【第1篇】x房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫2400字
房地產(chǎn)公司檔案管理制度
1.目的:為加強(qiáng)檔案的管理工作，維護(hù)檔案的完整與安全，便于公司各部門人員的利用，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，特制定本制度。
2.適用范圍:本制度適用于公司在行政管理、生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理等過程中所形成的具有保存價值的文件材料，包括行政、人事、工程、經(jīng)營、財務(wù)等各種檔案。
3.職責(zé)
檔案工作，設(shè)立資產(chǎn)檔案管理員，隸屬行政辦公室，對公司內(nèi)的檔案資料實行統(tǒng)一管理，各部門設(shè)立二級檔案員，由行政辦公室檔案員組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督和指導(dǎo)。
行政辦公室負(fù)責(zé)組織各部門做好檔案管理工作，檔案室負(fù)責(zé)對檔案文件進(jìn)行驗收、整理、保管和提供利用，并對各部門文件資料的收集、整理、歸檔工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)和監(jiān)督。
各部門負(fù)責(zé)職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理工作，并將歸檔文件的電子文檔存入指定的電腦，由行政辦公室檔案員負(fù)責(zé)刻錄和歸檔。
人事檔案、財務(wù)檔案、銷售檔案分別由人力資源部、財務(wù)管理部和營銷管理部設(shè)專人配合行政辦公室檔案管理員進(jìn)行管理。
各部門應(yīng)明確規(guī)定檔案責(zé)任人(檔案員)。檔案責(zé)任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱負(fù)全責(zé)。
歸檔
各部門應(yīng)在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案并履行移交手續(xù)，重要資料應(yīng)隨時移交，集中管理，任何單位及個人不得據(jù)為己有。
歸檔范圍及管理:
各類資質(zhì)文件、各類規(guī)章制度、人事檔案、會議記錄、會議紀(jì)要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計劃、工作總結(jié)、設(shè)備及資產(chǎn)的登記資料等由行政辦公室負(fù)責(zé)歸檔。
各工程項目立項申報資料、征地、拆遷批復(fù)、國土規(guī)劃、城市規(guī)劃、政府及主管部門批文、復(fù)函、證件等前期技術(shù)資料由前期開發(fā)部負(fù)責(zé)整理及歸檔，并按規(guī)定及時向檔案室移交。
各工程項目設(shè)計方案、施工圖，設(shè)計變更、洽商以及設(shè)計院、勘察單位之間往來資料，會議記錄等資料由技術(shù)發(fā)展部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
工程進(jìn)度計劃，施工總包、分包、監(jiān)理、設(shè)備廠家的資質(zhì)文件及其往來資料、會議記錄，工程竣工驗收資料及竣工圖等與工程施工有關(guān)的資料由工程管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類合同協(xié)議(承包、商務(wù)、銷售、借貸、擔(dān)保、轉(zhuǎn)讓等)的正本原件、工程預(yù)結(jié)算書等資料由合同管理部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
各類證件(營業(yè)執(zhí)照正、副本;組織機(jī)構(gòu)代碼證正、副本、ic卡、貸款卡;國稅、地稅稅務(wù)登記證副本;開戶許可證等)及各類財務(wù)憑證、帳薄、報表等均由財務(wù)管理部負(fù)責(zé)歸檔。
公司采購的設(shè)備、材料說明書、檢驗報告、質(zhì)量保證書等資料由材料采購部負(fù)責(zé)整理及歸檔。
凡不屬歸檔范圍的文件、圖紙、資料，由各部門二級檔案員按規(guī)定進(jìn)行整理、保管。
歸檔資料必須符合下列要求:
文件材料齊全完整，真實有效;不能有熱敏紙，不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、復(fù)寫紙等書寫的字跡。
根據(jù)檔案內(nèi)容整理編號、編制卷內(nèi)目錄、裝訂立卷;
根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價值，進(jìn)行分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。
借閱
檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，并填寫檔案借閱登記表。
本公司職工一般只能借閱秘密以下的檔案，查借秘密檔案，需經(jīng)所在單位主管副總簽字，方可借閱。
機(jī)密檔案只限與工作有關(guān)的人員借閱，由所在單位主管副總簽署意見，經(jīng)企管辦主任批準(zhǔn)后方可借閱。
本公司職工借閱的檔案，原則上只能在檔案閱覽室查閱。如確因工作需要外借，必須經(jīng)公司總經(jīng)理(或常務(wù)副總)批準(zhǔn)，外借的檔案一般在一周內(nèi)歸還，所借檔案達(dá)到規(guī)定借閱期限，如需繼續(xù)使用，若無他人預(yù)約可辦理續(xù)借手續(xù)。借出的檔案，檔案室有權(quán)根據(jù)工作需要隨時催還，借閱人不得拒還。
外單位人員借閱非機(jī)要檔案，必須持單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理簽字同意，并辦理借閱登記手續(xù)，所借閱的檔案，只能在本檔案室內(nèi)查閱，不準(zhǔn)外借，檔案管理負(fù)責(zé)人并對摘抄的材料進(jìn)行審查。
借閱檔案要注意愛護(hù)和保管，不得轉(zhuǎn)借。閱卷嚴(yán)禁吸煙、折疊、剪裁、拆卷、抽頁、圈畫、涂改、撕毀、摘抄、翻印、損壞。涉及密級內(nèi)容和內(nèi)部控制事項的檔案，要注意保密，如有上述違規(guī)行為，要追究當(dāng)事人責(zé)任。
