【第1篇】文件、檔案資料管理制度怎么寫1000字
一、文件管理
1、文書人員在起草文件之前，應(yīng)首先了解事情的背景、起草該文件的目的及所需注意事項，并收集相關(guān)素材，做好前期的準(zhǔn)備工作。
2、文書人員在起草文件的過程中，要做到內(nèi)容詳實、準(zhǔn)確并根據(jù)文件的性質(zhì)及運用場合的不同而選用不同的書寫和表達(dá)方式，做到適時、貼切。
3、各種文件在下發(fā)之前要經(jīng)總經(jīng)理審閱，文件下發(fā)時要迅速、及時，并做好下發(fā)記錄；若是一些需要回收的表格和文件，還要做好事后的回收工作。
4、文件下發(fā)后要及時進行整理存檔；對于回收的資料也要及時整理存檔。
5、有限定發(fā)放范圍的文件，要注意做好相關(guān)的保密工作。
二、檔案資料管理
1、檔案資料在收發(fā)借閱存檔銷毀各環(huán)節(jié)中，應(yīng)嚴(yán)格登記。
2、借閱文件應(yīng)在借閱指定地點進行并在指定期限內(nèi)按時歸還，借閱文件資料時嚴(yán)格按照文件密級管理為準(zhǔn)執(zhí)行，同時辦理檔案資料借閱手續(xù)。
3、所有檔案資料均要定期清查，借出的檔案資料要在指定期限內(nèi)歸還，若發(fā)現(xiàn)丟失的要及時追查處理，并且及時采取補救措施；對絕密的檔案資料要在主管的監(jiān)督下進行核對，必須做到物單相符。
4、借閱的文檔資料未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)>;批準(zhǔn)，不得隨意擴大閱讀范圍，否則將進行嚴(yán)肅處理。
5、機密、絕密類文檔資料如需復(fù)制和摘抄，必須經(jīng)總經(jīng)理批示。
6、收發(fā)傳遞和外出攜帶絕密類文件時，應(yīng)由指定人員負(fù)責(zé)，并采取必要的安全措施。
7、對各類文檔資料應(yīng)指定其存檔期限，以便及時清理。
8、在部門主管安排、監(jiān)督下，定期對退檔資料進行銷毀，并且及時在文檔目錄上做出更改，確?，F(xiàn)有文檔資料與目錄清單一致。
9、檔案柜中的資料應(yīng)保持干凈、整潔、明了。
10、各部門文檔負(fù)責(zé)人對自己所負(fù)責(zé)保存的文檔資料要有詳細(xì)的目錄，對有價值的文檔要及時備份并做好保密工作，若因丟失、文件備份不及時或泄露相關(guān)機密，從而給公司帶來損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)的處罰。
11、文檔資料負(fù)責(zé)人對所有保存文檔要按順序分類存放，同時做出相對應(yīng)的文檔目錄清單，如果有新資料入檔，必須在文檔目錄中及時添加。
12、若文檔負(fù)責(zé)人離職時，須按文檔目錄清單做好工作交接，按照文檔目錄清單與現(xiàn)存文檔核對，如果出現(xiàn)物單不符，給公司造成損失的，視情節(jié)輕重予以責(zé)任人相應(yīng)處罰。
13、新接管檔案管理的負(fù)責(zé)人要盡快熟悉負(fù)責(zé)保存的文檔，繼續(xù)做好文檔的保存、保密工作，并及時對文檔進行更新、備案。
14、如因檔案資料保管人工作疏忽或交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)造成文件資料丟失的要追究相應(yīng)責(zé)任。
書寫經(jīng)驗61人覺得有用
寫管理制度的時候，得先搞清楚管理的對象是什么。比如文件、檔案這些東西，它們不是活物，但管起來卻跟管人似的復(fù)雜。先從基本的原則開始，這個原則得讓人一看就明白，不能含糊其辭。比如，文件歸誰管？檔案存哪里？這些問題都得有明確的答案。當(dāng)然，這中間可能會有些小插曲，比如一開始寫的時候，可能會忘記加上具體的保管期限，回頭再改就麻煩了。
接著就是制定流程，這流程要是能簡化就盡量簡化。要是寫得太繁瑣，執(zhí)行起來反而會出問題。比如說文件歸檔的步驟，最好別超過三步，多了人家記不住。這里頭有個小細(xì)節(jié)需要注意，如果涉及到電子文檔的話，得注明是用哪個系統(tǒng)來管理，不然到時候找起來費勁。有一次我見過一個單位，他們的文件分類特別亂，說是按時間分的，結(jié)果到年底才發(fā)現(xiàn)根本找不到。
