15年
二.會計(jì)賬簿類:
1.總賬15年
2.明細(xì)賬15年
3.日記賬15年(其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年)
4.固定資產(chǎn)卡片報(bào)廢清理后5年
5.輔助賬簿15年
三.財(cái)務(wù)報(bào)告類:
1.月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年
2.年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久
3.審計(jì)報(bào)告永久
四.其他類:
1、會計(jì)移交清冊15年
2、會計(jì)檔案保管清冊永久
3、會計(jì)檔案銷毀清冊永久
4、銀行余額調(diào)節(jié)表5年
5、銀行對賬單5年
第四條 會計(jì)檔案的借用
一.財(cái)務(wù)人員因工作需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，必須按制度順序及時(shí)歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù);
二.外單位人員因公需要查閱會計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)持有單位證明，經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人同意后，方能由檔案人員接待查閱;
三.會計(jì)擋案一般禁止攜帶外出，如有特殊情況，需帶出或復(fù)制時(shí)，須經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并限時(shí)歸還。
第五條 由于會計(jì)人員或會計(jì)機(jī)構(gòu)改變等原因而使會計(jì)檔案需要轉(zhuǎn)交時(shí)，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
書寫經(jīng)驗(yàn)27人覺得有用
x地產(chǎn)公司會計(jì)檔案管理制度怎么寫
寫制度這事，得結(jié)合實(shí)際情況，不能光套模板。像會計(jì)檔案管理，重要的是從實(shí)際工作出發(fā)，明確流程，確保資料完整。一開始得把檔案分類搞清楚，哪些是財(cái)務(wù)報(bào)表，哪些是合同文件，都要分門別類。像財(cái)務(wù)報(bào)表這類，得定期歸檔，別等到年底才發(fā)現(xiàn)一堆東西沒整理。
檔案存放的地方也得講究，最好有個(gè)專門的庫房，濕度溫度都得控制好，不然紙質(zhì)材料容易發(fā)黃變脆。而且鑰匙不能隨便給誰都能開，得有專人負(fù)責(zé)，這人還得靠譜，不能三天打魚兩天曬網(wǎng)。平時(shí)調(diào)閱檔案也得登記，誰借了什么，什么時(shí)候還的，都得記清楚。要是有人借了不按時(shí)歸還，這事就得嚴(yán)肅處理，不然檔案亂了套就麻煩了。
記得有一次，有個(gè)同事覺得手續(xù)太麻煩，就偷偷把檔案帶出去復(fù)印，結(jié)果忘在咖啡館了，差點(diǎn)造成泄密。這事提醒我們，制度執(zhí)行不能松懈，哪怕是個(gè)小環(huán)節(jié)，也不能掉鏈子。另外，電子檔案也要同步備份，現(xiàn)在信息化這么普及，紙質(zhì)和電子雙保險(xiǎn)才踏實(shí)。
其實(shí)制度制定好后，不是一勞永逸的事。每隔一段時(shí)間得檢查一下執(zhí)行情況，看看有沒有漏洞。比如檔案柜是不是鎖得好好的，臺賬記錄是不是完整。要是發(fā)現(xiàn)問題，就得及時(shí)調(diào)整，不能等出了大問題才想起來補(bǔ)救。像我之前見過一家公司，因?yàn)闄n案管理不到位，導(dǎo)致一些關(guān)鍵票據(jù)丟失，最后還得重新跑手續(xù)，費(fèi)時(shí)又費(fèi)力。
檔案管理這事說復(fù)雜也復(fù)雜，說簡單也簡單，關(guān)鍵是要有責(zé)任心。有些人總覺得這事瑣碎，不愿意多花心思，但其實(shí)細(xì)節(jié)決定成敗。就像每天下班前順手把當(dāng)天的單據(jù)整理好，放到指定位置，日積月累下來，就會發(fā)現(xiàn)工作輕松不少。
【第6篇】某某地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫2200字
3、檔案管理
3.1目的
明確公司檔案管理原則，建立完善準(zhǔn)確的檔案系列，積累和儲存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。
3.2定義
檔案是指公司在經(jīng)營活動中形成的，具有查考利用價(jià)值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的圖文、音像材料，如文件、資料、書信、會議記錄、數(shù)字、表格、單據(jù)、契約、照片、圖像、錄音、錄像等文件資料。
3.3原則