查閱一般檔案材料，經(jīng)檔案管理人員審核同意后方可進(jìn)行復(fù)制、拍照、摘抄。
借出或歸還檔案時，檔案管理人員和借閱人要當(dāng)面檢查案卷的完整情況，如發(fā)現(xiàn)檔案缺損的情況要嚴(yán)肅查處。
借閱者未按本規(guī)定辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員一律拒借，否則，追究檔案管理人員的責(zé)任。
職工臨時離開公司(出國、借調(diào)、外出學(xué)習(xí)等)、調(diào)動工作或解聘辦理手續(xù)之前，人力資源部門要及時通知檔案部門，經(jīng)檔案部門簽字確認(rèn)已還清所借檔案后，方能辦理相關(guān)手續(xù)。
本公司保管的人事、財務(wù)、車輛等檔案只供本公司和主管政府機(jī)關(guān)查閱，不對外交流，外單位人員需要查閱必須經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。
財務(wù)檔案原則上不許外借，需要查閱者必須經(jīng)主管財務(wù)副總同意后，由財務(wù)部指定專人陪同查閱，財務(wù)賬目不予復(fù)制，財務(wù)憑證如確實需要復(fù)制，必須在財務(wù)人員和檔案管理人員監(jiān)督下進(jìn)行復(fù)制。
檔案保存期限及銷毀
工程項目竣工資料、開發(fā)文件、設(shè)計文件、其他重要檔案永久保存。
行政檔案視可利用價值定期銷毀。
檔案每三年鑒定一次，對超過保存期限的進(jìn)行下架、分類。
由分管領(lǐng)導(dǎo)定期組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對超期檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定酌情處置。銷毀檔案須填寫檔案鑒定與銷毀審批表。
銷毀檔案由檔案室負(fù)責(zé)執(zhí)行，同時由主管領(lǐng)導(dǎo)指派監(jiān)銷人，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽名。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，不得當(dāng)廢紙出售或作其他用。
檔案統(tǒng)計及管理要求
為了給分析、研究工作提供數(shù)據(jù)，要認(rèn)真做好檔案統(tǒng)計工作，建立健全各種統(tǒng)計臺帳。
年終進(jìn)行當(dāng)年歸檔文件匯總，并統(tǒng)計當(dāng)年檔案借閱人次，分析利用率，總結(jié)檔案利用與效果。
保密資料要全部入庫，存放在檔案室保密柜中，在重大節(jié)假日檔案室要進(jìn)行清點催還。
公司職工要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，若有泄密應(yīng)追究責(zé)任，有嚴(yán)重泄密或竊密行為者，視其情節(jié)進(jìn)行處理，并追究其刑事責(zé)任。
加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
附件13.檔案借閱申請單
附件14.檔案借
閱登記表
附件15.存檔登記表
書寫經(jīng)驗65人覺得有用
做制度，得從頭捋清楚。一個公司的制度，特別是像檔案管理這種，不是說拍腦袋就定下來的。要是沒有章法，往后出了事找資料都費勁。第一步，得明確檔案的重要性。像我們x房地產(chǎn)公司，合同、圖紙、審批文件什么的，都是公司的命根子。要是隨便亂放，丟了或者泄密了，那麻煩就大了。
檔案歸檔的時候，分類特別關(guān)鍵。比如，合同類、財務(wù)類、工程類，每個類別下面再細(xì)分。合同類里，有購房合同、租賃合同，還有合作方的協(xié)議書。財務(wù)類就復(fù)雜點，發(fā)票、憑證、銀行流水什么的。工程類的話，施工圖、驗收報告、變更記錄，這些都是重要的。不過，分類歸類的時候，有些人可能就會搞混。比如，把一份涉及工程款支付的文件歸到合同類里，這就有點問題，最好能及時發(fā)現(xiàn)糾正。
收文這塊也挺講究的。收文的時候，得登記，誰送來的，什么時候來的，內(nèi)容是什么，都要記下來。登記表不能太簡單，光寫個日期名字不行，還得有編號什么的，方便以后查。有時候，登記的時候，會漏掉一些細(xì)節(jié)。比如，忘了寫送件人的聯(lián)系方式，這就不妥。檔案室收到文件后，還得檢查一下，看看有沒有缺頁少頁的情況。要是發(fā)現(xiàn)缺損，就得跟送件人聯(lián)系補(bǔ)全，不然會影響后續(xù)工作。
借閱檔案這事，也要有規(guī)矩。公司員工要看檔案，得申請，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才行。借出去的檔案，不能隨便復(fù)制，更不能帶回家。有些員工可能覺得檔案就是自己的東西，借出去還隨意處理，這就很不妥。借閱期間，檔案管理人員得時不時跟進(jìn)，看看檔案是不是還在規(guī)定的地方。要是發(fā)現(xiàn)檔案在外邊的時間過長，就得提醒借閱人趕緊歸還。
保管檔案的環(huán)境也很重要。檔案室得保持干燥通風(fēng)，溫度濕度都有要求。要是環(huán)境不好，檔案容易受潮發(fā)霉。有些檔案管理員可能不太注意這一點，覺得只要鎖好門就行，這就忽略了檔案本身的保存條件。定期檢查檔案也是必要的，看看有沒有蟲蛀、破損的情況。一旦發(fā)現(xiàn)問題，就得馬上采取措施，像殺蟲，修補(bǔ)啊之類的。
【第2篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫怎么寫500字
一、基本要求
1、 檔案管理由辦公室負(fù)責(zé)，本公司檔案管理及日常業(yè)務(wù)由辦公室專職檔案員負(fù)責(zé)，人事檔案的日常管理由人力資源部主管負(fù)責(zé)。財務(wù)檔案的日常管理由財務(wù)審計部負(fù)責(zé)。
2、 歸檔范圍:公司正式的收文、發(fā)文(除公文正文外，還應(yīng)包括它的 )、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、年度會計報表、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項目方案、通告、通知等具有歸檔價值的文件材料。
3、 對本公司規(guī)定的立卷歸檔材料，必須按規(guī)定定期移交給辦公室專職檔案員集中管理，任何人不得據(jù)為已有。