然后就是權(quán)限的問題，誰有權(quán)看，誰有權(quán)修改，這些都是關(guān)鍵。要是權(quán)限設(shè)置不當(dāng)，很容易引起混亂。比如檔案室的鑰匙不能隨便給，這事聽起來簡單，但真做起來挺難的。還有就是，對于涉密的文件，得有專門的規(guī)定，不能讓無關(guān)人員接觸到。記得有一次，某個部門因為權(quán)限設(shè)置不當(dāng)，差點泄露了一些重要信息，好在及時發(fā)現(xiàn)，沒造成太大的影響。
最后就是檢查和監(jiān)督這部分。沒有監(jiān)督的話，制度就形同虛設(shè)。可以定期組織抽查，看看有沒有違規(guī)的情況發(fā)生。不過檢查的時候要注意方式方法，別搞得大家緊張兮兮的。有時候檢查人員態(tài)度不好，會讓下面的人產(chǎn)生抵觸情緒，這樣反而不利于工作的開展。
【第2篇】文件記錄和檔案管理制度怎么寫1100字
一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。二、 歸檔范圍公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、財務(wù)審計、會計檔案、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委托書、協(xié)議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。
三、 公司的經(jīng)營管理檔案管理由財務(wù)部門負(fù)責(zé)記錄整理;公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由公司技術(shù)部負(fù)責(zé)記錄整理;安全、環(huán)保由安環(huán)部負(fù)責(zé)記錄整理；總經(jīng)理辦公室檔案室檔案由辦公室主任負(fù)責(zé)記錄整理。
四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。
五、 資料的收集與整理
1. 公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。
2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。
3. 凡應(yīng)該及時歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時歸檔。
4. 各部門專用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。
5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。
六、 資料的分類與歸檔
1. 公司檔案資料的分類依據(jù)《文書立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。
七、 檔案的借閱
1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續(xù)。
2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經(jīng)理辦理《借閱檔案申請表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。
3. 公司檔案密級分為絕密、機密、秘密三個級別，絕密級檔案禁止調(diào)閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借;秘密級檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時間不得超過4小時。秘密級檔案的借閱必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)?？偨?jīng)理因公外出時可委托副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任審批，具體按委托書的內(nèi)容執(zhí)行。
4. 檔案借閱者必須做到：
① 愛護檔案，保持整潔，嚴(yán)禁涂改。
② 注意安全保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。
八、 檔案的銷毀
1. 公司任何個人或部門非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。