企業(yè)檔案是企業(yè)不可缺少的資源，對企業(yè)的有效運(yùn)作與決策，對維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，具有法律憑證作用。根據(jù)本公司實(shí)際情況，公司的企業(yè)檔案，按照集中管理的原則，由公司行政人事部管理，各部門、地盤要認(rèn)真做好檔案的整理與歸檔上交工作，由保證檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。
a、地盤保管一般短期資料，對重要文件、資料、書信、數(shù)據(jù)或需長期保管的資料數(shù)據(jù)，地盤應(yīng)復(fù)制留底后，將原件隨時(shí)送交公司有關(guān)部門。::地盤結(jié)束后，須將所存的有用檔案資料分類歸檔、整理、登記，附上清單，一并上交公司的行政人事部。
b、重要檔案需在產(chǎn)生同時(shí)將正本報(bào)公司行政人事部集中管理。
c、各部門、地盤上交檔案清單按附件七、八、九格式填寫。
d、行政人事部檔案室按附件五、六格式填寫案卷目錄。
3.4檔案分類
通常是，工程、地產(chǎn)、物資方面的檔案資料，以項(xiàng)目為主進(jìn)行分類;文書、財(cái)務(wù)方面的檔案資料以年度為主進(jìn)行分類。
根據(jù)公司目前和以后發(fā)展的業(yè)務(wù)情況，現(xiàn)將檔案資料分為五大類。
a、文書類
b、財(cái)務(wù)類
c、工程施工類
d、物資類
e、地產(chǎn)類
3.5各檔案分類如下
a、文書類
⑴公司成立、更名、合并、撤銷等有關(guān)的請示、批復(fù)。
⑵公司組織簡單、機(jī)構(gòu)設(shè)置、啟用印章之印模。
⑶營業(yè)證書、公證書、注冊文件、政府批文、法代表證件。
⑷有關(guān)機(jī)構(gòu)頒發(fā)的業(yè)務(wù)文件。
⑸工作計(jì)劃、總結(jié)、會議紀(jì)要、重要文件。
⑹公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示，以及公司的請示報(bào)告與批復(fù)等。
⑺對外宣傳的公司簡介、幻燈片、錄象帶、重要照片等(包括底片)的原件。
b、財(cái)務(wù)類
⑴本公司財(cái)務(wù)制度。
⑵各種會計(jì)憑證(單證、記帳、匯總等)。
⑶會計(jì)帳簿(明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳、輔助帳)。
⑷會計(jì)報(bào)表(帳務(wù)指標(biāo)快報(bào)、年度決算報(bào)表)。
⑸各類清冊(會計(jì)移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊等)。
c、工程施工類
⑴開工申請。
⑵工程保險(xiǎn)文件。
⑶施工記錄、測試記錄、往返信件和指示(分開存檔)。
⑷施工進(jìn)度、質(zhì)量記錄、質(zhì)量安全事故報(bào)告。
⑸重要的工程圖表、圖片、施工照片等。
⑹結(jié)算文件資料。
⑺竣工工程總結(jié)報(bào)告。
⑻完工保養(yǎng)紙。
d、物資類
⑴機(jī)械設(shè)備及材料采購供應(yīng)計(jì)劃及審批件。
⑵物資訂購的報(bào)價(jià)單、比價(jià)單與合同文件。
⑶各種機(jī)械設(shè)備清單、保險(xiǎn)文件及汽車牌簿等。
⑷固定資產(chǎn)清單。
⑸固定資產(chǎn)調(diào)拔、報(bào)廢及出售審批表。
⑹材料調(diào)拔單。
⑺物資買賣合同文本。
⑻銷售收、付發(fā)票及憑證。
⑼海關(guān)進(jìn)出口報(bào)送單證。
⑽重大買賣合約審批表。
e、地產(chǎn)類
⑴征地或購地的有關(guān)文件、資料或其他合作形式的資料。
⑵建造房屋的全部文件、資料。
⑶賣房契約、價(jià)目、入伙等文件。
⑷與設(shè)計(jì)單位、建筑師、律師、銀行、廣告公司等有關(guān)房地產(chǎn)的業(yè)務(wù)文件、資料等。
⑸市場調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營銷策劃報(bào)告等有關(guān)文件。
3.6檔案立卷歸檔要求
a、檔案歸檔立卷根據(jù)檔案材料形式的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有關(guān)聯(lián)系，便于保管利用。
b、歸檔檔案材料的種類、份數(shù)以及相關(guān)檔案和每份檔案的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。歸檔檔案材料要按年順序編制，不同年度的檔案一般不得放在一起，跨年度的請示與批復(fù)，放在批復(fù)之年度內(nèi);沒有批復(fù)文放在請示年度內(nèi);跨年度的總結(jié)內(nèi)容放在后一年內(nèi)。