4、 辦公室專職檔案員要保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全
二、 歸檔時間和份數(shù)對公司需歸樓的文件必須當(dāng)天整理歸檔，并注明份數(shù)做好記錄。
三、 查(借)閱
1、 公司部門經(jīng)理以上員工(含部門經(jīng)理)查閱非密級檔案，副總經(jīng)理以上員工查閱密級檔案，可直接向管理人員辦理查閱手續(xù);
2、 公司部門經(jīng)理以下員工查閱密級檔案，需經(jīng)辦公室主任核準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù);
3、 查閱檔案時必須愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、不得遺失，如確因工作需要必須摘錄和復(fù)制，須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
書寫經(jīng)驗77人覺得有用
制定一個房地產(chǎn)公司的檔案管理制度，得結(jié)合實際情況，不能光靠理論堆砌。這制度要是太死板，員工執(zhí)行起來就會覺得麻煩，反而達(dá)不到效果。比如在文件歸檔方面，就得考慮到不同部門的需求，銷售部可能需要快速查閱客戶資料，工程部則更關(guān)注施工圖紙和驗收報告。所以分類標(biāo)準(zhǔn)得兼顧到這些需求，不能只顧著統(tǒng)一格式。
檔案管理還要注重安全保密。有些重要文件涉及商業(yè)機(jī)密，一旦泄露后果很嚴(yán)重。這就要求設(shè)置專門的保管區(qū)域，定期檢查庫房環(huán)境，防止蟲蛀霉變。但有時候也會遇到疏漏，比如某次盤點時忘記記錄某些檔案的狀態(tài)，結(jié)果后來查找起來費了不少勁。這樣的小問題平時得注意避免。
對于借閱流程，也要明確權(quán)限范圍。普通員工只能查看公開信息，管理層才能接觸敏感資料。如果審批環(huán)節(jié)過于繁瑣，效率就會降低。但也不能太過寬松，否則很容易埋下隱患。有一次我們發(fā)現(xiàn)有人未經(jīng)批準(zhǔn)私自復(fù)印了一份合同副本，幸好及時發(fā)現(xiàn)，不然就麻煩了。
檔案保存期限同樣是個關(guān)鍵點。有的文件長期保存意義不大，反而占用空間。像一些歷史項目的老照片，除非有特殊用途，否則完全可以數(shù)字化處理后銷毀原件?？捎袝r候部門負(fù)責(zé)人出于懷舊心理，舍不得丟棄，結(jié)果導(dǎo)致庫存積壓。這種情況其實可以提前溝通好，讓大家理解清理的重要性。
培訓(xùn)也是不可忽視的一環(huán)。新員工剛?cè)肼殨r往往不了解檔案管理規(guī)定，容易無意間違反規(guī)則。所以每年都要組織幾次專題講座，講解最新的政策要求和操作規(guī)范。不過有時候培訓(xùn)內(nèi)容可能會流于形式，大家聽聽就算了，真正落實到工作中還是存在偏差。要想改善這一點，就得加強(qiáng)監(jiān)督考核，將執(zhí)行情況納入績效評價體系。
小編友情提醒：
技術(shù)手段的應(yīng)用也很重要。隨著信息化建設(shè)推進(jìn)，紙質(zhì)檔案逐步向電子化轉(zhuǎn)型。但系統(tǒng)上線初期難免會出現(xiàn)兼容性問題，比如某些老舊文檔無法正常導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，這時候就需要技術(shù)人員加班調(diào)試。還有些員工對新系統(tǒng)不太熟悉，提交材料時經(jīng)常填錯字段，這也給后續(xù)整理增加了工作量。這些問題都需要耐心解決，不能急躁。
【第3篇】正大房地產(chǎn)公司檔案管理制度格式怎樣的怎么寫2250字
河口房地產(chǎn)公司檔案管理制度
一、總則
第一條 根據(jù)《檔案法》及其《實施辦法》的有關(guān)規(guī)定，為加強(qiáng)公司文書立卷工作，特制定本制度。
第二條 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各自有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。
第三條 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、 文件材料的收集管理
第四條 堅持部門收集、管理文件材料制度。公司的檔案管理歸口綜合管理部，綜合管理部下設(shè)檔案室，各部門均應(yīng)指定兼職文書人員負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知綜合管理部檔案室。
第五條 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。
第六條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。
(一) 公司工作人員外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級機(jī)關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。
(二) 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財務(wù)部門才予報銷會議費用。
第七條 各部門兼職文書的職責(zé):
(一) 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。
(二) 認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷每年的三月份前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續(xù)。
(三) 承辦人員借用文件材料時，應(yīng)做好服務(wù)工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。
三、 歸檔范圍
第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。
第九條 上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。
第十條 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
第十一條 本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)。