2. 當(dāng)某些檔案到了銷毀期時，由檔案管理員填寫《公司檔案資料銷毀審批表》交總經(jīng)理辦公室主任審核經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。
3. 凡屬于密級的檔案資料必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可銷毀;一般的檔案資料，由總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。
4. 經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對，將批準(zhǔn)的《公司檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料做好登記并歸檔。登記表永久保存。
5. 在銷毀公司檔案資料時，必須由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理或總經(jīng)理辦公室主任指定專人監(jiān)督銷毀
書寫經(jīng)驗42人覺得有用
寫管理制度的時候，得先搞清楚管理的具體內(nèi)容是什么。比如文件記錄和檔案管理，涉及的東西不少，從收文到發(fā)文，再到歸檔保存，每個環(huán)節(jié)都得有規(guī)矩。有些人可能覺得開頭得講個大道理，但我覺得沒必要，直接切入正題就行。先把需要管的事情列出來，再想清楚怎么管，這樣思路會清晰點。
像文件記錄這部分，得明確誰負(fù)責(zé)接收，接收后怎么登記，登記表該怎么設(shè)計。有時候大家可能會忽略細(xì)節(jié)，比如登記表上的編號格式，要是沒統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，后期查找就很麻煩。還有就是文件的流轉(zhuǎn)路徑，有些單位可能沒有明確規(guī)定，結(jié)果文件在各部門間來回打轉(zhuǎn)，效率低不說還容易丟。這些問題看似不起眼，但日積月累就會出大問題。
檔案管理就更復(fù)雜了，涉及到分類、保管期限、借閱權(quán)限這些。分類分類不好，想找份資料就像大海撈針。保管期限也不能隨便定，得根據(jù)文件的重要程度來，重要的就得長期存，次要的可以縮短時間。借閱權(quán)限也很重要，不該看的人看了，可能會泄露機密，這個后果很嚴(yán)重。不過有時候領(lǐng)導(dǎo)可能覺得這些規(guī)定太繁瑣，壓根不重視，這就得想辦法說服他們，讓他們明白制度的重要性。
其實寫管理制度的時候，不能光靠理論，還得結(jié)合實際經(jīng)驗。像我之前在某個部門工作，發(fā)現(xiàn)他們的檔案室特別亂，檔案柜堆得滿滿的，但想找的資料總是找不到。后來跟同事聊了下，才知道他們平時根本沒人管這事，文件一來就隨手扔進柜子里，也沒人定期整理。后來我建議他們制定個詳細(xì)的管理制度，包括定期清理、分類存放這些，效果還不錯。
寫管理制度的時候，也得注意語言表達(dá)。不能太死板，得讓人能看懂，太復(fù)雜的句子反而讓人摸不著頭腦。有時候為了圖省事，可能會用一些模糊的說法，比如“相關(guān)人員”，到底是誰？沒說清楚。還有些地方可能會寫得太籠統(tǒng)，比如“加強管理”，具體怎么加強？沒具體措施。這些都得改掉，不然寫出來的制度等于沒寫。
寫管理制度的時候，最好多找?guī)讉€同事討論一下，聽聽他們的意見。有時候自己覺得沒問題的地方，別人可能一眼就能看出漏洞。比如有一次我寫了個制度，洋洋灑灑寫了好幾頁，自認(rèn)為很完美，結(jié)果一個同事說了一句話，讓我茅塞頓開。他說：“你寫的這些東西，執(zhí)行起來會不會太麻煩？”我就意識到，確實有些規(guī)定寫得太過頭了，實際操作起來根本行不通。所以，寫制度的時候，得兼顧實用性和可行性，不能光顧著理論上的完美。
【第3篇】安全生產(chǎn)文件及檔案管理制度怎么寫450字
為規(guī)范和加強站內(nèi)的安全檔案的管理，實行制度化管理，特制定本制度。安全生產(chǎn)檔案必須由專人管理安全生產(chǎn)檔案。
1、安全生產(chǎn)檔案內(nèi)容：
（1）安全生產(chǎn)管理管理人員任命書及變動情況記錄。
（2）從業(yè)人員檔案（包括安全運行、培訓(xùn)教育、獎懲等信息）。
（3）特種作業(yè)人員資格證名單。
（4）特種設(shè)備清單及有關(guān)檔案。
（5）危險源管理清單。