c、歸檔的檔案材料中，應(yīng)將每份檔案的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種方字形成的同一文件應(yīng)合在一起，不得分開。
d、立卷歸檔必須按規(guī)定格式逐件填寫卷內(nèi)目錄，并進(jìn)行代碼編號，字跡要工整、清晰。
e、工程項(xiàng)目在進(jìn)行過程中要隨時(shí)注意收集、積累有關(guān)資料。
3.7有關(guān)注意事項(xiàng)
a、各部門、地盤均須指定專人進(jìn)行文件資料管理。管理人員應(yīng)按照本管理制度的要求，并結(jié)合實(shí)際情
況和以往的經(jīng)驗(yàn)，將資料按各有關(guān)規(guī)定搜索、整理、分類、登記、立卷、歸檔。各級主管必須重視并經(jīng)常過問，檢查此項(xiàng)工作。
b、各級管理人員必須健全和完善檔案資料的存入、借出和移交的簽收、登記制度。檔案資料的借閱，必須經(jīng)部門主管批準(zhǔn);未經(jīng)許可，不得復(fù)印或外借。
c、需統(tǒng)一歸檔的檔案原件正本必須按本管理制度之3.3所述要求逐級移交，存入銀行、律師行的契約及經(jīng)商定存入保險(xiǎn)柜的文件除外。但這部分檔案要按期及時(shí)向公司行政人事部提交清單、復(fù)印件或合同協(xié)議之復(fù)印件。
d、公司內(nèi)部制作的，需由公司統(tǒng)一存檔的檔案資料，由制作單位或發(fā)出部門仍按上述原則3.3要求，每年整理后列出清單，按規(guī)定時(shí)限一并移交公司行政人事部。
e、凡需銷毀的檔案資料，::必須先造冊列出清單，并經(jīng)相應(yīng)級別的主管簽字批準(zhǔn)后，才可銷毀，銷毀清單須予保存。公司各部門所存檔案資料的銷毀，原則上定為五年一次。地盤則為該工程結(jié)束時(shí)，清理上交后，將無用資料加以銷毀。
3.8公司檔案室檔案
a、公司檔案室檔案管理工作由行政人事部負(fù)責(zé)。
b、檔案在用完之后按需要存于公司檔案室，一定時(shí)間或永久保存。
入庫檔案由行政人事部負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)，并指派專人控制、整理及最后銷毀檔案(檔案室檔案存放清單)。
c、檔案的儲存及儲存時(shí)間等，要視乎檔案情況及其他原因而定，并由部門負(fù)責(zé)人最后決定。
d、檔案要保存在公司統(tǒng)一制作的封套內(nèi)，每年封套均需有參考編號，以便找尋。封套外要標(biāo)記存?zhèn)}索引及文件銷毀日期。
書寫經(jīng)驗(yàn)81人覺得有用
在撰寫某某地產(chǎn)公司的檔案管理制度時(shí)，得先搞清楚檔案管理到底是個(gè)什么東西。簡單說，就是把文件、合同、圖紙什么的分類存好，以后要用的時(shí)候能馬上找到，不至于亂七八糟堆著。不過，這檔子事聽著簡單，做起來可不容易。尤其對于地產(chǎn)公司這種地方，業(yè)務(wù)多、文件雜，要是沒個(gè)章法，保管不當(dāng)，那麻煩就大了。
首先，得有個(gè)專門負(fù)責(zé)這事的人。這個(gè)人最好懂點(diǎn)法律，因?yàn)榈禺a(chǎn)公司涉及的東西都跟合同、產(chǎn)權(quán)掛鉤，稍微一疏忽就可能惹上官司。當(dāng)然，這個(gè)人的職責(zé)不是光收收放放就行，他還得制定一些具體的規(guī)矩，比如哪些文件必須長期保存，哪些可以短期存放。至于具體怎么定，那就得看公司自己的情況了，畢竟每個(gè)項(xiàng)目都不一樣，文件類型也五花八門。
書寫注意事項(xiàng)：
檔案室的環(huán)境也不能忽視。溫度濕度都得控制好，太干了紙張容易脆裂，太濕了又容易發(fā)霉。這個(gè)事情聽起來挺專業(yè)，其實(shí)只要買個(gè)溫濕度計(jì)，定期檢查一下就成。不過，有時(shí)候會忘記定期檢查，這就很麻煩了。還有，檔案柜最好買那種防火防潮的，這樣萬一發(fā)生火災(zāi)什么的，也能減少損失。
在日常管理上，得建立個(gè)登記制度。每份文件進(jìn)來都要登記清楚，包括時(shí)間、來源、內(nèi)容什么的。這一步很重要，但有時(shí)候人手緊張，登記工作就容易馬虎。比如，有的文件可能就隨手塞進(jìn)柜子里了，根本沒記錄下來。這種時(shí)候，找起東西來就特別費(fèi)勁。
還有就是借閱的問題。地產(chǎn)公司經(jīng)常會有部門或者客戶需要查閱檔案，這時(shí)候就得有人監(jiān)督，確保文件不會被帶出去亂用?？墒牵袝r(shí)候借閱手續(xù)做得不到位，借出去的文件就容易丟失。所以，每次借閱都要有明確的歸還期限，到期不還就得催催催。
小編友情提醒：
檔案管理制度不能光靠一個(gè)人撐著，得讓全體員工都明白它的意義。不然的話，大家可能就不會重視，該歸檔的不歸檔，該整理的不整理，到最后整個(gè)檔案室就成了一個(gè)大雜燴。所以，平時(shí)得時(shí)不時(shí)提醒一下，讓大家知道檔案管理的重要性。
寫管理制度的時(shí)候，這些東西都得考慮進(jìn)去。不過，寫的時(shí)候別想著一步到位，得慢慢調(diào)整，邊寫邊改，直到大家都覺得合適為止。