第十二條 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。
第十三條 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。
第十四條 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
第十五條 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
第十六條 本公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。
第十七條 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
第十八條 其它應(yīng)該納入檔案管理的材料。
四、 平時歸檔
第十九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件材料，由專(兼)職文書集中統(tǒng)一保管。
第二十條 各部門應(yīng)根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。
第二十一條 公文承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收休齊全，加以整理，送交本部門專(兼)職文書歸卷。
第二十二條 專(兼)職文書人員應(yīng)及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內(nèi)“對號入座”，并在收發(fā)文登記簿上注明。
五、 立卷(案卷質(zhì)量要求)
第二十三條 為統(tǒng)一立卷規(guī)范，保證案卷質(zhì)量，立卷工作由相關(guān)部門兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負(fù)責(zé)組卷、編目。
第二十四條 案卷質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。
第二十五條 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
第二十六條 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。
第二十七條 不同度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷;沒有復(fù)文的，放在請示年立卷;跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十八條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后;正件在前，附件在后;印件在前，草稿在后;其它材料依其形成規(guī)律或特點，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。
第二十九條 卷內(nèi)文件材料應(yīng)按順序排列，依次編寫頁號。裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角打印頁號。
第三十條 永久、長期的短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄。填寫字跡要工整。卷內(nèi)目錄放在卷首。
第三十一條 有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。
第三十二條 案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆、或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
第三十三條 案卷的裝訂:裝訂前，卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破壞的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并立卷，案卷應(yīng)用三孔一線封底打活結(jié)的方法裝訂。
第三十四條 案卷各部分的排列格式:軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)一文件一封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。
第三十五條 本制度經(jīng)總經(jīng)理辦公會核準(zhǔn)后實施，修改亦然。
書寫經(jīng)驗35人覺得有用
正大房地產(chǎn)公司的檔案管理制度要想寫得專業(yè)又實用，關(guān)鍵是要結(jié)合公司實際情況，同時考慮到日常管理的需求。一開始得明確檔案管理的目標(biāo)，這很重要，目標(biāo)定得清楚了，后面的細(xì)則才好展開。比如，確保檔案的安全性、完整性和可追溯性，這些都是基本要求。接著就該細(xì)化具體的操作流程了，這部分要特別注意細(xì)節(jié)，像文件歸檔的時間節(jié)點、分類標(biāo)準(zhǔn)這些都要寫明白，不然后期容易出問題。
文件歸檔的時候，得按照一定的順序，比如按項目時間先后或者重要程度來排，這樣找起來方便。而且不同類型的文件要用不同的方式保存，紙質(zhì)的要防潮防火，電子版的要注意備份，定期檢查有沒有損壞或者丟失的情況。還有，檔案借閱這一塊也得有明確規(guī)定，誰可以借閱、借閱多久、需要履行什么手續(xù)這些都得寫清楚。如果借閱過程中出了差錯，后續(xù)處理起來會很麻煩。
在制定制度的時候，最好能參考一些已經(jīng)成熟的管理模式，但也不能完全照搬，畢竟每個公司的情況都不一樣。比如，有些公司可能更注重電子檔案的管理，而咱們這邊可能還是以紙質(zhì)為主，所以這部分就得根據(jù)實際情況調(diào)整。另外，制定制度的時候，最好多聽聽各部門的意見，特別是那些經(jīng)常接觸檔案工作的同事，他們會有不少實際的經(jīng)驗，把這些經(jīng)驗融入到制度里去，能讓制度更加接地氣。
不過有時候?qū)懙臅r候可能會忽略掉一些小環(huán)節(jié)，比如檔案室的環(huán)境維護(hù)，像溫度濕度控制之類的，雖然看起來不起眼，但對檔案壽命影響挺大的。還有就是，有時候為了方便管理，可能會設(shè)置多個負(fù)責(zé)人，但這樣一來，責(zé)任劃分就得格外清晰，不然出了問題互相推諉就麻煩了。