（6）監(jiān)測資料（設(shè)備運行狀況、巡檢記錄、交接班記錄等）。
（7）職工健康檔案及職業(yè)病檔案資料。
（8）安全生產(chǎn)整改情況記錄。
（9）安全例會及安全日、月活動記錄。
（10）安全生產(chǎn)隱患排查方案、平安交通實施方案等各種方案及落實情況；
（11）事故記錄和統(tǒng)計資料。
（12）傷亡登記表存檔情況。
（13）崗位作業(yè)操作規(guī)程。
（14）安全措施經(jīng)費及使用情況。
（15）事故應(yīng)急救援預(yù)案、演練、實施記錄。
２、要編寫詳細(xì)的目錄并分檔存放，以形成標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。
３、按期上報給各有關(guān)部門，定期向職工公布檔案管理情況。
４、主要領(lǐng)導(dǎo)要檢查檢查檔案管理情況，使之完善化、科學(xué)化。
書寫經(jīng)驗83人覺得有用
安全生產(chǎn)文件及檔案管理制度的編寫，其實是個細(xì)致活兒，得結(jié)合實際工作經(jīng)驗和企業(yè)的具體情況來定。像我們這類企業(yè)，文件管理這塊兒，最重要的就是確保安全方面的文件能及時更新，而且每個版本都要留痕。比如，新出臺的安全規(guī)程，就得第一時間通知到各個部門，讓大家知道最新的規(guī)定是什么，老規(guī)矩可能就不管用了。
在檔案這部分，我覺得得分類清楚，不然找起來特別麻煩。像隱患排查記錄、事故報告什么的，都得歸類好，還得標(biāo)注好日期。有時候忙起來，寫的時候沒注意，就把“2025年”寫成了“2032年”，這種小問題要是不仔細(xì)檢查，很容易混過去。還有，文件歸檔的時候，最好能有個專門的負(fù)責(zé)人，這樣大家找起來也方便，不至于東翻西找。
至于文件的借閱，這事也不能太隨意。員工要看文件，得經(jīng)過批準(zhǔn)才行，不然隨便拿走一份，萬一弄丟了或者泄密了，那后果可不好收拾。不過審批流程也不能太復(fù)雜，不然耽誤事。記得有一次，我看到一張單子，上面寫著“同意借閱”的字樣，后面居然還簽了三個領(lǐng)導(dǎo)的名字，這也太啰嗦了，我覺得簡化一下就行。
書寫注意事項：
文件的修改也要有章可循。每次修改都得有記錄，誰改的、為什么改、改了多少，這些信息都得留下來。不然時間一長，大家都搞不清楚情況了。有時候?qū)憱|西，為了省事，直接在原文件上涂涂改改，這種做法其實是不對的，應(yīng)該重新打印出來再改，這樣才規(guī)范。
檔案室的管理也不能忽視。防火防盜這些基本措施得做到位，畢竟安全無小事。如果檔案室的門鎖壞了，也沒及時修，這事就有點兒馬虎了。文件柜的擺放也得合理，別堆得太滿，不然查找起來費勁不說，還容易弄亂。
【第4篇】文件檔案管理制度怎么寫450字
一、公司員工必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人事部門要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱;公司所有檔案一律不允許外借。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機密。
書寫經(jīng)驗52人覺得有用
制定一份文件檔案管理制度，得結(jié)合單位的實際狀況和需求來設(shè)計，不能照搬別人的模子。一開始，你要弄清楚這個制度主要用來管什么類型的文件，是行政類的、技術(shù)類的還是財務(wù)類的，不同的文件性質(zhì)決定了管理的方式。比如，如果是涉及機密的文件，那在保管和查閱上的要求就高很多。
檔案的分類也很關(guān)鍵，通常按照年度、類別或者重要程度來劃分。不過在實際操作中，可能也會遇到一些麻煩事，比如某些部門提交來的文件格式不統(tǒng)一，有的甚至連日期都沒標(biāo)清楚。這就需要提前跟各部門溝通好，明確一下文件提交的標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的，不然后續(xù)整理起來會很費勁。
存儲方式的選擇也不能忽視，現(xiàn)在電子檔案越來越普遍了，但紙質(zhì)版也不能完全丟掉。特別是在一些特殊行業(yè)，比如醫(yī)療或者法律領(lǐng)域，紙質(zhì)檔案依然有著不可替代的地位。所以最好能有一個雙軌制，既能方便電子檢索，又能在需要的時候快速找到對應(yīng)的紙質(zhì)文檔。