制度制定完后，不是說就萬事大吉了，還得不定期地檢查執(zhí)行情況，看看有沒有哪里需要改進(jìn)。比如說發(fā)現(xiàn)某些規(guī)定不太合理，或者執(zhí)行起來存在困難，那就得及時調(diào)整。這個過程其實挺考驗?zāi)托牡?，但只要堅持下去，慢慢就會形成一套適合自己的管理體系。
【第4篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度12怎么寫1050字
房地產(chǎn)公司檔案管理制度(十二)
第一節(jié)行政檔案管理制度
一、文件檔案工作用辦公室總負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助管理。
二、文件檔案的處理
(一)各類公文材料收文由辦公室統(tǒng)一處理。辦公室由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、付閱、分辦、催辦、收集、立卷等工作。
(二)各類文件檔案得整理、利用、統(tǒng)計、保護(hù)工作由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮。
(三)政府部門下發(fā)的蓋紅章的文件正本必須交辦公室存檔。
(四)各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等編號、分類登記造冊，交辦公室統(tǒng)一保管。
(五)各部門的各類專業(yè)檔案，如工程技術(shù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等由各部門自行管理。各部門應(yīng)在立檔后，將總目錄及卷內(nèi)目錄交辦公室一份，以便查閱、利用。
(六)各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶機(jī)要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
三、各部門上報的行文，要按照公司統(tǒng)一規(guī)定的格式執(zhí)行，具體詳見《關(guān)于行文程序的管理規(guī)定》。
四、各類公文辦理程序
(一)一般下級報上級部門的請示類文件，應(yīng)在三天之內(nèi)回復(fù)，緊急文件應(yīng)當(dāng)天回復(fù)。
(二)上級對下級的指示類文件，應(yīng)按指示精神在規(guī)定的期限內(nèi)辦理，處理結(jié)果及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。
第二節(jié)工程技術(shù)檔案管理制度
一、工程技術(shù)檔案管理由工程檔案管理小組負(fù)責(zé)實施。
二、管理機(jī)構(gòu)及職能
(一)組織機(jī)構(gòu):
1、**房地產(chǎn)開發(fā)有限公司成立以總工程師為首的工程檔案管理小組，該管理小組由下列人員組成:
組長:總工程師
組員:開發(fā)部、經(jīng)管部、工程部、材料設(shè)備部的經(jīng)理及各部門指定的檔案員。
2、參與本項工程的其它公司均要指定專人分管檔案工作，并建立相應(yīng)的檔案機(jī)構(gòu)和管理制度，配備能勝任的檔案工作人員，以保證高質(zhì)量地管理好本項工程的檔案材料。
(二)職能
1、總工程師負(fù)責(zé)整個工程的檔案管理工作，組織制定本項工程的歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各單位編制的檔案文件。在檢查匯總后由有關(guān)部門向城建檔案館移交。
2、勘測設(shè)計單位應(yīng)做好工程項目的勘測、設(shè)計文件的收集整理工作，并按要求向建設(shè)單位工程部移交檔案。
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程部。
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程部，并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、管理內(nèi)容與要求
(一)歸檔辦法:
(二)管理要求:
(三)竣工圖的編制:
(四)歸檔范圍、收集保管單位、保存期限(見附表)
(五)工程檔案使用:
(六)匯總上報:
書寫經(jīng)驗50人覺得有用
房地產(chǎn)公司檔案管理制度12怎么寫
在制定房地產(chǎn)公司的檔案管理制度時，首先要考慮的就是如何讓制度既實用又能覆蓋到各種情況。比如，檔案室的位置應(yīng)該選在干燥通風(fēng)的地方，這樣能防止文件受潮發(fā)霉。但有時候因為場地限制，可能沒法完全達(dá)到理想狀態(tài)，這就需要多留意環(huán)境變化，定期檢查檔案的狀態(tài)。
檔案分類也是個關(guān)鍵點，建議按照項目類型和時間順序來劃分。像一些重要的合同文件，最好單獨歸類存放，這樣在查找的時候會方便很多。不過有時文件夾標(biāo)簽寫得不清楚，導(dǎo)致找起來費勁，所以一定要確保每個標(biāo)簽都寫得詳細(xì)明了。
對于電子檔案的管理，建立一個專門的數(shù)據(jù)庫是個不錯的選擇。這樣不僅能節(jié)省空間，還能提高查閱效率。但要注意的是，數(shù)據(jù)庫的權(quán)限設(shè)置得當(dāng)很重要，不能隨便讓人訪問敏感信息。有時候管理員忘記更新密碼，這就會帶來安全隱患，所以定期更換密碼是必須的。
書寫注意事項：
培訓(xùn)員工也是不可忽視的一環(huán)。讓員工了解檔案的重要性，并掌握基本的操作流程，能夠有效減少人為失誤。比如，有些員工可能覺得隨手把文件放在桌上沒關(guān)系，結(jié)果就忘了拿走，導(dǎo)致文件丟失。所以，平時要多提醒大家養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。
檔案的銷毀程序也要明確下來。對于那些過了保存期限的文件，如果不及時處理，不僅占地方，還可能泄露機(jī)密。有時候負(fù)責(zé)人忙起來就忘了這件事，等到發(fā)現(xiàn)問題已經(jīng)晚了，因此要設(shè)立一個定期清理的機(jī)制。
小編友情提醒：
檔案管理制度并不是一成不變的，隨著公司的發(fā)展，可能需要不斷調(diào)整和完善。像之前某個部門提出的修改意見，其實很有參考價值，雖然當(dāng)時沒采納，但現(xiàn)在看來或許值得重新考慮一下。
【第5篇】房地產(chǎn)公司檔案管理制度4怎么寫2750字
房地產(chǎn)公司檔案管理制度(四)
(一)主要內(nèi)容及適用范圍
規(guī)定公司辦公室各類檔案資料的形成與歸檔、分類、鑒定與保管、借閱、保密、統(tǒng)計、銷毀等管理內(nèi)容?？蛻魴n案管理執(zhí)行《客戶檔案管理制度》。
(二)檔案的管理機(jī)構(gòu)
1、文書結(jié)案后，原稿由公司辦公室所轄檔案室歸檔。
2、各經(jīng)辦部門或個人視實際需要，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可留存影本。
3、檔案室主要職責(zé):
■制定或參與制定檔案工作的規(guī)章制度;
■對企業(yè)其他部門文件材料的歸檔工作，進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督;
■做好企業(yè)檔案的收集、整理、保管和利用工作;
■做好永久性檔案向有關(guān)檔案機(jī)構(gòu)的移交工作;
■提高檔案管理的水平和技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化。
4、檔案的種類
■法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。
■企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。
■計劃性文件。包括企業(yè)總體計劃或規(guī)劃、開發(fā)計劃、項目質(zhì)量計劃、營銷計劃、財務(wù)計劃等。
■總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項性工作總結(jié)、調(diào)查報告等。
■批示性文件。包括企業(yè)各類計劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。
■憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報的、在日常活動中形成的原始記錄和憑證，如財產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。
■證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。
■匯報性文書資料。包括企業(yè)上報各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報或發(fā)布的各類文書資料。
■聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。
■技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。
5、檔案管理的基本程序
包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統(tǒng)計、檢索、編碼、利用，這九道工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。
6、檔案的收集。
就是把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關(guān)規(guī)定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司活動中產(chǎn)生的有保存價值的各種材料，由辦公室及企業(yè)下屬部門和個人定期協(xié)同檔案室進(jìn)行整理、立卷、歸檔。
■立卷歸檔的范圍:凡屬本標(biāo)準(zhǔn)第3條所函蓋的文件資料，均應(yīng)立卷歸檔。
■立卷歸檔的時間
■凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸樓。
■對于某些專門文件，或駐地分散在外的個別業(yè)務(wù)部門的文件，為方便日常工作，立卷歸檔時間可根據(jù)實際情況適當(dāng)延長。
7、立卷歸檔的要求
■各部門兼職檔案員在規(guī)定的歸檔時間內(nèi)，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。
■移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。
■歸檔的文件資料必須完整、真實、準(zhǔn)確，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起
■立卷時應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的作者、標(biāo)題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，裝訂整齊、牢固，無論何金屬物，填寫備考表，注明保管期限。
■填寫案卷一律用碳素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應(yīng)清楚、準(zhǔn)確。
■立卷應(yīng)以本部門形成的文件為主，根據(jù)文件形成的特點，保持文件間的歷史聯(lián)系，適當(dāng)照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業(yè)生產(chǎn)活動狀況和面貌。
■立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起。
■立卷應(yīng)把上級文件與本公司文件(除請示、批復(fù)外)按保管期限和文件年限分開立卷。
■立卷歸檔后，發(fā)現(xiàn)需立卷的文件資料，可按立卷原則進(jìn)行插卷。
■文件組成案卷后，卷內(nèi)文件應(yīng)按照一定規(guī)律進(jìn)行排列，系統(tǒng)地反映問題，做到查找方便。
■各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)?、證書、牌匾、饋贈品等)歸檔必須有原件，并保持其完好無損。
■聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。
8、檔案的借閱
■檔案主要供本企業(yè)利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱無密級檔案。
■各部門工作人員可直接查閱屬本部門業(yè)務(wù)工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和有密級檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)或原形成檔案的部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借閱。