還有一個容易被忽略的地方就是權(quán)限管理。誰有權(quán)查看文件，誰有權(quán)修改，這都需要明確規(guī)定。尤其是涉及到敏感信息的時候，必須確保只有授權(quán)人員才能接觸。有時候，因為疏忽大意，沒設(shè)置好權(quán)限，結(jié)果導(dǎo)致不該看的人都看到了不該看的內(nèi)容，這種情況一旦發(fā)生，后果往往很嚴(yán)重。
定期檢查和更新也是必不可少的環(huán)節(jié)。隨著時間推移，文件的數(shù)量會越來越多，有些舊文件可能已經(jīng)失去了價值，這時候就需要進行清理。當(dāng)然，在清理之前，一定要做好備份工作，以免誤刪重要的資料。要是有人圖省事直接把東西扔掉，事后發(fā)現(xiàn)問題就晚了。
小編友情提醒：
為了保證制度的有效執(zhí)行，還需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機制?？梢远ㄆ诮M織內(nèi)部審計，看看有沒有人違反規(guī)定，比如私自復(fù)制文件或者未經(jīng)授權(quán)就對外泄露信息。要是發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為，應(yīng)該及時處理，這樣大家才會更加重視這項制度。
【第5篇】安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度怎么寫850字
為進一步加強本公司安全生產(chǎn)管理工作，預(yù)防和減少安全生產(chǎn)事故，提高本公司安全生產(chǎn)管理水平，根據(jù)本公司具體情況，特制定如下安全生產(chǎn)檔案（以下稱安全臺帳）管理制度，請遵照執(zhí)行。
一、安全臺帳資料記錄是反映一個單位安全生產(chǎn)管理的情況，在安全臺帳的記錄、整理和積累過程中能起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用，本公司所屬生產(chǎn)單位均必須遵照本制度，根據(jù)安全生產(chǎn)管理職責(zé)范圍分別建立相應(yīng)的安全臺帳，安全臺帳由各生產(chǎn)單位指定專人負(fù)責(zé)，保證資料收集的及時、準(zhǔn)確、齊全。
二、各生產(chǎn)單位安全臺帳分門別類，按時間順序（以年度為界）裝訂成冊，編寫相應(yīng)的目錄。
三、各生產(chǎn)單位安全臺帳資料分為以下幾大類：
1、責(zé)任書：承包合同、安全管理機構(gòu)設(shè)置的文件、安全組織網(wǎng)絡(luò)圖、上下兩級簽訂的安全生產(chǎn)責(zé)任書、生產(chǎn)單位從業(yè)人員安全責(zé)任狀、特種作業(yè)人員安全責(zé)任狀、生產(chǎn)單位主要負(fù)責(zé)人、副職負(fù)責(zé)人、安全負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員、安全員、車間主任（工區(qū)、段、隊）長、班組長安全生產(chǎn)崗位責(zé)任制。
2、制度文件：有關(guān)部門制訂和下發(fā)的制度性文件。
3、通知、通報：有關(guān)部門下發(fā)的安全生產(chǎn)方面的通知、通報。
4、花名冊：全員花名冊、安全管理人員花名冊、特種作業(yè)人員花名冊及相關(guān)身份證明、安全資格證書復(fù)印件。
5、新工人（含民工和臨時工）三級教育資料。
6、安全檢查、安全學(xué)習(xí)、安全宣傳培訓(xùn)教育活動情況資料。
7、機械、電氣等設(shè)備管理資料（含設(shè)備保養(yǎng)、維修、檢驗、檢測、使用情況等資料）。
8、安全技術(shù)交底資料。
9、危險化學(xué)品、民用爆破器材管理臺帳資料（如有則建立）。
10、安全事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報告資料、安全事故調(diào)查處理材料。
11、安全設(shè)備設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺帳（附票證復(fù)印件）。
四、以上安全臺帳統(tǒng)一采用a4紙格式，各部門可根據(jù)具體情況要求增加表格。
五、每年年終臺帳裝訂成冊保存。
六、公司對各部門安全臺帳的建立落實情況督促和監(jiān)督，并定期進行檢查，檢查時間為每季進行一次。
河北盛聯(lián)礦山工程建設(shè)有限公司
年 月 日
書寫經(jīng)驗29人覺得有用