■檔案的借閱者應(yīng)負(fù)責(zé)檔案的完整和完全，不得私自影印、復(fù)制、翻印，不得擅自拆散、調(diào)換、抽取、污損、加標(biāo)注證，不得轉(zhuǎn)借，如有違紀(jì)，酌情處罰。
■對珍貴或易損的檔案，應(yīng)制成復(fù)制品提供使用。復(fù)制可采用復(fù)印、照片、重印副本、摘錄等方式。復(fù)制件應(yīng)仔細(xì)校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復(fù)制件加蓋公章，以示復(fù)制不會有誤。
■必要時，檔案室應(yīng)對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應(yīng)仔細(xì)校對和審查，加蓋檔案室印章后才有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結(jié)論。檔案管理員不可擅自以檔案資料作解釋或下結(jié)論。
■檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)。如延長借閱時間，須辦理續(xù)借手續(xù)。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。
■借閱檔案須妥善保管，若有遺失，將根據(jù)檔案的價值和數(shù)量報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償一切損失。
9、檔案保密要求
■檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度的政治責(zé)任心，加強(qiáng)保密意識，雙方共同做好保密工作。
■檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級他為絕密、機(jī)密、秘密三級。
■有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。有密級檔案復(fù)制時，需經(jīng)公司辦公室主任或副總以上領(lǐng)
導(dǎo)批準(zhǔn)。
■有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經(jīng)辦公室主任或副總以上領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
■對已到保密期限的檔案要請相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主任鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。
■外來參觀人員，統(tǒng)一由負(fù)責(zé)接待人答復(fù)問題和辦理所需材料。
■檔案管理員丟失或擅自提供泄露機(jī)密，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究刑事責(zé)任。
■企業(yè)在職工作人員調(diào)離本企業(yè)時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，并退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由辦公室主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。
10、超期檔案的銷毀
■對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。
■經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。
■銷毀文件必須在指定地點進(jìn)行，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。
11、檔案的保管
書寫經(jīng)驗83人覺得有用
在制定房地產(chǎn)公司的檔案管理制度時，得考慮到實際工作中的各種情況。檔案管理，說復(fù)雜也復(fù)雜，說簡單也簡單，關(guān)鍵是看你怎么下手。比如，檔案室的位置得選好，最好是在一個相對安靜的地方，這樣既能保證檔案的安全，又能讓工作人員靜下心來整理。還有，檔案柜的質(zhì)量也不能忽視，得結(jié)實耐用，不然哪天一不小心倒了，那損失可就大了。
再就是檔案分類的問題，這個得根據(jù)實際情況來定。像我們公司，可以把工程檔案、銷售檔案、財務(wù)檔案分開存放，每個類別都有自己的架子。不過，有時候分類太細(xì)了反而麻煩，像有些文件既涉及工程又涉及銷售的，就得好好琢磨一下到底歸哪個類。要是歸錯了，以后找起來就費勁了。
文件的歸檔時間也是個關(guān)鍵點，不能拖得太久，也不能太急。一般情況下，事情辦完后一個月內(nèi)就應(yīng)該歸檔，這樣能保證檔案的及時性和完整性。當(dāng)然，有時候因為某些特殊情況，可能會稍微延遲幾天，這也是難免的。但要是長期這樣，那就不行了，得趕緊找出原因，想辦法解決。
至于檔案借閱，得有明確的規(guī)定。誰借的、為什么借、什么時候歸還，這些都得記錄清楚。有時候借閱人可能會忘記歸還，這時候就得有人提醒一下，不能總是催著人家還，畢竟大家工作都忙。不過，要是借閱人老是不按時歸還，那就得嚴(yán)肅處理了，不然整個制度就形同虛設(shè)了。
定期檢查檔案的情況也很重要。檔案管理人員得時不時地看看檔案有沒有破損、霉變之類的，一旦發(fā)現(xiàn)問題就得及時處理。有時候可能會疏忽這一點，覺得檔案放得好好的，不會有什么事，其實隱患可能就在那里。所以，定期檢查這事，絕對不能掉以輕心。
最后再說說檔案銷毀的事。檔案不是永久保存的，到了一定的年限就得銷毀。銷毀前得經(jīng)過嚴(yán)格的審核，確保沒有遺漏重要的信息。有時候可能會因為怕麻煩，就想草草了事，這是不行的，必須按照規(guī)定的程序來。要是隨便銷毀，出了問題可是要承擔(dān)責(zé)任的。
【第6篇】領(lǐng)航房地產(chǎn)公司檔案管理制度怎么寫1200字
綠航房地產(chǎn)公司檔案管理制度
檔案管理工作由綜合部總負(fù)責(zé)，各部門協(xié)助管理。
一、文件檔案的管理
1、各類公文材料收文由綜合部統(tǒng)一處理。綜合部由專人負(fù)責(zé)公文的簽收、拆封、篩選、登記、擬辦、呈閱、催辦、收集、立卷等工作;
2、各類文件檔案的整理、保護(hù)工作由綜合部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，以確保檔案的完整及價值的發(fā)揮;
3、政府部門下發(fā)的紅頭文件正本必須交綜合部存檔;
4、各部門每月月底前將重要的、有價值的文件、合同等交綜合部統(tǒng)一存檔;
5、各部門的各類專業(yè)檔案，部門應(yīng)及時與綜合部交接存檔，以便查閱、利用;
6、各類文件檔案要妥善保管，任何人不得擅自攜帶重要文件回家或去公共場所，避免泄露、丟失等不安全事故發(fā)生。
二、工程技術(shù)檔案的管理
1、工程部經(jīng)理負(fù)責(zé)全部工程的檔案管理工作，組織制定歸檔范圍、管理制度、收集整理工程前期文件，組織審查、接收各合作單位(勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理)編制的檔案文件。在檢查匯總后交綜合部存檔;
2、勘測設(shè)計單位應(yīng)做好工程項目的勘測、設(shè)計文件的收集整理工作，并按要求向建設(shè)單位工程技術(shù)部移交檔案;
3、各施工單位負(fù)責(zé)收集、整理自己承包范圍內(nèi)的施工技術(shù)文件和竣工圖，匯總后經(jīng)監(jiān)理單位審核合格后移交建設(shè)單位工程技術(shù)部;
4、監(jiān)理單位負(fù)責(zé)工程監(jiān)理文件的收集整理。在建立工作完成后移交給建設(shè)單位工程技術(shù)部，并負(fù)責(zé)審核施工單位的竣工文件。
三、檔案管理規(guī)范
為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實用性和有效性，特制定本規(guī)范。
(一)歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、工程技術(shù)檔案、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
(二)公司的檔案管理由綜合部檔案管理員負(fù)責(zé)，檔案管理員保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
(三)資料的收集與整理1、公司的歸檔資料實行“及時歸檔”制度，即:資料辦理者應(yīng)及時將原始資料交檔案管理員登記歸檔，各部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持;2、凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔;3、各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的性質(zhì)確定是否歸檔。凡需歸檔的文件必須將原件交給檔案管理員。
(四)檔案的借閱
1、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總工程師、各部門經(jīng)理及公司員工借閱檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù);
2、檔案借閱者必須做到:①愛護(hù)檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。②注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
(五)檔案的銷毀
1、公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料;
2、當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交綜合部經(jīng)理審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行;
3、凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀;
4、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存;
5、在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理指定專人監(jiān)督銷毀。
書寫經(jīng)驗55人覺得有用
在寫管理制度的時候，得先了解公司的具體情況。像領(lǐng)航房地產(chǎn)這種公司，檔案管理肯定涉及很多環(huán)節(jié)，從文件歸檔到查閱流程都得考慮到。一開始可能覺得簡單，其實不然，特別是那些細(xì)節(jié)部分，很容易忽略掉。比如有些文件歸檔時沒注明日期，時間久了就搞不清到底是什么時候的文件了。
檔案室的位置也很關(guān)鍵，最好選個通風(fēng)干燥的地方，這樣能防止檔案受潮發(fā)霉。還有就是定期檢查檔案的狀態(tài)，看看有沒有蟲蛀的情況發(fā)生。要是發(fā)現(xiàn)有損壞的檔案，得及時修補(bǔ)，不然影響后續(xù)使用。另外，檔案借閱這塊也需要制定詳細(xì)的規(guī)定，誰借的、什么時候借的、什么時候還的，都要登記清楚。
有時候，員工借檔案時會忘記歸還，這種情況挺常見的。所以檔案管理員得時常提醒，要是實在沒人歸還，就得向上級匯報，不能就這么算了。而且檔案分類也得講究方法，不能亂放，不然找起來費勁。像合同類的文件應(yīng)該單獨存檔，財務(wù)報表也要分開，這樣在需要查找時能快速定位。
制度里頭還得提到保密這一塊，畢竟房地產(chǎn)公司涉及的信息比較敏感。檔案管理員得簽保密協(xié)議，不能隨便泄露檔案內(nèi)容。要是發(fā)現(xiàn)有人違反規(guī)定，該處罰就得處罰。不過有時候也會遇到特殊情況，比如領(lǐng)導(dǎo)臨時需要某份檔案，這時候就得靈活處理，不能死板地按照規(guī)定來。
至于檔案的保存期限，這個得根據(jù)國家的相關(guān)法律法規(guī)來設(shè)定。有的檔案可能保存十年就夠了，有的則需要永久保存。這中間就需要檔案管理員仔細(xì)研究相關(guān)法規(guī)，確保沒有遺漏。有時候因為疏忽，可能會把一些本該長期保存的檔案當(dāng)作短期保存，這就麻煩了。
最后一點，也是很重要的一點，就是培訓(xùn)。檔案管理員得接受專業(yè)培訓(xùn)，熟悉各種檔案管理的操作流程。要是培訓(xùn)不到位，就算制度再完善也沒用。有時候培訓(xùn)的時候，可能會因為講得太復(fù)雜，導(dǎo)致員工理解起來有點困難，但這不是問題，多實踐幾次就能掌握。