安全生產(chǎn)文件和檔案管理制度的編寫其實挺講究實際經(jīng)驗和專業(yè)水準(zhǔn)的，畢竟這關(guān)乎企業(yè)的安全運營。一般情況下，這類制度得從頭到尾理清楚流程，從文件的起草到歸檔，每一個環(huán)節(jié)都得考慮周全。比如說起草階段，就得明確誰負(fù)責(zé)起草，是不是技術(shù)部門牽頭，然后交給管理層審核，這個過程不能亂，不然文件質(zhì)量會大打折扣。
在文件審批這塊，通常會設(shè)置好幾個關(guān)卡，確保不出差錯。像有的企業(yè)會讓主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，再由安全管理部門復(fù)核一遍，這樣能減少漏洞。但有時候也會遇到一些問題，比如審批流程太繁瑣，文件遲遲下不來，這就需要在制度里規(guī)定一個時間限制，不然大家都等著急了。
歸檔管理也很關(guān)鍵，文件一旦形成就得及時歸檔，不能隨意堆放。檔案室的環(huán)境也得注意，濕度溫度都要達(dá)標(biāo)，不然紙質(zhì)文件容易受損。不過有時候會忽略一個小細(xì)節(jié)，就是檔案柜的編號系統(tǒng)沒弄好，找起文件來特別麻煩，這種時候就得重新梳理一下分類規(guī)則。
書寫注意事項：
定期檢查和更新也是必不可少的環(huán)節(jié)。有些老文件可能已經(jīng)不符合當(dāng)前的安全標(biāo)準(zhǔn)了，得及時修訂。還有就是培訓(xùn)工作，員工對這些制度了解多少直接影響執(zhí)行效果，所以每年至少組織一次培訓(xùn)，讓大家熟悉最新的規(guī)章制度。
至于記錄保存，這一步也不能馬虎。每次檢查、整改都有詳細(xì)記錄，這樣以后出了問題能追根溯源。不過偶爾會出現(xiàn)這樣的情況，記錄表格式樣不統(tǒng)一，導(dǎo)致統(tǒng)計的時候費勁，這時候就需要統(tǒng)一格式，最好還能設(shè)計個電子表格方便匯總。
【第6篇】化工安全生產(chǎn)文件檔案管理制度怎么寫1050字
1、目的
為了規(guī)范安全生產(chǎn)文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合 理性、科學(xué)性，使其為今后工作開展提供參考資料和文獻(xiàn)，特制定本制度。 本制度適用于公司與安全生產(chǎn)有關(guān)的文件檔案的管理。
2、職責(zé)
2.1、安全生產(chǎn)規(guī)章制度和操作編程的編制、評審和修訂由行政部牽頭，生產(chǎn)部主管收集、整理、、編制并擬定文件和制度，公司總經(jīng)理簽字同意生效后可以下發(fā)各部門實施和遵守。
文件的使用:安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化體系管理文件由行政部統(tǒng)一發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作;技術(shù)性文件由生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作;其他部門的專業(yè)文件由主管部門負(fù)責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放登記工作。
2.2、 各單位負(fù)責(zé)本單位文件檔案的管理， 并負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查和考核。
2.3、 各單位安全員負(fù)責(zé)本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
3、內(nèi)容
3.1、 文件資料收集
安全生產(chǎn)文件檔案內(nèi)容如下:安全生產(chǎn)會議記錄(含紀(jì)要)、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓(xùn)記錄、勞動防護用品采購發(fā)放記錄、危險源管理臺帳、安全生產(chǎn)檢查記錄、授權(quán)作業(yè)指令單、事故調(diào)查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產(chǎn)獎懲記錄、特種作業(yè)人員登記記錄、特種設(shè)備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設(shè)備設(shè)施管理臺賬(包括安裝、運行、維護等)、有關(guān)強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風(fēng)險評價信息、職業(yè)健康檢查與監(jiān)護記錄、應(yīng)急演習(xí)信息、技術(shù)圖紙等。
3.2、 立卷歸檔
3.2.1、 文件資料應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類立卷，保證檔 案的齊全、完整，能反映安全生產(chǎn)主要情況，以便保管和利用。 3.2.2 應(yīng)根據(jù)文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三 種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3 、各單位在每年 2 月底前對上年度的文件資料進行歸檔， 統(tǒng) 一保存。
3.2.4、 各種文件資料按一定特征進行排列和系統(tǒng)化， 應(yīng)層次分明， 編寫頁碼，填寫卷內(nèi)文件資料目錄。
3.2.5、 不同價值，不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨立卷。
3.3、 檔案保管
3.3.1、 檔案應(yīng)入柜上架，科學(xué)排列，避免暴露和捆扎堆放。
3.3.2、 應(yīng)采取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4、 檔案借閱
3.4.1、 文件資料檔案借閱， 必須借閱手續(xù)， 借閱當(dāng)案要注意保護， 不得丟失、 損壞、 涂改， 要如期歸還， 到期不能歸還者， 要說明情況， 并辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.2、 借閱的檔案要注意保密，未經(jīng)許可，不得隨意公開、發(fā)表 或轉(zhuǎn)借他人。
3.4.3、 歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點清楚，并在借閱登記本上注銷。
3.5、 檔案銷毀 對于過期并失去保存價值的文件資料，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定 期銷毀，必要時做好銷毀記錄。
6、 本制度由行政部制定并負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起實施。
書寫經(jīng)驗27人覺得有用
化工企業(yè)安全生產(chǎn)文件檔案管理是個技術(shù)活兒，得結(jié)合實際工作經(jīng)驗來整。文件檔案，看似不起眼，但真出了差錯，那麻煩可就大了。尤其是化工行業(yè)，涉及危險品多，一旦文件歸檔不當(dāng)，后果不堪設(shè)想。
先說分類，文件檔案得按性質(zhì)分，像技術(shù)資料、安全規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案什么的，都得分開存。不能一股腦兒全堆一起，到時候想找的時候翻半天找不到，這就挺頭疼。還有，每類文件還得標(biāo)注清楚日期，不然時間久了搞混了，找起來更費勁。不過有時候可能會忘記給新文件標(biāo)注日期，這種情況在忙的時候特別容易發(fā)生。
歸檔的時候，紙質(zhì)版和電子版最好都要留著。紙質(zhì)版方便現(xiàn)場查閱，電子版便于長期保存。不過有些時候，可能因為疏忽，只顧著整理電子版，忘了同步更新紙質(zhì)版，這樣就不太妥當(dāng)了。文件歸檔后，定期檢查也很關(guān)鍵，看看有沒有缺失或者損壞的情況。要是發(fā)現(xiàn)缺頁什么的，得及時補上，別等到要用的時候才慌神。
保管的地方也得講究，要防潮、防火、防盜?；S環(huán)境復(fù)雜，稍微不注意，文件就可能受潮發(fā)霉，甚至被火燒掉。所以檔案室的設(shè)備得配齊，濕度溫度什么的都要控制好。有時候可能會忽略這些細(xì)節(jié)，覺得檔案室沒事，其實隱患就在那里。
借閱這塊兒也得有規(guī)矩，誰借的、借多久、干什么用的，都得登記清楚?；て髽I(yè)的文件涉及很多敏感信息，不能隨便亂傳。有時候借閱的人可能為了圖方便，直接拿走不歸還，這種現(xiàn)象得杜絕。
